Foglio di inventario: cosa deve contenere e come fare un conteggio con esso

Un foglio di inventario è la lista che porti con te mentre conti: ogni articolo che ti aspetti di trovare, dove dovrebbe trovarsi, la quantità che i tuoi registri dicono ci sia, e uno spazio vuoto per il numero che vedi davvero. Se stai per fare un inventario e vuoi un foglio che funzioni, la risposta breve è questa: limitalo alle colonne che le persone riempiranno davvero, ordinalo nell’ordine in cui ti muovi, e precompila tutto tranne la quantità contata.

Sembra semplice, e lo è. La maggior parte dei fogli di inventario fallisce non perché manca una colonna intelligente, ma perché ne ha troppe, è ordinato alfabeticamente invece che per scaffale, o lascia chi conta a indovinare quale scatola sta guardando. Questo articolo tratta cosa mettere sul foglio, come condurre il conteggio, e cosa fare dei numeri dopo.

A cosa serve un foglio di inventario

Un foglio di inventario esiste per confrontare due numeri: quello che i tuoi registri dicono di avere e quello che è fisicamente sullo scaffale. Tutto il resto sul foglio serve a supportare questo confronto.

Risponde anche a qualche domanda più discreta lungo il percorso. Chi ha contato questo scaffale? Quando? C’è qualcosa sotto il livello a cui dovresti riordinare? Lo stesso articolo è comparso in due punti? Un buon foglio fa sì che queste risposte emergano dal conteggio stesso, senza lavoro extra.

Vale la pena separare il foglio di inventario dal tuo elenco scorte quotidiano. L’elenco scorte è il registro che tieni aggiornato tra un inventario e l’altro. Il foglio di inventario è un’istantanea che stampi o apri per un singolo inventario, compili, e poi usi per correggere il registro. Mescolare i due, ad esempio sovrascrivendo le quantità sul foglio di calcolo principale mentre giri, rende difficile capire cosa è cambiato e perché.

Le colonne che vale la pena tenere

Un foglio di inventario utile ha un piccolo numero di colonne, ciascuna con un compito chiaro. Questa tabella è un modello che puoi copiare in un foglio di calcolo o tracciare su carta.

Colonna	Cosa ci va scritto	Perché aiuta
Luogo	Sede o edificio, se ne hai più di uno	Divide il conteggio tra persone e luoghi
Scaffale	Lo scaffale, il contenitore, la stanza o il furgone	Dice a chi conta esattamente dove guardare
Articolo	Il nome che tutti usano	Identifica cosa si conta
Codice o codice a barre	Un codice, se ne hai uno	Distingue articoli con nomi simili
Unità	Pezzo, scatola, confezione, rotolo	Evita che “una scatola” venga contata come “uno”
Quantità attesa	Quello che dicono i registri	Il numero con cui confrontare
Quantità contata	Lasciata vuota; compilata sullo scaffale	Il numero effettivamente trovato
Differenza	Contata meno attesa	Mostra a colpo d’occhio cosa merita un controllo
Soglia di riordino	La quantità a cui riassortire	Segnala cosa ordinare mentre sei lì
Contato da / data	Iniziali e giorno	Permette di chiedere alla persona giusta più tardi
Note	Danneggiato, scaduto, trovato altrove	Registra il motivo di una differenza

Non ti servono tutte le colonne. Un piccolo ufficio che conta materiale di consumo può fare a meno del codice e del luogo. Un team con più sedi vorrà entrambi. Il test per qualsiasi colonna è semplice: qualcuno la compilerà, e qualcuno la userà dopo? Se no, toglila.

Ordina il foglio nell’ordine in cui ti muovi

Il cambiamento singolo più utile che puoi fare a un foglio di inventario è ordinarlo per luogo e scaffale, non per nome dell’articolo. Chi conta procede in una stanza scaffale dopo scaffale. Un elenco alfabetico li manda avanti e indietro, ed è lì che gli articoli vengono saltati o contati due volte.

Metti ogni scaffale nel proprio blocco di righe, nell’ordine in cui ci passeresti davanti. Se un articolo si trova in due posti, compare due volte, una sotto ciascuno scaffale, ciascuna con la propria quantità attesa e contata. È l’unico modo per individuare il problema classico: scorte che esistono, ma stanno nel posto sbagliato.

Conviene mostrare la quantità attesa?

Ci sono due scuole di pensiero, ed entrambe sono ragionevoli. Mostrare il numero atteso rende il conteggio più veloce: chi conta vede “12 scatole di guanti”, guarda, conferma, e va avanti. Nasconderlo dà un conteggio più onesto, perché nessuno è tentato di scrivere il numero che gli era stato detto di aspettarsi.

Un compromesso pratico: nascondi la quantità attesa per gli articoli costosi o spesso sbagliati, e mostrala per cose economiche e stabili come il nastro da imballaggio o le penne. Oppure mostrala, ma chiedi a chi conta di scrivere sempre il numero contato per intero, mai un semplice segno di spunta. Un segno di spunta dice che qualcuno ha guardato; un numero dice cosa ha trovato.

Come condurre un inventario con il foglio

Un inventario procede senza intoppi quando viene preparato il giorno prima, non la mattina stessa. Questi passaggi funzionano allo stesso modo per un singolo scaffale di prodotti per la pulizia e per un intero magazzino.

1. Scegli un momento tranquillo. Scegli un orario in cui le scorte non si muovono, o accordatevi per sospendere il prelievo e la ricezione di articoli durante il conteggio.
2. Stampa o apri un foglio nuovo. Generalo dai tuoi registri attuali in modo che le quantità attese siano aggiornate.
3. Dividi il lavoro per scaffale. Dai a ogni persona un insieme di scaffali o stanze, non un insieme di articoli. Due persone non dovrebbero mai contare lo stesso scaffale contemporaneamente.
4. Conta quello che c’è, non quello che è elencato. Se trovi un articolo che non è sul foglio, aggiungi una riga. Le scorte non elencate sono una scoperta, non un fastidio.
5. Scrivi numeri, non segni di spunta. Registra la quantità contata nell’unità mostrata sul foglio.
6. Riconta le differenze grandi. Prima che qualcuno lasci la stanza, fai controllare a una seconda persona ogni riga in cui la differenza sembra grande o sorprendente.
7. Annota il motivo. Rotto, usato senza registrarlo, spostato su un altro scaffale: una breve nota adesso risparmia una lunga indagine più tardi.
8. Aggiorna i registri lo stesso giorno. Un foglio di inventario lasciato in un cassetto per una settimana è già superato.

Cosa fare con le differenze

Contare è solo metà del lavoro; l’altra metà è decidere cosa significano le differenze. Alcune sono semplici: le scorte sono state usate e nessuno l’ha registrato. Alcune sono problemi di collocazione: l’articolo va bene, è solo sullo scaffale sbagliato. Alcune indicano qualcosa che richiede un cambiamento di processo, come un armadietto di materiali da cui chiunque può prendere senza registrarlo.

Correggi i registri in modo che corrispondano a quanto trovato, poi cerca degli schemi. Se gli stessi articoli sbagliano ogni volta, contali più spesso, dai loro un posto chiaro, o rendi più facile la registrazione nel momento in cui vengono presi. Gli articoli di alto valore e a rotazione rapida meritano conteggi più frequenti; le cose lente ed economiche possono aspettare.

Quando carta e fogli di calcolo vanno ancora benissimo

I fogli di inventario cartacei e i fogli di calcolo funzionano bene per molti team, e non c’è bisogno di sostituirli solo per il gusto di farlo. Se una sola persona gestisce un piccolo armadietto, conta poche volte all’anno, e nessun altro ha bisogno dei numeri nel frattempo, un foglio stampato e un foglio di calcolo sono perfettamente adeguati.

I problemi iniziano quando più persone contano contemporaneamente, quando il foglio deve essere ritrascritto in un foglio di calcolo dopo, o quando il file principale è stato copiato talmente tante volte che nessuno è sicuro di quale versione sia quella attuale. La ritrascrizione è dove i numeri si scambiano. Le copie multiple sono dove i conteggi si perdono. A quel punto non è più il foglio in sé il problema; è il divario tra il foglio e il registro.

Dove si inserisce Tana

Tana è uno stock condiviso per un team. Gli articoli vengono registrati per scaffale (uno scaffale, un contenitore, una stanza o un furgone), e gli scaffali possono essere raggruppati per luogo, quindi la struttura di un buon foglio di inventario è già la struttura dei tuoi dati.

Quando vuoi un foglio cartaceo, l’esportazione CSV te ne dà uno: elenca ogni articolo con il suo scaffale, luogo, quantità e soglia di allerta, e si apre in qualsiasi foglio di calcolo. Ordinalo per luogo e scaffale, aggiungi una colonna “contato” e stampa. Se preferisci contare con un dispositivo, apri uno scaffale su iPhone, iPad o nell’app web, e usa il pulsante = per impostare la quantità esatta che hai contato. Tana registra chi ha cambiato quale quantità, quando e in quale scaffale, quindi la colonna “contato da / data” si compila da sola. Le etichette QR stampate sugli scaffali ti portano direttamente allo scaffale giusto quando vengono scansionate, e gli avvisi di scorte basse usano la soglia di ogni articolo, quindi la colonna di riordino continua a funzionare anche tra un inventario e l’altro.

Domande frequenti

Cosa deve contenere un foglio di inventario?

Come minimo: scaffale, articolo, unità, quantità attesa e quantità contata. Aggiungi luogo, un codice articolo, soglia di riordino, chi ha contato e note quando le userai davvero.

Devo ordinare un foglio di inventario per articolo o per luogo?

Per luogo e scaffale. Chi conta si muove scaffale dopo scaffale, quindi un foglio nell’ordine in cui si cammina significa meno articoli saltati o contati due volte.

Ogni quanto dovrei fare un inventario?

Dipende da quanto velocemente si muovono le scorte e da quanto valgono. Molti team fanno un inventario completo di tanto in tanto e contano gli articoli di alto valore o a rotazione rapida più spesso nel frattempo.

È meglio mostrare o nascondere la quantità attesa su un foglio di inventario?

Mostrarla è più veloce; nasconderla dà un conteggio più onesto. Un approccio comune è nasconderla per gli articoli spesso sbagliati o di valore, e mostrarla per il resto.

Posso usare un foglio di calcolo come modello di foglio di inventario?

Sì. Un foglio di calcolo con le colonne sopra indicate, ordinato per scaffale, funziona bene. Il rischio principale è ritrascrivere i conteggi nel file principale, quindi aggiorna i registri direttamente dal foglio lo stesso giorno.