Stok sayım listesi: neler içermeli ve nasıl sayım yapılır

Stok sayım listesi (sayım çizelgesi), sayım yaparken elinizde taşıdığınız listedir: bulmayı beklediğiniz her ürün, bulunması gereken yer, kayıtlara göre olması gereken miktar ve gerçekte gördüğünüz sayıyı yazacağınız boş bir alan. Bir sayım yapmak üzereyseniz ve işe yarayan bir liste istiyorsanız kısa cevap şu: listeyi insanların gerçekten dolduracağı sütunlarla sınırlı tutun, yürüdüğünüz sırayla sıralayın ve sayılan miktar dışındaki her şeyi önceden doldurun.

Kulağa basit geliyor, çünkü öyle. Çoğu sayım listesi akıllıca bir sütun eksik olduğu için değil, sütun sayısı fazla olduğu, raf sırası yerine alfabetik sıralandığı ya da sayan kişiyi hangi kutuya baktığını tahmin etmek zorunda bıraktığı için başarısız olur. Bu yazı listeye ne koyacağınızı, sayımı nasıl yürüteceğinizi ve sonrasında sayılarla ne yapacağınızı ele alıyor.

Bir stok sayım listesi ne işe yarar

Bir stok sayım listesi, iki sayıyı karşılaştırmak için vardır: kayıtlara göre elinizde olan miktar ve rafta fiziksel olarak duran miktar. Listedeki her şey bu karşılaştırmaya hizmet eder.

Bu arada birkaç sessiz soruya da yanıt verir. Bu rafı kim saydı? Ne zaman? Yeniden sipariş vermeniz gereken seviyenin altına düşen bir şey var mı? Aynı ürün iki yerde mi ortaya çıktı? İyi bir liste, bu yanıtların ekstra çaba gerekmeden sayımın kendisinden çıkmasını sağlar.

Sayım listesini günlük stok listenizden ayırmak önemlidir. Stok listesi, sayımlar arasında güncel tuttuğunuz kayıttır. Sayım listesi ise tek bir sayım için yazdırdığınız veya açtığınız, doldurduğunuz ve ardından kaydı düzeltmek için kullandığınız bir anlık görüntüdür. İkisini karıştırmak, örneğin dolaşırken ana e-tablodaki miktarların üzerine yazmak, sonradan neyin neden değiştiğini görmeyi zorlaştırır.

Tutmaya değer sütunlar

Kullanışlı bir sayım listesinde az sayıda sütun vardır ve her birinin net bir işlevi vardır. Bu tablo, bir e-tabloya kopyalayabileceğiniz veya kağıda çizebileceğiniz bir şablondur.

Sütun	Neyi içerir	Neden işe yarar
Konum	Birden fazlaysa şube veya bina	Sayımı kişiler ve yerler arasında böler
Depo	Raf, kutu, oda veya araç	Sayan kişiye tam olarak nereye bakacağını söyler
Ürün	Herkesin kullandığı ad	Neyin sayılacağını belirler
Ürün kodu veya barkod	Varsa bir kod	Benzer isimli ürünleri ayırt eder
Birim	Adet, kutu, paket, rulo	“Bir kutunun” “bir” olarak sayılmasını önler
Beklenen miktar	Kayıtlara göre olması gereken	Karşılaştırdığınız sayı
Sayılan miktar	Boş bırakılır; rafta doldurulur	Gerçekte bulduğunuz sayı
Fark	Sayılan eksi beklenen	Nereye daha dikkatli bakmak gerektiğini bir bakışta gösterir
Yeniden sipariş seviyesi	Yeniden stok yapılması gereken miktar	Oradayken ne sipariş edileceğini işaret eder
Sayan / tarih	Baş harfler ve gün	Daha sonra doğru kişiye sormanızı sağlar
Notlar	Hasarlı, süresi geçmiş, başka yerde bulundu	Farkın nedenini kaydeder

Tüm sütunlara ihtiyacınız yok. Sarf malzemesi sayan küçük bir ofis, kodu ve konumu çıkarabilir. Birden fazla şubesi olan bir ekip ikisini de isteyecektir. Herhangi bir sütun için test basittir: birisi onu dolduracak mı, ve birisi sonradan kullanacak mı? Değilse, çıkarın.

Listeyi yürüdüğünüz sırayla sıralayın

Bir sayım listesinde yapabileceğiniz en yararlı değişiklik, onu ürün adına göre değil, konum ve depoya göre sıralamaktır. Sayanlar bir odayı raf raf geçer. Alfabetik bir liste onları ileri geri gönderir, ve ürünlerin atlandığı ya da iki kez sayıldığı yer tam da burasıdır.

Her depoyu, önünden geçeceğiniz sırayla kendi satır bloğuna yerleştirin. Bir ürün iki yerde bulunuyorsa, her deponun altında bir kez olmak üzere iki kez görünmeli, her birinde kendi beklenen ve sayılan miktarıyla. Var olan ama yanlış yerde duran stok sorununu fark etmenin tek yolu budur.

Beklenen miktarı göstermeli misiniz?

İki görüş vardır ve ikisi de makuldür. Beklenen sayıyı göstermek sayımı hızlandırır: sayan kişi “12 kutu eldiven” görür, bakar, onaylar ve devam eder. Onu gizlemek daha dürüst bir sayım sağlar, çünkü kimse kendisine beklemesi söylenen sayıyı yazma isteğine kapılmaz.

Pratik bir orta yol: pahalı veya sık sık yanlış çıkan ürünler için beklenen miktarı gizleyin, ambalaj bandı veya tükenmez kalem gibi ucuz ve istikrarlı şeyler için gösterin. Ya da gösterin, ama sayanlardan her seferinde bir onay işareti değil, tam sayılan sayıyı yazmalarını isteyin. Bir işaret sadece birinin baktığını söyler; bir sayı ne bulduğunu söyler.

Listeyle sayım nasıl yapılır

Bir sayım, o sabah değil bir gün önceden hazırlandığında sorunsuz ilerler. Bu adımlar tek bir temizlik malzemesi rafı için de, tüm bir depo için de aynı şekilde işler.

1. Sakin bir an seçin. Stokun hareket etmediği bir zaman seçin veya sayım sırasında alım ve teslim almayı durdurmayı kararlaştırın.
2. Yeni bir liste yazdırın veya açın. Beklenen miktarların güncel olması için onu mevcut kayıtlardan oluşturun.
3. İşi depoya göre bölün. Her kişiye bir ürün seti değil, bir raf veya oda seti verin. İki kişi aynı rafı asla aynı anda saymamalıdır.
4. Listelenen değil, orada olanı sayın. Listede olmayan bir ürün bulursanız bir satır ekleyin. Listelenmemiş stok bir sorun değil, bir bulgudur.
5. İşaret değil, sayı yazın. Sayılan miktarı listede gösterilen birimde kaydedin.
6. Büyük farkları yeniden sayın. Herkes odadan ayrılmadan önce, farkın büyük veya şaşırtıcı göründüğü her satırı ikinci bir kişiye kontrol ettirin.
7. Nedenini not edin. Kırık, kayıt edilmeden kullanılmış, başka bir rafa taşınmış: şimdi kısa bir not, sonra uzun bir araştırmadan kurtarır.
8. Kayıtları aynı gün güncelleyin. Bir hafta çekmecede bekleyen bir sayım listesi zaten güncelliğini yitirmiştir.

Farklarla ne yapmalı

Sayım işin sadece yarısıdır; diğer yarısı farkların ne anlama geldiğine karar vermektir. Bazıları basittir: stok kullanılmış ve kimse kaydetmemiştir. Bazıları yerleştirme sorunudur: ürün sorunsuzdur, sadece yanlış rafta durmaktadır. Birkaçı, herkesin kayıt etmeden alabileceği bir malzeme dolabı gibi bir süreç değişikliği gerektiren bir şeye işaret eder.

Önce kayıtları bulduğunuza uygun şekilde düzeltin, sonra kalıpları arayın. Aynı ürünler her seferinde yanlış çıkıyorsa, onları daha sık sayın, net ve sabit bir yer verin ya da alındıkları anda kaydetmeyi kolaylaştırın. Pahalı ve hızlı tükenen ürünler daha sık sayımı hak eder; yavaş, ucuz ürünler bekleyebilir.

Kağıt ve e-tabloların hâlâ yeterli olduğu durumlar

Kağıt sayım listeleri ve e-tablolar birçok ekip için gayet iyi çalışır ve sırf değiştirmek için değiştirmeye gerek yoktur. Tek bir kişi küçük bir dolabı yönetiyorsa, yılda birkaç kez sayım yapıyorsa ve bu arada başka kimse bu sayılara ihtiyaç duymuyorsa, basılı bir form ve bir e-tablo fazlasıyla yeterlidir.

Sorunlar, birden fazla kişi aynı anda saydığında, liste sonradan bir e-tabloya yeniden yazılması gerektiğinde ya da ana dosya o kadar çok kopyalandığında ki hangi sürümün güncel olduğundan kimse emin olamadığında başlar. Yeniden yazma sırasında sayılar yer değiştirir. Çoklu kopyalarda sayımlar kaybolur. Bu noktada artık sorun listenin kendisi değil, liste ile kayıt arasındaki boşluktur.

Tana nereye uyuyor

Tana, bir ekip için paylaşılan bir depodur. Ürünler depoya göre (bir raf, kutu, oda veya araç) kaydedilir ve depolar konuma göre gruplandırılabilir, böylece iyi bir sayım listesinin yapısı zaten verilerinizin yapısıdır.

Kağıt bir liste istediğinizde, CSV dışa aktarma size hazır bir tane verir: her ürünü deposu, konumu, miktarı ve uyarı eşiğiyle birlikte listeler ve herhangi bir e-tabloda açılır. Konuma ve depoya göre sıralayın, bir “sayıldı” sütunu ekleyin ve yazdırın. Bir cihazda saymayı tercih ediyorsanız, iPhone, iPad veya web uygulamasında bir depo açın ve saydığınız kesin miktarı ayarlamak için = düğmesini kullanın. Tana kimin hangi miktarı, ne zaman ve hangi depoda değiştirdiğini kaydeder, böylece “sayan / tarih” sütunu kendiliğinden dolar. Raflara yapıştırılan basılı QR etiketleri taratıldığında sizi doğrudan ilgili depoya götürür ve düşük stok uyarıları her ürünün eşiğini kullandığından, yeniden sipariş sütunu sayımlar arasında da çalışmaya devam eder.

Sıkça sorulan sorular

Bir stok sayım listesi neleri içermeli?

En az: depo, ürün, birim, beklenen miktar ve sayılan miktar. Gerçekten kullanacaksanız konum, ürün kodu, yeniden sipariş seviyesi, sayan kişi ve notlar ekleyin.

Bir sayım listesini ürüne göre mi konuma göre mi sıralamalıyım?

Konum ve depoya göre. Sayanlar raf raf hareket eder, bu yüzden yürüme sırasına göre bir liste, daha az atlanan veya iki kez sayılan ürün anlamına gelir.

Stok sayımını ne sıklıkla yapmalıyım?

Bu, stokun ne kadar hızlı hareket ettiğine ve ne kadar değerli olduğuna bağlıdır. Birçok ekip zaman zaman tam bir sayım yapar ve arada pahalı veya hızlı hareket eden ürünleri daha sık sayar.

Bir sayım listesinde beklenen miktarı göstermek mi gizlemek mi daha iyidir?

Göstermek daha hızlıdır; gizlemek daha dürüst bir sayım verir. Yaygın bir yaklaşım, sık sık yanlış çıkan veya pahalı ürünler için gizlemek, geri kalanı için göstermektir.

Bir e-tabloyu sayım listesi şablonu olarak kullanabilir miyim?

Evet. Yukarıdaki sütunlara sahip, depoya göre sıralanmış bir e-tablo iyi çalışır. En büyük risk, sayılan sayıları ana dosyaya yeniden yazmaktır, bu yüzden kayıtları aynı gün doğrudan listeden güncelleyin.