Как да намалите разходите за склад: къде наистина изтичат парите

Най-бързият начин да намалите разходите за склад не е да търсите едно голямо спестяване, а да спрете малките пропуски. Парите изтичат през стока, която стои прекалено дълго, артикули, които свършват в най-неподходящия момент, неща, купени двойно, защото никой не е знаел, че вече ги има, и часовете, прекарани в търсенето им. Всеки пропуск сам по себе си е малък. Заедно те се превръщат в реален разход, който рядко се вижда в който и да е отчет.

Тази статия минава през това къде се появяват тези пропуски, как изглеждат в един обикновен работен ден и какви прости навици ги затварят. Нищо от това не изисква склад с персонал или финансов отдел. Работи еднакво добре за стая с материали в клиника, работилница, училищен офис или малък онлайн магазин.

Откъде наистина идват разходите за склад

Разходите за склад са всичко, което плащате за държането на стока, освен цената във фактурата. Някои са очевидни, като мястото на рафта. Повечето обаче са скрити във време, загуби и решения в последната минута. Ето карта на честите пропуски и навика, който затваря всеки от тях.

Пропуск	Как изглежда на практика	Навикът, който го затваря
Излишни наличности	Кутии от един и същ артикул, неотваряни от месеци	Знай какво имаш, преди да поръчаш
Изчерпване на наличности	Работата спира, някой тръгва спешно да купува	Праг за ниска наличност на важните артикули
Двойни поръчки	„Не знаех, че вече имаме три от тези“	Един споделен списък, който всеки може да провери
Загубено време в търсене	Дълго ровене за зарядно или резервна част	Определено място за всеки артикул
Загуба и брак	Артикули изчезват, развалят се или се повреждат някъде в ъгъла	Запис кой какво е променил и редовно броене
Бавно броене	Инвентаризация, която отнема цял уикенд	Броене по склад, с фиксирана рутина

Излишни наличности: пари, които тихо лежат на рафта

Излишните наличности са стока, купена преди да ви е трябвала, и всеки ден, в който чака, ви струва нещо. Този разход обикновено се нарича разход за поддържане на наличности: мястото, което заема, парите, вложени в нея, и рискът да се повреди, да остарее или просто да престане да е полезна.

Излишните наличности рядко идват от лошо решение. Те идват от несигурност. Когато никой не е сигурен колко пакета копирна хартия остават, безопасният избор е да се поръча още.

За да намалите излишните наличности:

• Проверявайте, преди да поръчате. Направете така, че „колко имаме точно сега?“ да е въпрос, на който всеки може да отговори за секунди.
• Гледайте реалната консумация. Приблизителна представа колко бързо се изразходва един артикул е достатъчна, за да поръчате разумно количество.
• Внимавайте с офертите за едро. Отстъпката спестява пари само ако успеете да изразходвате стоката, преди да се развали, счупи или излезе от употреба.
• Разчистете мъртвата наличност. Артикулите, които не са мърдали отдавна, заемат място, което може да носи нещо полезно.

Изчерпването на наличности струва повече от самия артикул

Изчерпването на наличности е обратният проблем и често е по-скъпо. Когато свършат ръкавиците, опаковъчната лента или ключова резервна част, цената на самия артикул е най-малката част от разхода. Истинската цена е спрялата работа, спешното пътуване до магазина, експресната доставка, клиент, който чака или си тръгва, или час, който трябва да се премести.

Изчерпването на наличности се случва, когато никой не забелязва, че количеството намалява. Последният човек, който взима кутия, приема, че някой друг ще поръча още. Никой не го прави.

Решението е праг за поръчка: количество за всеки важен артикул, при което някой поръчва още. Попитайте колко обикновено отнема доставката и колко се изразходва през това време, после добавете малък резерв. Запишете числото и се погрижете правилният човек да бъде уведомен, когато наличността го достигне.

Двойни поръчки: купуване на нещо, което вече притежавате

Двойните поръчки са един от най-лесните пропуски за спиране и един от най-честите. На някого му трябва HDMI кабел, не намира такъв и купува нов. Две седмици по-късно три кабела се появяват в чекмедже в друга стая.

Това се случва, защото информацията за наличностите живее в главите на хората или в таблица, която обновява само един човек. Когато на списъка не се вярва, хората първо купуват и после питат.

За да спрете двойните покупки:

• Поддържайте един списък, който целият екип вижда и обновява, а не копия на различни компютри.
• Дайте на всеки артикул едно име, така че „HDMI кабел“, „HDMI жило“ и „видео кабел“ да не са три отделни записа.
• Записвайте къде се съхранява артикулът, а не само колко бройки има.
• Направете проверката на списъка по-бърза от поръчването на нов артикул.

Времето за търсене също е разход

Всяка минута, прекарана в търсене на нещо, се плаща, дори когато не се вижда във фактура. Техник, който търси част, или учител, който търси проектор: малки забавяния, които се повтарят всеки ден.

Времето за търсене идва предимно от незнанието къде се намират нещата. Общ брой не е достатъчен. „Имаме четири проектора“ не помага на никого, ако не знаете в коя стая се намират.

Дайте на всеки артикул дом. Наименувайте складовете си ясно: рафт, кутия, стая, ван. Записвайте наличността по склад и обозначавайте самия склад, за да могат хората да проверят какво трябва да е там. Когато нещо се премести, записвайте преместването. Целта е всеки, включително нов член на екипа, да може да намери артикул, без да пита.

Загуба, повреда и наличност, която никой не може да обясни

Понякога наличността просто изчезва. Взима се назаем и не се връща, използва се без да се запише, повреждада се и се изхвърля, или се оставя да изтече в дъното на рафта. Когато преброеното не съвпада със списъка и никой не знае защо, разликата е загубени пари.

Два навика помагат тук. Първо, поддържайте история на промените: кой какво е взел, кога и откъде. Тя показва модели, например склад, при който винаги липсва нещо. Второ, броете редовно. Кратко и често броене на най-важните артикули хваща проблемите, докато са все още малки.

За артикули с изтичащ срок сложете най-старата наличност отпред и я използвайте първа. Просто правило, но предотвратява много излишен брак.

По-бързата инвентаризация означава по-ниски разходи за труд

Инвентаризация, която отнема цял ден на няколко души, е скъпа, а когато е мъчителна, се пропуска. Тогава записите се разминават и всеки друг пропуск се влошава.

Направете броенето по-малко и по-често:

• Броете по един склад наведнъж, а не цялата сграда наведнъж.
• Броете скъпите и бързо движещите се артикули по-често, а бавните и евтините — по-рядко.
• Записвайте преброеното число директно, вместо да смятате разликата на хартия и да я въвеждате по-късно.
• Използвайте етикети или баркодове, за да излиза правилният артикул без ровене в дълъг списък.

Кога таблицата или листът на клипборда все още стигат

Не всеки екип се нуждае от система за инвентаризация, за да намали разходите. Ако един човек управлява малък брой артикули на едно място и никой друг не се нуждае от числата, таблица или лист хартия на рафта могат да свършат добра работа. Навиците в тази статия имат по-голямо значение от инструмента.

Старият начин започва да струва пари, когато повече хора вземат стока, отколкото обновяват списъка, когато наличността е разпръсната в няколко стаи или обекта, или когато единственият човек, който знае числата, отсъства. Тогава двойните поръчки, изчерпването на наличности и времето за търсене започват да растат, защото на списъка вече не се вярва.

Къде се вписва Tana

Tana е споделено приложение за инвентаризация за екипи. Подкрепя навиците по-горе, без да променя начина ви на работа:

• Всички виждат едни и същи актуални числа. Когато някой отчете наличност с едно докосване на − или +, целият екип го вижда веднага, което премахва повечето поводи за двойна покупка.
• Наличността се записва по склад, като рафт, кутия, стая или превозно средство, а стоката може да се премества между складове. Общото за артикула е сумата, така че знаете едновременно колко и къде.
• Аларми за ниска наличност се задействат при праг, който задавате за всеки артикул, на началната страница, по имейл и push, а по избор и в Slack канал. Всеки артикул може да носи бележка „как да се поръча отново“.
• Имената на артикулите са уникални в екипа, така че едно и също нещо не се озовава три пъти в списъка.
• Историята показва кой е променил кое количество, кога и в кой склад.
• Инвентаризацията използва =, за да зададе точно преброеното количество. QR етикети, отпечатани от уеб приложението, и обичайните баркодове на продукти отварят правилния артикул или склад, когато се сканират с iPhone, iPad или камерата на браузъра.
• Експорт в CSV се отваря във всяка таблична програма, ако искате да прегледате наличността другаде.

Tana работи на iPhone, iPad, Mac и в уеб браузър, а има и безплатен план без нужда от карта.

Често задавани въпроси

Какво представляват разходите за поддържане на наличности?

Разходите за поддържане са това, което ви струва държането на стока с времето, освен цената на покупката: мястото, което заема, парите, вложени в нея, и рискът от повреда, загуба, остаряване или ненужност.

По-евтино ли е да се държи повече или по-малко наличност?

Никоя от крайностите не е най-евтина. Прекалено голямата наличност повишава разходите за поддържане и брака; прекалено малката причинява изчерпване, спешни покупки и спряна работа. Целта е достатъчно наличност, за да покрие времето за доставка, плюс малък резерв, за важните артикули.

Как да спра екипа си да купува неща, които вече имаме?

Поддържайте един споделен списък, който всеки може бързо да провери, дайте на всеки артикул едно ясно име и записвайте къде се съхранява. Когато проверката е по-бърза от покупката, двойните поръчки намаляват от само себе си.

Колко често трябва да правим инвентаризация?

Броете скъпите и бързо движещите се артикули често, а бавните и евтините — по-рядко. Кратките броения по един склад наведнъж са по-лесни за поддържане и хващат проблемите по-рано.

Нужен ли ми е софтуер за инвентаризация, за да намаля разходите за склад?

Не винаги. Един човек, управляващ малко артикули на едно място, може да се справи добре с таблица. Софтуерът помага, когато няколко души споделят наличността, стоката се намира на повече от едно място или ви трябват аларми и запис кой какво е променил.