Řízení zásob v restauraci: jednoduchý systém, který kuchyně skutečně udrží

Řízení zásob v restauraci se v podstatě scvrkává na tři otázky, na které musíte umět kdykoli odpovědět: co máme, kde to je a co budeme potřebovat před příští dodávkou. Funkční systém je takový, který kuchyně dokáže udržovat aktuální během běžného týdne – ne dokonalá tabulka, která je do středy zastaralá.

To znamená cílovou zásobu pro každou položku, kterou doobjednáváte, návyk skladovat tak, že se nejdřív spotřebovává starší zboží, a inventuru, která se vejde kolem provozu. Níže rozebíráme každou z těchto částí, co hledat v systému pro řízení zásob v restauraci a kdy ještě obyčejný papír stačí.

Co musí řízení zásob v restauraci zvládat

Zásoby restaurace plní čtyři úkoly současně a dobrý systém podporuje všechny.

• Udržet provoz v chodu. Žádná položka z menu by neměla dojít uprostřed směny jen proto, že si nikdo nevšiml, že poslední bedna rajčat došla už v úterý.
• Zrychlit objednávání. Kdo píše objednávku, měl by vycházet ze spočítaných čísel, ne z poznámkového bloku a odhadu.
• Omezit plýtvání. Rychle se kazící zboží, které leží vzadu na polici, dokud se nezkazí, jsou jen peníze vyhozené do koše.
• Ukázat, co se skutečně stalo. Když číslo vypadá podezřele, chcete vědět, kdo ho změnil a kdy – ne hádat.

Kontrola zásob potravin je náročnější než kontrola skladových zásob: velká část z nich se rychle kazí, pohybuje se několikrát denně a sahá na ně mnoho lidí, od kuchařů na přípravu až po obsluhu, která bere mléko z chladničky za barem.

Proč záznamy o zásobách v kuchyni zaostávají

Většina záznamů o zásobách v restauracích neselhává proto, že by byli lidé nedbalí. Selhává proto, že zaznamenávání trvá déle než samotná práce.

Papírový arch na dveřích chladicího boxu pomůže jen tomu, kdo před ním právě stojí. Tabulka v kanceláři se aktualizuje, až když si někdo najde čas si sednout – a v kuchyni to bývá málokdy. Čísla se postupně rozcházejí se skutečností, tým jim přestává věřit a objednávání se vrací zpátky k paměti.

Řešením není víc disciplíny. Je jím udělat z každé aktualizace záležitost pár vteřin, přímo u zásob, na zařízení, které lidé už tak jako tak nosí. Pokud zaznamenání spotřebované bedny ovesného mléka zabere jedno klepnutí, udělá se. Pokud vyžaduje přihlášení a vyplnění formuláře, počká se do konce směny – a zapomene se.

Nastavte cílovou zásobu pro položky, které doobjednáváte

Cílová zásoba je množství položky, které chcete mít na skladě po dodávce – tolik, aby to pokrylo spotřebu do příští dodávky, plus malá rezerva. Objednací hladina je nižší úroveň, která vám říká, že je čas zařadit položku do další objednávky.

Jejich nastavení je v principu jednoduché:

1. Zjistěte, kolik dané položky spotřebujete mezi dodávkami v běžném týdnu.
2. Přidejte rezervu pro nabité dny a zpožděné dodávky.
3. Tento součet je vaše cílová zásoba. Zvolte objednací hladinu pod ní, která ještě nechá čas na objednání.

Začněte u položek, jejichž nedostatek nejvíc bolí nebo které jsou nejdražší: bílkoviny, mléčné výrobky, kávová zrna, kelímky na jídlo s sebou. Cílovou zásobu nepotřebujete pro každou sklenici koření. Cílové zásoby přehodnoťte, když se změní menu nebo sezóna.

S cílovou zásobou a objednací hladinou se objednávka téměř píše sama: u každé položky na objednací hladině nebo pod ní objednáte rozdíl do cílové zásoby.

Skladujte podle zásady první dovnitř, první ven

První dovnitř, první ven (FIFO) znamená, že se nejdřív spotřebovávají nejstarší zásoby. Je to jednoznačně nejužitečnější návyk pro snížení plýtvání potravinami a odehrává se na polici, ne v softwaru.

• Nové dodávky dávejte za stávající zásoby, nikdy dopředu.
• Otevřené a připravené nádoby označte datem otevření nebo přípravy.
• Každé položce dejte jedno pevné místo, aby se starší zásoba neschovávala jinde.
• Při inventuře kontrolujte data spotřeby a vše, co se blíží konci, přesuňte dopředu.

Systém pro řízení zásob podporuje FIFO tím, že ukazuje, co je v každém skladu, takže si všimnete, když stejná položka leží na dvou místech. Samotná data zůstávají na štítcích, kde je vidí kuchař sahající po nádobě.

Rutina inventury, která se vejde kolem provozu

Inventura je užitečná jen tehdy, když probíhá podle plánu a trvá předvídatelnou dobu. Rozdělte ji podle frekvence, místo abyste počítali všechno najednou.

Co počítat	Jak často	Proč
Drahé a rychloobrátkové položky (bílkoviny, mléčné výrobky, káva)	Denně nebo při každé směně	Nejvíc ovlivňují náklady a nejrychleji docházejí
Rychle se kazící zboží s krátkou trvanlivostí	Před každou objednávkou	Objednávejte podle skutečné zásoby, ne podle čísel z minulého týdne
Suché zboží a obaly	Týdně	Pohybují se pomaleji a vydrží déle
Čisticí prostředky a drobné vybavení	Měsíčně	Nízké riziko, ale i tak dojdou
Všechno	Na konci účetního období	Úplná inventura, která vynuluje záznamy

Několik pravidel udrží počítání rychlé a konzistentní:

• Počítejte pokaždé ve stejném pořadí, polici po polici, aby se nevynechal žádný kout.
• Domluvte se na jednotce pro každou položku (bedna, pytel, láhev, porce) a napište ji do názvu nebo popisu položky, aby „2“ znamenalo pro každého totéž.
• Počítejte před tím, než se dodávka uloží, ne uprostřed ukládání.
• Zapisujte spočítané číslo přímo, místo abyste rozdíl počítali ručně.

Když se spočítané číslo a záznam neshodují, berte to jako informaci. Pravidelný rozdíl u jedné položky obvykle znamená nezaznamenanou spotřebu, ztráty při přípravě nebo porci, jejíž velikost se posunula.

Snížení plýtvání potravinami začíná u police, na kterou vidíte

Většina plýtvání v kuchyni pochází buď z objednání víc, než se spotřebuje, nebo ze zásob zapomenutých, dokud se nezkazí. Obojí jsou problémy s přehledem.

Cílová zásoba zastavuje přeobjednávání, protože dává každé objednávce strop. FIFO a přehledné skladování zastavují zapomenuté zásoby. Pravidelné inventury uzavírají kruh tím, že ukážou, které položky jsou vždy přeskladněné, takže jim můžete snížit cílovou zásobu.

Když vyhodíte připravené jídlo, zaznamenejte ho jako spotřebované a poznamenejte proč do kuchyňského deníku. Vzorce se projeví během pár týdnů: stejná ozdoba na talíř vyhozená každé pondělí, nebo omáčka připravovaná v dávkách příliš velkých na střed týdne.

Co hledat v systému pro řízení zásob v restauraci

Ať zvolíte jakýkoli nástroj, posuzujte ho podle toho, jestli ho váš tým opravdu udrží aktuální. Tato kritéria jsou důležitější než dlouhý seznam funkcí.

• Rychlé aktualizace z telefonu nebo tabletu, přímo u police, na jedno až dvě klepnutí.
• Zásoba podle skladu, aby chladicí box, mrazák i sklad suchého zboží ukazovaly, co obsahují.
• Upozornění na nízký stav, které se dostane k tomu, kdo objednává, ne jen do reportu, který nikdo neotevře.
• Sdílená, aktuální čísla v reálném čase, aby ranní a večerní směna viděly stejná čísla.
• Historie změn, která ukazuje, kdo jaké množství změnil a kdy.
• Snadné počítání, ideálně naskenováním štítku na polici nebo produktu.
• Bezplatný způsob vyzkoušet ho na reálných zásobách, než se zavážete.

Pokud navíc potřebujete kalkulaci nákladů na recepty, sledování trvanlivosti podle šarží, objednávání u dodavatelů nebo napojení na pokladnu, ověřte si to konkrétně – mnoho nástrojů na zásoby to nenabízí.

Kdy ještě papír nebo tabulka stačí

Papírový arch na počítání nebo tabulka stačí, když jeden člověk dělá veškeré objednávání, menu je krátké a existuje jediné místo skladování. Pokud je tento člověk vždy přítomný, udržuje záznamy aktuální a nikdo jiný čísla nepotřebuje, přidávat software se nemusí vyplatit.

Přestává to stačit, jakmile zásoby používá a přijímá víc lidí, když máte víc chladniček, skladů nebo poboček, když objednávající není tentýž člověk, který počítal, nebo když nedokážete zjistit, proč se číslo změnilo.

Kde se do toho hodí Tana

Tana je sdílená aplikace pro zásoby pro týmy a pokrývá tu část vedení kuchyně, která se týká evidence zásob.

• Nastavte sklady podle své kuchyně: chladicí box, mrazák, chladnička na lince, sklad suchého zboží, bar, skříň na obaly. Zásoba se zaznamenává podle skladu a celkové množství položky je jejich součet. Volitelné lokace uchovávají adresu každé pobočky, pokud jich provozujete víc.
• Zaznamenávejte spotřebu pomocí − a dodávky pomocí + jedním klepnutím na iPhonu, iPadu, Macu nebo ve webové aplikaci. = nastaví přesně spočítané množství během inventury. Přesouvejte zásoby mezi sklady, například z mrazáku do chladničky na lince.
• Nastavte hranici nízkého stavu pro každou položku jako svou objednací hladinu. Tana ukáže, co dochází, na domovské stránce, e-mailem i push notifikací a může to poslat i do kanálu na Slacku. Cílovou zásobu a údaje o dodavateli si zapište do poznámky jak doobjednat u položky.
• Tiskněte QR štítky na police a položky, nebo připojte vlastní čárový kód produktu, a naskenováním kamerou otevřete správnou položku.
• Každá změna zůstává v historii: kdo jaké množství změnil, kdy a v jakém skladu.
• Naplánujte očekávané doplnění na den dodávky a dostanete v ten den připomínku. Exportujte zásoby do CSV pro inventurní arch nebo pro účetní.

Tana nesleduje data spotřeby ani šarže, nepočítá náklady na recepty, nevytváří objednávky u dodavatelů a nenapojuje se na pokladnu. Pro data dál používejte štítky na nádobách; pokud chcete připomínku přímo v Tana, štítek nebo řádek v popisu položky může označit položky, u kterých je potřeba zkontrolovat datum. Existuje bezplatný plán bez nutnosti karty a placené plány za tým.

Často kladené otázky

Jak často by měla restaurace dělat inventuru?

Drahé a rychloobrátkové položky počítejte denně nebo při každé směně, rychle se kazící zboží před každou objednávkou, suché zboží týdně a na konci každého účetního období proveďte úplnou inventuru.

Jaký je rozdíl mezi cílovou zásobou a objednací hladinou?

Cílová zásoba je, kolik chcete mít na polici po dodávce. Objednací hladina je nižší úroveň, která vám říká, že máte objednat. Když zásoba klesne na objednací hladinu, objednáte tolik, aby se doplnila zpět na cílovou zásobu.

Můžu vést zásoby restaurace v tabulce?

Ano, pokud jeden člověk zajišťuje veškeré zásoby a objednávání na jednom místě skladování. Jakmile zásoby na více místech používá víc lidí, je jednodušší udržet přesnost pomocí sdílené aplikace, kterou lze aktualizovat z telefonu.

Sleduje Tana data spotřeby?

Ne. Tana zaznamenává množství podle skladu, s historií a upozorněními na nízký stav. Data dál uvádějte na štítcích na nádobách a na polici používejte FIFO; štítek nebo poznámka v popisu položky může označit položky, u kterých je potřeba zkontrolovat datum.