Inventúrny hárok: čo by mal obsahovať a ako s ním vykonať inventúru
Čo by mal obsahovať inventúrny hárok, ktoré stĺpce sa naozaj oplatí mať a ako pokojne a presne vykonať fyzickú inventúru na papieri, v tabuľke alebo v aplikácii.
Publikované
Inventúrny hárok je zoznam, ktorý nosíte pri sebe počas počítania: každá položka, ktorú očakávate nájsť, miesto, kde by mala byť, množstvo, ktoré hovoria záznamy, a prázdne miesto na číslo, ktoré skutočne uvidíte. Ak sa chystáte na inventúru a chcete hárok, ktorý funguje, krátka odpoveď znie: obmedzte ho na stĺpce, ktoré ľudia naozaj vyplnia, zoraďte ho v poradí, v akom chodíte, a vopred vyplňte všetko okrem napočítaného množstva.
Znie to jednoducho, a aj to tak je. Väčšina inventúrnych hárkov zlyháva nie preto, že by im chýbal nejaký šikovný stĺpec, ale preto, že ich majú príliš veľa, sú zoradené abecedne namiesto podľa poličiek, alebo nechávajú počítajúceho hádať, na ktorú škatuľu sa vlastne pozerá. Tento článok sa venuje tomu, čo do hárku zaradiť, ako viesť inventúru a čo robiť s číslami potom.
Na čo slúži inventúrny hárok
Inventúrny hárok existuje na to, aby porovnal dve čísla: čo hovoria záznamy, že máte, a čo je fyzicky na polici. Všetko ostatné na hárku slúži tomuto porovnaniu.
Popri tom odpovedá aj na pár tichších otázok. Kto počítal túto policu? Kedy? Je niečo pod úrovňou, pri ktorej by ste mali dopĺňať zásoby? Objavila sa rovnaká položka na dvoch miestach? Dobrý hárok je postavený tak, že tieto odpovede vyplynú zo samotného počítania bez ďalšej práce.
Oplatí sa oddeliť inventúrny hárok od bežného zoznamu zásob. Zoznam zásob je záznam, ktorý priebežne udržiavate aktuálny medzi inventúrami. Inventúrny hárok je momentka, ktorú vytlačíte alebo otvoríte pre jednu konkrétnu inventúru, vyplníte a potom použijete na opravu záznamov. Ak tieto dve veci zmiešate, napríklad prepisovaním množstiev priamo v hlavnej tabuľke počas chôdze, ťažko sa potom zisťuje, čo sa zmenilo a prečo.
Stĺpce, ktoré sa oplatí mať
Užitočný inventúrny hárok má malý súbor stĺpcov a každý má jasnú úlohu. Táto tabuľka je vzor, ktorý si môžete skopírovať do tabuľkového procesora alebo nalinkovať na papier.
| Stĺpec | Čo doň patrí | Prečo pomáha |
|---|---|---|
| Miesto | Pobočka alebo budova, ak ich máte viac | Rozdeľuje počítanie medzi ľudí a miesta |
| Sklad | Polica, škatuľa, miestnosť alebo vozidlo | Presne hovorí počítajúcemu, kam sa má pozrieť |
| Položka | Názov, ktorý všetci používajú | Určuje, čo sa má počítať |
| Kód alebo čiarový kód | Kód, ak ho máte | Odlišuje položky s podobnými názvami |
| Jednotka | Kus, škatuľa, balenie, rolka | Zabráni tomu, aby sa „jedna škatuľa“ počítala ako „jedna“ |
| Očakávané množstvo | Čo hovoria záznamy | Číslo, voči ktorému kontrolujete |
| Napočítané množstvo | Nechať prázdne; vyplní sa na mieste | Číslo, ktoré ste skutočne našli |
| Rozdiel | Napočítané mínus očakávané | Na prvý pohľad ukáže, čo si treba pozrieť |
| Úroveň objednávky | Množstvo, pri ktorom sa má doobjednať | Označí, čo objednať, keď už ste tam |
| Počítal / dátum | Iniciály a deň | Umožní vám neskôr sa spýtať správnej osoby |
| Poznámky | Poškodené, po dátume spotreby, nájdené inde | Zachytáva dôvod rozdielu |
Nepotrebujete všetky stĺpce. Malá kancelária, ktorá počíta spotrebný materiál, môže vynechať kód aj miesto. Tím s viacerými pobočkami bude chcieť oboje. Test pre každý stĺpec je jednoduchý: vyplní ho niekto a použije ho potom niekto? Ak nie, vynechajte ho.
Zoraďte hárok podľa toho, ako chodíte
Najužitočnejšia zmena, ktorú môžete na inventúrnom hárku urobiť, je zoradiť ho podľa miesta a skladu, nie podľa názvu položky. Počítajúci prechádzajú miestnosťou polica za policou. Abecedný zoznam ich posiela tam a späť, a práve vtedy sa položky vynechávajú alebo počítajú dvakrát.
Každý sklad umiestnite do vlastného bloku riadkov, v poradí, v akom by ste okolo neho prechádzali. Ak sa položka nachádza na dvoch miestach, mala by sa objaviť dvakrát, raz pod každým skladom, vždy s vlastným očakávaným a napočítaným množstvom. Len tak si všimnete klasický problém: zásoba existuje, len je na nesprávnom mieste.
Ukazovať očakávané množstvo?
Existujú dva prístupy a oba sú rozumné. Zobrazenie očakávaného čísla urýchľuje počítanie: počítajúci vidí „12 škatúľ rukavíc“, pozrie sa, potvrdí a ide ďalej. Skrytie dáva čestnejší výsledok, pretože nikoho neláka napísať číslo, ktoré mu bolo povedané očakávať.
Praktický kompromis: skryte očakávané množstvo pri drahých alebo často nesprávnych položkách a zobrazte ho pri lacných, stabilných veciach ako baliaca páska alebo perá. Alebo ho zobrazte, ale žiadajte od počítajúcich, aby vždy zapísali celé napočítané číslo, nikdy len značku. Značka hovorí, že sa niekto pozrel; číslo hovorí, čo našiel.
Ako viesť inventúru s hárkom
Inventúra prebehne hladko, keď je pripravená deň vopred, nie ráno v deň konania. Tieto kroky fungujú rovnako pre jednu policu s čistiacimi prostriedkami ako pre celý sklad.
- Vyberte pokojný okamih. Zvoľte čas, keď sa zásoby nehýbu, alebo sa dohodnite na pozastavení výdaja a príjmu počas inventúry.
- Vytlačte alebo otvorte čerstvý hárok. Vygenerujte ho z aktuálnych záznamov, aby boli očakávané množstvá aktuálne.
- Rozdeľte prácu podľa skladu. Dajte každému súbor políc alebo miestností, nie súbor položiek. Dvaja ľudia by nikdy nemali počítať tú istú policu súčasne.
- Počítajte to, čo tam je, nie to, čo je na zozname. Ak nájdete položku, ktorá nie je na hárku, pridajte riadok. Nezaevidovaná zásoba je nález, nie problém.
- Píšte čísla, nie značky. Zapíšte napočítané množstvo v jednotke uvedenej na hárku.
- Prepočítajte veľké rozdiely. Predtým, ako niekto opustí miestnosť, nech druhá osoba skontroluje každý riadok, kde rozdiel vyzerá veľký alebo prekvapivý.
- Zaznamenajte dôvod. Poškodené, spotrebované bez zaznamenania, presunuté na inú policu: krátka poznámka teraz ušetrí dlhé vyšetrovanie neskôr.
- Aktualizujte záznamy v ten istý deň. Inventúrny hárok, ktorý leží v zásuvke týždeň, je už zastaraný.
Čo robiť s rozdielmi
Počítanie je len polovica práce; druhá polovica je rozhodnúť, čo rozdiely znamenajú. Niektoré sú jednoduché: zásoba sa použila a nikto ju nezaznamenal. Iné sú problémom umiestnenia: položka je v poriadku, len je na nesprávnej polici. Niekoľko naznačuje, že treba zmeniť proces, napríklad ak ide o skrinku so spotrebným materiálom, z ktorej si môže ktokoľvek vziať bez zaznamenania.
Najprv opravte záznamy tak, aby zodpovedali tomu, čo ste našli, a potom hľadajte vzory. Ak sa tie isté položky nezhodujú vždy, počítajte ich častejšie, dajte im jasné stále miesto, alebo uľahčite zaznamenávanie v okamihu, keď sa berú. Drahé a rýchlo sa míňajúce položky si zaslúžia častejšie počítanie; pomalé, lacné položky môžu počkať.
Kedy papier a tabuľky stále stačia
Papierové inventúrne hárky a tabuľky fungujú dobre pre veľa tímov a netreba ich nahrádzať len kvôli nahradeniu. Ak jedna osoba spravuje malú skrinku, počíta niekoľkokrát ročne a nikto iný medzitým čísla nepotrebuje, vytlačený hárok a tabuľka úplne postačujú.
Problémy začínajú, keď počíta viacero ľudí naraz, keď sa hárok potom musí prepísať do tabuľky, alebo keď bol hlavný súbor kopírovaný toľkokrát, že si nikto nie je istý, ktorá verzia je aktuálna. Pri prepisovaní sa čísla popletú. Pri viacerých kópiách sa výsledky počítania strácajú. V tomto bode už nie je problémom samotný hárok, ale medzera medzi hárkom a záznamami.
Kde zapadá Tana
Tana je zdieľaný sklad pre tím. Položky sa zaznamenávajú podľa skladu (polica, škatuľa, miestnosť alebo vozidlo) a sklady možno zoskupovať podľa miesta, takže štruktúra dobrého inventúrneho hárku je už štruktúrou vašich dát.
Keď potrebujete papierový hárok, export do CSV vám ho rovno poskytne: uvádza každú položku so skladom, miestom, množstvom a hraničnou hodnotou pre upozornenie a otvára sa v ľubovoľnom tabuľkovom procesore. Zoraďte ho podľa miesta a skladu, pridajte stĺpec „napočítané“ a vytlačte. Ak radšej počítate na zariadení, otvorte sklad na iPhone, iPade alebo vo webovej aplikácii a pomocou tlačidla = nastavte presné napočítané množstvo. Tana zaznamenáva, kto zmenil aké množstvo, kedy a v ktorom sklade, takže stĺpec „počítal / dátum“ sa vyplní sám. Vytlačené QR štítky na policiach vás po naskenovaní privedú priamo k správnemu skladu a upozornenia na nízke zásoby využívajú prah každej položky, takže stĺpec objednávky funguje aj medzi inventúrami.
Často kladené otázky
Čo by mal inventúrny hárok obsahovať?
Minimálne: sklad, položku, jednotku, očakávané množstvo a napočítané množstvo. Pridajte miesto, kód položky, úroveň objednávky, kto počítal, a poznámky, keď ich naozaj využijete.
Mám inventúrny hárok zoradiť podľa položky alebo podľa miesta?
Podľa miesta a skladu. Počítajúci sa presúvajú polica za policou, takže hárok v poradí chôdze znamená menej vynechaných alebo dvakrát napočítaných položiek.
Ako často mám robiť inventúru?
Závisí to od toho, ako rýchlo sa zásoby míňajú a akú majú hodnotu. Mnohé tímy robia úplnú inventúru občas a medzitým počítajú drahé alebo rýchlo sa míňajúce položky častejšie.
Je lepšie zobrazovať alebo skrývať očakávané množstvo na inventúrnom hárku?
Zobrazenie je rýchlejšie; skrytie dáva čestnejší výsledok. Bežný prístup je skryť ho pri položkách, ktoré sú často nesprávne alebo drahé, a zobraziť ho pri ostatných.
Môžem použiť tabuľkový procesor ako vzor inventúrneho hárku?
Áno. Tabuľka s vyššie uvedenými stĺpcami, zoradená podľa skladu, funguje dobre. Hlavným rizikom je prepisovanie napočítaných čísel späť do hlavného súboru, preto aktualizujte záznamy priamo z hárku v ten istý deň.