Аркуш інвентаризації: що включити і як провести підрахунок
Що має містити аркуш інвентаризації, які колонки справді потрібні і як спокійно та точно провести інвентаризацію на папері, у таблиці або в застосунку.
Опубліковано
Аркуш інвентаризації (лист перерахунку товару) — це список, який ви берете з собою під час підрахунку: кожен товар, який маєте знайти, місце, де він має бути, кількість за обліком і порожнє поле для числа, яке ви побачите насправді. Якщо вам належить інвентаризація і потрібен аркуш, що справді працює, коротка відповідь така: залиште лише ті колонки, які люди реально заповнюватимуть, відсортуйте його в тому порядку, в якому ви обходите приміщення, і заздалегідь заповніть усе, крім підрахованої кількості.
Звучить просто, і це справді просто. Більшість аркушів інвентаризації підводять не тому, що їм бракує якоїсь хитрої колонки, а тому, що колонок забагато, список відсортовано за алфавітом, а не за стелажами, або тому, що той, хто рахує, не розуміє, яку саме коробку він бачить перед собою. У цій статті розглянемо, що включити до аркуша, як провести підрахунок і що робити з цифрами після нього.
Навіщо потрібен аркуш інвентаризації
Аркуш інвентаризації існує, щоб порівняти два числа: скільки товару має бути за обліком і скільки його фізично стоїть на полиці. Усе інше в аркуші служить саме цьому порівнянню.
Заразом він відповідає на кілька менш очевидних питань. Хто рахував цей стелаж? Коли? Чи є щось нижче рівня, за якого пора замовляти ще? Чи не опинився один і той самий товар у двох місцях? Добре складений аркуш влаштований так, що ці відповіді самі спливають у ході підрахунку, без додаткової роботи.
Варто розділяти аркуш інвентаризації і повсякденний список товарів. Список товарів — це запис, який ви підтримуєте актуальним між інвентаризаціями. Аркуш інвентаризації — це знімок, який ви друкуєте або відкриваєте для однієї конкретної перевірки, заповнюєте, а потім використовуєте, щоб виправити облік. Якщо змішувати ці два документи, наприклад переписуючи кількість прямо в основній таблиці під час обходу, потім важко зрозуміти, що змінилося і чому.
Колонки, які варто залишити
У корисному аркуші інвентаризації небагато колонок, і в кожної — зрозуміле завдання. Ця таблиця — шаблон, який можна скопіювати в електронну таблицю або накреслити на папері.
| Колонка | Що туди вписувати | Навіщо вона потрібна |
|---|---|---|
| Локація | Об’єкт або будівля, якщо їх декілька | Дозволяє розділити підрахунок між людьми і місцями |
| Сховище | Стелаж, коробка, приміщення або автомобіль | Точно показує тому, хто рахує, куди дивитися |
| Товар | Назва, якою всі користуються | Визначає, що саме рахувати |
| Код або штрихкод | Код, якщо він є | Розрізняє товари зі схожими назвами |
| Одиниця | Штука, коробка, упаковка, рулон | Не дає порахувати «одну коробку» як «одну штуку» |
| Кількість за обліком | Те, що каже система | Число, з яким ви звіряєтеся |
| Фактична кількість | Залишити порожнім, заповнити на місці | Число, яке ви реально знайшли |
| Різниця | Фактична мінус за обліком | Одразу показує, на що варто звернути увагу |
| Рівень дозамовлення | Кількість, за якої пора поповнювати запас | Підказує, що замовити, поки ви там |
| Хто рахував / дата | Ініціали та день | Дозволяє потім запитати потрібну людину |
| Примітки | Пошкоджено, минув строк, знайдено в іншому місці | Фіксує причину розбіжності |
Не всі колонки потрібні одразу. Невеликий офіс, що рахує канцтовари, може обійтися без коду й локації. Команді з кількома об’єктами знадобляться обидві. Перевірка для будь-якої колонки проста: чи заповнить її хтось і чи скористається нею хтось потім? Якщо ні — приберіть.
Сортуйте аркуш у тому порядку, в якому ви йдете
Найкорисніша зміна, яку можна внести в аркуш інвентаризації, — сортувати його за локацією і сховищем, а не за назвою товару. Ті, хто рахує, проходять приміщення стелаж за стелажем. Список за алфавітом змушує їх метатися туди-сюди, і саме тоді товари пропускають або рахують двічі.
Розмістіть кожне сховище окремим блоком рядків, у тому порядку, в якому ви будете повз нього проходити. Якщо товар зберігається у двох місцях, він має з’явитися двічі — по одному разу під кожним сховищем, кожного разу зі своєю кількістю за обліком і фактичною. Тільки так можна помітити класичну проблему: товар є, просто він не там, де має бути.
Чи показувати кількість за обліком
Є два підходи, і обидва розумні. Показ очікуваного числа пришвидшує підрахунок: той, хто рахує, бачить «12 коробок рукавичок», дивиться, підтверджує і йде далі. Якщо його приховати, підрахунок вийде чеснішим, бо ні в кого не буде спокуси просто списати те число, яке йому сказали очікувати.
Практичний компроміс: приховувати кількість за обліком для дорогих товарів або тих, де часто трапляються розбіжності, і показувати її для дешевих і стабільних речей на кшталт пакувального скотчу чи ручок. Або показувати її, але вимагати від тих, хто рахує, щоразу писати повне фактичне число, а не просто галочку. Галочка каже лише про те, що хтось подивився; число каже про те, що він знайшов.
Як провести підрахунок за аркушем
Інвентаризація проходить гладко, коли її готують напередодні, а не вранці того самого дня. Ці кроки підходять і для одного стелажа з засобами для прибирання, і для цілого складу.
- Виберіть спокійний момент. Виберіть час, коли товар не рухається, або домовтеся призупинити видачу і приймання на час підрахунку.
- Надрукуйте або відкрийте новий аркуш. Сформуйте його з актуальних даних, щоб кількість за обліком була свіжою.
- Розділіть роботу за сховищами. Дайте кожній людині набір стелажів або приміщень, а не набір товарів. Двоє людей ніколи не повинні рахувати один і той самий стелаж одночасно.
- Рахуйте те, що є, а не те, що вказано в списку. Якщо знайшли товар, якого немає в аркуші, додайте рядок. Неврахований товар — це знахідка, а не перешкода.
- Пишіть числа, а не галочки. Записуйте фактичну кількість в тій одиниці, що вказана в аркуші.
- Перераховуйте великі розбіжності. Перш ніж усі розійдуться, попросіть другу людину перевірити кожен рядок, де різниця виглядає великою або несподіваною.
- Позначайте причину. Зламано, використано без запису, перенесено на інший стелаж: короткий запис зараз позбавить від довгого розслідування потім.
- Оновлюйте облік того самого дня. Аркуш інвентаризації, що пролежав у шухляді тиждень, уже застарів.
Що робити з розбіжностями
Підрахунок — це лише половина справи; друга половина — зрозуміти, що означають розбіжності. Деякі прості: товар використали, а ніхто не записав. Інші — проблема розміщення: з товаром усе гаразд, він просто не на тому стелажі. А деякі вказують на те, що потрібно змінити процес, наприклад якщо це шафа з витратними матеріалами, звідки будь-хто може взяти щось без обліку.
Спершу приведіть облік у відповідність до того, що ви знайшли, а потім шукайте закономірності. Якщо ті самі товари розходяться щоразу, рахуйте їх частіше, дайте їм чітке постійне місце або спростіть запис у момент, коли їх беруть. Дорогі та швидкоплинні товари заслуговують на частіші підрахунки; повільні, дешеві можуть почекати.
Коли паперу й таблиць усе ще достатньо
Паперові аркуші інвентаризації та електронні таблиці добре працюють для багатьох команд, і замінювати їх лише заради заміни немає потреби. Якщо одна людина керує невеликою шафою, рахує кілька разів на рік і нікому іншому ці цифри в проміжку не потрібні, надрукованого аркуша й таблиці цілком достатньо.
Проблеми починаються, коли кілька людей рахують одночасно, коли аркуш потім доводиться перенабирати в таблицю, або коли основний файл копіювали стільки разів, що ніхто не впевнений, яка версія актуальна. При перенабиранні цифри плутаються місцями. При численних копіях результати підрахунку губляться. У цей момент проблема вже не в самому аркуші, а в розриві між аркушем і обліком.
Де тут стає в пригоді Tana
Tana — це спільний склад для команди. Товари обліковуються за сховищами (стелаж, коробка, приміщення або автомобіль), а сховища можна групувати за локаціями, тож структура доброго аркуша інвентаризації вже збігається зі структурою ваших даних.
Коли потрібен паперовий аркуш, експорт у CSV одразу його дає: у ньому перелічено кожен товар зі сховищем, локацією, кількістю та порогом сповіщення, і він відкривається в будь-якій електронній таблиці. Відсортуйте його за локацією і сховищем, додайте колонку «підраховано» і роздрукуйте. Якщо зручніше рахувати з пристрою, відкрийте сховище на iPhone, iPad або у веб-застосунку і скористайтеся кнопкою =, щоб вказати точну підраховану кількість. Tana фіксує, хто, коли і в якому сховищі змінив кількість, тож колонка «хто рахував / дата» заповнюється сама. Надруковані QR-мітки на стелажах під час сканування одразу відкривають потрібне сховище, а сповіщення про низький запас використовують поріг кожного товару, тож колонка дозамовлення продовжує працювати і між інвентаризаціями.
Часті запитання
Що має містити аркуш інвентаризації?
Щонайменше: сховище, товар, одиницю виміру, кількість за обліком і фактичну кількість. Додайте локацію, код товару, рівень дозамовлення, того, хто рахував, і примітки, якщо ви справді ними користуватиметеся.
Як краще сортувати аркуш інвентаризації: за товаром чи за локацією?
За локацією і сховищем. Ті, хто рахує, рухаються стелаж за стелажем, тому аркуш у порядку обходу означає менше пропущених або двічі порахованих товарів.
Як часто потрібно проводити інвентаризацію?
Це залежить від того, наскільки швидко витрачається товар і скільки він коштує. Багато команд проводять повну інвентаризацію час від часу, а між ними частіше рахують дорогі або швидкоплинні товари.
Краще показувати чи приховувати кількість за обліком у бланку інвентаризації?
Показувати — швидше; приховувати — дає чесніший підрахунок. Часто приховують її для товарів, де часто трапляються розбіжності або які коштують дорого, а для решти показують.
Чи можна використовувати електронну таблицю як шаблон аркуша інвентаризації?
Так. Таблиця з переліченими вище колонками, відсортована за сховищами, працює добре. Головний ризик — перенабирати підраховані числа назад в основний файл, тому оновлюйте облік прямо з аркуша того самого дня.