Riadenie zásob v reštaurácii: jednoduchý systém, ktorý kuchyňa naozaj udrží aktuálny

Riadenie zásob v reštaurácii sa dá zhrnúť do troch otázok, na ktoré by ste mali vedieť odpovedať kedykoľvek: čo máme, kde to je a čo budeme potrebovať pred ďalšou dodávkou. Systém, ktorý funguje, je taký, ktorý kuchyňa dokáže udržať aktuálny počas bežného týždňa — nie dokonalá tabuľka, ktorá je zastaraná už v stredu.

Znamená to cieľovú zásobu pre každú položku, ktorú dopĺňate, návyk skladovania, pri ktorom sa najprv spotrebúva staršia zásoba, a počítanie, ktoré sa zmestí okolo prevádzky. Nižšie nájdete každú z týchto zložiek, na čo sa pozerať pri výbere systému riadenia zásob pre reštauráciu a kedy stále stačí obyčajný papier.

Čo musí riadenie zásob v reštaurácii zvládnuť

Zásoby reštaurácie plnia štyri úlohy naraz a dobrý systém podporuje všetky z nich.

• Udržiava chod prevádzky. Žiadna položka z jedálneho lístka by nemala dôjsť uprostred zmeny len preto, že si nikto nevšimol, že posledná debnička paradajok sa minula v utorok.
• Zrýchľuje objednávanie. Ten, kto píše objednávku, má vychádzať z napočítaných čísel, nie z bloku a odhadu.
• Obmedzuje plytvanie. Rýchlo sa kaziace suroviny, ktoré ostanú vzadu na regáli, kým sa nepokazia, sú peniaze vyhodené priamo do koša.
• Ukazuje, čo sa naozaj stalo. Keď číslo vyzerá podozrivo, chcete vedieť, kto ho a kedy zmenil, nie hádať.

Evidencia zásob potravín je náročnejšia ako skladová evidencia bežného tovaru: veľká časť je rýchlo sa kaziaca, pohybuje sa mnohokrát denne a dotýka sa jej veľa ľudí — od kuchárov na príprave až po obsluhu, ktorá berie mlieko z chladničky pri bare.

Prečo záznamy o zásobách v kuchyni zaostávajú

Väčšina záznamov o zásobách v reštauráciách nezlyháva preto, že by boli ľudia nedbanliví. Zlyháva preto, že zaznamenávanie trvá dlhšie ako samotná práca.

Papierový hárok na dverách chladiarne pomôže iba tomu, kto pred ním práve stojí. Tabuľka v kancelárskom počítači sa aktualizuje vtedy, keď si niekto nájde čas si sadnúť, a v kuchyni to nie je často. Čísla sa postupne rozchádzajú so skutočnosťou, tím im prestáva veriť a objednávanie sa vracia k odhadu z pamäti.

Riešením nie je väčšia disciplína. Je ním to, aby každá aktualizácia trvala sekundy, robila sa priamo pri zásobe, na zariadení, ktoré ľudia už aj tak nosia pri sebe. Ak zaznamenanie spotrebovanej debničky ovseného mlieka trvá jedno ťuknutie, urobí sa. Ak si to vyžaduje prihlásenie a formulár, počká to do konca zmeny a zabudne sa.

Nastavte si cieľové zásoby pre položky, ktoré dopĺňate

Cieľová zásoba je množstvo položky, ktoré chcete mať k dispozícii hneď po dodávke — dosť na pokrytie spotreby do ďalšej dodávky plus malá rezerva. Objednávacia hladina je nižšia úroveň, ktorá signalizuje, že je čas zaradiť položku do ďalšej objednávky.

Určiť ich je v princípe jednoduché:

1. Pozrite sa, koľko danej položky spotrebujete medzi dodávkami počas bežného týždňa.
2. Pridajte rezervu na náročné dni a meškajúce dodávky.
3. Tento súčet je vaša cieľová zásoba. Zvoľte objednávaciu hladinu pod ňou tak, aby ešte zostal čas na objednanie.

Začnite položkami, ktorých nedostatok najviac bolí alebo ktoré stoja najviac: mäso, mliečne výrobky, kávové zrná, poháre na odnos. Cieľovú zásobu nepotrebujete pre každý pohárik korenia. Hladiny prehodnoťte, keď sa zmení jedálny lístok alebo sezóna.

S cieľovou zásobou a objednávacou hladinou sa objednávka takmer napíše sama: pri každej položke na objednávacej hladine alebo pod ňou objednáte rozdiel do cieľovej zásoby.

Skladujte podľa zásady prvý dnu, prvý von

Prvý dnu, prvý von (FIFO) znamená, že sa najprv spotrebuje najstaršia zásoba. Je to najužitočnejší jednotlivý návyk na zníženie plytvania potravinami a žije na regáli, nie v softvéri.

• Nové dodávky ukladajte za existujúcu zásobu, nikdy pred ňu.
• Otvorené alebo pripravené nádoby označte štítkom s dátumom otvorenia alebo prípravy.
• Každej položke dajte jedno pevné miesto, aby sa staršia zásoba neskrývala inde.
• Počas počítania kontrolujte dátumy spotreby a všetko, čo sa blíži k dátumu, presuňte dopredu.

Systém riadenia zásob podporuje FIFO tým, že ukazuje, čo má každé skladovacie miesto, takže si všimnete, keď je rovnaká položka na dvoch miestach. Samotné dátumy zostávajú na štítkoch, kde ich vidí kuchár siahajúci po nádobe.

Rutina inventúry, ktorá sa zmestí okolo prevádzky

Inventúra je užitočná len vtedy, keď prebieha podľa plánu a trvá predvídateľný čas. Rozdeľte ju podľa frekvencie namiesto počítania všetkého naraz.

Čo počítať	Ako často	Prečo
Drahé a rýchlo sa obracajúce položky (mäso, mliečne výrobky, káva)	Denne alebo pri každej zmene	Najviac ovplyvňujú náklady a najrýchlejšie dôjdu
Rýchlo sa kaziace suroviny s krátkou trvanlivosťou	Pred každou objednávkou	Objednávať podľa skutočnej zásoby, nie minulotýždňových čísel
Suchý tovar a obaly	Týždenne	Obracajú sa pomalšie a vydržia dlhšie
Čistiace prostriedky a drobné vybavenie	Mesačne	Nízke riziko, ale aj tak dôjdu
Všetko	Na konci účtovného obdobia	Úplná inventúra na reset záznamov

Niekoľko pravidiel udrží počítanie rýchle a konzistentné:

• Počítajte vždy v rovnakom poradí, regál po regáli, aby nikto nevynechal kút.
• Dohodnite si jednotku pre každú položku (debnička, vrece, fľaša, porcia) a zapíšte ju do názvu alebo popisu položky, aby „2“ znamenalo pre každého to isté.
• Počítajte pred uložením dodávky, nie uprostred jej ukladania.
• Zapíšte napočítané číslo priamo, namiesto ručného výpočtu rozdielu.

Keď sa napočítané číslo a záznam nezhodujú, berte to ako informáciu. Pravidelný rozdiel pri jednej položke zvyčajne znamená nezaznamenanú spotrebu, straty pri príprave alebo porciu, ktorá sa postupne zväčšila.

Znižovanie plytvania potravinami začína na regáli, ktorý vidíte

Väčšina odpadu v kuchyni pochádza z objednávania viac, než sa spotrebuje, alebo zo zásob zabudnutých, kým sa nepokazia. Oba sú problémom viditeľnosti.

Cieľové zásoby zastavujú nadmerné objednávanie, pretože dávajú každej objednávke strop. FIFO a prehľadné skladovanie zastavujú zabudnuté zásoby. Pravidelné počítanie uzatvára kruh tým, že ukazuje, ktoré položky sú vždy v prebytku, takže im môžete znížiť cieľovú zásobu.

Keď sa pripravené jedlo vyhodí, zaznamenajte to ako spotrebu a poznačte dôvod do kuchynského denníka. Vzory sa objavia v priebehu niekoľkých týždňov: rovnaká príloha vyhodená každý pondelok, alebo omáčka pripravená vo väčších dávkach, než sa cez týždeň spotrebuje.

Na čo sa pozerať pri výbere systému riadenia zásob pre reštauráciu

Nech si vyberiete akýkoľvek nástroj, posudzujte ho podľa toho, či ho váš tím naozaj udrží aktuálny. Tieto kritériá sú dôležitejšie ako dlhý zoznam funkcií.

• Rýchle aktualizácie z telefónu alebo tabletu, priamo pri regáli, na jedno alebo dve ťuknutia.
• Zásoby podľa skladovacieho miesta, aby chladiareň, mraziareň a sklad suchého tovaru každý ukazoval, čo má.
• Upozornenia na nízku zásobu, ktoré sa dostanú k tomu, kto objednáva, nie iba do prehľadu, ktorý nikto neotvorí.
• Zdieľané, aktuálne čísla, aby ranná a večerná zmena videli rovnaké hodnoty.
• História zmien, ktorá ukazuje, kto zmenil aké množstvo a kedy.
• Jednoduché počítanie, ideálne naskenovaním štítku na regáli alebo produkte.
• Bezplatný spôsob vyskúšania na vašich reálnych zásobách pred rozhodnutím.

Ak potrebujete aj kalkuláciu nákladov na recepty, sledovanie trvanlivosti podľa šarží, objednávanie u dodávateľov alebo prepojenie s pokladňou, overte si to samostatne — mnohé nástroje na riadenie zásob toto nerobia.

Kedy stále stačí papier alebo tabuľka

Papierový hárok na počítanie alebo tabuľka fungujú dobre, keď jedna osoba zabezpečuje celé objednávanie, jedálny lístok je krátky a je len jedno skladovacie miesto. Ak je táto osoba vždy prítomná, udržiava záznamy aktuálne a nikto iný čísla nepotrebuje, softvér sa nemusí oplatiť.

Prestáva to stačiť, keď zásoby používa a preberá viacero ľudí, keď máte viacero chladničiek, skladov alebo prevádzok, keď objednávateľ nie je ten, kto počítal, alebo keď neviete povedať, prečo sa číslo zmenilo.

Kde zapadá Tana

Tana je zdieľaná aplikácia na riadenie zásob pre tímy a pokrýva časť evidencie zásob pri chode kuchyne.

• Nastavte si sklady podľa svojej kuchyne: chladiareň, mraziareň, chladničku na linke, sklad suchého tovaru, bar, skrinku na obaly. Zásoba sa zaznamenáva podľa jednotlivých skladov a celkové množstvo položky je ich súčet. Voliteľné miesta uchovávajú adresu každej prevádzky, ak ich prevádzkujete viac.
• Zaznamenávajte spotrebu znakom − a dodávky znakom + jedným ťuknutím na iPhone, iPad, Mac alebo vo webovej aplikácii. Znak = nastaví presné napočítané množstvo počas inventúry. Presúvajte zásobu medzi skladmi, napríklad z mraziarne do chladničky na linke.
• Nastavte prah nízkej zásoby pre každú položku ako objednávaciu hladinu. Tana ukazuje, čo dochádza, na domovskej stránke, e‑mailom a push notifikáciou a môže to zverejniť aj v kanáli Slack. Cieľovú zásobu a údaje o dodávateľovi napíšte do poznámky položky ako objednať.
• Tlačte QR štítky pre regály a položky, alebo pripojte čiarový kód výrobcu, a skenovaním kamerou otvoríte správnu položku.
• Každá zmena sa uchováva v histórii: kto zmenil aké množstvo, kedy a na ktorom sklade.
• Naplánujte očakávané doplnenie na deň dodávky a dostanete pripomienku v ten deň. Exportujte zásoby do CSV pre hárok inventúry alebo pre účtovníka.

Tana nesleduje dátumy spotreby ani šarže, nepočíta náklady na recepty, netvorí objednávky u dodávateľov ani sa nepripája k pokladni. Na dátumy naďalej používajte štítky na nádobách; ak chcete pripomienku v Tane, položku môže označiť tag alebo riadok v popise, ktorý potrebuje kontrolu dátumu. K dispozícii je bezplatný plán bez karty a platené plány za tím.

Často kladené otázky

Ako často by mala reštaurácia robiť inventúru?

Drahé a rýchlo sa obracajúce položky počítajte denne alebo pri každej zmene, rýchlo sa kaziace suroviny pred každou objednávkou, suchý tovar týždenne a na konci každého účtovného obdobia urobte úplnú inventúru.

Aký je rozdiel medzi cieľovou zásobou a objednávacou hladinou?

Cieľová zásoba je množstvo, ktoré chcete mať na regáli hneď po dodávke. Objednávacia hladina je nižšia úroveň, ktorá signalizuje, že treba objednať. Keď zásoba dosiahne objednávaciu hladinu, objednáte toľko, aby ste sa vrátili na cieľovú zásobu.

Dá sa riadiť zásoby reštaurácie v tabuľke?

Áno, ak jedna osoba zvláda celú zásobu aj objednávanie na jednom skladovacom mieste. Keď zásoby vo viacerých priestoroch používa viacero ľudí, zdieľaná aplikácia, ktorá sa aktualizuje z telefónu, sa udržiava presnejšie.

Sleduje Tana dátumy spotreby?

Nie. Tana zaznamenáva množstvá podľa skladovacích miest spolu s históriou a upozorneniami na nízku zásobu. Dátumy naďalej sledujte na štítkoch nádob a dodržiavajte FIFO na regáli; tag alebo poznámka v popise položky môže označiť položky, ktoré potrebujú kontrolu dátumu.