Лист инвентаризации склада: что в него включить и как провести подсчёт

Лист инвентаризации (лист пересчёта товара) — это список, который вы берёте с собой во время подсчёта: каждый товар, который должен быть на месте, где именно он должен находиться, количество по учёту и пустое поле для числа, которое вы увидите на самом деле. Если вам предстоит инвентаризация и нужен лист, который действительно работает, короткий ответ такой: оставьте только те колонки, которые люди будут реально заполнять, отсортируйте его в том порядке, в котором вы обходите помещение, и заранее заполните всё, кроме подсчитанного количества.

Звучит просто, и это действительно просто. Большинство инвентаризационных листов подводят не потому, что в них не хватает какой-то хитрой колонки, а потому, что колонок слишком много, список отсортирован по алфавиту, а не по стеллажам, или потому, что считающий не понимает, какую именно коробку он видит перед собой. В этой статье разберём, что включить в лист, как провести подсчёт и что делать с цифрами после.

Для чего нужен лист инвентаризации

Лист инвентаризации существует, чтобы сравнить два числа: сколько товара должно быть по учёту и сколько его физически стоит на полке. Всё остальное в листе служит именно этому сравнению.

Заодно он отвечает на несколько менее очевидных вопросов. Кто считал этот стеллаж? Когда? Есть ли что-то ниже уровня, при котором пора заказывать ещё? Не оказался ли один и тот же товар в двух местах? Хороший лист устроен так, что эти ответы сами всплывают в ходе подсчёта, без дополнительной работы.

Стоит разделять лист инвентаризации и повседневный список товаров. Список товаров — это запись, которую вы поддерживаете в актуальном состоянии между инвентаризациями. Лист инвентаризации — это снимок, который вы печатаете или открываете для одной конкретной проверки, заполняете, а затем используете, чтобы исправить учёт. Если смешивать эти два документа, например переписывая количество прямо в основной таблице по ходу обхода, потом трудно понять, что изменилось и почему.

Колонки, которые стоит оставить

В полезном листе инвентаризации немного колонок, и у каждой — понятная задача. Эта таблица — шаблон, который можно скопировать в электронную таблицу или расчертить на бумаге.

Колонка	Что туда вписывать	Зачем она нужна
Локация	Объект или здание, если их несколько	Позволяет разделить подсчёт между людьми и местами
Хранилище	Стеллаж, коробка, помещение или автомобиль	Точно показывает считающему, куда смотреть
Товар	Название, которым все пользуются	Определяет, что именно считать
Код или штрихкод	Код, если он есть	Разделяет товары с похожими названиями
Единица	Штука, коробка, упаковка, рулон	Не даёт посчитать «одну коробку» как «одну штуку»
Количество по учёту	То, что говорит система	Число, с которым вы сверяетесь
Фактическое количество	Оставить пустым, заполнить на месте	Число, которое вы реально нашли
Разница	Фактическое минус по учёту	Сразу показывает, на что стоит обратить внимание
Уровень дозаказа	Количество, при котором пора пополнять запас	Подсказывает, что заказать, раз уж вы здесь
Кто считал / дата	Инициалы и день	Позволяет потом спросить нужного человека
Примечания	Повреждено, истёк срок, найдено в другом месте	Фиксирует причину расхождения

Не все колонки нужны сразу. Небольшой офис, считающий канцтовары, может обойтись без кода и локации. Команде с несколькими объектами пригодятся обе. Проверка для любой колонки простая: заполнит ли её кто-нибудь и воспользуется ли ею кто-нибудь потом? Если нет — уберите.

Сортируйте лист в том порядке, в котором вы идёте

Самое полезное изменение, которое можно внести в лист инвентаризации, — сортировать его по локации и хранилищу, а не по названию товара. Считающие проходят помещение стеллаж за стеллажом. Список по алфавиту заставляет их метаться туда-сюда, и именно тогда товары пропускают или считают дважды.

Разместите каждое хранилище отдельным блоком строк, в том порядке, в котором вы будете мимо него проходить. Если товар хранится в двух местах, он должен появиться дважды — по одному разу под каждым хранилищем, каждый раз со своим количеством по учёту и фактическим. Только так можно заметить классическую проблему: товар есть, просто он не там, где должен быть.

Показывать ли количество по учёту

Есть два подхода, и оба разумны. Показ ожидаемого числа ускоряет подсчёт: считающий видит «12 коробок перчаток», смотрит, подтверждает и идёт дальше. Если его скрыть, подсчёт получится честнее, потому что ни у кого не будет соблазна просто списать то число, которое ему сказали ожидать.

Практичный компромисс: скрывать количество по учёту для дорогих товаров или тех, где часто случаются расхождения, и показывать его для дешёвых и стабильных вещей вроде упаковочного скотча или ручек. Или показывать его, но требовать от считающих каждый раз писать полное фактическое число, а не просто галочку. Галочка говорит только о том, что кто-то посмотрел; число говорит о том, что он нашёл.

Как провести подсчёт по листу

Инвентаризация проходит гладко, когда её готовят накануне, а не утром того же дня. Эти шаги подходят и для одного стеллажа с чистящими средствами, и для целого склада.

1. Выберите спокойный момент. Выберите время, когда товар не движется, или договоритесь приостановить выдачу и приёмку на время подсчёта.
2. Напечатайте или откройте новый лист. Сформируйте его из актуальных данных, чтобы количество по учёту было свежим.
3. Разделите работу по хранилищам. Дайте каждому человеку набор стеллажей или помещений, а не набор товаров. Два человека никогда не должны считать один и тот же стеллаж одновременно.
4. Считайте то, что есть, а не то, что указано в списке. Если нашли товар, которого нет в листе, добавьте строку. Неучтённый товар — это находка, а не помеха.
5. Пишите числа, а не галочки. Записывайте фактическое количество в той единице, что указана в листе.
6. Пересчитывайте крупные расхождения. Прежде чем все разойдутся, попросите второго человека проверить каждую строку, где разница выглядит большой или неожиданной.
7. Отмечайте причину. Сломано, использовано без записи, перенесено на другой стеллаж: короткая пометка сейчас избавит от долгого разбирательства потом.
8. Обновляйте учёт в тот же день. Лист инвентаризации, пролежавший в ящике неделю, уже устарел.

Что делать с расхождениями

Подсчёт — это только половина дела; вторая половина — понять, что означают расхождения. Некоторые просты: товар использовали, а никто не записал. Другие — проблема размещения: с товаром всё в порядке, он просто не на том стеллаже. А некоторые указывают на то, что нужно менять процесс, например если это шкаф с расходниками, откуда любой может взять что-то без учёта.

Сначала приведите учёт в соответствие с тем, что нашли, а затем ищите закономерности. Если одни и те же товары расходятся каждый раз, считайте их чаще, дайте им чёткое постоянное место или упростите запись в момент, когда их берут. Дорогие и быстро расходуемые товары заслуживают более частых подсчётов; медленные и дешёвые могут подождать.

Когда бумаги и таблиц всё ещё достаточно

Бумажные листы инвентаризации и таблицы отлично работают для многих команд, и заменять их только ради замены незачем. Если один человек ведёт небольшой шкаф, считает несколько раз в год и никому больше не нужны эти цифры в промежутке, распечатанного листа и таблицы вполне достаточно.

Проблемы начинаются, когда несколько человек считают одновременно, когда лист потом приходится перепечатывать в таблицу, или когда основной файл копировали столько раз, что никто не уверен, какая версия актуальна. При перепечатке цифры путаются местами. При множестве копий результаты подсчёта теряются. В этот момент проблема уже не в самом листе, а в разрыве между листом и учётом.

Чем здесь может помочь Tana

Tana — это общий склад для команды. Товары учитываются по хранилищам (стеллаж, коробка, помещение или автомобиль), а хранилища можно группировать по локациям — так что структура хорошего листа инвентаризации уже совпадает со структурой ваших данных.

Когда нужен бумажный лист, экспорт в CSV сразу его даёт: в нём перечислен каждый товар с хранилищем, локацией, количеством и порогом оповещения, и он открывается в любой электронной таблице. Отсортируйте его по локации и хранилищу, добавьте колонку «подсчитано» и распечатайте. Если удобнее считать с устройства, откройте хранилище на iPhone, iPad или в веб-приложении и используйте кнопку =, чтобы указать точное подсчитанное количество. Tana фиксирует, кто, когда и в каком хранилище изменил количество, поэтому колонка «кто считал / дата» заполняется сама. Распечатанные QR-метки на стеллажах при сканировании сразу открывают нужное хранилище, а уведомления о низком запасе используют порог каждого товара, так что колонка дозаказа продолжает работать и между инвентаризациями.

Часто задаваемые вопросы

Что должно быть в листе инвентаризации?

Как минимум: хранилище, товар, единица измерения, количество по учёту и фактическое количество. Добавьте локацию, код товара, уровень дозаказа, того, кто считал, и примечания, если вы действительно будете ими пользоваться.

Как лучше сортировать лист инвентаризации: по товару или по локации?

По локации и хранилищу. Считающие двигаются стеллаж за стеллажом, поэтому лист в порядке обхода означает меньше пропущенных или дважды посчитанных товаров.

Как часто нужно проводить инвентаризацию?

Это зависит от того, насколько быстро расходуется товар и сколько он стоит. Многие команды проводят полную инвентаризацию время от времени, а между ними чаще считают дорогие или быстро расходуемые товары.

Лучше показывать или скрывать количество по учёту в бланке инвентаризации?

Показывать — быстрее; скрывать — даёт более честный подсчёт. Часто скрывают его для товаров, где часто бывают расхождения или которые дорого стоят, а для остальных показывают.

Можно ли использовать электронную таблицу как шаблон листа инвентаризации?

Да. Таблица с перечисленными выше колонками, отсортированная по хранилищам, работает хорошо. Главный риск — перепечатывать подсчитанные числа обратно в основной файл, поэтому обновляйте учёт прямо с листа в тот же день.