Upravljanje zalihama u restoranu: jednostavan sistem koji kuhinja zaista može da održava

Upravljanje zalihama u restoranu svodi se na tri pitanja na koja u svakom trenutku treba da znate odgovor: šta imamo, gde se to nalazi i šta nam treba pre sledeće isporuke. Sistem koji funkcioniše je onaj koji kuhinja može da održava ažurnim tokom obične nedelje, a ne savršena tabela koja zastari već do srede.

To znači ciljni nivo zaliha za svaku namirnicu koju ponovo naručujete, naviku skladištenja po kojoj se prvo koristi starija zaliha, i popis koji stane u ritam rada sale i kuhinje. U nastavku sledi svaki od ovih delova, na šta obratiti pažnju pri izboru sistema za zalihe restorana i kada je papir i dalje pravi alat.

Šta upravljanje zalihama u restoranu mora da postigne

Zalihe restorana istovremeno obavljaju četiri zadatka, a dobar sistem podržava sva četiri.

• Održava nesmetan rad sale. Nijedna stavka na jelovniku ne sme da ponestane usred smene samo zato što niko nije primetio da je poslednja gajba paradajza potrošena u utorak.
• Ubrzava naručivanje. Onaj ko piše porudžbinu treba da polazi od izbrojanih cifara, a ne od beležnice i procene.
• Ograničava otpad. Kvarljiva roba koja stoji na dnu police dok se ne pokvari je novac bačen pravo u kantu.
• Pokazuje šta se zaista dogodilo. Kada broj deluje pogrešno, želite da znate ko ga je i kada promenio, a ne da nagađate.

Kontrola zaliha namirnica teža je od kontrole zaliha u magacinu: veliki deo je kvarljivo, roba se pomera mnogo puta dnevno, a dodiruje je mnogo ljudi, od kuvara na pripremi do osoblja sale koje uzima mleko iz frižidera za šankom.

Zašto evidencija zaliha u kuhinji zaostaje

Većina evidencija zaliha u restoranima ne propada zato što su ljudi nemarni. Propada zato što je beleženje sporije od samog posla.

Papir zalepljen na vrata komore pomaže samo osobi koja trenutno stoji ispred njega. Tabela na kancelarijskom računaru se ažurira kada neko nađe vremena da sedne, a u kuhinji se to retko dešava. Brojke polako odstupaju od stvarnosti, tim prestaje da im veruje, a naručivanje se vraća na pamćenje.

Rešenje nije više discipline. Rešenje je da svako ažuriranje traje par sekundi, tik pored same robe, na uređaju koji ljudi već nose sa sobom. Ako je za beleženje potrošene gajbe zobenog mleka potreban samo jedan dodir, to će biti urađeno. Ako je potrebna prijava i popunjavanje forme, to se odlaže za posle smene i biva zaboravljeno.

Odredite ciljni nivo zaliha za namirnice koje ponovo naručujete

Ciljni nivo zaliha je količina namirnice koju želite da imate pri ruci odmah posle isporuke — dovoljno da pokrije potrošnju do sledeće isporuke, plus mala rezerva. Tačka porudžbine je niži nivo koji vam govori da je vreme da namirnicu uvrstite u sledeću porudžbinu.

Određivanje je u principu jednostavno:

1. Pogledajte koliko namirnice potrošite između isporuka tokom obične nedelje.
2. Dodajte rezervu za užurbane dane i kašnjenja isporuka.
3. Taj zbir je vaš ciljni nivo. Odaberite tačku porudžbine ispod njega, tako da vam ostane vremena da naručite.

Počnite od namirnica čiji nedostatak najviše boli ili koje najviše koštaju: meso, mlečni proizvodi, zrna kafe, čaše za poneti. Ciljni nivo vam nije potreban za svaku teglicu začina. Nivoe ponovo proverite kad se promeni jelovnik ili sezona.

Sa ciljnim nivoom i tačkom porudžbine, porudžbina se gotovo sama piše: za svaku namirnicu na tački porudžbine ili ispod nje, naručite razliku do ciljnog nivoa.

Skladištite po principu prvi ušao, prvi izašao

Prvi ušao, prvi izašao (FIFO) znači da se prvo koristi najstarija zaliha. To je pojedinačno najkorisnija navika za smanjenje otpada od hrane, i ona živi na polici, a ne u softveru.

• Nove isporuke stavljajte iza postojeće zalihe, nikad ispred.
• Otvorene i pripremljene posude označite nalepnicom sa datumom otvaranja ili pripreme.
• Svakoj namirnici dodelite jedno stalno mesto, da starija zaliha ne bi bila sakrivena negde drugde.
• Tokom popisa proverite rokove trajanja i pomerite napred sve što se približava isteku.

Sistem za zalihe podržava FIFO tako što prikazuje šta se nalazi u svakom mestu skladištenja, pa primetite kad se ista namirnica nalazi na dva mesta. Sami datumi ostaju na nalepnicama, tamo gde ih vidi kuvar koji poseže za posudom.

Rutina popisa koja stane u ritam rada

Popis je koristan samo ako se dešava po rasporedu i traje predvidivo vreme. Podelite ga po učestalosti umesto da sve brojite odjednom.

Šta brojati	Koliko često	Zašto
Skupe i brzoobrtne namirnice (meso, mlečni proizvodi, kafa)	Svaki dan ili pri svakoj smeni	Najviše utiču na trošak i najbrže ponestaju
Kvarljiva roba kratkog roka trajanja	Pre svake porudžbine	Naručuje se prema stvarnoj zalihi, a ne prošlonedeljnim brojkama
Suva roba i ambalaža	Nedeljno	Sporije se obrće i duže traje
Sredstva za čišćenje i sitan inventar	Mesečno	Nizak rizik, ali ipak ponestane
Sve	Na kraju obračunskog perioda	Potpuni popis radi resetovanja evidencije

Nekoliko pravila drži popis brzim i doslednim:

• Uvek brojite istim redosledom, policu po policu, da niko ne preskoči neki ugao.
• Dogovorite se o jedinici za svaku namirnicu (gajba, kesa, flaša, porcija) i upišite je u naziv ili opis namirnice, tako da “2” znači isto svima.
• Brojite pre nego što se isporuka odloži na mesto, a ne usred tog posla.
• Upišite izbrojanu cifru direktno, umesto da razliku računate ručno.

Kada se izbrojana cifra i evidencija ne slažu, tretirajte to kao informaciju. Redovna razlika kod jedne namirnice obično znači nezabeleženu potrošnju, gubitak pri pripremi, ili porciju koja se postepeno povećala.

Smanjenje otpada od hrane počinje od police koju vidite

Najveći deo otpada u kuhinji dolazi od naručivanja više nego što se troši, ili od zaliha zaboravljenih dok se ne pokvare. Oba su problem vidljivosti.

Ciljni nivoi zaustavljaju preterano naručivanje jer svakoj porudžbini daju gornju granicu. FIFO i uredno skladištenje zaustavljaju zaboravljene zalihe. Redovni popisi zatvaraju krug pokazujući koje namirnice su uvek u višku, pa im možete sniziti ciljni nivo.

Kada se pripremljena hrana baci, zabeležite to kao potrošnju i navedite razlog u kuhinjskom dnevniku. Obrasci se pojavljuju za par nedelja: isti prilog bačen svakog ponedeljka, ili sos pripremljen u previše velikim količinama za sredinu nedelje.

Na šta obratiti pažnju u sistemu za zalihe restorana

Koji god alat da izaberete, procenjujte ga po tome da li će vaš tim zaista da ga održava ažurnim. Ovi kriterijumi su važniji od duge liste funkcija.

• Brzo ažuriranje sa telefona ili tableta, tik pored police, jednim ili dva dodira.
• Zalihe po mestu skladištenja, tako da komora, zamrzivač i magacin suve robe svaki prikazuju šta sadrže.
• Upozorenja o niskim zalihama koja stižu do osobe koja naručuje, a ne samo do izveštaja koji niko ne otvara.
• Deljene, ažurne brojke u realnom vremenu, tako da jutarnja i večernja smena vide iste vrednosti.
• Istorija promena koja pokazuje ko je koju količinu promenio i kada.
• Lako brojanje, idealno skeniranjem nalepnice na polici ili proizvodu.
• Besplatan način da probate sa svojim stvarnim zalihama pre nego što se obavežete.

Ako vam je potrebno i obračun cene recepata, praćenje roka trajanja po serijama, naručivanje kod dobavljača ili povezivanje sa kasom, proverite to posebno; mnogi alati za zalihe to ne rade.

Kada je papir ili tabela i dalje dovoljno

Papirni list za popis ili tabela sasvim su dovoljni kada jedna osoba obavlja celokupno naručivanje, jelovnik je kratak, a mesto skladištenja je jedno. Ako je ta osoba uvek prisutna, održava evidenciju ažurnom i niko drugi ne zavisi od tih brojki, uvođenje softvera se možda ne isplati.

Prestaje da bude dovoljno kada nekoliko ljudi koristi i preuzima zalihe, kada imate više frižidera, magacina ili lokacija, kada osoba koja naručuje nije ista kao ona koja je brojala, ili kada ne možete da utvrdite zašto se broj promenio.

Gde se Tana uklapa

Tana je deljena aplikacija za zalihe namenjena timovima, i pokriva deo vođenja zaliha u radu kuhinje.

• Podesite skladišta prema vašoj kuhinji: komora, zamrzivač, frižider na liniji, magacin suve robe, šank, ormar za ambalažu. Zaliha se beleži po skladištu, a ukupna količina namirnice je njihov zbir. Opcione lokacije čuvaju adresu svakog objekta kada poslujete na više mesta.
• Beležite potrošnju znakom −, a isporuke znakom + jednim dodirom na iPhone, iPad, Mac ili u veb aplikaciji. Znak = postavlja tačnu izbrojanu količinu tokom popisa. Premeštajte zalihu između skladišta, na primer iz zamrzivača u frižider na liniji.
• Podesite prag niske zalihe za svaku namirnicu kao svoju tačku porudžbine. Tana prikazuje šta ponestaje na početnoj stranici, putem e-pošte i push obaveštenja, a može i da objavi na Slack kanalu. Ciljni nivo i podatke o dobavljaču zapišite u belešku namirnice kako naručiti.
• Štampajte QR nalepnice za police i namirnice, ili povežite barkod samog proizvoda, pa skeniranjem kamerom otvorite pravu namirnicu.
• Svaka promena se čuva u istoriji: ko je koju količinu promenio, kada i u kom skladištu.
• Zakažite očekivano dopunjavanje za dan isporuke i dobićete podsetnik tog dana. Izvezite zalihe u CSV za list popisa ili za vašeg knjigovođu.

Tana ne prati rokove trajanja ni serije, ne obračunava cenu recepata, ne pravi porudžbenice niti se povezuje sa kasom. Za datume i dalje koristite nalepnice na posudama; ako želite podsetnik u Tani, oznaka (tag) ili red u opisu namirnice može da označi one kojima je potrebna provera datuma. Postoji besplatan plan bez kartice i plaćeni planovi po timu.

Često postavljana pitanja

Koliko često restoran treba da radi popis?

Skupe i brzoobrtne namirnice brojte svaki dan ili pri svakoj smeni, kvarljivu robu pre svake porudžbine, suvu robu nedeljno, a na kraju svakog obračunskog perioda uradite potpuni popis.

Koja je razlika između ciljnog nivoa i tačke porudžbine?

Ciljni nivo je koliko želite da imate na polici odmah posle isporuke. Tačka porudžbine je niži nivo koji vam govori da naručite. Kada zaliha dostigne tačku porudžbine, naručujete onoliko koliko je potrebno da se vratite na ciljni nivo.

Mogu li da vodim zalihe restorana u tabeli?

Da, ako jedna osoba vodi računa o svim zalihama i porudžbinama na jednom mestu skladištenja. Kada nekoliko ljudi koristi zalihe na više mesta, deljena aplikacija koja se ažurira sa telefona lakše ostaje tačna.

Da li Tana prati rokove trajanja?

Ne. Tana beleži količine po mestu skladištenja, zajedno sa istorijom i upozorenjima o niskim zalihama. Datume i dalje čuvajte na nalepnicama posuda i primenjujte FIFO na polici; oznaka ili beleška u opisu namirnice mogu da označe one kojima je potrebna provera datuma.