盘点表怎么做：应包含哪些内容以及如何进行盘点

盘点表（库存核对表）是你在盘点时随身携带的清单：列出你预计会找到的每一件物品、它应该在哪里、账面上记录的数量,以及一个空白处,用来填写你实际看到的数字。如果你即将进行一次盘点,想要一份真正好用的盘点表,简单的答案是这样的：只保留大家会真正填写的列,按你走动的顺序排列,并把除了“实盘数量”以外的所有内容提前填好。

这听起来很简单,事实也确实如此。大多数盘点表失败,不是因为缺少某个巧妙的列,而是因为列太多、按名称字母顺序排列而不是按货架排列,或者让盘点的人猜不出自己看的是哪个箱子。这篇文章将介绍盘点表应该包含哪些内容、如何进行盘点,以及盘点之后该如何处理数字。

盘点表是用来做什么的

盘点表的存在是为了比较两个数字：账面上记录你应该有多少,以及货架上实际有多少。表上的其他一切都是为了支持这个比较。

它同时也悄悄回答了几个问题。这个货架是谁盘点的？什么时候？有没有什么东西已经低于该补货的水平？同一件物品有没有在两个地方出现？一份好的盘点表,能让这些答案在盘点过程中自然浮现,不需要额外的工作。

值得把盘点表和你日常使用的库存清单区分开来。库存清单是你在两次盘点之间持续更新的记录。盘点表则是一份快照,你为某一次具体的盘点打印或打开它,填写完之后再用来修正记录。把两者混在一起,比如一边走动一边直接在主表格里覆盖数量,会让人事后很难看清到底改了什么、为什么改。

值得保留的列

一份有用的盘点表列数不多,而且每一列都有明确的作用。下表是一个模板,你可以直接复制到电子表格里,或者在纸上画出来。

列	填写内容	为什么有用
位置	场所或建筑（如果不止一处）	按人和地点划分盘点工作
存放点	货架、箱子、房间或车辆	准确告诉盘点者该看哪里
物品	大家都在用的名称	明确要清点的是什么
编号或条码	如果有编码	区分名称相近的物品
单位	个、箱、包、卷	避免“一箱”被数成“一个”
账面数量	记录上显示的数字	用来核对的基准数字
实盘数量	留空,现场填写	实际清点到的数字
差异	实盘数量减去账面数量	一眼看出哪一行需要留意
补货点	需要补货的数量线	提示顺便该订购什么
盘点人/日期	姓名缩写和日期	方便日后询问对的人
备注	损坏、过期、在别处发现等	记下差异出现的原因

不是每一列都必须保留。清点办公用品的小办公室可以去掉编号和位置。有多个场所的团队则两者都需要。判断任何一列是否保留的标准很简单：会有人填吗？之后会有人用吗？如果都不是,就去掉它。

按走动的顺序排列盘点表

对盘点表而言,最有用的改动就是按位置和存放点排序,而不是按物品名称排序。盘点的人是一个货架一个货架地走过房间的。按字母顺序排列的清单会让人来回折返,而漏数或重复计数正是发生在这种时候。

把每个存放点单独归为一段,按你实际会走过它们的顺序排列。如果某件物品分放在两处,它就应该出现两次,分别列在各自的存放点下,各自带有自己的账面数量和实盘数量。只有这样,才能发现那个经典的问题：库存确实存在,只是放错了地方。

要不要显示账面数量

这里有两种做法,都合理。显示预期数字能让盘点更快：盘点者看到“手套12箱”,看一眼,确认,然后继续往下走。隐藏它则能得到更诚实的盘点结果,因为没有人会被诱惑去照抄那个“被告知应该看到”的数字。

一个折中的实用做法是：对高价值或经常出错的物品隐藏账面数量,对包装胶带、圆珠笔这类便宜又稳定的物品则显示出来。或者显示账面数量,但要求盘点者每次都写下完整的实盘数字,而不是打个勾。打勾只能说明有人看过;数字才能说明看到了什么。

如何用盘点表进行盘点

盘点顺利与否,取决于是不是提前一天做好准备,而不是当天早上才开始。以下步骤对一个清洁用品货架和整个仓库同样适用。

1. 选一个安静的时段。 挑一个库存不会变动的时间,或者约定在盘点期间暂停出入库。
2. 打印或打开一份新的盘点表。 从当前记录生成,确保账面数量是最新的。
3. 按存放点分工。 给每个人分配一组货架或房间,而不是一组物品。任何两人都不应同时清点同一个货架。
4. 清点实际在场的物品,而不是清单上有的物品。 如果发现盘点表上没有的物品,就添加一行。未登记的库存是一个发现,不是麻烦。
5. 写数字,不要打勾。 用盘点表上标注的单位记录实盘数量。
6. 重新清点较大的差异。 在所有人离开房间之前,让另一个人复核任何差异看起来偏大或出乎意料的行。
7. 记下原因。 损坏、用了但没记录、挪到了别的货架:现在写下一句简短的备注,能省去日后一场漫长的排查。
8. 当天更新记录。 在抽屉里放了一周的盘点表已经过时了。

出现差异后该怎么办

清点只是工作的一半;另一半是判断这些差异意味着什么。有些很简单:库存被用掉了,但没人记录。有些是摆放问题:物品本身没事,只是放错了货架。还有一些则说明流程需要改变,比如一个任何人都能不登记就取用的用品柜。

先把记录改成与你清点到的实际情况一致,然后再寻找规律。如果同样的物品每次都对不上,就更频繁地清点它们,给它们一个明确固定的位置,或者让取用时的登记更方便。高价值和周转快的物品值得更频繁地清点;周转慢、价格低的物品则可以间隔久一点。

纸质和电子表格依然够用的情况

纸质盘点表和电子表格对很多团队来说效果很好,没有必要为了换而换。如果只有一个人管理一个小柜子,一年只盘点几次,期间也没有别人需要看这些数字,那么一份打印出来的表格加一份电子表格就完全够用了。

麻烦通常从这几种情况开始:多人同时盘点、盘点表事后需要重新誊入电子表格,或者主文件被复制的次数太多,以至于没人能确定哪个版本才是最新的。重新誊写正是数字被抄错的地方。多份副本正是盘点结果丢失的地方。到了这个阶段,问题已经不再是盘点表本身,而是盘点表和记录之间的落差。

Tana 在这里能帮上什么

Tana 是一个团队共用的库存管理工具。物品按存放点（货架、箱子、房间或车辆）登记,存放点又可以按位置分组,所以一份好的盘点表的结构,本身就已经是你数据的结构。

当你需要一份纸质盘点表时,CSV 导出功能能直接给你一份:它列出每件物品及其存放点、位置、数量和提醒阈值,并能在任何电子表格软件中打开。按位置和存放点排序,加一列“实盘”,然后打印出来即可。如果你更喜欢用设备清点,可以在 iPhone、iPad 或网页版应用中打开一个存放点,用 = 按钮设定你清点到的确切数量。Tana 会记录是谁、在何时、于哪个存放点更改了数量,所以“盘点人/日期”这一列会自动填好。货架上贴的打印二维码标签,一扫描就能直接跳转到对应的存放点,而库存偏低提醒会根据每件物品自己的阈值触发,让补货这一列在两次盘点之间也持续发挥作用。

常见问题

盘点表至少应该包含哪些内容？

至少要有：存放点、物品、单位、账面数量和实盘数量。当你真的会用到时,再加上位置、物品编号、补货点、盘点人和备注。

库存盘点表应该按物品排序还是按位置排序？

按位置和存放点排序。盘点者是一个货架一个货架地移动的,所以按走动顺序排列的盘点表,意味着更少的漏数或重复计数。

库存盘点应该多久做一次？

这取决于库存周转的快慢以及它的价值高低。很多团队会不定期做一次全面盘点,期间更频繁地清点高价值或周转快的物品。

盘点表上显示还是隐藏账面数量更好？

显示更快;隐藏则能得到更诚实的盘点结果。常见的做法是对经常出错或高价值的物品隐藏,对其余的显示。

可以用电子表格作为盘点表模板吗？

可以。一份包含上述列、按存放点排序的电子表格效果很好。最大的风险在于把清点到的数字重新誊回主文件,所以要在当天直接从盘点表更新记录。