Telleliste for varetelling: hva den bør inneholde, og hvordan du gjennomfører en telling

En telleliste (varetellingsskjema) er listen du bærer med deg mens du teller: alle varene du forventer å finne, hvor de skal være, antallet journalen sier ligger der, og et tomt felt for tallet du faktisk ser. Skal du gjennomføre en varetelling og vil ha en liste som fungerer, er det korte svaret dette: hold den til kolonnene folk faktisk fyller ut, sorter den i den rekkefølgen du går, og fyll ut alt unntatt selve telletallet på forhånd.

Det høres enkelt ut, og det er det. De fleste tellelister feiler ikke fordi de mangler en smart kolonne, men fordi de har for mange, er sortert alfabetisk i stedet for etter hylle, eller lar telleren gjette hvilken eske hen ser på. Denne artikkelen dekker hva som bør stå på listen, hvordan du gjennomfører tellingen, og hva du gjør med tallene etterpå.

Hva en telleliste er til for

En telleliste finnes for å sammenligne to tall: hva journalen sier du har, og hva som fysisk står på hyllen. Alt annet på listen støtter den sammenligningen.

Den svarer også på noen stillere spørsmål underveis. Hvem talte denne hyllen? Når? Er noe under nivået der du bør bestille på nytt? Dukket samme vare opp to steder? En god liste gjør at disse svarene faller naturlig ut av tellingen, uten ekstra arbeid.

Det er verdt å skille tellelisten fra din vanlige varefortegnelse. Varefortegnelsen er journalen du holder oppdatert mellom tellinger. Tellelisten er et øyeblikksbilde du skriver ut eller åpner for én varetelling, fyller ut, og deretter bruker til å rette journalen. Blander du de to, for eksempel ved å overskrive antall i hovedregnearket mens du går rundt, blir det vanskelig å se hva som endret seg og hvorfor.

Kolonnene som er verdt å beholde

En nyttig telleliste har et lite sett kolonner, og hver har en klar jobb. Denne tabellen er en mal du kan kopiere inn i et regneark eller tegne opp på papir.

Kolonne	Hva som skal stå der	Hvorfor den hjelper
Plassering	Sted eller bygning, hvis du har flere enn ett	Deler tellingen mellom folk og steder
Lager	Hyllen, esken, rommet eller kjøretøyet	Forteller telleren nøyaktig hvor hen skal se
Vare	Navnet alle bruker på den	Identifiserer hva som skal telles
Vare-ID eller strekkode	En kode, hvis du har en	Skiller varer med lignende navn
Enhet	Stykk, eske, pakke, rull	Hindrer at «én eske» blir telt som «én»
Forventet antall	Hva journalen sier	Tallet du sjekker mot
Talt antall	Stå tomt; fylles ut på hyllen	Tallet du faktisk fant
Differanse	Talt minus forventet	Viser med ett blikk hva som trenger et ekstra blikk
Bestillingsnivå	Antallet der du bestiller på nytt	Flagger hva som bør bestilles mens du er der
Talt av / dato	Initialer og dagen	Lar deg spørre riktig person senere
Merknad	Skadet, utløpt, funnet et annet sted	Fanger opp årsaken bak en differanse

Du trenger ikke alle kolonnene. Et lite kontor som teller rekvisita, kan droppe ID og plassering. Et team med flere steder vil ønske begge deler. Testen for enhver kolonne er enkel: vil noen fylle den ut, og vil noen bruke den etterpå? Hvis ikke, la den være.

Sorter listen slik du går

Den mest nyttige endringen du kan gjøre med en telleliste, er å sortere den etter plassering og lager, ikke etter varenavn. Tellere arbeider seg gjennom et rom hylle for hylle. En alfabetisk liste sender dem frem og tilbake, og det er der varer blir hoppet over eller talt to ganger.

Sett hvert lager i sin egen blokk med rader, i den rekkefølgen du ville gått forbi dem. Hvis en vare finnes to steder, skal den stå to ganger, én gang under hvert lager, hver med sitt eget forventede og talte antall. Det er den eneste måten å oppdage det klassiske problemet med varer som finnes, men står på feil sted.

Bør du vise forventet antall?

Det finnes to skoler, og begge er rimelige. Å vise forventet antall gjør tellingen raskere: telleren ser «12 esker med hansker», ser etter, bekrefter, og går videre. Å skjule det gir en mer ærlig telling, fordi ingen fristes til å skrive ned tallet de fikk beskjed om å forvente.

Et praktisk mellomstandpunkt: skjul forventet antall for kostbare eller ofte feiltalte varer, og vis det for billige, stabile ting som pakketape eller kulepenner. Eller vis det, men be tellerne skrive det talte antallet fullt ut hver gang, aldri en hake. En hake forteller deg at noen så etter; et tall forteller deg hva de fant.

Hvordan gjennomføre en telling med listen

En varetelling går smertefritt når den er forberedt dagen før, ikke samme morgen. Disse trinnene fungerer like godt for en enkelt hylle med rengjøringsmidler som for et helt lager.

1. Velg et rolig tidspunkt. Velg et tidspunkt der varer ikke flyttes på, eller avtal å sette uttak og mottak på pause under tellingen.
2. Skriv ut eller åpne en fersk liste. Generer den fra dagens journal, slik at forventet antall er oppdatert.
3. Del arbeidet etter lager. Gi hver person et sett hyller eller rom, ikke et sett varer. To personer bør aldri telle samme hylle samtidig.
4. Tell det som er der, ikke det som står på listen. Finner du en vare som ikke står på listen, legg til en rad. Uregistrert lagervare er et funn, ikke en plage.
5. Skriv tall, ikke haker. Registrer talt antall i enheten som er vist på listen.
6. Tell om igjen ved store differanser. Før noen forlater rommet, la en annen person kontrollere enhver linje der differansen ser stor eller overraskende ut.
7. Noter årsaken. Ødelagt, brukt uten registrering, flyttet til en annen hylle: en kort merknad nå sparer en lang undersøkelse senere.
8. Oppdater journalen samme dag. En telleliste som ligger i en skuff en uke, er allerede utdatert.

Hva du gjør med differansene

Selve tellingen er bare halve jobben; den andre halvparten er å avgjøre hva differansene betyr. Noen er enkle: varer ble brukt, og ingen skrev det ned. Noen er plasseringsproblemer: varen er fin, den står bare på feil hylle. Noen få peker på noe som trenger en prosessendring, som et rekvisitaskap hvem som helst kan ta fra uten å registrere det.

Rett journalen slik at den stemmer med det du fant, og let deretter etter mønstre. Hvis de samme varene er feil hver gang, tell dem oftere, gi dem en tydelig fast plass, eller gjør det enklere å registrere i det øyeblikket de tas ut. Kostbare varer og de som går fort unna fortjener hyppigere telling; trege, billige varer kan vente.

Når papir og regneark fortsatt er greit

Tellelister på papir og regneark fungerer godt for mange team, og det er ingen grunn til å bytte dem ut bare for å bytte. Hvis én person forvalter et lite skap, teller noen ganger i året, og ingen andre trenger tallene i mellomtiden, er et utskrevet skjema og et regneark fullt tilstrekkelig.

Problemene starter når flere personer teller samtidig, når skjemaet må skrives inn på nytt i et regneark etterpå, eller når hovedfilen er kopiert så mange ganger at ingen er sikre på hvilken versjon som er gjeldende. Ved ny inntasting blir tall byttet om. Med flere kopier forsvinner tellinger. På det tidspunktet er ikke lenger selve listen problemet; det er gapet mellom listen og journalen.

Hvor Tana passer inn

Tana er et delt varelager for et team. Varer registreres per lager (en hylle, eske, rom eller kjøretøy), og lagre kan grupperes etter plassering, så strukturen til en god telleliste er allerede strukturen på dataene dine.

Når du vil ha en papirliste, gir CSV-eksporten deg én: den lister hver vare med lager, plassering, antall og varslingsgrense, og åpnes i ethvert regneark. Sorter den etter plassering og lager, legg til en kolonne for «talt», og skriv ut. Foretrekker du å telle på en enhet, åpne et lager på iPhone, iPad eller i webappen, og bruk =-knappen til å sette det nøyaktige antallet du talte. Tana registrerer hvem som endret hvilket antall, når og i hvilket lager, så kolonnen «talt av / dato» fyller seg selv ut. Utskrevne QR-etiketter på hyllene tar deg rett til riktig lager når de skannes, og varsler om lavt lager bruker hver vares grense, slik at bestillingskolonnen fortsetter å fungere mellom tellinger.

Ofte stilte spørsmål

Hva bør en telleliste inneholde?

Som et minimum: lager, vare, enhet, forventet antall og talt antall. Legg til plassering, en varekode, bestillingsnivå, hvem som talte og merknader når du faktisk vil bruke dem.

Bør jeg sortere en telleliste etter vare eller etter plassering?

Etter plassering og lager. Tellere beveger seg hylle for hylle, så en liste i gårekkefølge betyr færre varer som blir hoppet over eller talt dobbelt.

Hvor ofte bør jeg gjennomføre en varetelling?

Det kommer an på hvor fort varene beveger seg og hva de er verdt. Mange team gjennomfører en full telling av og til, og teller kostbare eller raske varer oftere i mellomtiden.

Er det bedre å vise eller skjule forventet antall på et tellingsskjema?

Å vise det er raskere; å skjule det gir en mer ærlig telling. En vanlig tilnærming er å skjule det for varer som ofte er feil eller kostbare, og vise det for resten.

Kan jeg bruke et regneark som mal for telleliste?

Ja. Et regneark med kolonnene over, sortert etter lager, fungerer godt. Hovedrisikoen er å skrive talte tall inn på nytt i hovedfilen, så oppdater journalen direkte fra listen samme dag.