Phiếu kiểm kê kho: cần có những gì và cách thực hiện kiểm kê

Phiếu kiểm kê kho (phiếu đếm hàng) là danh sách bạn mang theo khi kiểm kê: mọi vật phẩm bạn kỳ vọng tìm thấy, nơi nó phải ở, số lượng theo sổ sách, và một ô trống để ghi con số bạn thực sự thấy. Nếu bạn sắp thực hiện kiểm kê và muốn một phiếu thực sự hiệu quả, câu trả lời ngắn gọn là: chỉ giữ lại những cột mà mọi người sẽ thực sự điền, sắp xếp theo thứ tự bạn di chuyển, và điền sẵn mọi thứ trừ số lượng đếm được.

Nghe có vẻ đơn giản, và đúng là vậy. Hầu hết các phiếu kiểm kê thất bại không phải vì thiếu một cột thông minh nào đó, mà vì có quá nhiều cột, được sắp xếp theo bảng chữ cái thay vì theo kệ, hoặc khiến người đếm phải đoán xem mình đang nhìn thùng nào. Bài viết này sẽ đề cập đến những gì cần đưa vào phiếu, cách tiến hành kiểm kê, và việc cần làm với số liệu sau đó.

Phiếu kiểm kê kho dùng để làm gì

Phiếu kiểm kê kho tồn tại để so sánh hai con số: những gì sổ sách nói bạn có, và những gì thực tế đang có trên kệ. Mọi thứ khác trên phiếu đều hỗ trợ cho việc so sánh này.

Nó cũng trả lời một vài câu hỏi âm thầm khác trong quá trình. Ai đã đếm kệ này? Khi nào? Có món nào xuống dưới mức cần đặt hàng lại không? Cùng một vật phẩm có xuất hiện ở hai nơi không? Một phiếu tốt được thiết kế sao cho những câu trả lời này tự nhiên xuất hiện từ quá trình đếm, không cần thêm công sức.

Cũng nên tách phiếu kiểm kê khỏi danh sách hàng tồn kho hằng ngày. Danh sách hàng tồn kho là bản ghi bạn liên tục cập nhật giữa các lần kiểm kê. Phiếu kiểm kê là một bản chụp nhanh mà bạn in ra hoặc mở lên cho một lần kiểm kê cụ thể, điền vào, rồi dùng để sửa lại bản ghi. Trộn lẫn hai thứ này, ví dụ như ghi đè số lượng trực tiếp lên bảng tính chính khi đang đi kiểm kê, sẽ khiến sau này khó biết được điều gì đã thay đổi và tại sao.

Những cột đáng giữ lại

Một phiếu kiểm kê hữu ích có ít cột, và mỗi cột có một vai trò rõ ràng. Bảng dưới đây là mẫu bạn có thể sao chép vào bảng tính hoặc kẻ ra giấy.

Cột	Ghi gì vào đó	Vì sao nó hữu ích
Vị trí	Cơ sở hoặc tòa nhà, nếu bạn có nhiều hơn một	Chia việc kiểm kê giữa nhiều người và nhiều nơi
Kho chứa	Kệ, thùng, phòng hoặc phương tiện	Cho người đếm biết chính xác nơi cần nhìn
Vật phẩm	Tên mà mọi người đều dùng để gọi nó	Xác định thứ cần đếm
Mã hoặc mã vạch	Một mã, nếu có	Phân biệt các vật phẩm có tên giống nhau
Đơn vị	Cái, thùng, gói, cuộn	Tránh việc “một thùng” bị đếm thành “một”
Số lượng dự kiến	Những gì sổ sách nói	Con số bạn dùng để đối chiếu
Số lượng đếm được	Để trống; điền tại kệ	Con số bạn thực sự tìm thấy
Chênh lệch	Đếm được trừ dự kiến	Cho thấy ngay điều gì cần xem lại
Mức đặt hàng lại	Số lượng cần bổ sung khi xuống tới đó	Đánh dấu thứ nên đặt hàng trong lúc đang ở đó
Người đếm / ngày	Tên viết tắt và ngày	Cho phép bạn hỏi đúng người sau này
Ghi chú	Bị hỏng, hết hạn, tìm thấy ở nơi khác	Ghi lại lý do của chênh lệch

Bạn không cần tất cả các cột. Một văn phòng nhỏ đếm vật dụng văn phòng phẩm có thể bỏ mã và vị trí. Một đội có nhiều cơ sở sẽ cần cả hai. Cách kiểm tra cho bất kỳ cột nào rất đơn giản: có ai đó sẽ điền vào nó không, và có ai đó sẽ dùng nó sau này không? Nếu không, hãy bỏ đi.

Sắp xếp phiếu theo thứ tự bạn di chuyển

Thay đổi hữu ích nhất bạn có thể làm với một phiếu kiểm kê là sắp xếp nó theo vị trí và kho chứa, không phải theo tên vật phẩm. Người đếm đi qua một phòng theo từng kệ. Một danh sách theo bảng chữ cái khiến họ phải đi tới đi lui, và đó chính là nơi các vật phẩm bị bỏ sót hoặc đếm hai lần.

Đặt mỗi kho chứa vào một khối hàng riêng, theo đúng thứ tự bạn sẽ đi qua chúng. Nếu một vật phẩm nằm ở hai nơi, nó nên xuất hiện hai lần, mỗi lần dưới một kho chứa, mỗi lần với số lượng dự kiến và đếm được riêng. Đó là cách duy nhất để phát hiện vấn đề kinh điển: hàng vẫn còn, chỉ là đang nằm sai chỗ.

Có nên hiển thị số lượng dự kiến không?

Có hai trường phái, và cả hai đều hợp lý. Hiển thị con số dự kiến giúp đếm nhanh hơn: người đếm thấy “12 hộp găng tay”, nhìn, xác nhận, rồi đi tiếp. Ẩn nó đi cho kết quả trung thực hơn, vì không ai bị cám dỗ ghi lại con số mà họ được bảo là sẽ thấy.

Một cách dung hòa thực tế: ẩn số lượng dự kiến với những vật phẩm đắt tiền hoặc thường xuyên sai lệch, và hiển thị nó với những thứ rẻ, ổn định như băng keo đóng gói hay bút bi. Hoặc hiển thị nó, nhưng yêu cầu người đếm luôn viết đầy đủ con số đếm được, không chỉ đánh dấu tích. Một dấu tích chỉ cho biết ai đó đã nhìn; một con số cho biết họ đã tìm thấy gì.

Cách thực hiện kiểm kê với phiếu

Một cuộc kiểm kê diễn ra suôn sẻ khi được chuẩn bị từ hôm trước, không phải vào buổi sáng hôm đó. Các bước sau đây phù hợp với cả một kệ đồ vệ sinh lẫn cả một kho hàng.

1. Chọn một thời điểm yên tĩnh. Chọn lúc hàng hóa không di chuyển, hoặc thống nhất tạm dừng việc xuất nhập trong lúc kiểm kê.
2. In hoặc mở một phiếu mới. Tạo phiếu từ dữ liệu hiện tại để số lượng dự kiến được cập nhật mới nhất.
3. Chia công việc theo kho chứa. Giao cho mỗi người một tập hợp các kệ hoặc phòng, không phải một tập hợp các vật phẩm. Hai người không bao giờ nên đếm cùng một kệ cùng lúc.
4. Đếm những gì thực sự có, không phải những gì có trong danh sách. Nếu tìm thấy một vật phẩm không có trong phiếu, hãy thêm một dòng. Hàng chưa được ghi nhận là một phát hiện, không phải một phiền toái.
5. Ghi số, không đánh dấu tích. Ghi lại số lượng đếm được theo đơn vị đã ghi trên phiếu.
6. Đếm lại những chênh lệch lớn. Trước khi mọi người rời phòng, hãy để một người khác kiểm tra lại bất kỳ dòng nào có chênh lệch lớn hoặc bất ngờ.
7. Ghi chú lý do. Bị hỏng, đã dùng nhưng chưa ghi nhận, chuyển sang kệ khác: một ghi chú ngắn ngay lúc này giúp tiết kiệm một cuộc điều tra dài sau này.
8. Cập nhật sổ sách ngay trong ngày. Một phiếu kiểm kê nằm trong ngăn kéo một tuần đã lỗi thời rồi.

Việc cần làm với các chênh lệch

Đếm chỉ là một nửa công việc; nửa còn lại là quyết định xem chênh lệch đó có ý nghĩa gì. Một số đơn giản: hàng đã được dùng nhưng không ai ghi lại. Một số là vấn đề về vị trí: vật phẩm vẫn ổn, chỉ là đang ở sai kệ. Một số ít cho thấy cần thay đổi quy trình, chẳng hạn như một tủ vật tư mà bất kỳ ai cũng có thể lấy mà không cần ghi nhận.

Trước tiên, hãy sửa lại sổ sách cho khớp với những gì bạn tìm thấy, sau đó tìm kiếm các quy luật. Nếu cùng những vật phẩm đó luôn bị sai lệch, hãy đếm chúng thường xuyên hơn, cho chúng một vị trí cố định rõ ràng, hoặc giúp việc ghi nhận dễ dàng hơn ngay tại thời điểm lấy hàng. Các vật phẩm đắt tiền và tiêu thụ nhanh xứng đáng được đếm thường xuyên hơn; các vật phẩm chậm, rẻ tiền có thể chờ.

Khi nào giấy tờ và bảng tính vẫn ổn

Phiếu kiểm kê giấy và bảng tính hoạt động tốt cho nhiều đội, và không cần thay thế chúng chỉ vì muốn thay đổi. Nếu một người quản lý một tủ nhỏ, kiểm kê vài lần một năm, và không ai khác cần đến các con số ở giữa các lần đó, thì một phiếu in sẵn và một bảng tính là hoàn toàn đủ.

Rắc rối bắt đầu khi nhiều người đếm cùng lúc, khi phiếu sau đó phải được đánh lại vào bảng tính, hoặc khi tệp gốc đã được sao chép quá nhiều lần đến mức không ai chắc phiên bản nào là mới nhất. Việc đánh lại là nơi các con số bị đảo lộn. Việc có nhiều bản sao là nơi kết quả đếm bị thất lạc. Đến lúc đó, vấn đề không còn nằm ở bản thân phiếu nữa; mà nằm ở khoảng cách giữa phiếu và sổ sách.

Tana phù hợp ở đâu

Tana là kho hàng dùng chung cho một đội. Vật phẩm được ghi nhận theo kho chứa (một kệ, thùng, phòng hoặc phương tiện), và các kho chứa có thể được nhóm theo vị trí, vì vậy cấu trúc của một phiếu kiểm kê tốt vốn đã là cấu trúc dữ liệu của bạn.

Khi bạn muốn một phiếu giấy, tính năng xuất CSV sẽ cho bạn ngay một bản: liệt kê từng vật phẩm cùng kho chứa, vị trí, số lượng và ngưỡng cảnh báo, và mở được trong bất kỳ bảng tính nào. Sắp xếp theo vị trí và kho chứa, thêm một cột “đã đếm” rồi in ra. Nếu bạn thích đếm bằng thiết bị, hãy mở một kho chứa trên iPhone, iPad hoặc trong ứng dụng web, và dùng nút = để đặt đúng số lượng bạn đã đếm được. Tana ghi lại ai đã thay đổi số lượng nào, khi nào và ở kho chứa nào, vì vậy cột “người đếm / ngày” tự động được điền. Nhãn QR in sẵn trên kệ sẽ đưa bạn thẳng đến đúng kho chứa khi quét, và cảnh báo sắp hết hàng sử dụng ngưỡng của từng vật phẩm, vì vậy cột đặt hàng lại vẫn tiếp tục hoạt động giữa các lần kiểm kê.

Câu hỏi thường gặp

Một phiếu kiểm kê kho cần bao gồm những gì?

Tối thiểu: kho chứa, vật phẩm, đơn vị, số lượng dự kiến và số lượng đếm được. Thêm vị trí, mã vật phẩm, mức đặt hàng lại, người đếm và ghi chú khi bạn thực sự sẽ dùng đến chúng.

Nên sắp xếp phiếu kiểm kê theo vật phẩm hay theo vị trí?

Theo vị trí và kho chứa. Người đếm di chuyển theo từng kệ, vì vậy một phiếu được sắp theo thứ tự di chuyển đồng nghĩa với việc ít vật phẩm bị bỏ sót hoặc đếm hai lần hơn.

Nên kiểm kê kho bao lâu một lần?

Tùy thuộc vào tốc độ luân chuyển hàng hóa và giá trị của chúng. Nhiều đội thực hiện kiểm kê toàn bộ theo định kỳ, và đếm các vật phẩm đắt tiền hoặc luân chuyển nhanh thường xuyên hơn ở giữa.

Nên hiển thị hay ẩn số lượng dự kiến trên phiếu kiểm kê?

Hiển thị thì nhanh hơn; ẩn đi cho kết quả trung thực hơn. Một cách làm phổ biến là ẩn nó với những vật phẩm thường sai lệch hoặc có giá trị cao, và hiển thị với phần còn lại.

Có thể dùng bảng tính làm mẫu phiếu kiểm kê không?

Có. Một bảng tính với các cột nêu trên, được sắp xếp theo kho chứa, hoạt động tốt. Rủi ro lớn nhất là việc đánh lại các số đã đếm vào tệp gốc, vì vậy hãy cập nhật sổ sách trực tiếp từ phiếu ngay trong ngày.