Як знизити витрати на склад: де насправді витікають гроші

Найшвидший спосіб знизити складські витрати — не шукати одну велику економію, а закрити дрібні витоки. Гроші зникають через товар, що лежить занадто довго, речі, які закінчуються в найгірший момент, покупки, зроблені повторно, бо ніхто не знав, що потрібне вже є на полиці, і години, витрачені на пошуки. Кожен витік окремо здається дрібним. Разом вони перетворюються на реальні витрати, які рідко потрапляють у якийсь звіт.

Ця стаття показує, звідки беруться такі втрати, як вони виглядають у звичайний робочий день і які прості звички їх закривають. Ніщо з цього не потребує складу чи фінансового відділу. Все працює однаково — для комірчини в клініці, майстерні, шкільної канцелярії чи невеликого інтернет-магазину.

Звідки насправді беруться складські витрати

Складські витрати — це все, що ви платите за зберігання запасів, окрім ціни в рахунку. Частина витрат очевидна, наприклад місце на полиці. Більшість прихована в часі, втратах і рішеннях в останню мить. Ось карта типових витоків і звичка, яка закриває кожен із них.

Витік	Як це виглядає	Звичка, яка це зупиняє
Надлишок товару	Коробки одного й того ж товару, які ніхто не відкривав місяцями	Знати, що є в наявності, перш ніж замовляти
Дефіцит товару	Робота зупиняється, хтось терміново їде за покупкою	Поріг низького запасу на важливих товарах
Повторні закупівлі	«Я не знав, що в нас уже є три таких»	Один спільний список, який може перевірити кожен
Час на пошуки	Довгі пошуки зарядного пристрою чи запчастини	Визначене місце зберігання для кожного товару
Втрати та пошкодження	Товар зникає, псується або ламається в кутку	Журнал змін — хто й що змінював — і регулярні перерахунки
Повільна інвентаризація	Інвентаризація, що з’їдає цілі вихідні	Підрахунок за сховищами, за фіксованим порядком дій

Надлишок товару: гроші, що тихо лежать на полиці

Надлишок товару — це запас, куплений раніше, ніж він знадобився, і кожен день очікування щось коштує. Зазвичай це називають витратами на зберігання запасів: місце, яке товар займає, гроші, заморожені в ньому, і ризик того, що він пошкодиться, зіпсується або просто перестане бути потрібним.

Надлишок товару рідко виникає через погане рішення. Він виникає через невизначеність. Коли ніхто не впевнений, скільки пачок паперу для принтера ще залишилося, безпечним вибором здається замовити більше.

Щоб скоротити надлишок товару:

• Перевіряйте перед замовленням. Зробіть так, щоб на питання «скільки в нас є зараз?» будь-хто міг відповісти за кілька секунд.
• Дивіться на реальне споживання. Навіть приблизне розуміння того, як швидко витрачається товар, достатньо, щоб замовляти розумно.
• Будьте обережні з оптовими знижками. Знижка економить гроші лише тоді, коли ви встигаєте використати товар до того, як він зіпсується, зламається чи вийде з ужитку.
• Позбавляйтеся мертвого запасу. Товари, які довго не рухалися з місця, займають місце, де міг би бути запас, який справді потрібен.

Дефіцит товару обходиться дорожче, ніж сам товар

Дефіцит — протилежна проблема, і часто дорожча. Коли закінчуються рукавички, пакувальний скотч чи ключова запчастина, ціна самого товару — найменша частина витрат. Справжня ціна — це зупинена робота, термінова поїздка в магазин, експрес-доставка, клієнт, який чекає або йде, чи зустріч, яку доводиться переносити.

Дефіцит виникає, коли ніхто не помічає, що запас знижується. Людина, яка взяла останню коробку, припускає, що хтось інший замовить ще. Ніхто цього не робить.

Рішення — встановити точку повторного замовлення: кількість для кожного важливого товару, при досягненні якої хтось робить нове замовлення. Дізнайтеся, скільки зазвичай займає поставка поповнення і скільки ви витрачаєте за цей час, потім додайте невеликий запас про всяк випадок. Запишіть це число і переконайтеся, що потрібна людина отримує сигнал, коли запас доходить до нього.

Повторні закупівлі: купівля того, що у вас уже є

Повторні закупівлі — один із найпростіших витоків, який можна зупинити, і один із найчастіших. Комусь потрібен кабель HDMI, він не знаходиться, і людина купує новий. Через два тижні три кабелі виявляються в шухляді в іншій кімнаті.

Це відбувається тому, що інформація про запаси живе в головах людей або в таблиці, яку оновлює лише одна людина. Коли списку не довіряють, люди спочатку купують, а потім запитують.

Щоб перестати купувати одне й те саме двічі:

• Ведіть один список, який бачить і може оновлювати вся команда, а не копії на різних комп’ютерах.
• Давайте кожному товару одну назву, щоб «кабель HDMI», «шнур HDMI» і «кабель для монітора» не перетворювалися на три різні позиції.
• Записуйте де зберігається товар, а не тільки скільки його є.
• Зробіть так, щоб перевірити список було швидше, ніж замовити новий товар.

Час на пошуки — теж витрата

Кожна хвилина, витрачена на пошуки чогось, оплачується, навіть якщо вона ніколи не з’явиться в рахунку. Технік, що шукає запчастину, або вчитель, що шукає проєктор: невеликі затримки, які повторюються щодня.

Час на пошуки здебільшого виникає через те, що ніхто не знає, де знаходяться речі. Загальної кількості недостатньо. «У нас чотири проєктори» нікому не допоможе, якщо невідомо, в якій вони кімнаті.

Дайте кожному товару своє місце. Називайте сховища зрозуміло: полиця, коробка, кімната, машина. Записуйте залишок за кожним сховищем і підписуйте саме сховище, щоб люди могли перевірити, що там має бути. Коли щось переміщується, фіксуйте переміщення. Мета — щоб будь-хто, включно з новим співробітником, міг знайти товар, ні в кого не питаючи.

Втрати, пошкодження та запас, який ніхто не може пояснити

Частина запасу просто зникає. Його беруть у борг і не повертають, використовують без запису, ламають і викидають, або він псується в дальньому куті полиці. Коли підрахунок не збігається зі списком, а причина нікому не відома, ця різниця — втрачені гроші.

Тут допомагають дві звички. По-перше, ведіть журнал змін: хто що взяв, коли й звідки. Він показує закономірності, наприклад сховище, в якому постійно чогось бракує. По-друге, перераховуйте регулярно. Короткі, часті перерахунки найважливіших товарів дозволяють помітити проблему, поки вона ще невелика.

Для товарів з обмеженим терміном придатності ставте найстаріший запас вперед і використовуйте його першим. Це просте правило, але воно запобігає чималій кількості непотрібних втрат.

Швидша інвентаризація знижує витрати на працю

Інвентаризація, на яку кілька людей витрачають цілий день, обходиться дорого, а коли вона важка, її починають пропускати. Тоді записи розходяться з реальністю, і всі інші витоки посилюються.

Зробіть перерахунок коротшим і частішим:

• Рахуйте по одному сховищу за раз, а не всю будівлю одразу.
• Дорогі й швидкорухомі товари рахуйте частіше, а дешеві та повільні — рідше.
• Записуйте пораховану кількість одразу, а не рахуйте різницю на папері, щоб потім ввести її пізніше.
• Використовуйте етикетки або штрихкоди, щоб потрібний товар знаходився одразу, без пошуку в довгому списку.

Коли таблиці або паперового аркуша все ще достатньо

Не кожній команді потрібна система обліку запасів, щоб скоротити витрати. Якщо одна людина керує невеликою кількістю товарів в одному місці і більше нікому ці цифри не потрібні, таблиця або паперовий лист на полиці можуть працювати добре. Звички з цієї статті важливіші за сам інструмент.

Старий спосіб починає коштувати грошей, коли товар забирає більше людей, ніж оновлює список, коли запас лежить у кількох кімнатах чи точках, або коли єдина людина, яка знає цифри, відсутня. Саме тоді повторні закупівлі, дефіцит і час на пошуки починають зростати, тому що списку більше не довіряють.

До чого тут Tana

Tana — це спільний застосунок для обліку запасів для команд. Він підтримує описані вище звички, не змінюючи того, як ви працюєте:

• Усі бачать одні й ті ж актуальні цифри. Коли хтось фіксує залишок одним натисканням − або +, уся команда бачить це відразу, що усуває більшість причин для повторних закупівель.
• Запас фіксується за сховищем — полицею, коробкою, кімнатою чи автомобілем, — а товар можна переміщувати між сховищами. Загальна кількість товару — це сума за всіма сховищами, тому ви знаєте і скільки є, і де саме.
• Сповіщення про низький запас спрацьовують при порозі, який ви задаєте для кожного товару, — на головній сторінці, електронною поштою й push-сповіщенням, а також, за бажанням, у каналі Slack. До кожного товару можна додати нотатку «як замовити повторно».
• Назви товарів унікальні в межах команди, тому та сама річ не потрапляє до списку тричі.
• Журнал змін показує, хто змінив яку кількість, коли і в якому сховищі.
• Для інвентаризації використовується знак =, щоб встановити точно пораховану кількість. QR-мітки, роздруковані з веб-застосунку, і звичайні штрихкоди товарів відкривають потрібний товар або сховище під час сканування камерою iPhone, iPad чи браузера.
• Експорт у CSV відкривається в будь-якій таблиці, якщо ви хочете переглянути запаси в іншому місці.

Tana працює на iPhone, iPad, Mac і в браузері, є безкоштовний тариф без прив’язки картки.

Часті запитання

Що таке витрати на зберігання запасів?

Це те, у скільки обходиться зберігання запасів з часом, окрім ціни купівлі: місце, яке вони займають, гроші, заморожені в товарі, і ризик пошкодження, втрати, застарівання чи того, що товар стане нікому не потрібним.

Що дешевше — тримати більше запасів чи менше?

Жодна з крайностей не найдешевша. Занадто великий запас збільшує витрати на зберігання й втрати; занадто малий спричиняє дефіцит, термінові закупівлі та зупинку роботи. Мета — тримати запас, достатній на час, поки надходить поповнення, плюс невеликий запас про всяк випадок, для тих товарів, які справді важливі.

Як відучити команду купувати те, що у нас вже є?

Ведіть один спільний список, який кожен може швидко перевірити, давайте кожному товару одну зрозумілу назву і записуйте, де він зберігається. Коли перевірити список швидше, ніж купити нове, повторні закупівлі скорочуються самі собою.

Як часто потрібно проводити інвентаризацію?

Дорогі й швидкорухомі товари рахуйте часто, а дешеві та повільні — рідше. Короткі перерахунки за одним сховищем за раз легше підтримувати регулярно, і проблеми виявляються раніше.

Чи потрібна програма обліку запасів, щоб знизити складські витрати?

Не завжди. Одна людина, яка керує невеликою кількістю товарів в одному місці, цілком може обійтися таблицею. Програма допомагає, коли запас ділять кілька людей, товар лежить у кількох місцях або потрібні сповіщення й журнал змін.