Leltárív: mit tartalmazzon, és hogyan végezz vele leltárt
Mit érdemes tartalmaznia egy leltárívnek, mely oszlopokat éri meg megtartani, és hogyan végezz vele nyugodt, pontos leltárt papíron, táblázatban vagy alkalmazásban.
Megjelent
A leltárív az a lista, amit magaddal viszel számoláskor: minden tétel, amit várhatóan megtalálsz, hol kellene lennie, mennyit mutat a nyilvántartásod, és egy üres hely a számnak, amit ténylegesen látsz. Ha leltárra készülsz, és olyan ívet szeretnél, ami működik, a rövid válasz ez: szorítkozz azokra az oszlopokra, amiket az emberek tényleg kitöltenek, rendezd olyan sorrendbe, ahogy végigjársz rajta, és mindent töltsél ki előre a megszámolt mennyiség kivételével.
Ez egyszerűnek hangzik, és az is. A legtöbb leltárív nem azért bukik el, mert hiányzik belőle egy ötletes oszlop, hanem mert túl sok van benne, ábécésorrendben van rendezve polc szerint helyett, vagy hagyja a számlálót találgatni, melyik dobozt is nézi. Ez a cikk azt tárgyalja, mit érdemes az ívre tenni, hogyan végezd a számolást, és mit kezdj a számokkal utána.
Mire való a leltárív
A leltárív azért létezik, hogy két számot hasonlítson össze: amit a nyilvántartásod szerint kellene lennie, és ami fizikailag ott van a polcon. Az íven minden más ezt az összehasonlítást szolgálja.
Útközben néhány csendesebb kérdésre is választ ad. Ki számolta ezt a polcot? Mikor? Van-e valami a szint alatt, amikor újra kellene rendelni? Ugyanaz a tétel két helyen is felbukkant? Egy jó ív gondoskodik róla, hogy ezek a válaszok maguktól a számolásból adódjanak, extra munka nélkül.
Érdemes elválasztani a leltárívet a napi készletlistádtól. A készletlista az a nyilvántartás, amit két leltár között folyamatosan naprakészen tartasz. A leltárív egy pillanatfelvétel, amit egyetlen leltárhoz nyomtatsz ki vagy nyitsz meg, kitöltesz, majd felhasználsz a nyilvántartás javítására. Ha a kettőt összekevered, például úgy, hogy séta közben felülírod a mennyiségeket a fő táblázatodban, nehéz lesz látni, mi és miért változott.
Az oszlopok, amiket érdemes megtartani
Egy hasznos leltárívnek kicsi az oszlopszáma, és mindegyiknek világos a szerepe. Ez a táblázat egy sablon, amit átmásolhatsz egy táblázatkezelőbe, vagy felrajzolhatsz papírra.
| Oszlop | Mi kerül bele | Miért segít |
|---|---|---|
| Helyszín | Telephely vagy épület, ha egynél több van | Szétosztja a számolást emberek és helyek között |
| Tároló | A polc, doboz, helyiség vagy jármű | Pontosan megmondja a számlálónak, hova nézzen |
| Tétel | A név, amit mindenki használ | Azonosítja, mit kell számolni |
| Cikkszám vagy vonalkód | Kód, ha van | Megkülönbözteti a hasonló nevű tételeket |
| Mértékegység | Darab, doboz, csomag, tekercs | Megakadályozza, hogy “egy doboz” “egy darab” legyen |
| Elvárt mennyiség | Amit a nyilvántartás mutat | A szám, amihez viszonyítasz |
| Számolt mennyiség | Üresen marad; a helyszínen töltik ki | A szám, amit ténylegesen találtak |
| Eltérés | Számolt mínusz elvárt | Egy pillantásra megmutatja, mit érdemes megnézni |
| Rendelési szint | A mennyiség, amelynél utána kell rendelni | Jelzi, mit érdemes megrendelni, amíg ott vagy |
| Számolta / dátum | Monogram és a nap | Lehetővé teszi, hogy később a megfelelő embert kérdezd |
| Megjegyzések | Sérült, lejárt, máshol találták | Rögzíti az eltérés okát |
Nem kell minden oszlop. Egy kis iroda, amely csak fogyóeszközöket számol, elhagyhatja a cikkszámot és a helyszínt. Egy több telephellyel rendelkező csapat mindkettőt akarni fogja. Bármely oszlop tesztje egyszerű: kitölti valaki, és használja valaki utána? Ha nem, hagyd ki.
Az ívet a bejárás sorrendjében rendezd
A leggyümölcsözőbb változtatás, amit egy leltárívvel tehetsz, hogy helyszín és tároló szerint rendezed, nem tételnév szerint. A számlálók egy helyiségen polcról polcra haladnak végig. Egy ábécérendbe szedett lista ide-oda küldi őket, és pont ott maradnak ki tételek, vagy számolódnak duplán.
Minden tárolót helyezz saját sorblokkjába, olyan sorrendben, ahogy elhaladnál mellettük. Ha egy tétel két helyen van, kétszer jelenik meg, egyszer mindkét tároló alatt, mindegyiknél a saját elvárt és számolt mennyiségével. Csak így veszed észre a klasszikus problémát: a készlet létezik, csak rossz helyen áll.
Mutasd az elvárt mennyiséget?
Két iskola létezik, és mindkettő ésszerű. Az elvárt szám megjelenítése gyorsabbá teszi a számolást: a számláló látja, hogy “12 doboz kesztyű”, megnézi, megerősíti, és megy tovább. Az elrejtése őszintébb számolást ad, mert senki sincs abban a kísértésben, hogy azt a számot írja le, amit mondtak neki, hogy várjon.
Gyakorlati középút: rejtsd el az elvárt mennyiséget a drága vagy gyakran hibás tételeknél, és mutasd az olcsó, stabil dolgoknál, mint a csomagolószalag vagy a golyóstoll. Vagy mutasd, de kérd a számlálóktól, hogy mindig teljes számként írják le a számolt mennyiséget, soha ne csak pipát. A pipa azt mondja, valaki megnézte; a szám azt mondja, mit talált.
Hogyan végezz leltárt az ívvel
A leltár akkor megy simán, ha előző nap készítik elő, nem reggel. Ezek a lépések egyaránt működnek egyetlen tisztítószeres polcnál és egy egész raktárnál.
- Válassz nyugodt pillanatot. Válassz olyan időpontot, amikor a készlet nem mozog, vagy állapodjatok meg, hogy a leltár alatt szüneteltetitek az áru fogadását és kiadását.
- Nyomtass vagy nyiss friss ívet. Generáld a jelenlegi nyilvántartásodból, hogy az elvárt mennyiségek naprakészek legyenek.
- Oszd fel a munkát tárolónként. Adj mindenkinek egy sor polcot vagy helyiséget, ne egy sor tételt. Két ember soha ne számolja ugyanazt a polcot egyszerre.
- Azt számold, ami ott van, ne azt, ami fel van sorolva. Ha olyan tételt találsz, ami nincs az íven, adj hozzá egy sort. A fel nem sorolt készlet felfedezés, nem kellemetlenség.
- Számokat írj, ne pipákat. Rögzítsd a számolt mennyiséget az íven feltüntetett mértékegységben.
- Számold újra a nagy eltéréseket. Mielőtt bárki elhagyná a helyiséget, egy második személy ellenőrizzen minden olyan sort, ahol az eltérés nagynak vagy meglepőnek tűnik.
- Jegyezd fel az okot. Törött, feljegyzés nélkül elhasznált, másik polcra áthelyezett: egy rövid megjegyzés most hosszú vizsgálatot spórol meg később.
- Frissítsd a nyilvántartást még aznap. Egy fiókban egy hétig heverő leltárív már elavult.
Mit kezdj az eltérésekkel
A számolás csak a feladat fele; a másik fele annak eldöntése, mit jelentenek az eltérések. Némelyik egyszerű: a készletet felhasználták, és senki nem jegyezte fel. Némelyik elhelyezési probléma: a tétel rendben van, csak rossz polcon áll. Néhány olyasmire mutat, ami folyamatváltoztatást igényel, például egy készletszekrényre, ahonnan bárki elvehet anélkül, hogy feljegyezné.
Javítsd a nyilvántartást úgy, hogy megfeleljen a talált mennyiségnek, aztán keress mintázatokat. Ha ugyanazok a tételek tévesek minden alkalommal, számold őket gyakrabban, adj nekik egyértelmű helyet, vagy könnyítsd meg a feljegyzést abban a pillanatban, amikor elveszik őket. A drága és gyorsan mozgó tételek gyakoribb számolást érdemelnek; a lassú, olcsó dolgok várhatnak.
Amikor a papír és a táblázatok még mindig teljesen megfelelnek
A papír alapú leltárívek és táblázatok jól működnek sok csapat számára, és nincs szükség lecserélni őket a lecserélés kedvéért. Ha egyetlen ember kezel egy kis szekrényt, évente néhányszor számol, és senki másnak nincs szüksége a számokra közben, egy kinyomtatott ív és egy táblázat tökéletesen elegendő.
A gondok akkor kezdődnek, amikor többen számolnak egyszerre, amikor az ívet utólag vissza kell gépelni egy táblázatba, vagy amikor a fő fájlt annyiszor másolták, hogy senki sem biztos benne, melyik verzió az aktuális. A visszagépelésnél cserélődnek fel a számok. A több másolatnál vesznek el a számolások. Ezen a ponton már nem maga az ív a probléma; hanem a rés az ív és a nyilvántartás között.
Hol kapcsolódik ide a Tana
A Tana egy csapat megosztott készlete. A tételeket tárolónként rögzítik (polc, doboz, helyiség vagy jármű), a tárolók pedig helyszín alá csoportosíthatók, így egy jó leltárív felépítése már eleve az adataid felépítése.
Ha papíralapú ívet szeretnél, a CSV-exportálás pontosan ezt adja: minden tételt felsorol a tárolójával, helyszínével, mennyiségével és riasztási küszöbével, és bármelyik táblázatkezelőben megnyitható. Rendezd helyszín és tároló szerint, adj hozzá egy “számolva” oszlopot, és nyomtasd ki. Ha eszközön számolnál szívesebben, nyiss meg egy tárolót iPhone-on, iPadon vagy a webalkalmazásban, és a = gombbal állítsd be a pontosan megszámolt mennyiséget. A Tana rögzíti, ki melyik mennyiséget változtatta meg, mikor és melyik tárolóban, így a “számolta / dátum” oszlop magától kitöltődik. A polcokra nyomtatott QR-címkék beolvasáskor egyenesen a megfelelő tárolóhoz visznek, az alacsony készletre vonatkozó riasztások pedig minden tétel saját küszöbét használják, így a rendelési oszlop a leltárak között is tovább működik.
Gyakori kérdések
Mit tartalmazzon egy leltárív?
Minimum: tároló, tétel, mértékegység, elvárt és számolt mennyiség. Add hozzá a helyszínt, a cikkszámot, a rendelési szintet, ki számolt, és a megjegyzéseket, amikor tényleg fogod is használni őket.
A leltárívet tétel vagy helyszín szerint rendezzem?
Helyszín és tároló szerint. A számlálók polcról polcra haladnak, így egy bejárási sorrendbe rendezett ív kevesebb kihagyott vagy duplán számolt tételt jelent.
Milyen gyakran kell leltárt tartani?
Attól függ, milyen gyorsan mozog a készlet, és mennyit ér. Sok csapat alkalmanként tart teljes leltárt, és közben gyakrabban számolja a drága vagy gyorsan mozgó tételeket.
Jobb megmutatni vagy elrejteni az elvárt mennyiséget egy leltárívnél?
A megmutatás gyorsabb; az elrejtés őszintébb számolást ad. Elterjedt megközelítés, hogy a gyakran téves vagy értékes tételeknél elrejtik, a többinél pedig megmutatják.
Használhatok táblázatot leltárív sablonként?
Igen. A fenti oszlopokkal rendelkező, tároló szerint rendezett táblázat jól működik. A fő kockázat a számolt mennyiségek visszagépelése a fő fájlba, ezért frissítsd a nyilvántartást közvetlenül az ívről, még aznap.