Manajemen stok restoran: sistem sederhana yang benar-benar akan dijalankan dapur Anda

Manajemen stok restoran pada akhirnya bermuara pada tiga pertanyaan yang harus bisa Anda jawab kapan saja: apa yang kita punya, di mana barangnya, dan apa yang kita butuhkan sebelum pengiriman berikutnya. Sistem yang berhasil adalah sistem yang bisa dijaga tetap terkini oleh dapur selama minggu yang biasa saja, bukan spreadsheet sempurna yang sudah basi sebelum hari Rabu.

Itu berarti tingkat stok ideal untuk setiap barang yang Anda pesan ulang, kebiasaan penyimpanan yang menggunakan stok lama lebih dulu, dan stock opname yang muat di sela-sela jam operasional. Berikut ini masing-masing bagian tersebut, apa yang perlu dicari dalam sistem inventaris restoran, dan kapan papan klip masih menjadi alat yang tepat.

Apa yang harus dilakukan manajemen stok restoran

Stok sebuah restoran menjalankan empat fungsi sekaligus, dan sistem yang baik mendukung semuanya.

• Menjaga operasional tetap berjalan. Tidak ada menu yang boleh habis di tengah shift hanya karena tidak ada yang sadar bahwa kotak tomat terakhir habis hari Selasa.
• Membuat pemesanan lebih cepat. Siapa pun yang menulis pesanan harus mulai dari angka yang sudah dihitung, bukan dari catatan dan tebakan.
• Membatasi pemborosan. Bahan yang mudah rusak dan dibiarkan di belakang rak sampai busuk sama saja dengan uang yang dibuang ke tempat sampah.
• Menunjukkan apa yang sebenarnya terjadi. Ketika sebuah angka terlihat salah, Anda ingin tahu siapa yang mengubahnya dan kapan, bukan menebak-nebak.

Kontrol stok bahan makanan lebih sulit dibanding kontrol stok gudang: sebagian besar mudah rusak, berpindah beberapa kali sehari, dan disentuh banyak orang, dari juru masak persiapan hingga staf floor yang mengambil susu dari kulkas bar.

Mengapa pencatatan stok di dapur selalu tertinggal

Sebagian besar pencatatan stok restoran gagal bukan karena orang-orangnya ceroboh. Gagal karena mencatat lebih lambat daripada pekerjaan itu sendiri.

Selembar kertas di pintu ruang pendingin hanya membantu orang yang sedang berdiri di depannya. Spreadsheet di komputer kantor diperbarui saat seseorang punya waktu untuk duduk, dan di dapur itu jarang terjadi. Angka-angka mulai bergeser dari kenyataan, tim berhenti mempercayainya, dan pemesanan kembali mengandalkan ingatan.

Solusinya bukan lebih banyak disiplin. Solusinya adalah membuat setiap pembaruan hanya butuh beberapa detik, tepat di samping stoknya, di perangkat yang sudah dibawa orang-orang. Jika mencatat satu kotak susu oat yang habis dipakai hanya butuh satu ketukan, itu akan dilakukan. Jika butuh login dan mengisi formulir, itu akan ditunda sampai setelah jam operasional - dan terlupakan.

Tetapkan tingkat stok ideal untuk barang yang Anda pesan ulang

Tingkat stok ideal adalah jumlah suatu barang yang ingin Anda miliki setelah pengiriman - cukup untuk menutupi pemakaian sampai pengiriman berikutnya ditambah sedikit cadangan. Titik pemesanan ulang adalah level lebih rendah yang memberi tahu Anda bahwa sudah waktunya memasukkan barang itu ke pesanan berikutnya.

Menetapkannya sederhana pada prinsipnya:

1. Lihat berapa banyak barang yang Anda pakai di antara pengiriman dalam minggu normal.
2. Tambahkan cadangan untuk hari sibuk dan pengiriman yang terlambat.
3. Total itu adalah tingkat stok ideal Anda. Pilih titik pemesanan ulang di bawahnya yang masih menyisakan waktu untuk memesan.

Mulailah dengan barang yang paling merepotkan jika habis atau yang paling mahal: protein, produk susu, biji kopi, gelas untuk bawa pulang. Anda tidak perlu tingkat stok ideal untuk setiap toples bumbu. Tinjau ulang tingkat stok ideal saat menu atau musim berubah.

Dengan tingkat stok ideal dan titik pemesanan ulang, pesanan hampir menulis dirinya sendiri: untuk setiap barang yang berada di titik pemesanan ulang atau di bawahnya, Anda memesan selisihnya sampai ke tingkat stok ideal.

Simpan stok dengan prinsip masuk pertama, keluar pertama

Masuk pertama, keluar pertama (FIFO) berarti stok yang paling lama digunakan lebih dulu. Ini adalah kebiasaan paling berguna untuk mengurangi food waste, dan berlaku di rak, bukan di software.

• Letakkan pengiriman baru di belakang stok yang sudah ada, jangan pernah di depan.
• Beri label pada wadah yang sudah dibuka atau disiapkan dengan tanggal dibuka atau dibuat.
• Beri setiap barang satu tempat tetap, agar stok yang lebih lama tidak bersembunyi di tempat lain.
• Periksa tanggal kedaluwarsa saat stock opname dan pindahkan barang yang mendekati kedaluwarsa ke depan.

Sistem inventaris mendukung FIFO dengan menunjukkan apa yang ada di setiap tempat penyimpanan, sehingga Anda menyadari saat barang yang sama berada di dua tempat. Tanggal itu sendiri tetap ada di label, di mana juru masak yang mengambil wadah bisa melihatnya.

Rutinitas stock opname yang muat di sela-sela jam operasional

Stock opname hanya berguna jika dilakukan sesuai jadwal dan memakan waktu yang bisa diprediksi. Bagi berdasarkan frekuensi, bukan menghitung semuanya sekaligus.

Apa yang dihitung	Seberapa sering	Mengapa
Barang bernilai tinggi dan perputaran cepat (protein, produk susu, kopi)	Harian atau setiap pergantian shift	Paling memengaruhi biaya dan paling cepat habis
Bahan mudah rusak dengan umur simpan pendek	Sebelum setiap pemesanan	Memesan berdasarkan stok nyata, bukan angka minggu lalu
Barang kering dan kemasan	Mingguan	Bergerak lebih lambat dan bertahan lebih lama
Perlengkapan kebersihan dan peralatan kecil	Bulanan	Risikonya rendah, tapi tetap bisa habis
Semua	Di akhir periode	Penghitungan penuh untuk mengatur ulang catatan

Beberapa aturan menjaga penghitungan tetap cepat dan konsisten:

• Hitung dengan urutan yang sama setiap kali, rak demi rak, agar tidak ada sudut yang terlewat.
• Sepakati satuan untuk setiap barang (dus, karung, botol, porsi) dan tuliskan di nama atau deskripsi barang, agar “2” menurut satu orang berarti sama dengan orang lain.
• Hitung sebelum pengiriman disimpan, bukan di tengah-tengah proses penyimpanan.
• Catat angka hasil hitung langsung, bukan menghitung selisihnya secara manual.

Ketika angka hasil hitung dan catatan tidak sama, anggap itu sebagai informasi. Selisih yang berulang pada satu barang biasanya berarti pemakaian yang tidak tercatat, pemborosan saat persiapan, atau ukuran porsi yang bergeser.

Mengurangi food waste dimulai dari rak yang bisa Anda lihat

Sebagian besar pemborosan di dapur berasal dari memesan lebih banyak daripada yang dipakai, atau dari stok yang terlupakan sampai busuk. Keduanya adalah masalah keterlihatan.

Tingkat stok ideal menghentikan pemesanan berlebihan karena memberi batas atas pada setiap pesanan. FIFO dan penyimpanan yang jelas menghentikan stok yang terlupakan. Penghitungan rutin menutup lingkaran dengan menunjukkan barang mana yang selalu kelebihan stok, sehingga Anda bisa menurunkan tingkat stok idealnya.

Saat makanan yang sudah disiapkan dibuang, catat sebagai pemakaian dan tuliskan alasannya di log dapur Anda. Pola akan muncul dalam hitungan minggu: garnish yang sama dibuang setiap hari Senin, atau saus yang dibuat dalam jumlah terlalu besar untuk pertengahan minggu.

Apa yang perlu dicari dalam sistem inventaris restoran

Apa pun alat yang Anda pilih, nilai berdasarkan apakah tim Anda benar-benar akan menjaganya tetap terkini. Kriteria ini lebih penting daripada daftar fitur yang panjang.

• Pembaruan cepat dari ponsel atau tablet, tepat di samping rak, dengan satu atau dua ketukan.
• Stok per tempat penyimpanan, sehingga ruang pendingin, freezer, dan gudang kering masing-masing menunjukkan apa yang mereka simpan.
• Peringatan stok menipis yang sampai ke orang yang memesan, bukan hanya ke laporan yang tidak dibuka siapa pun.
• Angka yang dibagikan dan real-time, sehingga tim pagi dan malam melihat angka yang sama.
• Riwayat perubahan yang menunjukkan siapa mengubah jumlah apa dan kapan.
• Penghitungan yang mudah, idealnya dengan memindai label di rak atau produk.
• Cara gratis untuk mencobanya dengan stok nyata Anda sebelum berkomitmen.

Jika Anda juga butuh perhitungan biaya resep, pelacakan kedaluwarsa per batch, pemesanan ke pemasok, atau tautan ke mesin kasir, cek secara spesifik untuk itu; banyak alat stok yang tidak melakukannya.

Kapan papan klip atau spreadsheet masih cukup

Lembar penghitungan kertas atau spreadsheet sudah cukup baik saat satu orang menangani semua pemesanan, menunya pendek, dan hanya ada satu tempat penyimpanan. Jika orang itu selalu ada, menjaga catatan tetap terkini, dan tidak ada orang lain yang membutuhkan angkanya, menambahkan software mungkin belum sepadan.

Itu berhenti cukup ketika beberapa orang memakai dan menerima stok, ketika Anda punya beberapa kulkas, gudang, atau cabang, ketika yang memesan bukan orang yang menghitung, atau ketika Anda tidak bisa mengetahui mengapa sebuah angka berubah.

Di mana Tana berperan

Tana adalah aplikasi stok yang dibagikan untuk tim, dan mencakup sisi pencatatan stok dari menjalankan sebuah dapur.

• Atur penyimpanan yang sesuai dengan dapur Anda: ruang pendingin, freezer, kulkas line, gudang kering, bar, lemari kemasan. Stok dicatat per tempat penyimpanan, dan total suatu barang adalah jumlah semuanya. Lokasi opsional menyimpan alamat setiap cabang jika Anda mengelola lebih dari satu.
• Catat pemakaian dengan − dan pengiriman dengan + dalam satu ketukan di iPhone, iPad, Mac, atau aplikasi web. = menetapkan jumlah tepat yang dihitung selama stock opname. Pindahkan stok antar penyimpanan, misalnya dari freezer ke kulkas line.
• Atur batas stok menipis per barang sebagai titik pemesanan ulang Anda. Tana menunjukkan apa yang mulai menipis di halaman utama, lewat email dan push, dan bisa memposting ke channel Slack. Tuliskan tingkat stok ideal dan detail pemasok Anda di catatan cara memesan ulang barang tersebut.
• Cetak label QR untuk rak dan barang, atau tambahkan barcode asli produk, dan pindai dengan kamera untuk membuka barang yang tepat.
• Setiap perubahan disimpan di riwayat: siapa mengubah jumlah apa, kapan, dan di penyimpanan mana.
• Jadwalkan pengisian ulang yang diharapkan untuk hari pengiriman dan dapatkan pengingat pada tanggal itu. Ekspor stok ke CSV untuk lembar penghitungan atau untuk akuntan Anda.

Tana tidak melacak tanggal kedaluwarsa atau batch, tidak menghitung biaya resep, tidak membuat pesanan pembelian, dan tidak terhubung ke mesin kasir. Untuk tanggal, tetap gunakan label pada wadah; jika Anda ingin pengingat di Tana, tag atau baris di deskripsi barang bisa menandai barang yang perlu pengecekan tanggal. Ada paket gratis tanpa kartu, dan paket berbayar per tim.

Pertanyaan yang sering diajukan

Seberapa sering restoran harus melakukan stock opname?

Hitung barang bernilai tinggi dan perputaran cepat setiap hari atau setiap pergantian shift, bahan mudah rusak sebelum setiap pemesanan, barang kering mingguan, dan lakukan penghitungan penuh di akhir setiap periode akuntansi.

Apa perbedaan antara tingkat stok ideal dan titik pemesanan ulang?

Tingkat stok ideal adalah berapa banyak yang ingin Anda miliki di rak setelah pengiriman. Titik pemesanan ulang adalah level lebih rendah yang memberi tahu Anda untuk memesan. Ketika stok mencapai titik pemesanan ulang, Anda memesan cukup untuk kembali ke tingkat stok ideal.

Bisakah saya mengelola stok restoran dengan spreadsheet?

Bisa, jika satu orang menangani semua stok dan pemesanan di satu tempat penyimpanan. Begitu beberapa orang memakai stok di beberapa tempat, aplikasi bersama yang diperbarui dari ponsel lebih mudah dijaga akurasinya.

Apakah Tana melacak tanggal kedaluwarsa?

Tidak. Tana mencatat jumlah per tempat penyimpanan, dengan riwayat dan peringatan stok menipis. Tetap gunakan label tanggal pada wadah dan terapkan FIFO di rak; tag atau catatan di deskripsi barang bisa menandai barang yang perlu pengecekan tanggal.