Lagerstyring for restauranter: et system kjøkkenet faktisk klarer å holde ved like

Lagerstyring for restauranter koker ned til tre spørsmål du til enhver tid skal kunne svare på: hva har vi, hvor er det, og hva trenger vi før neste levering. Et system som fungerer, er et kjøkkenet klarer å holde oppdatert i en helt vanlig uke — ikke et perfekt regneark som er utdatert innen onsdag.

Det betyr et ønsket lagernivå for hver vare dere bestiller på nytt, en lagringsvane som bruker den eldste varen først, og en telling som passer inn rundt service. Under går vi gjennom hver del, hva dere bør se etter i et lagersystem for restauranter, og når en tavle med papir og penn fortsatt er riktig verktøy.

Hva lagerstyring i en restaurant må klare

Lageret i en restaurant gjør fire jobber samtidig, og et godt system støtter alle fire.

• Holder driften i gang. Ingenting på menyen skal ta slutt midt i en vakt fordi ingen la merke til at den siste kassen med tomater ble brukt opp på tirsdag.
• Gjør bestilling raskt. Den som skriver bestillingen, skal starte fra tellte tall, ikke en notatblokk og et anslag.
• Begrenser svinn. Ferskvarer som blir stående bakerst på en hylle til de blir dårlige, er penger rett i søpla.
• Viser hva som faktisk har skjedd. Når et tall ser feil ut, vil dere vite hvem som endret det og når — ikke gjette.

Lagerstyring for mat er vanskeligere enn lagerstyring på et vanlig lager: mye av det er ferskvare, det flyttes på mange ganger om dagen, og mange personer er innom det, fra kjøkkenassistenter til serveringspersonale som henter melk fra barkjøleskapet.

Hvorfor lagerføringen på kjøkkenet sakker etter

De fleste lagerlister på restaurantkjøkken svikter ikke fordi folk er slurvete. De svikter fordi det tar lengre tid å føre enn å faktisk gjøre jobben.

Et papirark på kjøledøra hjelper bare den som står foran det akkurat da. Et regneark på kontor-PC-en blir oppdatert når noen har tid til å sette seg ned, og på et kjøkken skjer det sjelden. Tallene sklir gradvis unna virkeligheten, teamet slutter å stole på dem, og bestillingen går tilbake til å skje fra hukommelsen.

Løsningen er ikke mer disiplin. Det er å gjøre hver oppdatering til noe som tar sekunder, rett ved varen, på en enhet folk allerede har på seg. Tar det ett trykk å registrere en brukt kartong havremelk, blir det gjort. Krever det innlogging og et skjema, venter det til etter service — og blir glemt.

Sett ønsket lagernivå for varene dere bestiller på nytt

Ønsket lagernivå er hvor mye av en vare du vil ha på lager rett etter en levering — nok til å dekke forbruket fram til neste levering, pluss en liten buffer. Bestillingspunktet er det lavere nivået som forteller deg at det er på tide å ta med varen i neste bestilling.

Å sette dem er enkelt i prinsippet:

1. Se på hvor mye av varen dere bruker mellom leveranser i en vanlig uke.
2. Legg til en buffer for travle dager og forsinkede leveranser.
3. Summen er ønsket lagernivå. Velg et bestillingspunkt under det som fortsatt gir tid til å bestille.

Start med varene som gjør mest vondt om de tar slutt, eller som koster mest: kjøtt og fisk, meieriprodukter, kaffebønner, take-away-begre. Dere trenger ikke et ønsket nivå for hvert lille krydderglass. Gå gjennom nivåene på nytt når menyen eller sesongen endrer seg.

Med et ønsket lagernivå og et bestillingspunkt skriver bestillingen seg nesten selv: for hver vare på eller under bestillingspunktet, bestill differansen opp til ønsket nivå.

Lagre varene etter først inn, først ut

Først inn, først ut (FIFO) betyr at det eldste lageret brukes først. Det er den mest nyttige enkeltvanen for å redusere matsvinn, og den lever på hyllen — ikke i en app.

• Sett nye leveranser bak eksisterende lager, aldri foran.
• Merk åpnede og tilberedte beholdere med datoen de ble åpnet eller laget.
• Gi hver vare ett fast sted, så eldre lager ikke gjemmer seg på en annen plass.
• Sjekk holdbarhetsdatoer under tellingen, og flytt alt som nærmer seg utløp, fram.

Et lagersystem støtter FIFO ved å vise hva hvert lagringssted inneholder, slik at dere legger merke til når samme vare ligger to steder. Selve datoene blir stående på etikettene, der kokken som strekker seg etter et beger, kan se dem.

En varetellingsrutine som passer rundt service

En varetelling er bare nyttig hvis den skjer etter en fast plan og tar en forutsigbar tid. Del den opp etter hyppighet i stedet for å telle alt på én gang.

Hva som telles	Hvor ofte	Hvorfor
Dyre og raskt omløpende varer (kjøtt, fisk, meieri, kaffe)	Daglig eller ved hvert vaktskifte	De styrer kostnaden og tar slutt raskest
Ferskvarer med kort holdbarhet	Før hver bestilling	Bestill etter reelt lager, ikke forrige ukes tall
Tørrvarer og emballasje	Ukentlig	De beveger seg saktere og holder lenger
Rengjøringsmidler og smått utstyr	Månedlig	Lav risiko, men tar likevel slutt
Alt	Ved periodeslutt	En full telling for å nullstille lagerlisten

Noen regler holder tellingene raske og konsekvente:

• Tell i samme rekkefølge hver gang, hylle for hylle, så ingen hopper over et hjørne.
• Bli enige om enheten for hver vare (kartong, sekk, flaske, porsjon) og skriv den inn i varenavnet eller beskrivelsen, så «2» betyr det samme for alle.
• Tell før en leveranse settes på plass, ikke midt i det.
• Registrer det tellte tallet direkte i stedet for å regne ut differansen for hånd.

Når det tellte tallet og lagerlisten er uenige, behandle det som informasjon. Et jevnlig avvik på én vare betyr som regel uregistrert bruk, tilberedningssvinn, eller en porsjonsstørrelse som har sneket seg oppover.

Å kutte matsvinn starter med hyllen dere kan se

Mesteparten av svinnet på et kjøkken kommer fra å bestille mer enn dere bruker, eller fra lager som blir glemt til det blir dårlig. Begge deler er synlighetsproblemer.

Ønsket lagernivå stopper overbestilling fordi det gir hver bestilling et tak. FIFO og ryddig lagring stopper glemt lager. Jevnlige tellinger lukker sirkelen ved å vise hvilke varer som alltid ligger med for mye — så dere kan senke det ønskede nivået deres.

Når tilberedt mat kastes, registrer det som brukt og noter hvorfor i kjøkkenloggen. Mønstre dukker opp i løpet av noen uker: samme garnityr kastet hver mandag, eller en saus laget i for store porsjoner til en vanlig hverdag.

Hva dere bør se etter i et lagersystem for restauranter

Uansett hvilket verktøy dere velger, døm det etter om teamet faktisk kommer til å holde det oppdatert. Disse kriteriene betyr mer enn en lang funksjonsliste.

• Raske oppdateringer fra mobil eller nettbrett, rett ved hyllen, med ett eller to trykk.
• Lager per lagringssted, slik at kjølerommet, fryseren og tørrvarelageret hver viser hva de inneholder.
• Varsler om lav beholdning som når fram til den som bestiller, ikke bare til en rapport ingen åpner.
• Delte, sanntidstall slik at morgen- og kveldsskiftet ser de samme tallene.
• En endringshistorikk som viser hvem som endret hvilken mengde, og når.
• Enkel telling, helst ved å skanne en etikett på hylla eller produktet.
• En gratis måte å prøve det på med deres eget lager før dere forplikter dere.

Trenger dere også oppskriftskalkyle, holdbarhetssporing per parti, leverandørbestilling eller kobling til kassesystemet, sjekk spesifikt for det — mange lagerverktøy dekker ikke dette.

Når en tavle eller et regneark fortsatt holder

Et papirark for telling eller et regneark er greit når én person står for all bestilling, menyen er kort, og det er ett eneste lagringssted. Er den personen alltid til stede, holder det oppdatert, og trenger ingen andre tallene, er det kanskje ikke verdt å innføre programvare.

Det slutter å holde når flere personer bruker og mottar lager, når dere har flere kjøleskap, lagre eller lokasjoner, når den som bestiller ikke er den som telte, eller når dere ikke kan si hvorfor et tall endret seg.

Hvor Tana passer inn

Tana er en delt lagerapp for team, og den dekker lagerføringsdelen av å drive et kjøkken.

• Sett opp lagre som matcher kjøkkenet deres: kjølerom, fryser, kjøleskap på linja, tørrvarelager, bar, emballasjeskap. Lageret registreres per lagringssted, og hver vares totalantall er summen. Valgfrie plasseringer holder adressen for hvert sted når dere driver mer enn ett.
• Registrer forbruk med − og leveranser med + i ett trykk på iPhone, iPad, Mac eller webappen. = setter det eksakte tellte antallet under en varetelling. Flytt lager mellom lagre, for eksempel fra fryseren til kjøleskapet på linja.
• Sett en terskel for lav beholdning per vare som deres bestillingspunkt. Tana viser hva som er i ferd med å ta slutt på hjemmesiden, og via e-post og push, og kan poste til en Slack-kanal. Skriv ønsket nivå og leverandørdetaljer i varens notat om bestilling.
• Skriv ut QR-etiketter for hyller og varer, eller bruk et produkts egen strekkode, og skann med kameraet for å åpne riktig vare.
• Hver endring lagres i historikken: hvem som endret hvilken mengde, når, og på hvilket lagringssted.
• Planlegg en forventet påfylling for en leveringsdag og få et varsel på dagen. Eksporter lageret til CSV for et tellingsark eller regnskapsføreren deres.

Tana sporer ikke holdbarhetsdatoer eller partier, beregner ikke oppskriftskostnader, oppretter ikke bestillinger og kobler seg ikke til et kassesystem. Fortsett å bruke etiketter på beholderne for datoer; ønsker dere et varsel i Tana, kan en tagg eller en linje i varens beskrivelse merke varer som trenger en datosjekk. Det finnes en gratis plan uten kort, og betalte planer per team.

Ofte stilte spørsmål

Hvor ofte bør en restaurant gjøre varetelling?

Tell dyre og raskt omløpende varer daglig eller ved hvert vaktskifte, ferskvarer før hver bestilling, tørrvarer ukentlig, og gjør en full telling ved slutten av hver regnskapsperiode.

Hva er forskjellen på ønsket lagernivå og bestillingspunkt?

Ønsket lagernivå er hvor mye dere vil ha på hylla rett etter en levering. Bestillingspunktet er det lavere nivået som forteller dere at det er på tide å bestille. Når lageret når bestillingspunktet, bestiller dere nok til å komme tilbake til ønsket nivå.

Kan jeg styre restaurantlager i et regneark?

Ja, hvis én person håndterer alt lager og all bestilling på ett lagringssted. Når flere personer bruker lager på tvers av flere steder, er en delt app som oppdateres fra mobilen, lettere å holde nøyaktig.

Sporer Tana holdbarhetsdatoer?

Nei. Tana registrerer mengder per lagringssted, med historikk og varsler om lav beholdning. Fortsett å bruke datoetiketter på beholderne og følg FIFO på hylla; en tagg eller et notat i varens beskrivelse kan merke varer som trenger en datosjekk.