Inventaariolista: mitä siihen kannattaa laittaa ja miten sen avulla lasketaan

Inventaariolista on lista, jota kannat mukanasi laskiessasi: jokainen tavara jonka odotat löytävän, missä sen pitäisi olla, kuinka paljon kirjanpitosi mukaan sitä on, ja tyhjä kohta luvulle, jonka oikeasti näet. Jos olet menossa tekemään inventaariota ja haluat listan joka toimii, lyhyt vastaus kuuluu: pidä siinä vain sarakkeet, jotka ihmiset oikeasti täyttävät, järjestä se siinä järjestyksessä kuin kuljet, ja täytä etukäteen kaikki muu paitsi laskettu määrä.

Se kuulostaa yksinkertaiselta, ja onkin. Useimmat inventaariolistat epäonnistuvat, eivät siksi että niistä puuttuisi jokin nokkela sarake, vaan koska niissä on liikaa sarakkeita, ne on järjestetty aakkosjärjestykseen hyllyjärjestyksen sijaan, tai ne jättävät laskijan arvailemaan mitä laatikkoa hän katsoo. Tämä artikkeli käy läpi mitä listaan kannattaa laittaa, miten laskenta tehdään, ja mitä luvuille tehdään jälkeenpäin.

Mihin inventaariolista on tarkoitettu

Inventaariolista on olemassa kahden luvun vertaamista varten: mitä kirjanpitosi mukaan sinulla pitäisi olla, ja mitä hyllyssä fyysisesti on. Kaikki muu listassa tukee tätä vertailua.

Se vastaa myös matkan varrella pariin hiljaisempaan kysymykseen. Kuka laski tämän hyllyn? Milloin? Onko mikään sen tason alapuolella, jolla pitäisi tilata lisää? Ilmestyikö sama tavara kahdesta paikasta? Hyvä lista saa nämä vastaukset syntymään laskennasta itsestään ilman ylimääräistä työtä.

Kannattaa pitää inventaariolista erillään päivittäisestä varastolistastasi. Varastolista on kirjanpito jota pidät ajan tasalla inventaarioiden välillä. Inventaariolista on tilannekuva, jonka tulostat tai avaat yhtä inventaariota varten, täytät, ja käytät sitten kirjanpidon korjaamiseen. Näiden kahden sekoittaminen, esimerkiksi kirjoittamalla määriä suoraan pääasialliseen taulukkoon kiertäessäsi, tekee vaikeaksi nähdä mikä muuttui ja miksi.

Sarakkeet, jotka kannattaa pitää

Hyödyllisessä inventaariolistassa on pieni joukko sarakkeita, ja jokaisella on selkeä tehtävä. Tämä taulukko on pohja, jonka voit kopioida taulukkolaskentaan tai piirtää paperille.

Sarake	Mitä siihen kirjoitetaan	Miksi se auttaa
Sijainti	Toimipiste tai rakennus, jos niitä on useampi	Jakaa laskennan ihmisten ja paikkojen kesken
Varasto	Hylly, laatikko, huone tai ajoneuvo	Kertoo laskijalle täsmälleen mistä katsoa
Tavara	Nimi, jota kaikki käyttävät	Määrittää mitä lasketaan
Tunnus tai viivakoodi	Koodi, jos sellainen on	Erottaa samannimiset tavarat toisistaan
Yksikkö	Kappale, laatikko, pakkaus, rulla	Estää “yhden laatikon” laskemisen “yhdeksi”
Odotettu määrä	Mitä kirjanpito kertoo	Luku, johon verrataan
Laskettu määrä	Jätetään tyhjäksi; täytetään hyllyllä	Luku, joka oikeasti löytyi
Erotus	Laskettu miinus odotettu	Näyttää heti mikä vaatii tarkastelua
Tilausraja	Määrä, jolla täydennetään	Nostaa esiin mitä kannattaa tilata paikan päällä
Laskija / päivämäärä	Nimikirjaimet ja päivä	Mahdollistaa oikean henkilön kysymisen myöhemmin
Huomiot	Vaurioitunut, vanhentunut, löytyi muualta	Tallentaa erotuksen syyn

Kaikkia sarakkeita ei tarvita. Pieni toimisto, joka laskee tarvikkeita, voi jättää pois tunnuksen ja sijainnin. Useassa toimipisteessä toimiva tiimi haluaa molemmat. Testi mille tahansa sarakkeelle on yksinkertainen: täyttääkö sen joku, ja käyttääkö sitä joku jälkeenpäin? Jos ei, jätä se pois.

Järjestä lista siinä järjestyksessä kuin kuljet

Hyödyllisin yksittäinen muutos, jonka voit tehdä inventaariolistaan, on järjestää se sijainnin ja varaston mukaan, ei tavaran nimen mukaan. Laskijat etenevät huoneen läpi hylly hyllyltä. Aakkosjärjestyksessä oleva lista lähettää heidät edestakaisin, ja juuri siinä tavaroita jää laskematta tai lasketaan kahdesti.

Aseta jokainen varasto omaan rivilohkoonsa siinä järjestyksessä, jossa kulkisit niiden ohi. Jos tavara on kahdessa paikassa, se esiintyy kahdesti, kerran kummankin varaston alla, kummallakin oma odotettu ja laskettu määränsä. Vain näin huomaat klassisen ongelman: varastoa on olemassa, mutta se on väärässä paikassa.

Kannattaako odotettu määrä näyttää?

Ajattelutapoja on kaksi, ja molemmat ovat järkeviä. Odotetun luvun näyttäminen nopeuttaa laskentaa: laskija näkee “12 laatikkoa käsineitä”, katsoo, vahvistaa ja jatkaa. Sen piilottaminen antaa rehellisemmän laskennan, koska kukaan ei houkutu kirjoittamaan lukua, jota hänelle kerrottiin odottaa.

Käytännöllinen välimuoto: piilota odotettu määrä kalliille tai usein virheellisille tavaroille, ja näytä se halvoille, vakaille asioille kuten pakkausteipille tai kynille. Tai näytä se, mutta pyydä laskijoita kirjoittamaan laskettu luku aina kokonaan, ei koskaan pelkkää rastia. Rasti kertoo että joku katsoi; luku kertoo mitä hän löysi.

Miten inventaario tehdään listan avulla

Inventaario sujuu mutkattomasti kun se valmistellaan edellisenä päivänä, ei aamulla. Nämä vaiheet toimivat yhtä hyvin yhdelle siivoustarvikehyllylle kuin koko varastolle.

1. Valitse rauhallinen hetki. Valitse aika jolloin varasto ei liiku, tai sovi että vastaanotto ja käyttöönotto keskeytetään laskennan ajaksi.
2. Tulosta tai avaa tuore lista. Luo se nykyisestä kirjanpidosta, jotta odotetut määrät ovat ajan tasalla.
3. Jaa työ varastoittain. Anna kullekin henkilölle joukko hyllyjä tai huoneita, ei joukkoa tavaroita. Kaksi ihmistä ei saisi koskaan laskea samaa hyllyä samaan aikaan.
4. Laske se mitä on, ei sitä mitä on listattu. Jos löydät tavaran jota ei ole listalla, lisää rivi. Listaamaton varasto on löytö, ei häiriö.
5. Kirjoita lukuja, ei rasteja. Kirjaa laskettu määrä listassa näkyvällä yksiköllä.
6. Laske suuret erotukset uudelleen. Ennen kuin kukaan poistuu huoneesta, pyydä toista henkilöä tarkistamaan jokainen rivi, jossa erotus vaikuttaa suurelta tai yllättävältä.
7. Kirjaa syy. Rikki, käytetty ilman kirjausta, siirretty toiselle hyllylle: lyhyt huomautus nyt säästää pitkän selvittelyn myöhemmin.
8. Päivitä kirjanpito samana päivänä. Viikon laatikossa lojunut inventaariolista on jo vanhentunut.

Mitä erotuksille tehdään

Laskeminen on vain puolet työstä; toinen puoli on päättää mitä erotukset tarkoittavat. Osa on yksinkertaisia: varastoa käytettiin, eikä kukaan kirjannut sitä. Osa on sijoitteluongelmia: tavara on kunnossa, se on vain väärässä hyllyssä. Muutama osoittaa johonkin, joka vaatii prosessin muutosta, kuten tarvikekaappiin josta kuka tahansa voi ottaa kirjaamatta sitä.

Korjaa kirjanpito vastaamaan löytämääsi, ja etsi sitten toistuvia kaavoja. Jos samat tavarat ovat väärin joka kerta, laske ne useammin, anna niille selkeä paikka, tai helpota kirjaamista sillä hetkellä kun ne otetaan. Arvokkaat ja nopeasti liikkuvat tavarat ansaitsevat useammin laskemista; hitaat, halvat tavarat voivat odottaa.

Milloin paperi ja taulukkolaskenta riittävät edelleen

Paperiset inventaariolistat ja taulukkolaskenta toimivat hyvin monelle tiimille, eikä niitä tarvitse korvata vain korvaamisen vuoksi. Jos yksi henkilö hoitaa pientä tarvikekaappia, laskee muutaman kerran vuodessa, eikä kukaan muu tarvitse lukuja välillä, tulostettu lista ja taulukkolaskenta riittävät täysin.

Ongelmat alkavat kun useampi henkilö laskee yhtä aikaa, kun lista pitää jälkikäteen kirjoittaa uudelleen taulukkolaskentaan, tai kun pääasiallista tiedostoa on kopioitu niin monta kertaa, ettei kukaan ole varma mikä versio on ajan tasalla. Uudelleenkirjoittamisessa numerot menevät sekaisin. Useissa kopioissa laskennat katoavat. Siinä vaiheessa ongelma ei enää ole itse lista, vaan kuilu listan ja kirjanpidon välillä.

Mihin Tana sopii

Tana on tiimin jaettu varasto. Tavarat kirjataan varastoittain (hylly, laatikko, huone tai ajoneuvo), ja varastot voidaan ryhmitellä sijainnin alle, joten hyvän inventaariolistan rakenne on jo datasi rakenne.

Kun haluat paperisen listan, CSV-vienti antaa sinulle sellaisen: se listaa jokaisen tavaran varastoineen, sijainteineen, määrineen ja hälytysrajoineen, ja avautuu missä tahansa taulukkolaskennassa. Järjestä se sijainnin ja varaston mukaan, lisää “laskettu”-sarake ja tulosta. Jos haluat mieluummin laskea laitteella, avaa varasto iPhonella, iPadilla tai verkkosovelluksessa, ja käytä =-painiketta asettaaksesi täsmälleen laskemasi määrän. Tana tallentaa kuka muutti mitäkin määrää, milloin ja missä varastossa, joten “laskija / päivämäärä” -sarake täyttyy itsestään. Hyllyihin tulostetut QR-tarrat vievät sinut suoraan oikeaan varastoon skannattaessa, ja vähäisen varaston hälytykset käyttävät jokaisen tavaran omaa rajaa, joten tilaussarake toimii edelleen inventaarioiden välillä.

Usein kysyttyä

Mitä inventaariolistan pitäisi sisältää?

Vähintään: varasto, tavara, yksikkö, odotettu määrä ja laskettu määrä. Lisää sijainti, tavaran tunnus, tilausraja, laskija ja huomiot kun oikeasti käytät niitä.

Pitäisikö inventaariolista järjestää tavaran vai sijainnin mukaan?

Sijainnin ja varaston mukaan. Laskijat liikkuvat hylly hyllyltä, joten kulkujärjestyksessä oleva lista tarkoittaa vähemmän laskematta jääneitä tai kahdesti laskettuja tavaroita.

Kuinka usein inventaario pitäisi tehdä?

Se riippuu siitä kuinka nopeasti varasto liikkuu ja mitä se on arvoltaan. Monet tiimit tekevät täyden inventaarion silloin tällöin ja laskevat arvokkaat tai nopeasti liikkuvat tavarat useammin välillä.

Onko parempi näyttää vai piilottaa odotettu määrä inventaariolistassa?

Näyttäminen on nopeampaa; piilottaminen antaa rehellisemmän laskennan. Yleinen tapa on piilottaa se usein virheellisille tai arvokkaille tavaroille, ja näyttää se muille.

Voinko käyttää taulukkolaskentaa inventaariolistan pohjana?

Kyllä. Taulukkolaskenta yllä mainituilla sarakkeilla, järjestettynä varaston mukaan, toimii hyvin. Suurin riski on laskettujen määrien kirjoittaminen uudelleen pääasialliseen tiedostoon, joten päivitä kirjanpito suoraan listasta samana päivänä.