Arkusz inwentaryzacyjny: co powinien zawierać i jak przeprowadzić spis

Arkusz inwentaryzacyjny (arkusz spisu z natury) to lista, którą nosisz ze sobą podczas liczenia: każdy przedmiot, który spodziewasz się znaleźć, miejsce, w którym powinien się znajdować, ilość zapisaną w systemie oraz puste pole na liczbę, którą faktycznie zobaczysz. Jeśli szykujesz się do inwentaryzacji i chcesz mieć arkusz, który się sprawdzi, krótka odpowiedź brzmi: ogranicz go do kolumn, które ludzie naprawdę wypełnią, ułóż go w kolejności, w jakiej chodzisz, i wypełnij z góry wszystko poza policzoną ilością.

Brzmi prosto, bo takie jest. Większość arkuszy inwentaryzacyjnych zawodzi nie dlatego, że brakuje w nich jakiejś przemyślanej kolumny, ale dlatego, że mają ich zbyt wiele, są ułożone alfabetycznie zamiast według regału, albo zostawiają liczącego z niepewnością, na które pudełko właśnie patrzy. Ten artykuł omawia, co umieścić na arkuszu, jak przeprowadzić spis i co zrobić z liczbami po jego zakończeniu.

Do czego służy arkusz inwentaryzacyjny

Arkusz inwentaryzacyjny istnieje po to, by porównać dwie liczby: ile masz według zapisów i ile faktycznie stoi na półce. Wszystko inne na arkuszu wspiera to porównanie.

Po drodze odpowiada też na kilka cichszych pytań. Kto liczył ten regał? Kiedy? Czy coś spadło poniżej poziomu, przy którym trzeba zamówić więcej? Czy ten sam przedmiot pojawił się w dwóch miejscach? Dobry arkusz sprawia, że te odpowiedzi wychodzą z samego liczenia, bez dodatkowej pracy.

Warto oddzielić arkusz inwentaryzacyjny od codziennej listy magazynowej. Lista magazynowa to zapis, który aktualizujesz na bieżąco między inwentaryzacjami. Arkusz inwentaryzacyjny to migawka, którą drukujesz lub otwierasz na potrzeby jednego spisu, wypełniasz, a potem wykorzystujesz do skorygowania zapisów. Mieszanie tych dwóch rzeczy, na przykład nadpisywanie ilości w głównym arkuszu kalkulacyjnym w trakcie chodzenia po magazynie, utrudnia później ustalenie, co się zmieniło i dlaczego.

Kolumny, które warto zachować

Przydatny arkusz inwentaryzacyjny ma niewielki zestaw kolumn, a każda z nich ma jasno określone zadanie. Poniższa tabela to szablon, który możesz skopiować do arkusza kalkulacyjnego albo narysować na papierze.

Kolumna	Co się w niej wpisuje	Dlaczego się przydaje
Lokalizacja	Placówka lub budynek, jeśli masz więcej niż jeden	Dzieli spis między osoby i miejsca
Magazyn	Regał, pudełko, pomieszczenie lub pojazd	Mówi liczącemu dokładnie, gdzie ma patrzeć
Przedmiot	Nazwa, której wszyscy używają	Wskazuje, co ma być liczone
Kod lub kod kreskowy	Kod, jeśli go masz	Odróżnia przedmioty o podobnych nazwach
Jednostka	Sztuka, pudełko, paczka, rolka	Nie pozwala policzyć „jednego pudełka” jako „jednej sztuki”
Ilość według zapisów	Co mówi system	Liczba, z którą porównujesz wynik
Ilość policzona	Puste pole; wypełniane przy regale	Liczba, którą faktycznie znaleziono
Różnica	Policzona minus według zapisów	Od razu pokazuje, co wymaga sprawdzenia
Poziom zamówienia	Ilość, przy której trzeba uzupełnić zapas	Pokazuje, co zamówić, skoro już tu jesteś
Liczył / data	Inicjały i dzień	Pozwala później zapytać właściwą osobę
Uwagi	Uszkodzone, przeterminowane, znalezione gdzie indziej	Zapisuje przyczynę różnicy

Nie potrzebujesz wszystkich kolumn. Małe biuro liczące artykuły biurowe może pominąć kod i lokalizację. Zespół z kilkoma placówkami będzie chciał mieć obie. Test dla każdej kolumny jest prosty: czy ktoś ją wypełni i czy ktoś potem z niej skorzysta? Jeśli nie, pomiń ją.

Ułóż arkusz w kolejności, w jakiej chodzisz

Najbardziej użyteczna zmiana, jaką możesz wprowadzić w arkuszu inwentaryzacyjnym, to ułożenie go według lokalizacji i magazynu, a nie nazwy przedmiotu. Osoby liczące przechodzą przez pomieszczenie regał po regale. Lista alfabetyczna każe im chodzić tam i z powrotem, a to właśnie wtedy przedmioty są pomijane lub liczone podwójnie.

Umieść każdy magazyn w osobnym bloku wierszy, w kolejności, w jakiej faktycznie go mijasz. Jeśli przedmiot znajduje się w dwóch miejscach, powinien pojawić się dwa razy, raz pod każdym magazynem, każdorazowo z własną ilością według zapisów i policzoną. To jedyny sposób, by dostrzec klasyczny problem towaru, który istnieje, ale stoi w niewłaściwym miejscu.

Czy pokazywać ilość według zapisów?

Istnieją dwie szkoły myślenia i obie są rozsądne. Pokazanie oczekiwanej liczby przyspiesza liczenie: osoba licząca widzi „12 pudełek rękawic”, sprawdza, potwierdza i idzie dalej. Ukrycie jej daje uczciwszy wynik, bo nikt nie ma pokusy zapisać liczby, której się od niego oczekuje.

Praktyczny środek: ukryj ilość według zapisów dla przedmiotów drogich lub często się nie zgadzających, a pokazuj ją dla tanich, stabilnych rzeczy jak taśma pakowa czy długopisy. Albo pokazuj ją, ale proś liczących, by za każdym razem zapisywali pełną policzoną liczbę, nigdy samą kreskę. Kreska mówi, że ktoś spojrzał; liczba mówi, co znalazł.

Jak przeprowadzić spis z arkuszem

Inwentaryzacja przebiega gładko, gdy jest przygotowana dzień wcześniej, a nie tego samego ranka. Poniższe kroki sprawdzają się zarówno przy jednym regale ze środkami czystości, jak i przy całym magazynie.

1. Wybierz spokojny moment. Wybierz porę, gdy towar się nie przemieszcza, albo umów się na wstrzymanie wydań i przyjęć na czas spisu.
2. Wydrukuj lub otwórz świeży arkusz. Wygeneruj go z aktualnych zapisów, żeby ilości według systemu były na bieżąco.
3. Podziel pracę według magazynu. Przydziel każdej osobie zestaw regałów lub pomieszczeń, a nie zestaw przedmiotów. Dwie osoby nigdy nie powinny liczyć tego samego regału jednocześnie.
4. Licz to, co jest, a nie to, co jest na liście. Jeśli znajdziesz przedmiot, którego nie ma na arkuszu, dopisz wiersz. Towar spoza listy to odkrycie, a nie kłopot.
5. Zapisuj liczby, nie kreski. Zanotuj policzoną ilość w jednostce podanej na arkuszu.
6. Przelicz duże różnice jeszcze raz. Zanim ktokolwiek opuści pomieszczenie, niech druga osoba sprawdzi każdą linię, w której różnica wygląda na dużą lub zaskakującą.
7. Zanotuj przyczynę. Zepsute, zużyte bez zapisania, przeniesione na inny regał: krótka notatka teraz oszczędza długie dochodzenie później.
8. Zaktualizuj zapisy tego samego dnia. Arkusz inwentaryzacyjny leżący w szufladzie przez tydzień jest już nieaktualny.

Co zrobić z różnicami

Samo liczenie to tylko połowa pracy; druga połowa to ustalenie, co oznaczają różnice. Niektóre są proste: towar został zużyty i nikt tego nie zapisał. Inne to problemy z rozmieszczeniem: przedmiot jest cały, tylko stoi na niewłaściwym regale. Kilka wskazuje na coś, co wymaga zmiany procesu, na przykład szafkę z materiałami, z której każdy może wziąć coś bez zapisywania.

Popraw zapisy tak, aby odpowiadały temu, co znaleziono, a potem poszukaj wzorców. Jeśli te same przedmioty zawsze się nie zgadzają, licz je częściej, wyznacz im jasne stałe miejsce albo ułatw zapisywanie w momencie ich pobierania. Drogie i szybko rotujące przedmioty zasługują na częstsze liczenie; wolno rotujące, tanie mogą poczekać.

Kiedy papier i arkusz kalkulacyjny wciąż wystarczają

Papierowe arkusze inwentaryzacyjne i arkusze kalkulacyjne dobrze sprawdzają się w wielu zespołach i nie ma potrzeby ich zastępować na siłę. Jeśli jedna osoba zarządza małą szafką, liczy kilka razy w roku i nikt inny nie potrzebuje tych liczb w międzyczasie, wydrukowany arkusz i arkusz kalkulacyjny są w zupełności wystarczające.

Kłopoty zaczynają się, gdy kilka osób liczy jednocześnie, gdy arkusz trzeba potem przepisać do arkusza kalkulacyjnego, albo gdy plik główny był kopiowany tak wiele razy, że nikt nie jest pewien, która wersja jest aktualna. Przy przepisywaniu liczby się mylą miejscami. Przy wielu kopiach wyniki liczenia giną. W tym momencie problemem nie jest już sam arkusz, tylko luka między arkuszem a zapisami.

Gdzie pasuje Tana

Tana to wspólny magazyn dla zespołu. Przedmioty są rejestrowane według magazynu (regał, pudełko, pomieszczenie lub pojazd), a magazyny można grupować według lokalizacji, więc struktura dobrego arkusza inwentaryzacyjnego jest już strukturą Twoich danych.

Kiedy potrzebujesz arkusza papierowego, eksport CSV od razu Ci go daje: zawiera każdy przedmiot wraz z magazynem, lokalizacją, ilością i progiem ostrzeżenia, a otwiera się w dowolnym arkuszu kalkulacyjnym. Posortuj go według lokalizacji i magazynu, dodaj kolumnę „policzono” i wydrukuj. Jeśli wolisz liczyć na urządzeniu, otwórz magazyn na iPhonie, iPadzie lub w aplikacji webowej i użyj przycisku =, aby ustawić dokładną policzoną ilość. Tana zapisuje, kto zmienił jaką ilość, kiedy i w którym magazynie, więc kolumna „liczył / data” wypełnia się sama. Wydrukowane etykiety QR na regałach po zeskanowaniu prowadzą prosto do właściwego magazynu, a alerty o niskim stanie, oparte na progu każdego przedmiotu, sprawiają, że kolumna poziomu zamówienia działa również między inwentaryzacjami.

Najczęściej zadawane pytania

Co powinien zawierać arkusz inwentaryzacyjny?

Co najmniej: magazyn, przedmiot, jednostkę, ilość według zapisów i ilość policzoną. Dodaj lokalizację, kod przedmiotu, poziom zamówienia, osobę liczącą i uwagi, gdy naprawdę z nich skorzystasz.

Czy arkusz inwentaryzacyjny sortować według przedmiotu czy według lokalizacji?

Według lokalizacji i magazynu. Osoby liczące przemieszczają się regał po regale, więc arkusz w kolejności, w jakiej się chodzi, oznacza mniej pominiętych lub podwójnie policzonych przedmiotów.

Jak często robić inwentaryzację?

To zależy od tego, jak szybko rotuje towar i ile jest wart. Wiele zespołów przeprowadza pełną inwentaryzację od czasu do czasu, a między nimi częściej liczy przedmioty drogie lub szybko rotujące.

Czy lepiej pokazywać, czy ukrywać ilość według zapisów na arkuszu inwentaryzacyjnym?

Pokazanie jej przyspiesza pracę; ukrycie daje uczciwszy wynik. Częstym podejściem jest ukrywanie jej dla przedmiotów, które często się nie zgadzają lub są drogie, a pokazywanie dla reszty.

Czy mogę użyć arkusza kalkulacyjnego jako szablonu arkusza inwentaryzacyjnego?

Tak. Arkusz kalkulacyjny z powyższymi kolumnami, posortowany według magazynu, sprawdza się dobrze. Głównym ryzykiem jest przepisywanie policzonych ilości z powrotem do pliku głównego, dlatego zaktualizuj zapisy bezpośrednio z arkusza tego samego dnia.