Lista za popis zaliha: šta treba da sadrži i kako sprovesti popis

Lista za popis zaliha (lista za proveru zaliha) je spisak koji nosite sa sobom dok brojite: svaki artikal koji očekujete da pronađete, gde bi trebalo da se nalazi, količinu koju kažu evidencije i prazno mesto za broj koji zaista vidite. Ako se spremate za popis i želite listu koja funkcioniše, kratak odgovor glasi ovako: zadržite samo kolone koje će ljudi zaista popuniti, poređajte je redosledom kojim se krećete, i unapred popunite sve osim izbrojane količine.

To zvuči jednostavno, i jeste. Većina lista za popis ne uspeva ne zato što im nedostaje neka pametna kolona, već zato što ih ima previše, poređane su po abecedi umesto po polici, ili ostavljaju onoga ko broji da nagađa koju kutiju gleda. Ovaj članak obuhvata šta staviti na listu, kako sprovesti popis i šta uraditi sa brojevima nakon toga.

Čemu služi lista za popis zaliha

Lista za popis zaliha postoji da bi uporedila dva broja: šta evidencije kažu da imate i šta se fizički nalazi na polici. Sve ostalo na listi podržava to poređenje.

Usput odgovara i na nekoliko tiših pitanja. Ko je brojao ovu policu? Kada? Da li je nešto ispod nivoa na kom treba da se poruči dopuna? Da li se isti artikal pojavio na dva mesta? Dobra lista je napravljena tako da ovi odgovori sami proiziđu iz popisa, bez dodatnog rada.

Vredi razdvojiti listu za popis od vaše svakodnevne liste zaliha. Lista zaliha je evidencija koju ažurirate između popisa. Lista za popis je snimak stanja koji štampate ili otvarate za jedan popis, popunite, a zatim koristite da ispravite evidenciju. Mešanje ovo dvoje, na primer prepisivanjem količina direktno u glavnu tabelu dok se krećete, kasnije otežava da se vidi šta se promenilo i zašto.

Kolone koje vredi zadržati

Korisna lista za popis ima mali broj kolona, a svaka ima jasnu ulogu. Ova tabela je šablon koji možete prekopirati u tabelu ili nacrtati na papiru.

Kolona	Šta se unosi	Zašto pomaže
Lokacija	Objekat ili zgrada, ako ih ima više	Deli popis između ljudi i mesta
Skladište	Polica, kutija, prostorija ili vozilo	Govori onome ko broji tačno gde da gleda
Artikal	Naziv koji svi koriste	Određuje šta treba brojati
Šifra ili barkod	Kod, ako ga imate	Razlikuje artikle sa sličnim nazivima
Jedinica mere	Komad, kutija, pakovanje, rolna	Sprečava da se “jedna kutija” broji kao “jedan”
Očekivana količina	Šta kažu evidencije	Broj sa kojim upoređujete
Izbrojana količina	Ostaviti prazno; popunjava se na licu mesta	Broj koji ste zaista pronašli
Razlika	Izbrojano minus očekivano	Na prvi pogled pokazuje šta treba pogledati pažljivije
Nivo za porudžbinu	Količina pri kojoj treba dopuniti zalihe	Označava šta poručiti dok ste tamo
Brojao / datum	Inicijali i dan	Omogućava da kasnije pitate pravu osobu
Napomene	Oštećeno, isteklo, pronađeno na drugom mestu	Beleži razlog razlike

Ne trebaju vam sve kolone. Mala kancelarija koja broji kancelarijski materijal može izostaviti šifru i lokaciju. Tim sa više objekata će želeti oboje. Test za bilo koju kolonu je jednostavan: da li će je neko popuniti, i da li će je neko kasnije koristiti? Ako ne, izostavite je.

Poređajte listu redosledom kojim se krećete

Najkorisnija promena koju možete napraviti na listi za popis jeste da je poređate po lokaciji i skladištu, a ne po nazivu artikla. Oni koji broje prolaze kroz prostoriju policu po policu. Abecedna lista ih šalje napred-nazad, i baš tu se artikli preskaču ili broje dvaput.

Postavite svako skladište u sopstveni blok redova, redosledom kojim biste prolazili pored njih. Ako se artikal nalazi na dva mesta, treba da se pojavi dvaput, jednom pod svakim skladištem, svaki put sa sopstvenom očekivanom i izbrojanom količinom. To je jedini način da uočite klasičan problem robe koja postoji, ali stoji na pogrešnom mestu.

Da li treba prikazati očekivanu količinu?

Postoje dve škole mišljenja, i obe su razumne. Prikazivanje očekivanog broja ubrzava brojanje: onaj ko broji vidi “12 kutija rukavica”, pogleda, potvrdi i nastavi dalje. Skrivanje daje pošteniji popis, jer niko nije u iskušenju da zapiše broj koji mu je rečeno da očekuje.

Praktičan kompromis: sakrijte očekivanu količinu za skupe artikle ili one koji se često pogrešno broje, a prikažite je za jeftine, stabilne stvari poput trake za pakovanje ili hemijskih olovaka. Ili je prikažite, ali tražite od onih koji broje da svaki put upišu ceo izbrojani broj, nikad samo kvačicu. Kvačica govori samo da je neko pogledao; broj govori šta je pronašao.

Kako sprovesti popis pomoću liste

Popis prolazi glatko kada je pripremljen dan ranije, a ne tog jutra. Ovi koraci funkcionišu podjednako dobro za jednu policu sa sredstvima za čišćenje kao i za celo skladište.

1. Izaberite miran trenutak. Izaberite vreme kada se roba ne pomera, ili se dogovorite da zaustavite izdavanje i prijem robe tokom popisa.
2. Odštampajte ili otvorite novu listu. Generišite je iz trenutnih evidencija, tako da su očekivane količine ažurne.
3. Podelite posao po skladištu. Dodelite svakoj osobi skup polica ili prostorija, a ne skup artikala. Dve osobe nikada ne bi trebalo da broje istu policu istovremeno.
4. Brojite ono što je tu, a ne ono što je na listi. Ako pronađete artikal koji nije na listi, dodajte red. Neevidentirana roba je nalaz, a ne problem.
5. Upisujte brojeve, ne kvačice. Zabeležite izbrojanu količinu u jedinici koja je prikazana na listi.
6. Ponovo prebrojte velike razlike. Pre nego što neko napusti prostoriju, neka druga osoba proveri svaki red gde razlika deluje velika ili neočekivana.
7. Zabeležite razlog. Polomljeno, potrošeno bez evidentiranja, premešteno na drugu policu: kratka napomena sada štedi dugu istragu kasnije.
8. Ažurirajte evidencije istog dana. Lista za popis koja leži u fioci nedelju dana već je zastarela.

Šta uraditi sa razlikama

Brojanje je samo polovina posla; druga polovina je odlučivanje šta razlike znače. Neke su jednostavne: roba je potrošena, a niko to nije zapisao. Neke su problem rasporeda: artikal je u redu, samo je na pogrešnoj polici. Nekoliko ukazuje na nešto što zahteva promenu procesa, poput ormana sa materijalom iz kog bilo ko može uzeti bez evidentiranja.

Prvo ispravite evidencije tako da odgovaraju onome što ste pronašli, a zatim potražite obrasce. Ako se isti artikli stalno ne slažu, brojite ih češće, dodelite im jasno stalno mesto, ili olakšajte evidentiranje u trenutku kada se uzimaju. Skupi artikli i oni koji se brzo troše zaslužuju češće brojanje; spori, jeftini artikli mogu sačekati.

Kada su papir i tabele i dalje sasvim u redu

Papirne liste za popis i tabele dobro funkcionišu za mnoge timove, i nema potrebe da ih menjate samo zarad menjanja. Ako jedna osoba upravlja malim ormanom, broji nekoliko puta godišnje, i niko drugi u međuvremenu ne treba te brojeve, odštampana lista i tabela su sasvim dovoljne.

Problemi počinju kada nekoliko ljudi broji istovremeno, kada listu treba naknadno prekucati u tabelu, ili kada je glavna datoteka toliko puta kopirana da niko nije siguran koja je verzija aktuelna. Kod prekucavanja brojevi se pobrkaju. Kod više kopija, rezultati popisa se gube. U tom trenutku problem više nije sama lista, već jaz između liste i evidencije.

Gde se Tana uklapa

Tana je zajedničko skladište za tim. Artikli se evidentiraju po skladištu (polica, kutija, prostorija ili vozilo), a skladišta se mogu grupisati po lokaciji, tako da je struktura dobre liste za popis već struktura vaših podataka.

Kada vam treba papirna lista, CSV izvoz vam je odmah daje: navodi svaki artikal sa skladištem, lokacijom, količinom i pragom upozorenja, i otvara se u bilo kojoj tabeli. Poređajte je po lokaciji i skladištu, dodajte kolonu “izbrojano” i odštampajte. Ako radije brojite na uređaju, otvorite skladište na iPhone-u, iPad-u ili u veb aplikaciji, i koristite dugme = da postavite tačnu izbrojanu količinu. Tana beleži ko je promenio koju količinu, kada i u kom skladištu, tako da se kolona “brojao / datum” sama popunjava. Odštampane QR nalepnice na policama vas nakon skeniranja odvedu pravo do odgovarajućeg skladišta, a upozorenja o niskim zalihama koriste prag svakog artikla, tako da kolona za porudžbinu nastavlja da radi i između popisa.

Često postavljana pitanja

Šta treba da sadrži lista za popis zaliha?

Kao minimum: skladište, artikal, jedinicu mere, očekivanu količinu i izbrojanu količinu. Dodajte lokaciju, šifru artikla, nivo za porudžbinu, ko je brojao i napomene kada ćete ih zaista koristiti.

Da li listu za popis treba sortirati po artiklu ili po lokaciji?

Po lokaciji i skladištu. Oni koji broje kreću se polica po polica, tako da lista poređana redosledom kretanja znači manje preskočenih ili duplo izbrojanih artikala.

Koliko često treba raditi popis zaliha?

Zavisi od toga koliko brzo se roba troši i koliko vredi. Mnogi timovi rade potpun popis s vremena na vreme, a između toga češće broje skupe ili brzo obrtajuće artikle.

Da li je bolje prikazati ili sakriti očekivanu količinu na listi za popis?

Prikazivanje je brže; skrivanje daje pošteniji popis. Uobičajen pristup je da se sakrije za artikle koji se često pogrešno broje ili su skupi, a prikaže za ostale.

Da li mogu da koristim tabelu kao šablon za listu za popis zaliha?

Da. Tabela sa gore navedenim kolonama, poređana po skladištu, dobro funkcioniše. Glavni rizik je prekucavanje izbrojanih brojeva nazad u glavnu datoteku, zato ažurirajte evidencije direktno sa liste istog dana.