Inventeringslista: vad den bör innehålla och hur du genomför en inventering
Vad en inventeringslista bör innehålla, vilka kolumner som faktiskt är till nytta, och hur du genomför en lugn och noggrann inventering på papper, i kalkylark eller i en app.
Publicerad
En inventeringslista (lagerräkningslista) är listan du bär med dig under räkningen: varje artikel du förväntar dig att hitta, var den ska finnas, det antal bokföringen säger finns där, och ett tomt fält för det tal du faktiskt ser. Ska du genomföra en inventering och vill ha en lista som fungerar är det korta svaret detta: håll den till kolumner folk faktiskt fyller i, sortera den i den ordning du går, och fyll i allt utom det räknade antalet i förväg.
Det låter enkelt, och det är det. De flesta inventeringslistor misslyckas inte för att de saknar en smart kolumn, utan för att de har för många, är sorterade i bokstavsordning istället för efter hylla, eller lämnar räknaren att gissa vilken låda hen tittar på. Den här artikeln går igenom vad som ska stå på listan, hur du genomför räkningen, och vad du gör med talen efteråt.
Vad en inventeringslista är till för
En inventeringslista finns för att jämföra två tal: vad bokföringen säger att du har, och vad som fysiskt står på hyllan. Allt annat på listan stöttar den jämförelsen.
Den svarar också på några tystare frågor under tiden. Vem räknade den här hyllan? När? Är något under nivån där du borde beställa mer? Dök samma artikel upp på två ställen? En bra lista gör att de här svaren faller ut naturligt ur räkningen, utan extra arbete.
Det är värt att skilja inventeringslistan från din vardagliga lagerlista. Lagerlistan är registret du håller uppdaterat mellan inventeringar. Inventeringslistan är en ögonblicksbild du skriver ut eller öppnar för en enda inventering, fyller i, och sedan använder för att rätta registret. Att blanda de två, till exempel genom att skriva över antal i huvudkalkylarket medan du går runt, gör det svårt att se i efterhand vad som ändrades och varför.
Kolumnerna som är värda att behålla
En användbar inventeringslista har ett litet antal kolumner, och var och en har ett tydligt syfte. Den här tabellen är en mall du kan kopiera in i ett kalkylark eller linjera upp på papper.
| Kolumn | Vad som ska stå där | Varför den hjälper |
|---|---|---|
| Plats | Anläggning eller byggnad, om du har fler än en | Delar upp räkningen mellan personer och platser |
| Förråd | Hyllan, lådan, rummet eller fordonet | Talar om exakt var räknaren ska titta |
| Artikel | Namnet alla använder på den | Identifierar vad som ska räknas |
| Artikel-id eller streckkod | En kod, om du har en | Skiljer artiklar med liknande namn åt |
| Enhet | Styck, låda, förpackning, rulle | Hindrar att “en låda” räknas som “en” |
| Förväntat antal | Vad bokföringen säger | Talet du stämmer av mot |
| Räknat antal | Lämnas tomt; fylls i vid hyllan | Talet du faktiskt hittade |
| Differens | Räknat minus förväntat | Visar med en blick vad som behöver ses över |
| Beställningsnivå | Antalet där du bör fylla på | Flaggar vad som bör beställas medan du ändå är där |
| Räknat av / datum | Initialer och dagen | Låter dig fråga rätt person senare |
| Anteckningar | Skadat, utgånget, hittat på annan plats | Fångar orsaken bakom en differens |
Du behöver inte alla kolumner. Ett litet kontor som räknar förbrukningsmaterial kan hoppa över id och plats. Ett team med flera anläggningar vill ha båda. Testet för varje kolumn är enkelt: kommer någon att fylla i den, och kommer någon att använda den efteråt? Om inte, lämna den ute.
Sortera listan i den ordning du går
Den mest användbara förändringen du kan göra med en inventeringslista är att sortera den efter plats och förråd, inte efter artikelnamn. Räknare arbetar sig igenom ett rum hylla för hylla. En lista i bokstavsordning skickar dem fram och tillbaka, och det är där artiklar missas eller räknas dubbelt.
Placera varje förråd i ett eget block med rader, i den ordning du skulle passera dem. Om en artikel finns på två ställen ska den finnas med två gånger, en gång under varje förråd, var och en med sitt eget förväntade och räknade antal. Det är det enda sättet att upptäcka det klassiska problemet med lager som existerar men står på fel ställe.
Bör du visa det förväntade antalet?
Det finns två skolor, och båda är rimliga. Att visa det förväntade talet gör räkningen snabbare: räknaren ser “12 lådor handskar”, tittar, bekräftar och går vidare. Att dölja det ger en ärligare räkning, eftersom ingen frestas att skriva ner det tal de blivit tillsagda att förvänta.
En praktisk medelväg: dölj det förväntade antalet för dyra eller ofta felräknade artiklar, och visa det för billiga, stabila saker som packtejp eller kulspetspennor. Eller visa det, men be räknarna skriva det räknade antalet fullt ut varje gång, aldrig en bock. En bock säger bara att någon tittade; ett tal säger vad de hittade.
Så genomför du en räkning med listan
En inventering går smidigt när den förbereds dagen innan, inte samma morgon. De här stegen fungerar lika bra för en enda hylla med städmaterial som för ett helt lager.
- Välj en lugn stund. Välj en tid när lagret inte rör sig, eller kom överens om att pausa uttag och mottagning under räkningen.
- Skriv ut eller öppna en färsk lista. Generera den från aktuella register så att de förväntade antalen är uppdaterade.
- Dela upp arbetet per förråd. Ge varje person en uppsättning hyllor eller rum, inte en uppsättning artiklar. Två personer bör aldrig räkna samma hylla samtidigt.
- Räkna det som finns, inte det som står listat. Hittar du en artikel som inte finns på listan, lägg till en rad. Oregistrerat lager är ett fynd, inte ett besvär.
- Skriv tal, inte bockar. Registrera det räknade antalet i den enhet som anges på listan.
- Räkna om stora differenser. Innan någon lämnar rummet, låt en andra person kontrollera varje rad där differensen ser stor eller överraskande ut.
- Anteckna orsaken. Trasigt, använt utan registrering, flyttat till en annan hylla: en kort anteckning nu sparar en lång utredning senare.
- Uppdatera registren samma dag. En inventeringslista som ligger i en låda i en vecka är redan inaktuell.
Vad du gör med differenserna
Själva räkningen är bara halva jobbet; den andra halvan är att avgöra vad differenserna betyder. Vissa är enkla: lager användes och ingen skrev ner det. Vissa är placeringsproblem: artikeln finns kvar, den står bara på fel hylla. Några pekar på något som behöver en processförändring, som ett förrådsskåp vem som helst kan ta ifrån utan att registrera det.
Rätta registren så att de stämmer med det du hittade, och leta sedan efter mönster. Om samma artiklar alltid är fel, räkna dem oftare, ge dem en tydlig fast plats, eller gör det enklare att registrera i stunden de tas ut. Dyra artiklar och sådana som går åt snabbt förtjänar tätare räkning; långsamma, billiga artiklar kan vänta.
När papper och kalkylark fortfarande fungerar bra
Pappersinventeringslistor och kalkylark fungerar bra för många team, och det finns ingen anledning att byta ut dem bara för sakens skull. Om en person sköter ett litet skåp, räknar några gånger om året, och ingen annan behöver siffrorna däremellan, är ett utskrivet formulär och ett kalkylark fullt tillräckligt.
Problemen börjar när flera personer räknar samtidigt, när listan måste skrivas in igen i ett kalkylark efteråt, eller när huvudfilen har kopierats så många gånger att ingen är säker på vilken version som gäller. Vid omskrivning är det där talen kastas om. Vid flera kopior är det där räkningar går förlorade. Vid den punkten är det inte längre listan i sig som är problemet, utan gapet mellan listan och registret.
Var Tana passar in
Tana är ett delat lager för ett team. Artiklar registreras per förråd (en hylla, låda, rum eller fordon), och förråd kan grupperas efter plats, så strukturen på en bra inventeringslista är redan strukturen på din data.
När du vill ha en papperslista ger CSV-exporten dig en direkt: den listar varje artikel med sitt förråd, plats, antal och varningsgräns, och öppnas i vilket kalkylark som helst. Sortera den efter plats och förråd, lägg till en “räknat”-kolumn och skriv ut. Föredrar du att räkna på en enhet, öppna ett förråd på iPhone, iPad eller i webbappen, och använd =-knappen för att ange det exakta antal du räknat. Tana registrerar vem som ändrade vilket antal, när och i vilket förråd, så kolumnen “räknat av / datum” fylls i av sig själv. Utskrivna QR-etiketter på hyllorna tar dig direkt till rätt förråd när de skannas, och varningar om lågt lager använder varje artikels gräns, så beställningskolumnen fortsätter fungera mellan inventeringar.
Vanliga frågor
Vad bör en inventeringslista innehålla?
Som ett minimum: förråd, artikel, enhet, förväntat antal och räknat antal. Lägg till plats, en artikelkod, beställningsnivå, vem som räknade och anteckningar när du faktiskt kommer använda dem.
Ska jag sortera en inventeringslista efter artikel eller efter plats?
Efter plats och förråd. Räknare rör sig hylla för hylla, så en lista i gångordning betyder färre missade eller dubbelräknade artiklar.
Hur ofta bör jag göra en inventering?
Det beror på hur snabbt lagret rör sig och vad det är värt. Många team gör en fullständig inventering då och då, och räknar dyra eller snabbrörliga artiklar oftare däremellan.
Är det bättre att visa eller dölja det förväntade antalet på en inventeringslista?
Att visa det är snabbare; att dölja det ger en ärligare räkning. Ett vanligt tillvägagångssätt är att dölja det för artiklar som ofta blir fel eller är dyra, och visa det för resten.
Kan jag använda ett kalkylark som mall för en inventeringslista?
Ja. Ett kalkylark med kolumnerna ovan, sorterat efter förråd, fungerar bra. Den största risken är att skriva in räknade antal på nytt i huvudfilen, så uppdatera registren direkt från listan samma dag.