Formulir stock opname: apa saja yang perlu dimasukkan dan cara menghitung stok dengannya

Formulir stock opname adalah daftar yang kamu bawa saat menghitung: setiap barang yang kamu harapkan bisa ditemukan, di mana seharusnya barang itu berada, jumlah yang menurut catatanmu ada, dan kolom kosong untuk angka yang benar-benar kamu lihat. Kalau kamu akan melakukan stock opname dan ingin formulir yang benar-benar bekerja, jawaban singkatnya begini: batasi hanya pada kolom yang benar-benar akan diisi orang, urutkan sesuai urutan kamu berjalan, dan isi lebih dulu semuanya kecuali jumlah hasil hitung.

Kedengarannya sederhana, dan memang begitu. Kebanyakan formulir stock opname gagal bukan karena kekurangan kolom pintar, tapi karena kolomnya terlalu banyak, diurutkan menurut abjad alih-alih menurut rak, atau membuat orang yang menghitung menebak-nebak kotak mana yang sedang dilihatnya. Artikel ini membahas apa yang perlu dimasukkan ke formulir, cara melakukan penghitungan, dan apa yang dilakukan dengan angkanya setelah itu.

Untuk apa formulir stock opname

Formulir stock opname ada untuk membandingkan dua angka: apa yang menurut catatanmu kamu miliki, dan apa yang secara fisik ada di rak. Semua yang lain di formulir mendukung perbandingan itu.

Formulir ini juga menjawab beberapa pertanyaan lain yang lebih halus. Siapa yang menghitung rak ini? Kapan? Apakah ada yang di bawah level yang seharusnya sudah dipesan ulang? Apakah barang yang sama muncul di dua tempat? Formulir yang baik membuat jawaban-jawaban ini muncul dengan sendirinya dari proses penghitungan, tanpa kerja tambahan.

Ada baiknya memisahkan formulir stock opname dari daftar stok harianmu. Daftar stok adalah catatan yang kamu perbarui terus-menerus di antara sesi stock opname. Formulir stock opname adalah gambaran sesaat yang kamu cetak atau buka untuk satu sesi penghitungan, kamu isi, lalu kamu pakai untuk memperbaiki catatan. Mencampur keduanya, misalnya menimpa jumlah langsung di spreadsheet utama sambil berjalan berkeliling, membuat sulit untuk melihat apa yang berubah dan kenapa.

Kolom yang layak dipertahankan

Formulir stock opname yang berguna punya sedikit kolom, dan masing-masing punya fungsi jelas. Tabel ini adalah template yang bisa kamu salin ke spreadsheet atau gambar di kertas.

Kolom	Apa yang diisi	Kenapa membantu
Lokasi	Cabang atau gedung, kalau kamu punya lebih dari satu	Membagi penghitungan antar orang dan tempat
Penyimpanan	Rak, kotak, ruangan, atau kendaraan	Memberi tahu orang yang menghitung persis di mana harus melihat
Barang	Nama yang dipakai semua orang	Mengidentifikasi apa yang dihitung
Kode atau barcode	Kode, kalau ada	Membedakan barang dengan nama yang mirip
Satuan	Buah, kotak, pak, gulungan	Mencegah “satu kotak” dihitung sebagai “satu”
Jumlah tercatat	Yang tertulis di catatan	Angka yang jadi patokan pembanding
Jumlah hasil hitung	Dibiarkan kosong; diisi di lokasi	Angka yang benar-benar ditemukan
Selisih	Hasil hitung dikurangi tercatat	Langsung terlihat mana yang perlu diperiksa
Batas pemesanan ulang	Jumlah saat harus mulai restock	Menandai apa yang perlu dipesan selagi di sana
Dihitung oleh / tanggal	Inisial dan hari	Memudahkan bertanya ke orang yang tepat nanti
Catatan	Rusak, kedaluwarsa, ditemukan di tempat lain	Merekam alasan di balik selisih

Kamu tidak perlu semua kolom. Kantor kecil yang menghitung perlengkapan bisa menghilangkan kode dan lokasi. Tim dengan beberapa cabang akan ingin keduanya. Ujinya sederhana untuk kolom apa pun: akan diisi seseorang, dan akan dipakai seseorang nanti? Kalau tidak, hilangkan saja.

Urutkan formulir sesuai urutan kamu berjalan

Perubahan paling berguna yang bisa kamu lakukan pada formulir stock opname adalah mengurutkannya berdasarkan lokasi dan penyimpanan, bukan berdasarkan nama barang. Orang yang menghitung bergerak melintasi ruangan rak demi rak. Daftar yang diurutkan alfabetis membuat mereka bolak-balik, dan di situlah barang terlewat atau terhitung dua kali.

Tempatkan setiap penyimpanan dalam blok barisnya sendiri, sesuai urutan kamu akan melewatinya. Kalau sebuah barang ada di dua tempat, barang itu muncul dua kali, sekali di bawah masing-masing penyimpanan, masing-masing dengan jumlah tercatat dan hasil hitungnya sendiri. Itulah satu-satunya cara mengenali masalah klasik: stok yang memang ada, tapi berada di tempat yang salah.

Perlukah menampilkan jumlah tercatat?

Ada dua pandangan, dan keduanya masuk akal. Menampilkan jumlah tercatat membuat penghitungan lebih cepat: orang yang menghitung melihat “12 kotak sarung tangan”, melihat, mengonfirmasi, lalu lanjut. Menyembunyikannya memberikan hasil hitung yang lebih jujur, karena tidak ada yang tergoda menuliskan angka yang sudah diberi tahu sebelumnya.

Jalan tengah yang praktis: sembunyikan jumlah tercatat untuk barang yang mahal atau sering salah hitung, dan tampilkan untuk barang murah dan stabil seperti selotip pengemas atau pulpen. Atau tampilkan, tapi minta orang yang menghitung selalu menuliskan angka hasil hitung secara utuh, jangan hanya tanda centang. Tanda centang hanya menunjukkan bahwa seseorang sudah melihat; angka menunjukkan apa yang ditemukannya.

Cara melakukan stock opname dengan formulir

Stock opname berjalan lancar kalau dipersiapkan sehari sebelumnya, bukan pada paginya. Langkah-langkah ini bekerja sama baiknya untuk satu rak perlengkapan kebersihan maupun untuk seluruh gudang.

1. Pilih waktu yang tenang. Pilih waktu ketika stok tidak sedang bergerak, atau sepakati untuk menghentikan sementara pengambilan dan penerimaan barang selama stock opname.
2. Cetak atau buka formulir baru. Buat dari catatan terkini supaya jumlah tercatat sudah up to date.
3. Bagi pekerjaan berdasarkan penyimpanan. Beri setiap orang sekumpulan rak atau ruangan, bukan sekumpulan barang. Dua orang tidak boleh menghitung rak yang sama secara bersamaan.
4. Hitung apa yang ada, bukan apa yang tertulis. Kalau kamu menemukan barang yang tidak ada di formulir, tambahkan baris baru. Stok yang tidak tercatat adalah temuan, bukan gangguan.
5. Tulis angka, bukan tanda centang. Catat jumlah hasil hitung dalam satuan yang tertera di formulir.
6. Hitung ulang selisih yang besar. Sebelum ada yang meninggalkan ruangan, minta orang kedua memeriksa setiap baris yang selisihnya terlihat besar atau mengejutkan.
7. Catat alasannya. Rusak, terpakai tanpa dicatat, dipindah ke rak lain: catatan singkat sekarang menghemat penyelidikan panjang nanti.
8. Perbarui catatan di hari yang sama. Formulir stock opname yang tersimpan di laci selama seminggu sudah keburu ketinggalan zaman.

Apa yang dilakukan dengan selisih

Menghitung hanya separuh pekerjaan; separuh lainnya adalah memutuskan apa arti selisih tersebut. Beberapa sederhana: stok sudah terpakai dan tidak ada yang mencatatnya. Beberapa adalah masalah penempatan: barangnya baik-baik saja, hanya berada di rak yang salah. Sebagian kecil menunjukkan sesuatu yang butuh perubahan proses, seperti lemari perlengkapan yang bisa diambil siapa saja tanpa dicatat.

Perbaiki catatan supaya sesuai dengan apa yang kamu temukan, lalu cari polanya. Kalau barang yang sama selalu salah setiap kali, hitung lebih sering, beri tempat yang jelas, atau permudah pencatatan pada saat barang diambil. Barang bernilai tinggi dan cepat berputar layak dihitung lebih sering; barang yang lambat dan murah bisa menunggu.

Kapan kertas dan spreadsheet masih cukup baik

Formulir stock opname kertas dan spreadsheet bekerja dengan baik untuk banyak tim, dan tidak perlu diganti hanya demi mengganti. Kalau satu orang mengelola lemari kecil, menghitung beberapa kali setahun, dan tidak ada orang lain yang butuh angkanya di antara waktu itu, formulir cetak dan spreadsheet sudah lebih dari cukup.

Masalah mulai muncul ketika beberapa orang menghitung sekaligus, ketika formulir harus diketik ulang ke spreadsheet setelahnya, atau ketika file utama sudah disalin begitu banyak kali sehingga tidak ada yang yakin versi mana yang terbaru. Mengetik ulang adalah saat angka-angka tertukar. Salinan ganda adalah saat hasil hitung hilang. Pada titik itu, formulirnya sendiri bukan lagi masalahnya; masalahnya adalah celah antara formulir dan catatan.

Di mana peran Tana

Tana adalah stok bersama untuk sebuah tim. Barang dicatat per penyimpanan (rak, kotak, ruangan, atau kendaraan), dan penyimpanan bisa dikelompokkan berdasarkan lokasi, jadi struktur formulir stock opname yang baik sudah menjadi struktur data kamu.

Kalau kamu mau formulir kertas, ekspor CSV memberikannya langsung: mencantumkan setiap barang dengan penyimpanan, lokasi, jumlah, dan batas peringatannya, dan bisa dibuka di spreadsheet mana pun. Urutkan berdasarkan lokasi dan penyimpanan, tambahkan kolom “hasil hitung”, lalu cetak. Kalau kamu lebih suka menghitung pakai perangkat, buka penyimpanan di iPhone, iPad, atau di aplikasi web, dan gunakan tombol = untuk menetapkan jumlah persis yang kamu hitung. Tana mencatat siapa mengubah jumlah apa, kapan, dan di penyimpanan mana, jadi kolom “dihitung oleh / tanggal” terisi dengan sendirinya. Label QR yang dicetak di rak langsung membawamu ke penyimpanan yang tepat saat dipindai, dan peringatan stok menipis memakai batas milik masing-masing barang, jadi kolom pemesanan ulang tetap berfungsi di antara sesi stock opname.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apa saja yang harus ada di formulir stock opname?

Minimal: penyimpanan, barang, satuan, jumlah tercatat, dan jumlah hasil hitung. Tambahkan lokasi, kode barang, batas pemesanan ulang, siapa yang menghitung, dan catatan kalau kamu memang akan benar-benar memakainya.

Sebaiknya formulir stock opname diurutkan berdasarkan barang atau lokasi?

Berdasarkan lokasi dan penyimpanan. Orang yang menghitung bergerak rak demi rak, jadi formulir yang diurutkan sesuai arah jalan berarti lebih sedikit barang yang terlewat atau terhitung dua kali.

Seberapa sering sebaiknya melakukan stock opname?

Tergantung seberapa cepat stok bergerak dan seberapa besar nilainya. Banyak tim melakukan stock opname penuh sesekali dan menghitung barang bernilai tinggi atau cepat berputar lebih sering di antaranya.

Lebih baik menampilkan atau menyembunyikan jumlah tercatat di formulir stock opname?

Menampilkan lebih cepat; menyembunyikan memberikan hasil hitung yang lebih jujur. Pendekatan yang umum adalah menyembunyikannya untuk barang yang sering salah hitung atau bernilai tinggi, dan menampilkannya untuk sisanya.

Bisakah spreadsheet dipakai sebagai template formulir stock opname?

Bisa. Spreadsheet dengan kolom-kolom di atas, diurutkan berdasarkan penyimpanan, bekerja dengan baik. Risiko utamanya adalah mengetik ulang hasil hitung ke file utama, jadi perbarui catatan langsung dari formulir pada hari yang sama.