Quản lý kho bếp ăn tập thể cho trường học, bệnh viện và viện dưỡng lão

Quản lý kho bếp ăn tập thể nghĩa là theo dõi tồn kho cho một bếp nấu cùng một thực đơn cố định cho một số lượng người đã biết mỗi ngày, không phải một danh sách à la carte thay đổi liên tục. Điều này áp dụng cho nhà ăn trường học, bếp ăn bệnh viện và viện dưỡng lão, cũng như nhà ăn nhân viên: các lô lớn, giao hàng vào những ngày cố định, và nhiều nhân viên làm việc theo ca.

Công việc này đơn giản hơn so với nhà hàng ở một điểm - thực đơn hầu như không thay đổi - và khó hơn ở một điểm khác: thường có người phải báo cáo tồn kho và chi tiêu cho một bộ phận quản lý hoặc người giữ ngân sách, và người kiểm kê hiếm khi là người đã đặt hàng.

Quản lý kho nhà ăn phải báo cáo cho người khác

Trong một nhà hàng, bếp trưởng là người nắm số liệu. Trong quản lý kho nhà ăn, quản lý bếp thường phải báo cáo cho văn phòng nhà trường, phòng dinh dưỡng của bệnh viện, hoặc người quản lý viện dưỡng lão, những người muốn thấy những gì đã dùng và đã chi. Quản lý kho bếp ăn bệnh viện có thể còn cần thể hiện mức sử dụng theo từng khoa hoặc phòng. Điều đó có nghĩa là bản ghi phải có thể chia sẻ được, không chỉ chính xác - một con số chỉ đầu bếp mới giải thích được không có nhiều giá trị với người phải phê duyệt ngân sách.

Kho khô, buồng lạnh và tủ đông: ba tổng số, một mặt hàng

Các bếp ăn tập thể chia tồn kho thành kho khô, buồng lạnh và tủ đông, thường ở các phòng riêng biệt. Một túi gạo có thể nằm trong kho khô, trong khi các phần đã đông lạnh của cùng món ăn đó lại nằm trong tủ đông. Ghi nhận tồn kho kho khô và tồn kho buồng lạnh thành một con số gộp sẽ che mất việc hàng đang thực sự ở đâu; ghi nhận riêng từng kho, với tổng số của mặt hàng là tổng các kho đó, cho thấy cả nơi cần tìm và nơi nên đặt lần giao hàng tiếp theo.

Quản lý kho bếp ăn trường học qua các ca và nhiều địa điểm

Quản lý kho bếp ăn trường học thường trải qua một ca sáng chuẩn bị và một ca trưa phục vụ, cộng với các kỳ nghỉ khi tồn kho không được sử dụng. Nhiều nhân viên chạm vào cùng những kệ hàng, nên bản ghi chỉ giữ được chính xác nếu một lần cập nhật chỉ mất vài giây, không phải một chuyến đến bảng tính chung trên máy tính văn phòng. Một đơn vị vận hành nhiều hơn một trường học, bệnh viện hoặc viện dưỡng lão sẽ có lợi khi giữ tồn kho của mỗi bếp riêng biệt mà vẫn báo cáo được trên tất cả.

Một cách kiểm kê phù hợp với thực đơn cố định

Vì thực đơn lặp lại, bạn thường biết trước những gì một lần kiểm kê cần kiểm tra.

Đếm gì	Tần suất	Vì sao
Mặt hàng tươi cho thực đơn cố định của tuần	Trước mỗi lần giao hàng	Đặt hàng theo tồn kho thực tế, không theo danh sách tuần trước
Kho khô (gạo, bột, đồ hộp, bao bì)	Hằng tuần	Quay vòng chậm, dễ bị đếm thiếu
Tồn kho tủ đông	Hằng tuần hoặc hai tuần một lần	Mua theo lô lớn, số lượng nhiều
Toàn bộ, mọi kho	Cuối kỳ, để báo cáo lên trên	Đặt lại bản ghi mà bộ phận quản lý sẽ xem

Luôn đếm theo cùng một thứ tự mỗi lần, ghi trực tiếp số đếm được, và khi một mặt hàng liên tục bị thiếu, hãy kiểm tra kích thước phần ăn và thói quen ghi chép trước khi cho rằng đó là hao hụt.

Khi nào một tờ giấy vẫn còn đủ dùng

Một nhà ăn một địa điểm với một đầu bếp, một khu vực lưu trữ và không có ai ở trên yêu cầu báo cáo có thể quản lý tốt bằng một tờ giấy hoặc bảng tính. Phần mềm chỉ đáng dùng khi nhiều nhân viên cùng lấy từ một nguồn tồn kho, tồn kho trải trên kho khô, buồng lạnh và tủ đông, hoặc khi ai đó cần một con số rõ ràng để đưa cho bộ phận quản lý mà không phải truy tìm trước.

Tana phù hợp ở đâu

Tana là ứng dụng quản lý kho dùng chung cho nhóm, và nó đảm nhận phần tồn kho của việc vận hành một bếp ăn tập thể.

Thiết lập các kho cho kho khô, buồng lạnh và tủ đông; tổng số của mỗi mặt hàng là tổng các kho đó. Dùng địa điểm để giữ nhiều bếp - nhiều trường học, khoa hoặc cơ sở - tách biệt mà vẫn thuộc cùng một nhóm. Ghi lại việc sử dụng bằng − và hàng giao đến bằng +; dùng = để đặt số lượng đếm chính xác trong một lần kiểm kê. Đặt ngưỡng cảnh báo sắp hết hàng cho mỗi mặt hàng để bếp được báo trước khi hết, qua email, thông báo đẩy hoặc một kênh Slack. Mọi thay đổi được lưu trong lịch sử theo từng kho, cho thấy ai đã thay đổi gì và khi nào. Email báo cáo hằng tuần giúp nhóm luôn cập nhật, và xuất CSV (mặt hàng, kho, địa điểm, số lượng, ngưỡng) cung cấp cho bộ phận quản lý hoặc người giữ ngân sách một con số rõ ràng mà không cần đến tận bếp.

Tana không theo dõi hạn sử dụng, chi phí công thức hay chi phí thực đơn, và không tạo đơn mua hàng. Có một gói miễn phí không cần thẻ, và các gói trả phí tính theo nhóm.

Câu hỏi thường gặp

Quản lý kho bếp ăn tập thể là gì?

Đó là việc theo dõi tồn kho cho một bếp phục vụ thực đơn cố định cho một số lượng người đã biết theo lịch - nhà ăn trường học, bệnh viện, viện dưỡng lão và nhân viên - khác với thực đơn thay đổi của nhà hàng.

Việc này có bao gồm hồ sơ dị ứng hoặc an toàn thực phẩm không?

Không. Thông tin dị ứng và khả năng truy xuất nguồn gốc là một quy trình được quản lý riêng và nên thuộc hệ thống mà bếp của bạn đã dùng cho việc đó. Phần này chỉ bao gồm số lượng tồn kho, địa điểm và báo cáo.

Quản lý kho suất ăn công nghiệp khác gì với tồn kho bán lẻ?

Quản lý kho suất ăn công nghiệp vận hành theo các lô lớn gắn với một thực đơn cố định và số lượng người đã biết, với tồn kho chia giữa kho khô, buồng lạnh và tủ đông, thay vì từng mặt hàng được bán lẻ một.

Một công cụ có thể quản lý nhiều bếp hoặc nhiều địa điểm không?

Có. Giữ tồn kho của mỗi địa điểm riêng biệt với các kho của nó, và dùng địa điểm để nhóm nhiều bếp vào một nhóm mà vẫn báo cáo riêng cho từng nơi.