Fleta e numërimit të inventarit: çfarë duhet të përfshijë dhe si të bësh numërimin

Fleta e numërimit të inventarit (fleta e kontrollit të stokut) është lista që mban me vete gjatë numërimit: çdo artikull që pret të gjesh, ku duhet të ndodhet, sasinë që thonë regjistrimet dhe një hapësirë bosh për numrin që sheh në të vërtetë. Nëse je gati të bësh një inventar dhe do një fletë që funksionon, përgjigja e shkurtër është kjo: mbaje vetëm me kolonat që njerëzit do t’i plotësojnë vërtet, rendite sipas radhës që ecën, dhe plotëso paraprakisht gjithçka përveç sasisë së numëruar.

Kjo tingëllon e thjeshtë, dhe është. Shumica e fletëve të numërimit dështojnë jo sepse u mungon ndonjë kolonë e zgjuar, por sepse kanë shumë prej tyre, janë renditur alfabetikisht në vend të renditjes sipas raftit, ose e lënë numëruesin duke hamendësuar se cilën kuti po shikon. Ky artikull mbulon çfarë të vësh në fletë, si të kryesh numërimin dhe çfarë të bësh me numrat pas tij.

Për çfarë shërben një fletë numërimi inventari

Fleta e numërimit të inventarit ekziston për të krahasuar dy numra: çfarë thonë regjistrimet se ke dhe çfarë ndodhet fizikisht në raft. Gjithçka tjetër në fletë mbështet këtë krahasim.

Njëkohësisht përgjigjet edhe në disa pyetje më të qeta. Kush e numëroi këtë raft? Kur? A është diçka nën nivelin ku duhet të riporositet? A u shfaq i njëjti artikull në dy vende? Një fletë e mirë bën që këto përgjigje të dalin vetë nga numërimi, pa punë shtesë.

Ia vlen ta ndash fletën e numërimit nga lista jote e përditshme e stokut. Lista e stokut është regjistrimi që e mban të përditësuar mes numërimeve. Fleta e numërimit është një pamje e çastit që printon ose hap për një numërim të vetëm, e plotëson, dhe pastaj e përdor për të korrigjuar regjistrimin. Përzierja e këtyre dyjave, për shembull duke mbishkruar sasitë në fletëllogaritjen kryesore ndërsa ecën, e bën të vështirë të shohësh më vonë çfarë ndryshoi dhe pse.

Kolonat që ia vlen t’i mbash

Një fletë numërimi e dobishme ka pak kolona, dhe secila ka një detyrë të qartë. Kjo tabelë është një model që mund ta kopjosh në një fletëllogaritje ose ta vizatosh në letër.

Kolona	Çfarë vendoset aty	Pse ndihmon
Vendndodhja	Objekti ose ndërtesa, nëse ke më shumë se një	Ndan numërimin mes njerëzve dhe vendeve
Magazina	Rafti, kutia, dhoma ose automjeti	I thotë numëruesit saktësisht ku të shikojë
Artikulli	Emri që përdorin të gjithë	Identifikon çfarë duhet numëruar
Kodi ose barkodi	Një kod, nëse ke	Dallon artikujt me emra të ngjashëm
Njësia	Copë, kuti, paketë, rulo	Pengon që “një kuti” të numërohet si “një”
Sasia e pritur	Çfarë thonë regjistrimet	Numri me të cilin krahason
Sasia e numëruar	Lëre bosh; plotësohet te rafti	Numri që gjete në të vërtetë
Diferenca	Numëruar minus pritur	Tregon me një shikim çfarë duhet parë më nga afër
Niveli i riporosisë	Sasia ku fillon riporosia	Sinjalizon çfarë të porositet ndërkohë që je aty
Numëruar nga / data	Inicialet dhe dita	Të lejon të pyesësh personin e duhur më vonë
Shënime	I dëmtuar, i skaduar, gjetur diku tjetër	Kap arsyen pas një diference

Nuk të duhen të gjitha kolonat. Një zyrë e vogël që numëron materiale zyre mund t’i heqë kodin dhe vendndodhjen. Një ekip me disa objekte do t’i dojë të dyja. Testi për çdo kolonë është i thjeshtë: a do ta plotësojë dikush, dhe a do ta përdorë dikush më pas? Nëse jo, hiqe.

Rendite fletën sipas radhës që ecën

Ndryshimi më i dobishëm që mund t’i bësh një flete numërimi është ta rendisësh sipas vendndodhjes dhe magazinës, jo sipas emrit të artikullit. Numëruesit e kalojnë një dhomë raft pas rafti. Një listë alfabetike i dërgon para-mbrapa, dhe pikërisht atje artikujt anashkalohen ose numërohen dy herë.

Vendos çdo magazinë në bllokun e vet të rreshtave, sipas radhës që do të kaloje pranë tyre. Nëse një artikull ndodhet në dy vende, duhet të shfaqet dy herë, një herë nën secilën magazinë, secila me sasinë e vet të pritur dhe të numëruar. Kjo është e vetmja mënyrë për të vënë re problemin klasik të stokut që ekziston, por ndodhet në vendin e gabuar.

A duhet ta shfaqësh sasinë e pritur?

Ka dy shkolla mendimi, dhe të dyja janë të arsyeshme. Shfaqja e numrit të pritur e bën numërimin më të shpejtë: numëruesi sheh “12 kuti dorezash”, shikon, konfirmon dhe vazhdon më tej. Fshehja e tij jep një numërim më të ndershëm, sepse askush nuk tundohet të shkruajë numrin që i është thënë të presë.

Një kompromis praktik: fshihe sasinë e pritur për artikujt e shtrenjtë ose ata që shpesh dalin gabim, dhe shfaqe atë për gjëra të lira e të qëndrueshme si shiriti i paketimit apo stilolapsat. Ose shfaqe, por kërkoju numëruesve ta shkruajnë çdo herë numrin e plotë të numëruar, kurrë vetëm një shenjë kontrolli. Një shenjë tregon vetëm se dikush shikoi; një numër tregon çfarë gjeti.

Si të bësh një numërim me fletën

Një inventar shkon mirë kur përgatitet një ditë më parë, jo në mëngjesin e vetë ditës. Këto hapa funksionojnë njësoj për një raft të vetëm me produkte pastrimi dhe për një magazinë të tërë.

1. Zgjidh një moment të qetë. Zgjidh një kohë kur stoku nuk lëviz, ose bini dakord ta pezulloni marrjen dhe pritjen e artikujve gjatë numërimit.
2. Printo ose hap një fletë të re. Gjeneroje nga regjistrimet aktuale që sasitë e pritura të jenë të përditësuara.
3. Ndaje punën sipas magazinës. Jepi secilit person një grup raftesh ose dhomash, jo një grup artikujsh. Dy persona nuk duhet ta numërojnë kurrë të njëjtin raft njëkohësisht.
4. Numëro çfarë ndodhet aty, jo çfarë është në listë. Nëse gjen një artikull që nuk është në fletë, shto një rresht. Stoku i paregjistruar është një zbulim, jo bezdi.
5. Shkruaj numra, jo shenja. Regjistro sasinë e numëruar në njësinë e treguar në fletë.
6. Rinumëro diferencat e mëdha. Para se dikush të largohet nga dhoma, lëri një personi tjetër të kontrollojë çdo rresht ku diferenca duket e madhe ose e papritur.
7. Shëno arsyen. I thyer, përdorur pa u regjistruar, zhvendosur në një raft tjetër: një shënim i shkurtër tani kursen një hetim të gjatë më vonë.
8. Përditëso regjistrimet të njëjtën ditë. Një fletë numërimi që qëndron në sirtar për një javë tashmë ka mbetur pas.

Çfarë të bësh me diferencat

Numërimi është vetëm gjysma e punës; gjysma tjetër është të vendosësh çfarë kuptojnë diferencat. Disa janë të thjeshta: stoku u përdor dhe askush nuk e shkroi. Disa janë probleme vendosjeje: artikulli është në rregull, thjesht ndodhet në raftin e gabuar. Pak prej tyre tregojnë diçka që kërkon ndryshim procesi, si një dollap furnizimesh nga i cili kushdo mund të marrë pa e regjistruar.

Së pari korrigjo regjistrimet që të përputhen me çfarë gjete, pastaj kërko modele. Nëse të njëjtët artikuj dalin gabim çdo herë, numëroji më shpesh, jepu një vend të qartë të përhershëm, ose lehtëso regjistrimin në çastin kur merren. Artikujt e shtrenjtë dhe ata që lëvizin shpejt meritojnë numërim më të shpeshtë; artikujt e lirë e të ngadaltë mund të presin.

Kur letra dhe fletëllogaritjet janë ende në rregull

Fletët e numërimit me letër dhe fletëllogaritjet funksionojnë mirë për shumë ekipe, dhe nuk ka nevojë t’i zëvendësosh vetëm për hir të zëvendësimit. Nëse një person menaxhon një dollap të vogël, numëron pak herë në vit dhe askush tjetër nuk i do numrat ndërkohë, një fletë e printuar dhe një fletëllogaritje janë plotësisht të mjaftueshme.

Problemet fillojnë kur disa persona numërojnë njëkohësisht, kur fleta duhet të rishkruhet më pas në një fletëllogaritje, ose kur skedari kryesor është kopjuar aq shumë herë sa askush nuk është i sigurt cila version është aktuali. Rishkrimi është ku numrat ngatërrohen. Kopjet e shumta janë ku numërimet humbasin. Në atë pikë, problemi nuk është më vetë fleta; është hendeku mes fletës dhe regjistrimit.

Ku përshtatet Tana

Tana është një magazinë e përbashkët për një ekip. Artikujt regjistrohen sipas magazinës (një raft, kuti, dhomë ose automjet), dhe magazinat mund të grupohen sipas vendndodhjes, kështu që struktura e një flete të mirë numërimi është tashmë struktura e të dhënave të tua.

Kur do një fletë letre, eksporti CSV të jep një të tillë: liston çdo artikull me magazinën, vendndodhjen, sasinë dhe pragun e njoftimit, dhe hapet në çdo fletëllogaritje. Rendite sipas vendndodhjes dhe magazinës, shto një kolonë “numëruar” dhe printo. Nëse preferon të numërosh në një pajisje, hap një magazinë në iPhone, iPad ose në aplikacionin web, dhe përdor butonin = për të vendosur sasinë e saktë që numërove. Tana regjistron kush ndryshoi cilën sasi, kur dhe në cilën magazinë, kështu që kolona “numëruar nga / data” plotësohet vetë. Etiketat QR të printuara në raftet të çojnë drejt e te magazina e duhur kur skanohen, dhe njoftimet për stok të ulët përdorin pragun e çdo artikulli, kështu që kolona e riporosisë vazhdon të funksionojë edhe mes numërimeve.

Pyetje të shpeshta

Çfarë duhet të përfshijë një fletë numërimi inventari?

Si minimum: magazina, artikulli, njësia, sasia e pritur dhe sasia e numëruar. Shto vendndodhjen, një kod artikulli, nivelin e riporosisë, kush numëroi dhe shënime kur do t’i përdorësh vërtet.

A duhet ta rendis një fletë numërimi sipas artikullit apo sipas vendndodhjes?

Sipas vendndodhjes dhe magazinës. Numëruesit lëvizin raft pas rafti, kështu që një fletë e renditur sipas radhës së ecjes do të thotë më pak artikuj të anashkaluar ose të numëruar dy herë.

Sa shpesh duhet të bëj një numërim inventari?

Varet nga sa shpejt lëviz stoku dhe sa vlen. Shumë ekipe bëjnë një numërim të plotë herë pas here, dhe numërojnë artikujt e shtrenjtë ose me lëvizje të shpejtë më shpesh ndërkohë.

A është më mirë të shfaqësh apo të fshehësh sasinë e pritur në një fletë inventari?

Shfaqja e bën numërimin më të shpejtë; fshehja jep një numërim më të ndershëm. Një qasje e zakonshme është ta fshehësh për artikujt që shpesh dalin gabim ose janë të shtrenjtë, dhe ta shfaqësh për pjesën tjetër.

A mund të përdor një fletëllogaritje si model flete numërimi inventari?

Po. Një fletëllogaritje me kolonat më sipër, e renditur sipas magazinës, funksionon mirë. Rreziku kryesor është rishkrimi i numrave të numëruar në skedarin kryesor, prandaj përditëso regjistrimet direkt nga fleta të njëjtën ditë.