Cara mencatat stok gratis: 5 metode dan satu pengaturan yang cocok untuk semuanya

Kamu bisa mencatat stok secara gratis dengan kertas dan pulpen, papan tulis, spreadsheet, spreadsheet bersama, atau aplikasi stok gratis. Metode yang dipakai tidak sepenting pengaturan di baliknya: daftar yang jelas tentang apa yang dihitung, satu satuan untuk setiap barang, tempat yang punya nama untuk semuanya, rutinitas penghitungan, dan titik pemesanan ulang untuk barang yang tidak boleh sampai habis.

Panduan ini membahas kelima metode gratis, menjelaskan dengan jujur kapan masing-masing cukup, lalu memberimu satu pengaturan yang bisa dipakai dengan metode mana pun. Kalau nanti kamu berganti metode, pengaturan ini ikut berpindah.

Lima cara gratis mencatat stok

Setiap metode gratis adalah tempat untuk mencatat dua hal: apa yang kamu punya, dan di mana barang itu berada. Bedanya ada pada siapa yang bisa melihat angkanya, seberapa mudah diubah, dan apa yang terjadi kalau ada yang salah.

Metode	Cocok dipakai ketika	Mulai kesulitan ketika
Kertas dan pulpen	Satu orang, satu ruangan, daftar pendek	Diperbarui banyak orang, atau kamu butuh riwayat
Papan tulis	Gudang bersama yang dilewati semua orang	Angka harus keluar dari ruangan, atau terhapus
Spreadsheet	Satu penanggung jawab, daftar lebih panjang, pengurutan dan total	Banyak orang mengedit salinan file yang sama
Spreadsheet bersama	Tim kecil memperbarui dari tempat berbeda	Perubahan bertabrakan, atau tidak ada yang tahu siapa mengubah apa
Aplikasi stok gratis	Tim memperbarui stok sambil bergerak	Kamu butuh fitur di luar stok, seperti akuntansi

Tak satu pun dari metode ini salah. Pilih yang paling sederhana yang sesuai dengan jumlah orang yang menyentuh stok dan seberapa sering stok berubah.

Kertas dan pulpen: masih cukup untuk daftar pendek

Buku catatan atau lembar penghitungan yang dicetak di atas clipboard adalah cara tercepat untuk mulai. Tidak ada yang perlu diinstal, siapa pun bisa memakainya, dan menuliskan angka di sebelah nama barang memaksamu benar-benar melihat rak.

Cara ini paling cocok untuk satu orang yang mengurus satu ruang: perlengkapan seni di sebuah studio, kertas printer dan toner di kantor kecil, bengkel di rumah. Buat satu kolom untuk tanggal setiap penghitungan agar kamu bisa melihat seberapa cepat barang habis.

Batasannya bersifat praktis. Kertas tidak bisa dicari, tidak ada cadangan, dan tidak memberi peringatan. Kalau buku catatan disimpan di gudang, tidak ada yang bisa mengeceknya dari meja kerja, dan kalau hilang, riwayatnya pun ikut hilang.

Papan tulis: terlihat oleh siapa pun yang lewat

Papan tulis di dinding gudang membuat stok menjadi sesuatu yang dilihat seluruh tim. Tulis nama barang, jumlah saat ini, dan titik pemesanan ulang dalam tiga kolom. Saat seseorang mengambil kotak sarung tangan terakhir, ia memperbarui papan saat keluar.

Cara ini berhasil karena selalu terlihat. Orang tidak perlu ingat untuk membuka apa pun. Cocok untuk gudang bersama, dapur, atau bengkel tempat orang yang sama menangani stok yang sama setiap hari.

Namun, papan tulis hanya ada di satu ruangan. Kamu tidak bisa mengeceknya dari toko pemasok, dan satu lengan baju yang tidak sengaja menyentuh bisa menghapus seluruh kolom. Foto papan setelah setiap penghitungan agar kamu punya catatan.

Spreadsheet: pengurutan, total, dan daftar yang lebih panjang

Spreadsheet adalah langkah alami berikutnya saat daftar sudah terlalu panjang untuk satu halaman. Kamu mendapatkan pengurutan, penyaringan, rumus untuk total, dan ruang untuk mencatat pemasok dan catatan pemesanan. Excel, Google Sheets, dan aplikasi spreadsheet lainnya bekerja sama baiknya.

Tata letak sederhana sudah cukup: satu baris untuk setiap barang di setiap tempat penyimpanan, dengan kolom untuk nama barang, satuan, tempat penyimpanan, jumlah, titik pemesanan ulang, dan tanggal penghitungan terakhir. Tambahkan kolom yang menandai baris dengan jumlah yang sudah di titik pemesanan ulang atau di bawahnya.

Spreadsheet paling kuat dengan satu penanggung jawab. Masalah mulai muncul saat salinannya bertambah banyak: satu di laptop, satu di email, satu dicetak untuk penghitungan. Setiap salinan sedikit berbeda, dan tak lama kemudian tidak ada yang tahu angka mana yang benar.

Spreadsheet bersama: satu file untuk tim kecil

Menempatkan spreadsheet dalam satu file online bersama menyelesaikan masalah banyaknya salinan. Semua orang membuka file yang sama, dan perubahan muncul untuk semua orang.

Ini cocok untuk tim kecil yang memperbarui stok dari tempat berbeda-beda. Sepakati beberapa aturan: hanya ubah kolom jumlah, jangan pernah hapus baris, dan tambahkan catatan saat memindahkan stok antar tempat penyimpanan.

Titik lemahnya muncul seiring bertambahnya anggota tim. Dua orang bisa saling menimpa angka satu sama lain. Kolom yang diurutkan bisa mengacak baris. Riwayat versi memang ada, tapi mencari tahu siapa yang mengubah satu sel Selasa lalu memakan waktu. Dan memperbarui spreadsheet lewat ponsel sambil memegang kotak itu merepotkan.

Aplikasi stok gratis: dibuat untuk pembaruan sambil bergerak

Aplikasi stok gratis dibuat khusus untuk tugas ini. Alih-alih kisi-kisi sel, kamu mendapatkan barang, tempat, dan jumlah, dengan tombol untuk menambah atau mengurangi stok serta catatan setiap perubahan.

Aplikasi paling membantu ketika beberapa orang mengambil dan mengisi ulang barang, ketika stok berada di lebih dari satu tempat, atau ketika kamu ingin diberi tahu bahwa sesuatu mulai menipis, alih-alih menyadari rak yang sudah kosong. Memindai label dengan kamera ponsel lebih cepat daripada menggulir spreadsheet.

Periksa apa yang benar-benar disediakan paket gratis sebelum berkomitmen: berapa banyak orang yang bisa bergabung, berapa lama riwayat disimpan, dan apakah kamu bisa mengekspor datamu ke spreadsheet kalau berhenti pakai.

Pengaturan yang cocok untuk metode apa pun

Metode hanyalah wadah. Yang membuat pencatatan bisa diandalkan adalah pengaturan yang kamu masukkan ke dalamnya. Enam langkah ini bekerja sama di kertas, di papan tulis, di spreadsheet, atau di aplikasi.

1. Tentukan apa yang dihitung. Daftarkan hanya barang yang benar-benar sering habis, yang kamu bayar, atau yang mudah hilang jejaknya. Barang habis pakai (sarung tangan, selotip kemasan, filter kopi) dan peralatan bernilai (proyektor, waterpass laser) biasanya penting. Klip kertas biasanya tidak.
2. Pilih satu satuan untuk setiap barang. Tentukan apakah kamu menghitung per kotak, per kemasan, atau per satuan tunggal, lalu tuliskan satuannya di sebelah nama. “Sarung tangan, kotak isi 100” mencegah satu orang menghitung sarung tangan satuan sementara orang lain menghitung kotak.
3. Beri nama setiap tempat. Beri setiap rak, lemari, ruangan, atau kendaraan nama singkat, seperti “Rak A2” atau “Van 1”. Catat stok per tempat. Total suatu barang adalah jumlah dari semua tempatnya.
4. Beri nama barang dengan cara yang sama setiap kali. Gunakan pola seperti apa, lalu varian: “Selotip, kemasan, bening” dan “Selotip, kertas, 24 mm”. Satu barang, satu nama. Duplikasi adalah penyebab angka jadi kacau.
5. Tetapkan rutinitas penghitungan. Perbarui jumlah setiap kali stok masuk atau keluar, dan lakukan penghitungan lengkap sesuai jadwal tetap. Hitung barang yang cepat bergerak dan bernilai lebih sering, yang lambat dan murah lebih jarang.
6. Tetapkan titik pemesanan ulang. Untuk setiap barang yang tidak boleh sampai habis, tuliskan jumlah saat kamu harus memesan lagi. Dasarkan pada berapa lama pengisian ulang tiba dan berapa banyak yang kamu pakai selama waktu itu, ditambah sedikit cadangan.

Tuliskan aturan ini di bagian atas lembar, di tepi papan, atau di catatan aplikasi, agar anggota tim baru mengikutinya sejak hari pertama.

Tanda-tanda kamu sudah melampaui metode saat ini

Metode gratis sudah cukup selama angkanya tetap benar. Perhatikan tanda-tanda berikut:

• Kamu baru tahu sesuatu habis justru saat membutuhkannya.
• Dua orang memberi jawaban berbeda untuk “berapa jumlah yang kita punya?”.
• Tidak ada yang bisa bilang siapa yang mengambil yang terakhir, atau kapan.
• Penghitungan makin lama makin memakan waktu karena barang tidak berada di tempatnya.
• Stok tersebar di beberapa ruangan atau lokasi, sedangkan daftarnya hanya mencakup satu tempat.

Satu tanda saja sudah cukup alasan untuk memperketat pengaturanmu. Beberapa tanda sekaligus biasanya berarti sudah waktunya beralih ke metode berikutnya dalam tabel.

Di mana posisi Tana

Tana adalah aplikasi stok dengan paket gratis. Tidak perlu memasukkan kartu dan tidak ada hitungan mundur masa percobaan. Tana mengikuti persis pengaturan yang dijelaskan di atas.

Kamu membuat barang (apa yang dihitung) dan penyimpanan (rak, kotak, ruangan, atau kendaraan), dan stok dicatat per penyimpanan, dengan total barang sebagai jumlahnya. Lokasi opsional mengelompokkan penyimpanan berdasarkan gedung atau area. Kamu bisa menempelkan hingga 200 nama barang sekaligus, satu per baris, untuk memindahkan daftar dari kertas atau spreadsheet. Nama barang bersifat unik dalam satu tim, sehingga duplikasi tidak menyelinap masuk.

Penghitungan cukup dengan satu ketukan: − atau + saat stok bergerak, dan = untuk menetapkan angka pasti saat stok opname. Setiap barang bisa punya ambang stok rendah, dan Tana memberitahumu di halaman utama, lewat email dan push, serta opsional di saluran Slack. Label QR yang dicetak dari aplikasi web akan membuka barang atau penyimpanan saat dipindai dengan kamera iPhone atau iPad, atau kamera browser.

Seluruh tim melihat angka langsung yang sama, dan riwayat menunjukkan siapa mengubah jumlah apa, kapan, dan di mana. Paket gratis menyimpan 30 hari riwayat aktivitas. Kamu bisa mengekspor stok ke CSV dan membukanya di spreadsheet mana pun kapan saja. Tana berjalan di iPhone, iPad, dan Mac, serta di browser di komputer mana pun, termasuk perangkat Android.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apa cara gratis termudah untuk mencatat stok?

Untuk satu orang dan daftar pendek, buku catatan atau lembar penghitungan cetak adalah yang termudah. Untuk tim, spreadsheet bersama atau aplikasi stok gratis lebih mudah, karena semua orang melihat angka yang sama.

Bisakah saya mencatat stok tanpa software?

Bisa. Kertas dan pulpen atau papan tulis bekerja dengan baik untuk stok kecil di satu ruangan. Gunakan pengaturan yang sama: satu satuan untuk setiap barang, tempat yang diberi nama, rutinitas penghitungan, dan titik pemesanan ulang.

Seberapa sering saya harus menghitung stok?

Perbarui jumlah setiap kali stok masuk atau keluar, dan lakukan penghitungan lengkap sesuai jadwal rutin. Hitung barang yang cepat bergerak dan bernilai lebih sering daripada barang yang lambat dan murah.

Bagaimana cara menetapkan titik pemesanan ulang?

Perkirakan berapa banyak yang akan kamu pakai sambil menunggu pengisian ulang, lalu tambahkan sedikit cadangan. Saat jumlahnya mencapai angka itu, pesan lagi.

Apakah spreadsheet sudah cukup untuk mencatat stok?

Untuk satu penanggung jawab dan daftar yang stabil, seringkali cukup. Ini jadi lebih sulit saat diedit banyak orang, saat stok berada di beberapa tempat, atau saat kamu perlu tahu siapa mengubah apa.