Stok takibi ücretsiz nasıl yapılır: 5 yöntem ve hepsiyle çalışan bir düzen

Stok takibini kağıt kalemle, bir beyaz tahtayla, bir Excel tablosuyla, ekip içinde paylaşılan bir tabloyla ya da ücretsiz bir stok takip uygulamasıyla tamamen bedava yapabilirsiniz. Önemli olan yöntemden çok, arkasındaki düzendir: saydığınız şeylerin net bir listesi, ürün başına tek bir birim, her şey için adlandırılmış bir yer, düzenli bir sayım rutini ve asla tükenmemesi gereken ürünler için bir yeniden sipariş noktası.

Bu yazı beş ücretsiz yöntemi tek tek ele alıyor, her birinin nerede yeterli kaldığını açıkça söylüyor ve ardından hangisini seçerseniz seçin işe yarayan bir düzen sunuyor. Daha sonra yöntem değiştirirseniz bu düzen sizinle birlikte gelir.

Stok takibini ücretsiz yapmanın beş yolu

Her ücretsiz yöntem, iki şeyi yazmak içindir: elinizde ne var ve nerede. Aralarındaki fark, sayıları kimin görebildiği, ne kadar kolay değiştirilebildiği ve bir şeyler ters gittiğinde ne olduğudur.

Yöntem	İyi çalıştığı durum	Zorlanmaya başladığı durum
Kağıt kalem	Tek kişi, tek oda, kısa liste	Birden çok kişi güncelliyorsa veya geçmiş kayıt gerekiyorsa
Beyaz tahta	Herkesin önünden geçtiği ortak depo	Sayılar odanın dışından kontrol edilmeli, ya da silinirse
Excel tablosu	Tek sorumlu, uzun liste, sıralama ve toplamlar	Aynı dosyanın kopyalarını birden çok kişi düzenliyorsa
Paylaşılan tablo	Farklı yerlerden güncelleme yapan küçük ekip	Girişler çakışıyorsa veya kimin ne değiştirdiği bilinmiyorsa
Ücretsiz stok takip uygulaması	Hareket halinde stok güncelleyen ekip	Muhasebe gibi stok dışı özellikler gerekiyorsa

Bunların hiçbiri yanlış değil. Stokla kaç kişinin ilgilendiğine ve ne sıklıkla değiştiğine göre en basit yöntemi seçin.

Kağıt kalem: kısa bir liste için hâlâ yeterli

Bir defter veya bir pano üzerindeki basılı sayım listesi, işe başlamanın en hızlı yoludur. Kurulacak bir şey yoktur, herkes kullanabilir, ve ürün adının yanına bir sayı yazmak sizi rafa gerçekten bakmaya zorlar.

En iyi tek bir kişinin tek bir alana baktığı durumlarda çalışır: bir atölyenin sanat malzemeleri, küçük bir ofisin kağıt ve toneri, evdeki bir çalışma odası. Her sayımın tarihini yazacağınız bir sütun tutun, böylece bir şeylerin ne hızla azaldığını görürsünüz.

Sınırları pratiktir. Kağıtta arama, yedekleme ya da uyarı yoktur. Defter depoda duruyorsa masa başındaki biri onu kontrol edemez, kaybolursa geçmiş kayıtlar da onunla birlikte gider.

Beyaz tahta: önünden geçen herkese görünür

Depo duvarındaki bir beyaz tahta, stoğu tüm ekibin gördüğü bir şeye dönüştürür. Ürünü, mevcut sayıyı ve yeniden sipariş noktasını üç sütuna yazın. Biri son eldiven kutusunu aldığında, çıkarken tahtayı günceller.

Bu yöntem işe yarar çünkü gözünüzün önündedir. Kimsenin bir şeyi açmayı hatırlaması gerekmez. Aynı kişilerin her gün aynı stokla ilgilendiği ortak bir depo, mutfak ya da atölye için uygundur.

Ancak beyaz tahta yalnızca o odada bulunur. Tedarikçinin mağazasından kontrol edemezsiniz ve dikkatsiz bir kol hareketi tüm bir sütunu silebilir. Kaydı korumak için her sayımdan sonra bir fotoğraf çekin.

Excel tablosu: sıralama, toplamlar ve daha uzun bir liste

Liste bir sayfaya sığmayacak kadar büyüdüğünde, bir sonraki doğal adım Excel tablosudur. Sıralama, filtreleme, toplam alan formüller ve tedarikçi ile sipariş notları için bir yer elde edersiniz. Excel, Google E-Tablolar ve diğer tüm tablo programları aynı şekilde çalışır.

Basit bir düzen yeterlidir: her ürün ve depo için bir satır, ürün adı, birim, depo, miktar, yeniden sipariş noktası ve son sayım tarihi sütunlarıyla. Miktarın yeniden sipariş noktasına eşit ya da altına düştüğü satırları işaretleyen bir sütun ekleyin.

Excel tablosu tek bir sorumluyla en güçlü halindedir. Sorun kopyalar çoğaldığında başlar: dizüstü bilgisayarda biri, e-postada biri, sayım için yazdırılan biri. Her kopya birbirinden biraz kayar ve kısa sürede hangi sayının doğru olduğunu kimse bilemez.

Paylaşılan tablo: küçük bir ekip için tek dosya

Excel tablosunu çevrimiçi paylaşılan bir dosyaya taşımak, kopya sorununu çözer. Herkes aynı dosyayı açar ve değişiklikler herkes için görünür olur.

Bu, farklı yerlerden stok güncelleyen küçük bir ekip için uygundur. Birkaç kural üzerinde anlaşın: yalnızca miktar sütununu değiştirin, satırları asla silmeyin ve stoğu depolar arasında taşırken bir not ekleyin.

Zayıf noktalar ekip büyüdükçe ortaya çıkar. İki kişi birbirinin sayılarının üzerine yazabilir. Sıralanan bir sütun satırları karıştırabilir. Sürüm geçmişi vardır ama geçen salı bir hücreyi kimin değiştirdiğini bulmak zaman alır. Ve elinde bir kutuyla telefondan tabloyu güncellemek zahmetlidir.

Ücretsiz stok takip uygulaması: hareket halinde güncelleme için tasarlanmış

Ücretsiz bir stok takip uygulaması tam olarak bu iş için tasarlanmıştır. Izgara yerine ürünler, yerler ve miktarlar bulunur; stok eklemek veya çıkarmak için düğmeler ve her değişikliğin kaydı vardır.

Uygulamalar en çok, birden fazla kişi ürün alıp yerine koyduğunda, stok birden fazla yerdeyken ya da boş bir rafı fark etmek yerine bir şeyin azalmakta olduğu size söylendiğinde işe yarar. Bir etiketi telefon kamerasıyla taramak, bir tabloda gezinmekten daha hızlıdır.

Karar vermeden önce ücretsiz planın gerçekte neleri içerdiğini kontrol edin: kaç kişinin katılabileceğini, geçmişin ne kadar süre tutulduğunu ve ayrılırsanız verilerinizi bir tabloya aktarıp aktaramayacağınızı.

Her yöntemle çalışan bir düzen

Yöntem yalnızca bir kaptır. Stok takibini güvenilir yapan, içine koyduğunuz düzendir. Şu altı adım kağıtta, beyaz tahtada, tabloda ya da uygulamada aynı şekilde işler.

1. Neyi sayacağınıza karar verin. Yalnızca gerçekten tükenen, size paraya mal olan ya da izini kaybettiğiniz şeyleri listeleyin. Sarf malzemeleri (eldiven, koli bandı, kahve filtresi) ve değerli ekipmanlar (bir projektör, bir lazerli su terazisi) genellikle önemlidir. Ataçlar genellikle önemli değildir.
2. Ürün başına tek bir birim seçin. Kutu, paket ya da tek tek mi sayacağınıza karar verin ve birimi adın yanına yazın. “Eldiven, 100’lük kutu” bir kişinin tek tek sayarken diğerinin kutu saymasını önler.
3. Her yere bir ad verin. Her rafa, dolaba, odaya ya da araca “Raf A2” ya da “Araç 1” gibi kısa bir ad verin. Stoğu yere göre kaydedin. Bir ürünün toplamı, bulunduğu yerlerin toplamıdır.
4. Ürünleri her zaman aynı şekilde adlandırın. Ne, sonra çeşit gibi bir düzen kullanın: “Bant, koli, şeffaf” ve “Bant, maskeleme, 24 mm”. Bir ürün, bir ad. Sayımların yanlış çıkmasının başlıca nedeni kopyalardır.
5. Bir sayım rutini belirleyin. Stok her girip çıktığında miktarı güncelleyin ve sabit bir programda tam sayım yapın. Hızlı hareket eden ve değerli ürünleri daha sık, yavaş ve ucuz olanları daha seyrek sayın.
6. Bir yeniden sipariş noktası belirleyin. Asla tükenmemesi gereken her ürün için, yeniden sipariş verdiğiniz miktarı yazın. Bunu, bir yenilemenin gelmesinin ne kadar sürdüğüne ve o süre içinde ne kadar kullandığınıza, artı küçük bir tampon paya dayandırın.

Bu kuralları tablonun en üstüne, tahtanın kenarına ya da uygulamanın notlarına yazın, böylece yeni bir ekip üyesi ilk günden aynı yöntemi izler.

Mevcut yönteminizi aştığınızın işaretleri

Ücretsiz bir yöntem, sayılar doğru kaldığı sürece yeterlidir. Şu işaretlere dikkat edin:

• Bir şeyin tükendiğini yalnızca ihtiyacınız olduğunda öğreniyorsunuz.
• “Kaç tane var?” sorusuna iki kişi farklı yanıt veriyor.
• Sonuncuyu kimin, ne zaman aldığını kimse söyleyemiyor.
• Eşyalar yanlış yerde olduğu için sayım her seferinde daha uzun sürüyor.
• Stok birkaç odada ya da şubede duruyor ama liste yalnızca birini kapsıyor.

Tek bir işaret, düzeninizi sıkılaştırmanız için bir nedendir. Birden fazlasının aynı anda görülmesi genellikle tablodaki bir sonraki yönteme geçme zamanı geldiği anlamına gelir.

Tana nereye uyuyor

Tana, ücretsiz planı olan bir stok takip uygulamasıdır. Kart girmeye gerek yoktur, geri sayan bir deneme süresi de yoktur. Yukarıda anlatılan düzeni aynen izler.

Ürünler (saydığınız şeyler) ve depolar (bir raf, kutu, oda ya da araç) oluşturursunuz; stok her depo için ayrı kaydedilir ve ürünün toplamı bu depoların toplamıdır. İsteğe bağlı konumlar, depoları bina ya da tesise göre gruplar. Kağıttan ya da bir tablodan listeyi taşımak için bir seferde en fazla 200 ürün adını, her satıra bir tane olacak şekilde yapıştırabilirsiniz. Ürün adları bir ekip içinde benzersizdir, böylece kopyalar sızmaz.

Sayım tek dokunuşla yapılır: stok hareket ettiğinde − ya da +, bir sayım sırasında tam miktarı ayarlamak içinse =. Her ürün için bir düşük stok eşiği belirleyebilirsiniz; Tana sizi ana sayfada, e-posta ve push bildirimiyle ve isteğe bağlı olarak bir Slack kanalında uyarır. Web uygulamasından yazdırılan QR etiketleri, iPhone veya iPad kamerasıyla ya da tarayıcı kamerasıyla taranınca ilgili ürünü veya depoyu açar.

Tüm ekip aynı güncel sayıları görür ve geçmiş, kimin hangi miktarı, ne zaman ve hangi depoda değiştirdiğini gösterir. Ücretsiz plan 30 günlük etkinlik geçmişini saklar. Stoğunuzu istediğiniz zaman CSV olarak dışa aktarıp herhangi bir tabloda açabilirsiniz. Tana iPhone, iPad ve Mac’te, Android cihazlar dahil herhangi bir bilgisayarın tarayıcısında çalışır.

Sık sorulan sorular

Stok takibini ücretsiz yapmanın en kolay yolu nedir?

Tek bir kişi ve kısa bir liste için bir defter ya da basılı sayım listesi en kolayıdır. Bir ekip için, herkesin aynı sayıları gördüğü paylaşılan bir tablo ya da ücretsiz bir stok takip uygulaması daha kolaydır.

Program kullanmadan stok takibi yapabilir miyim?

Evet. Küçük, tek odalı stoklar için kağıt kalem ya da beyaz tahta iyi çalışır. Aynı düzeni kullanın: ürün başına tek bir birim, adlandırılmış yerler, bir sayım rutini ve yeniden sipariş noktaları.

Stoğumu ne sıklıkla saymalıyım?

Stok her girip çıktığında miktarı güncelleyin ve düzenli bir programda tam sayım yapın. Hızlı hareket eden ve değerli ürünleri, yavaş ve ucuz olanlardan daha sık sayın.

Yeniden sipariş noktasını nasıl belirlerim?

Bir yenileme gelirken ne kadar kullanacağınızı tahmin edin, ardından küçük bir pay ekleyin. Miktar bu sayıya ulaştığında yeniden sipariş verin.

Stok takibi için Excel tablosu yeterli mi?

Tek bir sorumlu ve istikrarlı bir liste için genellikle yeterlidir. Birden çok kişi düzenlediğinde, stok birden fazla yerdeyken ya da kimin ne değiştirdiğini bilmeniz gerektiğinde zorlaşır.