Upravljanje zalihama u restoranu: jednostavan sustav koji će kuhinja stvarno održavati

Upravljanje zalihama u restoranu svodi se na tri pitanja na koja u svakom trenutku morate znati odgovoriti: što imamo, gdje se to nalazi i što nam treba prije sljedeće dostave. Sustav koji funkcionira jest onaj koji kuhinja može održavati ažurnim tijekom običnog tjedna, a ne savršena tablica koja je zastarjela već do srijede.

To znači ciljnu zalihu za svaki artikl koji naručujete, naviku skladištenja pri kojoj se prvo koristi starija roba, i popis koji se uklapa oko posluživanja. U nastavku prolazimo kroz svaki dio, na što obratiti pažnju u sustavu za upravljanje zalihama za restorane, te kada je obična ploča s papirom i dalje pravi alat.

Što upravljanje zalihama restorana mora postići

Zalihe restorana obavljaju četiri zadaće istovremeno, a dobar sustav podržava ih sve.

• Održati posluživanje bez prekida. Nijedno jelo s jelovnika ne bi smjelo nestati usred smjene jer nitko nije primijetio da je zadnja kutija rajčica potrošena u utorak.
• Ubrzati naručivanje. Onaj tko piše narudžbu treba krenuti od izbrojenih brojki, a ne od bilježnice i procjene.
• Ograničiti otpad. Namirnice koje se kvare, a ostaju u dnu police dok se ne pokvare, jednostavno su novac bačen u smeće.
• Pokazati što se zapravo dogodilo. Kad broj izgleda pogrešno, želite znati tko ga je promijenio i kada, a ne nagađati.

Kontrola zaliha hrane teža je od kontrole zaliha u skladištu: velik dio je pokvarljiv, kreće se više puta dnevno, a dotiče ga mnogo različitih ljudi, od kuhara za pripremu do osoblja u sali koje uzima mlijeko iz hladnjaka na šanku.

Zašto evidencija zaliha u kuhinji kasni

Većina evidencija zaliha u restoranima ne propada zato što su ljudi nemarni. Propadaju zato što je bilježenje sporije od samog posla.

Papirnati list na vratima hladnjače pomaže samo osobi koja stoji ispred njega. Tablica na uredskom računalu ažurira se kad netko nađe vremena sjesti, a to se u kuhinji rijetko događa. Brojke postupno odstupaju od stvarnosti, tim im prestaje vjerovati, a naručivanje se vraća na pamćenje.

Rješenje nije više discipline. Rješenje je da svako ažuriranje traje tek nekoliko sekundi, odmah pored zalihe, na uređaju koji ljudi već nose sa sobom. Ako bilježenje potrošene kutije zobenog mlijeka traje jedan dodir, to će se i napraviti. Ako zahtijeva prijavu i ispunjavanje obrasca, čeka do nakon posluživanja - i biva zaboravljeno.

Odredite ciljne zalihe za artikle koje naručujete

Ciljna zaliha je količina artikla koju želite imati na raspolaganju nakon dostave - dovoljno da pokrije potrošnju do sljedeće dostave, plus mali rezervni iznos. Točka narudžbe je niža razina koja vam govori da je vrijeme uvrstiti artikl u sljedeću narudžbu.

Njihovo određivanje jednostavno je u načelu:

1. Pogledajte koliko artikla potrošite između dostava u uobičajenom tjednu.
2. Dodajte rezervu za prometne dane i zakašnjele dostave.
3. Taj zbroj je vaša ciljna zaliha. Odaberite točku narudžbe ispod nje koja i dalje ostavlja vremena za naručivanje.

Počnite s artiklima čiji nedostatak najviše boli ili koji najviše koštaju: proteini, mliječni proizvodi, zrna kave, čaše za van. Ne trebate ciljnu zalihu za svaku teglicu začina. Preispitajte ciljne zalihe kad se promijeni jelovnik ili sezona.

S ciljnom zalihom i točkom narudžbe, narudžba se gotovo sama piše: za svaki artikl na razini točke narudžbe ili ispod nje, naručujete razliku do ciljne zalihe.

Skladištite zalihe po načelu prvi ušao, prvi izašao

Prvi ušao, prvi izašao (FIFO) znači da se najstarija zaliha koristi prva. To je daleko najkorisnija navika za smanjenje bacanja hrane, a odvija se na polici, a ne u softveru.

• Nove dostave stavljajte iza postojeće zalihe, nikad ispred.
• Označite otvorene i pripremljene posude datumom kad su otvorene ili napravljene.
• Dodijelite svakom artiklu jedno stalno mjesto, kako se starija zaliha ne bi skrivala na drugom mjestu.
• Provjerite rokove trajanja tijekom popisa i pomaknite sve što se približava roku naprijed.

Sustav za upravljanje zalihama podržava FIFO tako što prikazuje što svako skladište sadrži, pa primijetite kad se isti artikl nalazi na dva mjesta. Sami datumi ostaju na naljepnicama, gdje ih kuhar koji poseže za posudom može vidjeti.

Rutina popisa koja se uklapa oko posluživanja

Popis je koristan samo ako se odvija prema rasporedu i traje predvidljivo vrijeme. Podijelite ga po učestalosti umjesto da sve brojite odjednom.

Što brojati	Koliko često	Zašto
Skupi artikli koji se brzo okreću (proteini, mliječni proizvodi, kava)	Svaki dan ili kod svake promjene smjene	Najviše utječu na trošak i najbrže nestaju
Pokvarljiva roba kratkog roka	Prije svake narudžbe	Naručivati prema stvarnoj zalihi, a ne prema prošlotjednim brojkama
Suha roba i ambalaža	Tjedno	Kreću se sporije i traju dulje
Sredstva za čišćenje i sitna oprema	Mjesečno	Nizak rizik, ali ipak nestaju
Sve	Na kraju razdoblja	Potpuni popis koji resetira evidenciju

Nekoliko pravila drži popis brzim i dosljednim:

• Brojite uvijek istim redoslijedom, polica po polica, kako nitko ne bi preskočio kut.
• Dogovorite se oko jedinice za svaki artikl (kutija, vreća, boca, porcija) i zapišite je u ime ili opis artikla, kako bi nečiji “2” značilo isto kao i tuđe.
• Brojite prije nego što se dostava spremi, ne usred spremanja.
• Zabilježite izbrojanu brojku izravno, umjesto da razliku računate ručno.

Kad se izbrojana brojka i evidencija ne slažu, tretirajte to kao informaciju. Redoviti raskorak na jednom artiklu obično znači nezabilježenu potrošnju, gubitak pri pripremi, ili veličinu porcije koja se pomaknula.

Smanjenje bacanja hrane počinje s policom koju možete vidjeti

Većina otpada u kuhinji dolazi ili od naručivanja više nego što se potroši, ili od zalihe koja se zaboravi dok se ne pokvari. Oboje su problemi vidljivosti.

Ciljne zalihe zaustavljaju prekomjerno naručivanje jer svakoj narudžbi postavljaju gornju granicu. FIFO i jasno skladištenje zaustavljaju zaboravljenu zalihu. Redoviti popisi zatvaraju krug pokazujući koji su artikli uvijek prekomjerno zalihe, pa im možete smanjiti ciljnu zalihu.

Kad se pripremljena hrana baci, zabilježite je kao potrošenu i navedite razlog u kuhinjskom dnevniku. Obrasci se pojavljuju za nekoliko tjedana: isti prilog bačen svakog ponedjeljka, ili umak pripremljen u prevelikim količinama za sredinu tjedna.

Na što obratiti pažnju u sustavu za upravljanje zalihama za restorane

Koji god alat odabrali, prosuđujte ga prema tome hoće li ga vaš tim stvarno održavati ažurnim. Ovi kriteriji važniji su od duge liste značajki.

• Brzo ažuriranje s mobitela ili tableta, odmah pored police, jednim ili dvama dodirima.
• Zalihe po mjestu skladištenja, tako da hladnjača, zamrzivač i suho skladište pokazuju svaki što sadrži.
• Upozorenja o niskoj zalihi koja stižu do osobe koja naručuje, a ne samo u izvještaj koji nitko ne otvara.
• Zajedničke, ažurne brojke u stvarnom vremenu, tako da jutarnja i večernja smjena vide iste brojke.
• Povijest promjena koja pokazuje tko je koju količinu promijenio i kada.
• Jednostavno brojanje, idealno skeniranjem naljepnice na polici ili proizvodu.
• Besplatan način da ga isprobate sa stvarnom zalihom prije nego što se obvežete.

Ako vam je potrebno i obračunavanje troška recepata, praćenje roka trajanja po seriji, naručivanje kod dobavljača ili povezivanje s blagajnom, provjerite to posebno - mnogi alati za zalihe to ne nude.

Kada ploča s papirom ili tablica i dalje dostaju

Papirnati list za popis ili tablica sasvim su u redu kad jedna osoba obavlja cijelo naručivanje, jelovnik je kratak i postoji samo jedno mjesto skladištenja. Ako je ta osoba uvijek prisutna, održava evidenciju ažurnom i nikome drugom ne trebaju te brojke, dodavanje softvera možda se ne isplati.

Prestaje biti dovoljno kad zalihe koristi i prima nekoliko ljudi, kad imate više hladnjaka, skladišta ili lokacija, kad naručitelj nije ista osoba koja je brojala, ili kad ne možete odrediti zašto se broj promijenio.

Gdje se Tana uklapa

Tana je zajednička aplikacija za zalihe namijenjena timovima, i pokriva onaj dio vođenja kuhinje koji se odnosi na evidentiranje zaliha.

• Postavite skladišta prema svojoj kuhinji: hladnjača, zamrzivač, hladnjak na liniji, suho skladište, šank, ormar za ambalažu. Zaliha se bilježi po skladištu, a ukupna količina artikla njihov je zbroj. Neobavezne lokacije čuvaju adresu svakog objekta ako vodite više od jednog.
• Bilježite potrošnju znakom −, a dostave znakom +, jednim dodirom na iPhoneu, iPadu, Macu ili u web aplikaciji. = postavlja točno izbrojanu količinu tijekom popisa. Premještajte zalihe između skladišta, primjerice iz zamrzivača u hladnjak na liniji.
• Postavite prag niske zalihe po artiklu kao svoju točku narudžbe. Tana na početnoj stranici, e-poštom i push obavijestima pokazuje što nestaje, a može objaviti i u Slack kanal. Zapišite svoju ciljnu zalihu i podatke o dobavljaču u bilješku kako naručiti za taj artikl.
• Ispišite QR naljepnice za police i artikle, ili priložite vlastiti barkod proizvoda, i skenirajte kamerom kako biste otvorili pravi artikl.
• Svaka promjena čuva se u povijesti: tko je koju količinu promijenio, kada i na kojem skladištu.
• Zakažite očekivanu dopunu za dan dostave i primite podsjetnik tog datuma. Izvezite zalihe u CSV za list popisa ili za svog knjigovođu.

Tana ne prati rokove trajanja ni serije, ne obračunava troškove recepata, ne stvara narudžbenice i ne povezuje se s blagajnom. Za datume i dalje koristite naljepnice na posudama; ako želite podsjetnik u Tani, oznaka ili redak u opisu artikla može označiti artikle kojima je potrebna provjera datuma. Postoji besplatan plan bez potrebe za karticom i plaćeni planovi po timu.

Često postavljana pitanja

Koliko često restoran treba raditi popis zaliha?

Brojite skupe artikle koji se brzo okreću svaki dan ili kod svake promjene smjene, pokvarljivu robu prije svake narudžbe, suhu robu tjedno, a na kraju svakog obračunskog razdoblja napravite potpuni popis.

Koja je razlika između ciljne zalihe i točke narudžbe?

Ciljna zaliha je koliko želite imati na polici nakon dostave. Točka narudžbe niža je razina koja vam govori da naručite. Kad zaliha dosegne točku narudžbe, naručite dovoljno da se vratite na ciljnu zalihu.

Mogu li voditi zalihe restorana u tablici?

Da, ako jedna osoba obavlja sve zalihe i naručivanje na jednom mjestu skladištenja. Kad više ljudi koristi zalihe na više mjesta, zajedničku aplikaciju koja se ažurira s mobitela lakše je održavati točnom.

Prati li Tana rokove trajanja?

Ne. Tana bilježi količine po skladištu, s poviješću i upozorenjima o niskoj zalihi. Nastavite koristiti naljepnice s datumom na posudama i primjenjujte FIFO na polici; oznaka ili bilješka u opisu artikla može označiti artikle kojima je potrebna provjera datuma.