Точка замовлення: як зрозуміти, коли дозамовляти кожен товар

Точка замовлення — це рівень запасу, який каже «замовляйте це зараз», встановлений так, щоб нова поставка прийшла раніше, ніж запас повністю закінчиться. Якщо встановити її правильно, товар тихо чекає, поки не досягне свого числа, а потім просто потрапляє в наступне замовлення — без потреби тримати це в пам’яті.

Це стосується будь-якого запасу, який ви замовляєте регулярно, — упаковки, засобів для прибирання, запчастин, офісних товарів. Нижче: формула, розв’язаний приклад, як точка замовлення пов’язана з нормативним залишком і мінімальним запасом, і як встановлювати та переглядати числа.

Формула точки замовлення

Точка замовлення має дві частини: те, що ви витратите, чекаючи на наступну поставку, плюс страховий запас на випадок повільної доставки чи напруженого періоду.

Точка замовлення = (темп витрати × час очікування поставки) + страховий запас

• Темп витрати: скільки товару ви зазвичай використовуєте за день або тиждень.
• Час очікування поставки: скільки часу минає від розміщення замовлення до отримання запасу на руки.
• Страховий запас: резерв на випадок затримок або напруженішого, ніж звично, періоду.

Статистика не потрібна. Приблизних чисел за останні тижні достатньо; скоригуйте їх, коли побачите, як вони поводяться.

Невеликий розв’язаний приклад

Скажімо, ваша команда використовує 2 коробки упаковки на тиждень, а постачальнику потрібно 5 днів на доставку.

Витрата під час очікування: 2 коробки ÷ 7 днів × 5 днів ≈ 1,4, округлено до 2. Додайте страховий запас у 1 коробку на випадок затримки доставки.

Точка замовлення = 2 + 1 = 3 коробки. Коли запас падає до 3, розміщуйте замовлення — не більше, ніж додавання двох чисел.

Нормативний залишок, точка замовлення і мінімальний запас

Ці три терміни постійно плутають. Ось на що відповідає кожен:

Термін	На яке питання відповідає	У прикладі вище
Точка замовлення	Коли розміщувати наступне замовлення?	3 коробки
Нормативний залишок	Скільки має бути на полиці після поповнення?	напр., 10 коробок: замовляйте нормативний залишок мінус те, що залишилося
Мінімальний запас	Який поріг, нижче якого я ніколи не хочу опускатися?	Зазвичай лише страховий запас, напр. 1 коробка

Багато команд використовують «точку замовлення» і «мінімальний запас» як одне й те саме число, і це нормально, доки всі розуміють це однаково. Корисна відмінність: мінімум — це дно, а точка замовлення встановлена навмисно трохи вище нього, щоб залишався час замовити до того, як дно буде досягнуте.

Складіть аркуш нормативних залишків

Аркуш нормативних залишків — це просто список, один рядок на кожен товар, який ви замовляєте повторно, з числами вище поруч із ним:

• Назва товару та одиниця, в якій ви його рахуєте (коробка, упаковка, мішок)
• Темп витрати, час очікування поставки, страховий запас
• Точка замовлення і нормативний залишок
• Де зберігається

Почніть із товарів, відсутність яких найбільше шкодить роботі або які ви замовляєте найчастіше. Полиця рідко використовуваних запчастин може залишатися неформальною.

Встановлення й перегляд порогів

Встановіть перші числа за звичайний недавній тиждень, а не напружений, потім стежте, що відбувається:

• Замовляєте раніше, ніж планували? Витрата зросла або очікування подовжилося — підвищте точку замовлення.
• Запас усе ще високий, коли приходить наступна поставка? Числа занадто щедрі — знизьте їх.
• Переглядайте при зміні терміну постачання у постачальника, коли сезон чи акція змінюють витрату, або після будь-якого випадку, коли запас закінчився.

Ставтеся до порогів як до налаштування, яке підлаштовуєте кілька разів на рік, а не як до константи.

Коли простий спосіб усе ще підходить

Якщо ви замовляєте лише кілька товарів, замовлення завжди розміщує одна людина, і вона вже відчуває, коли щось закінчується, точка замовлення «в голові» працює добре. Записувати її варто, коли запас поповнює більше однієї людини, коли якийсь товар уже захопив вас зненацька, або коли комусь іншому потрібно розмістити замовлення без попередніх розпитувань.

Де тут підходить Tana

Tana — це спільний застосунок для обліку запасів для команд, і вона покриває частину «скажи мені, коли дозамовити».

Встановіть поріг низького запасу для кожного товару — вашу точку замовлення — плюс поріг за замовчуванням для товарів, які ви не налаштували окремо. Коли запас досягає цього порогу, Tana підіймає сповіщення про низький запас на будь-якому плані: головна сторінка, лист, push, і за бажанням канал у Slack. Фільтр показує лише те, що закінчується. У кожного товару є примітка «як дозамовити» з постачальником, звичним обсягом замовлення або нормативним залишком, плюс посилання на магазини для пошуку в інтернет-магазинах. Записуйте витрату одним дотиком, а історія того, хто що взяв і коли, — це більша частина того, що потрібно, щоб оцінити темп витрати.

Tana не розраховує точку замовлення і не розміщує замовлення автоматично; ви встановлюєте поріг, а сповіщення повідомляє вам, коли його досягнуто.

Часті запитання

Яка формула точки замовлення?

Точка замовлення = (темп витрати × час очікування поставки) + страховий запас. Помножте, скільки ви використовуєте за день, на кількість днів доставки, потім додайте буфер на затримки чи напружені періоди.

Яка різниця між точкою замовлення і нормативним залишком?

Точка замовлення — це коли ви замовляєте; нормативний залишок — це кількість, до якої ви поповнюєте запас. Коли товар досягає точки замовлення, замовляйте нормативний залишок мінус те, що ще залишилося на полиці.

Мінімальний запас — це те саме, що точка замовлення?

Часто використовують як одне й те саме, але чіткіше ставитися до мінімуму як до дна, нижче якого ви ніколи не хочете опускатися, з точкою замовлення, встановленою трохи вище нього, щоб залишався час замовити заздалегідь.

Як зрозуміти, чи правильно встановлена моя точка замовлення?

Якщо ви робите термінові замовлення або запас закінчується до приходу поставки, підвищте її. Якщо запас усе ще високий, коли приходить наступна поставка, знизьте її. Перевіряйте знову при зміні термінів постачання чи витрати.