Διαχείριση αποθεμάτων σίτισης: κουζίνα σχολείου, νοσοκομείου και γηροκομείου

Η διαχείριση αποθεμάτων σίτισης σημαίνει την παρακολούθηση του αποθέματος μιας κουζίνας που μαγειρεύει το ίδιο σταθερό μενού για έναν γνωστό αριθμό ατόμων κάθε μέρα, όχι για έναν μεταβαλλόμενο κατάλογο à la carte. Αυτό καλύπτει σχολικές καντίνες (σχολικά γεύματα), κουζίνες νοσοκομείων και γηροκομείων, και καντίνες εταιρειών: μεγάλες παρτίδες, παραδόσεις σε συγκεκριμένες ημέρες, και πολλά άτομα προσωπικού που δουλεύουν σε βάρδιες.

Το έργο είναι πιο απλό από ένα εστιατόριο ως προς ένα σημείο - το μενού σχεδόν δεν αλλάζει - και πιο δύσκολο ως προς ένα άλλο: συνήθως κάποιος πρέπει να αναφέρει το απόθεμα και τα έξοδα σε μια διοίκηση ή σε υπεύθυνο προϋπολογισμού, και το άτομο που μετρά σπάνια είναι το ίδιο με αυτό που έκανε την παραγγελία.

Η σίτιση απαντά σε κάποιον άλλο

Σε ένα εστιατόριο, οι αριθμοί ανήκουν στον σεφ. Στη διαχείριση αποθεμάτων σίτισης, ο υπεύθυνος κουζίνας συνήθως απαντά σε ένα σχολικό γραφείο, σε ένα τμήμα σίτισης νοσοκομείου, ή σε μια διοίκηση γηροκομείου που θέλει να δει τι χρησιμοποιήθηκε και τι ξοδεύτηκε. Μια κουζίνα νοσοκομείου μπορεί επίσης να χρειάζεται να δείξει τη χρήση ανά πτέρυγα ή τμήμα. Αυτό σημαίνει ότι το αρχείο πρέπει να είναι κοινοποιήσιμο, όχι μόνο ακριβές - ένας αριθμός που μόνο ο μάγειρας μπορεί να εξηγήσει δεν βοηθά πολύ το άτομο που εγκρίνει τον προϋπολογισμό.

Αποθήκη ξηρών, ψυγείο και καταψύκτης: τρία σύνολα, ένα είδος

Οι κουζίνες σίτισης μοιράζουν το απόθεμά τους σε αποθήκη ξηρών τροφίμων, ψυγείο και καταψύκτη, συχνά σε ξεχωριστά δωμάτια. Ένα σακί ρύζι μπορεί να βρίσκεται στην αποθήκη ξηρών, ενώ κατεψυγμένες μερίδες του ίδιου πιάτου βρίσκονται στον καταψύκτη. Η συγχώνευση της αποθήκης ξηρών και του ψυγείου σε έναν συνολικό αριθμό κρύβει πού βρίσκονται πραγματικά τα πράγματα· η παρακολούθηση κάθε αποθήκης ξεχωριστά, με το σύνολο του είδους ως άθροισμα, δείχνει και πού να ψάξετε και πού να βάλετε την επόμενη παράδοση.

Σχολική καντίνα: απογραφή σε βάρδιες και σχολικές μονάδες

Μια σχολική καντίνα συχνά καλύπτει μια πρωινή βάρδια προετοιμασίας και μια μεσημεριανή βάρδια σερβιρίσματος, καθώς και περιόδους διακοπών όπου το απόθεμα παραμένει αχρησιμοποίητο. Πολλά άτομα αγγίζουν τα ίδια ράφια, οπότε το αρχείο παραμένει αξιόπιστο μόνο αν μια ενημέρωση παίρνει δευτερόλεπτα, όχι μια διαδρομή μέχρι ένα κοινό υπολογιστικό φύλλο στον υπολογιστή του γραφείου. Ένας φορέας που διαχειρίζεται πάνω από ένα σχολείο, νοσοκομείο ή γηροκομείο κερδίζει κρατώντας το απόθεμα κάθε κουζίνας ξεχωριστό, ενώ παράλληλα αναφέρει σε όλα μαζί.

Μια απογραφή που ταιριάζει σε ένα σταθερό μενού

Επειδή το μενού επαναλαμβάνεται, συνήθως γνωρίζετε εκ των προτέρων τι πρέπει να ελέγξει μια απογραφή.

Τι να μετρήσετε	Πόσο συχνά	Γιατί
Φρέσκα είδη για το σταθερό μενού της εβδομάδας	Πριν από κάθε παράδοση	Παραγγελία με βάση το πραγματικό απόθεμα, όχι τη λίστα της περασμένης εβδομάδας
Αποθήκη ξηρών (ρύζι, αλεύρι, κονσέρβες, συσκευασία)	Εβδομαδιαία	Κινείται αργά, εύκολο να υποτιμηθεί η μέτρηση
Απόθεμα καταψύκτη	Εβδομαδιαία ή δεκαπενθήμερα	Αγορασμένο σε μεγάλες ποσότητες
Όλα, κάθε αποθήκη	Στο τέλος της περιόδου, για την αναφορά προς τα πάνω	Μηδενίζει το αρχείο που βλέπει η διοίκηση

Μετράτε πάντα με την ίδια σειρά, καταγράψτε τον μετρημένο αριθμό απευθείας, και όταν ένα είδος βγαίνει συνεχώς λιγότερο, ελέγξτε πρώτα τις μερίδες και τις συνήθειες μέτρησης πριν υποθέσετε απώλεια.

Πότε ένα χάρτινο φύλλο εξακολουθεί να αρκεί

Μια καντίνα σε μία μόνο μονάδα, με έναν μάγειρα, έναν αποθηκευτικό χώρο και κανέναν από πάνω να ζητά αναφορά, μπορεί να τα βγάλει πέρα καλά με ένα χάρτινο φύλλο ή υπολογιστικό φύλλο. Το λογισμικό αξίζει τη θέση του όταν πολλά άτομα αντλούν από το ίδιο απόθεμα, το απόθεμα βρίσκεται σε αποθήκη ξηρών, ψυγείο και καταψύκτη, ή κάποιος χρειάζεται έναν καθαρό αριθμό να δώσει σε μια διοίκηση χωρίς να πρέπει πρώτα να τον ψάξει.

Πού ταιριάζει το Tana

Το Tana είναι μια κοινόχρηστη εφαρμογή αποθεμάτων για ομάδες, και καλύπτει το κομμάτι του αποθέματος στη λειτουργία μιας κουζίνας σίτισης.

Δημιουργήστε αποθήκες για την αποθήκη ξηρών, το ψυγείο και τον καταψύκτη· το σύνολο κάθε είδους είναι το άθροισμά τους. Χρησιμοποιήστε τοποθεσίες για να κρατάτε πολλές κουζίνες - πολλά σχολεία, πτέρυγες ή μονάδες - ξεχωριστές, ενώ παραμένουν μέρος μίας ομάδας. Καταγράψτε τη χρήση με − και τις παραδόσεις με +· χρησιμοποιήστε = για να ορίσετε την ακριβή μετρημένη ποσότητα κατά την απογραφή. Ορίστε ένα όριο χαμηλού αποθέματος ανά είδος, ώστε η κουζίνα να ειδοποιείται πριν εξαντληθεί κάτι, μέσω email, push ή καναλιού Slack. Κάθε αλλαγή διατηρείται στο ιστορικό ανά αποθήκη, με ποιος άλλαξε τι και πότε. Ένα εβδομαδιαίο email αναφοράς κρατά την ομάδα ενημερωμένη, και μια εξαγωγή CSV (είδος, αποθήκη, τοποθεσία, ποσότητα, όριο) δίνει στη διοίκηση ή στον υπεύθυνο προϋπολογισμού έναν καθαρό αριθμό χωρίς να χρειάζεται να περάσει από την κουζίνα.

Το Tana δεν παρακολουθεί ημερομηνίες λήξης, δεν υπολογίζει κόστος συνταγών ή μενού, και δεν δημιουργεί παραγγελίες αγοράς. Υπάρχει ένα δωρεάν πλάνο χωρίς κάρτα, και επί πληρωμή πλάνα ανά ομάδα.

Συχνές ερωτήσεις

Τι είναι η διαχείριση αποθεμάτων σίτισης;

Είναι η παρακολούθηση αποθεμάτων για μια κουζίνα που σερβίρει ένα σταθερό μενού σε έναν γνωστό αριθμό ατόμων βάσει προγράμματος - σχολικές καντίνες, νοσοκομεία, γηροκομεία και εταιρικές καντίνες - σε αντίθεση με το μεταβαλλόμενο μενού ενός εστιατορίου.

Καλύπτει αρχεία αλλεργιογόνων ή ασφάλειας τροφίμων;

Όχι. Οι πληροφορίες αλλεργιογόνων και η ιχνηλασιμότητα είναι μια δική τους ρυθμιζόμενη διαδικασία και ανήκουν σε όποιο σύστημα χρησιμοποιεί ήδη η κουζίνα σας για αυτό. Αυτό καλύπτει μόνο ποσότητες αποθέματος, αποθήκες και αναφορές.

Πώς διαφέρει η σίτιση από το απόθεμα λιανικής;

Η σίτιση κινείται σε μεγάλες παρτίδες συνδεδεμένες με ένα σταθερό μενού και έναν γνωστό αριθμό ατόμων, με το απόθεμα χωρισμένο σε αποθήκη ξηρών, ψυγείο και καταψύκτη, αντί για μεμονωμένα είδη που πωλούνται ένα προς ένα.

Μπορεί ένα εργαλείο να καλύψει πολλές κουζίνες ή μονάδες;

Ναι. Κρατήστε το απόθεμα κάθε μονάδας ξεχωριστό με τις δικές του αποθήκες, και χρησιμοποιήστε τοποθεσίες για να ομαδοποιήσετε πολλές κουζίνες σε μία ομάδα, ενώ συνεχίζετε να αναφέρετε για κάθε μία ξεχωριστά.