Lagerstyring for restauranter: et enkelt system dit køkken faktisk holder ved lige

Lagerstyring for restauranter handler i bund og grund om tre spørgsmål, du til enhver tid skal kunne svare på: Hvad har vi, hvor er det, og hvad skal vi bruge inden næste levering. Et system, der virker, er et, køkkenet kan holde opdateret i en helt almindelig uge – ikke et perfekt regneark, der er forældet igen om onsdagen.

Det betyder et målniveau for hver vare, du genbestiller, en opbevaringsvane, hvor det ældste lager bruges først, og en optælling, der passer ind omkring driften. Herunder gennemgår vi hver del, hvad du skal kigge efter i et lagersystem til restauranter, og hvornår en blok og en kuglepen stadig er det rette værktøj.

Hvad lagerstyring for restauranter skal kunne

En restaurants lager udfører fire opgaver på samme tid, og et godt system understøtter dem alle.

• Holde driften kørende. Ingen ret på menuen bør løbe tør midt i en vagt, fordi ingen lagde mærke til, at den sidste kasse tomater blev brugt tirsdag.
• Gøre bestilling hurtig. Den, der skriver bestillingen, skal tage udgangspunkt i optalte tal – ikke en notesblok og et gæt.
• Begrænse spild. Letfordærvelige varer, der står bagerst på en hylde, til de bliver dårlige, er penge smidt i skraldespanden.
• Vise, hvad der rent faktisk er sket. Når et tal ser forkert ud, vil du vide, hvem der ændrede det, og hvornår – ikke gætte.

Styring af madvarer på lager er sværere end lagerstyring i et almindeligt lager: Meget af det er letfordærveligt, det flytter sig mange gange om dagen, og mange forskellige mennesker rører ved det, fra kokke i tilberedningen til personale i baren, der tager mælk fra kølekabinettet.

Hvorfor lagerregistreringen i køkkenet halter bagefter

De fleste lagerregistreringer i restauranter fejler ikke, fordi folk er sjuskede. De fejler, fordi det tager længere tid at registrere end at udføre selve arbejdet.

Et papirark på døren til kølerummet hjælper kun den, der står foran det. Et regneark på kontorets computer bliver opdateret, når nogen har tid til at sætte sig ned, og i et køkken sker det sjældent. Tallene glider gradvist væk fra virkeligheden, holdet holder op med at stole på dem, og bestillingerne går tilbage til at være baseret på hukommelsen.

Løsningen er ikke mere disciplin. Det er at gøre hver opdatering et spørgsmål om få sekunder, lige ved lageret, på en enhed folk allerede har med sig. Hvis det tager ét tryk at registrere en brugt kasse havremælk, bliver det gjort. Hvis det kræver login og en formular, venter det til efter service – og bliver glemt.

Sæt målniveauer for de varer, du genbestiller

Et målniveau er den mængde af en vare, du vil have på lager efter en levering – nok til at dække forbruget indtil næste levering plus en lille buffer. Et bestillingspunkt er det lavere niveau, der fortæller dig, at det er tid til at få varen med i den næste bestilling.

At fastsætte dem er enkelt i princippet:

1. Se på, hvor meget af varen du bruger mellem leveringer i en normal uge.
2. Læg en buffer til for travle dage og forsinkede leveringer.
3. Den samlede sum er dit målniveau. Vælg et bestillingspunkt under det, der stadig levner tid til at bestille.

Start med de varer, der gør mest ondt, hvis de løber tør, eller som koster mest: proteiner, mejeriprodukter, kaffebønner, takeaway-bægre. Du behøver ikke et målniveau for hvert eneste glas krydderi. Gennemgå målniveauerne, når menuen eller sæsonen skifter.

Med et målniveau og et bestillingspunkt skriver bestillingen næsten sig selv: For hver vare på eller under sit bestillingspunkt bestiller du differencen op til målniveauet.

Opbevar lageret efter først ind, først ud

Først ind, først ud (FIFO) betyder, at det ældste lager bruges først. Det er den mest nyttige vane af alle til at reducere madspild, og den lever på hylden snarere end i software.

• Sæt nye leveringer bag ved det eksisterende lager, aldrig foran.
• Mærk åbnede og tilberedte beholdere med den dato, de blev åbnet eller lavet.
• Giv hver vare ét fast sted, så ældre lager ikke gemmer sig et andet sted.
• Tjek sidste anvendelsesdato under optællingen, og flyt alt, der nærmer sig, frem.

Et lagersystem understøtter FIFO ved at vise, hvad hvert lager indeholder, så du lægger mærke til, når den samme vare ligger to steder. Selve datoerne bliver på etiketterne, hvor kokken, der rækker ud efter en bøtte, kan se dem.

En optællingsrutine, der passer ind omkring driften

En optælling er kun nyttig, hvis den sker efter en fast plan og tager en forudsigelig tid. Del den op efter hyppighed i stedet for at tælle alt på én gang.

Hvad der skal tælles	Hvor ofte	Hvorfor
Dyre og hurtigt omsættelige varer (proteiner, mejeriprodukter, kaffe)	Dagligt eller ved hvert vagtskifte	De påvirker omkostningerne mest og løber hurtigst tør
Letfordærvelige varer med kort holdbarhed	Før hver bestilling	Bestil efter det reelle lager, ikke sidste uges tal
Tørvarer og emballage	Ugentligt	De bevæger sig langsommere og holder længere
Rengøringsmidler og småting	Månedligt	Lav risiko, men de løber stadig tør
Alt	Ved periodens afslutning	En fuld optælling, der nulstiller registreringen

Nogle få regler holder optællingen hurtig og ensartet:

• Tæl i samme rækkefølge hver gang, hylde for hylde, så ingen springer et hjørne over.
• Bliv enige om enheden for hver vare (kasse, pose, flaske, portion), og skriv den i varens navn eller beskrivelse, så én persons “2” betyder det samme som en andens.
• Tæl, før en levering bliver sat på plads, ikke midt i det.
• Registrer det talte tal direkte i stedet for at regne differencen ud i hånden.

Når det talte tal og registreringen ikke stemmer overens, så betragt det som information. En gentagen difference på én vare betyder som regel uregistreret forbrug, spild under tilberedning, eller en portionsstørrelse, der har flyttet sig.

At skære ned på madspild starter med den hylde, du kan se

Det meste af spildet i et køkken kommer enten fra at bestille mere, end man bruger, eller fra lager, der bliver glemt, til det bliver dårligt. Begge dele er synlighedsproblemer.

Målniveauer stopper overbestilling, fordi de sætter et loft på hver bestilling. FIFO og tydelig opbevaring stopper glemt lager. Regelmæssige optællinger lukker cirklen ved at vise, hvilke varer der altid er overlager på, så du kan sænke deres målniveau.

Når tilberedt mad smides ud, så registrer det som brugt, og noter hvorfor i din køkkenlog. Mønstre viser sig i løbet af få uger: den samme garniture, der smides ud hver mandag, eller en sauce, der laves i portioner, der er for store til midt på ugen.

Hvad du skal kigge efter i et lagersystem til restauranter

Uanset hvilket værktøj du vælger, så bedøm det på, om dit team rent faktisk vil holde det opdateret. Disse kriterier betyder mere end en lang liste af funktioner.

• Hurtige opdateringer fra en telefon eller tablet, lige ved hylden, på et eller to tryk.
• Lager pr. lagersted, så kølerummet, fryseren og tørvarelageret hver især viser, hvad de indeholder.
• Alarmer for lavt lager, der når frem til den, der bestiller – ikke kun en rapport, ingen åbner.
• Delte tal i realtid, så morgen- og aftenholdet ser de samme tal.
• En ændringshistorik, der viser, hvem der ændrede hvilken mængde, og hvornår.
• Nem optælling, gerne ved at scanne en etiket på hylden eller produktet.
• En gratis måde at prøve det på med dit eget lager, før du forpligter dig.

Hvis du også har brug for kostberegning af opskrifter, holdbarhedssporing pr. batch, leverandørbestilling eller en forbindelse til dit kasseapparat, skal du specifikt tjekke for det – mange lagerværktøjer kan ikke det.

Hvornår en blok eller et regneark stadig er nok

Et papirark til optælling eller et regneark er fint, når én person står for al bestilling, menuen er kort, og der kun er ét lagersted. Hvis den person altid er der, holder det opdateret, og ingen andre har brug for tallene, er software måske ikke umagen værd.

Det holder op med at være nok, når flere personer bruger og modtager lager, når du har flere køleskabe, lagre eller adresser, når den, der bestiller, ikke er den samme som den, der talte op, eller når du ikke kan se, hvorfor et tal har ændret sig.

Hvor Tana passer ind

Tana er en delt lagerapp til teams, og den dækker den del af at drive et køkken, der handler om at holde styr på lageret.

• Sæt lagre op, så de matcher dit køkken: kølerum, fryser, lineskøler, tørvarelager, bar, emballageskab. Lager bliver registreret pr. lager, og en vares samlede antal er summen af dem. Valgfrie placeringer gemmer hver adresses adresse, hvis du driver mere end én.
• Registrer forbrug med − og leveringer med + med ét tryk på iPhone, iPad, Mac eller webappen. = sætter den præcist optalte mængde under en optælling. Flyt lager mellem lagre, for eksempel fra fryseren til lineskøleren.
• Sæt en alarmgrænse for lavt lager pr. vare som dit bestillingspunkt. Tana viser, hvad der er ved at slippe op, på forsiden og via e-mail og push, og kan poste til en Slack-kanal. Skriv dit målniveau og leverandøroplysninger i varens note om hvordan man genbestiller.
• Print QR-etiketter til hylder og varer, eller tilføj et produkts eget stregkode, og scan med kameraet for at åbne den rigtige vare.
• Hver ændring gemmes i historikken: hvem der ændrede hvilken mængde, hvornår, og på hvilket lager.
• Planlæg en forventet påfyldning til en leveringsdag, og få en påmindelse den dag. Eksportér lageret til CSV til et optællingsark eller din revisor.

Tana sporer ikke udløbsdatoer eller batches, beregner ikke opskriftsomkostninger, opretter ikke indkøbsordrer og forbinder ikke til et kasseapparat. Til datoer skal du fortsat bruge etiketter på beholderne; hvis du vil have en påmindelse i Tana, kan et mærke eller en linje i varens beskrivelse markere varer, der skal dato-tjekkes. Der er en gratis plan uden krav om betalingskort og betalte planer pr. team.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor tit bør en restaurant lave en optælling?

Tæl dyre og hurtigt omsættelige varer dagligt eller ved hvert vagtskifte, letfordærvelige varer før hver bestilling, tørvarer ugentligt, og lav en fuld optælling ved slutningen af hver regnskabsperiode.

Hvad er forskellen på målniveau og bestillingspunkt?

Målniveauet er, hvor meget du vil have på hylden efter en levering. Bestillingspunktet er det lavere niveau, der fortæller dig, at du skal bestille. Når lageret når bestillingspunktet, bestiller du nok til at komme tilbage til målniveauet.

Kan jeg styre en restaurants lager i et regneark?

Ja, hvis én person står for alt lager og al bestilling på ét lagersted. Når flere personer bruger lager på tværs af flere steder, er en delt app, der opdateres fra en telefon, lettere at holde nøjagtig.

Sporer Tana udløbsdatoer?

Nej. Tana registrerer mængder pr. lager med historik og alarmer for lavt lager. Fortsæt med at have datoetiketter på beholderne, og brug FIFO på hylden; et mærke eller en note i varens beskrivelse kan markere varer, der skal dato-tjekkes.