Gestione del magazzino in un ristorante: un sistema semplice che la cucina terrà davvero aggiornato

La gestione del magazzino in un ristorante si riduce a tre domande a cui dovresti poter rispondere in qualsiasi momento: cosa abbiamo, dove si trova, e di cosa avremo bisogno prima della prossima consegna. Un sistema che funziona è uno che la cucina riesce a tenere aggiornato durante una settimana normale, non un foglio di calcolo perfetto che è già superato per mercoledì.

Questo significa avere un livello di scorta ottimale per ogni articolo che riordini, un’abitudine di conservazione che usa prima le scorte più vecchie, e un inventario che si incastra intorno al servizio. Di seguito trovi ogni elemento nel dettaglio, cosa cercare in un sistema di magazzino per ristoranti, e quando un foglio di carta è ancora lo strumento giusto.

Cosa deve fare la gestione del magazzino in un ristorante

Le scorte di un ristorante svolgono quattro funzioni contemporaneamente, e un buon sistema le supporta tutte.

• Mantenere il servizio senza interruzioni. Nessun piatto del menu dovrebbe finire a metà di un turno perché nessuno si è accorto che l’ultima cassa di pomodori era finita già martedì.
• Rendere l’ordine veloce. Chi scrive l’ordine dovrebbe partire da numeri contati, non da un blocco note e una stima.
• Limitare gli sprechi. I prodotti deperibili lasciati in fondo a uno scaffale finché non si rovinano sono semplicemente soldi buttati nella spazzatura.
• Mostrare cosa è successo davvero. Quando un numero sembra sbagliato, vuoi sapere chi lo ha modificato e quando, non indovinare.

Il controllo delle scorte alimentari è più difficile di quello di un magazzino qualunque: gran parte è deperibile, si muove più volte al giorno, e viene toccato da molte persone diverse, dai cuochi di preparazione al personale di sala che prende il latte dal frigo del bar.

Perché la registrazione delle scorte in cucina resta indietro

La maggior parte delle registrazioni di magazzino nei ristoranti non fallisce perché il personale è distratto. Fallisce perché registrare richiede più tempo del lavoro stesso.

Un foglio di carta sulla porta della cella frigo aiuta solo chi ci sta davanti in quel momento. Un foglio di calcolo sul computer dell’ufficio si aggiorna quando qualcuno trova il tempo di sedersi, e in cucina questo capita raramente. I numeri si allontanano gradualmente dalla realtà, il team smette di fidarsene, e l’ordine torna a basarsi sulla memoria.

La soluzione non è più disciplina. È fare in modo che ogni aggiornamento richieda pochi secondi, proprio accanto alla scorta, su un dispositivo che le persone hanno già con sé. Se registrare una cassa di latte d’avena usata richiede un solo tocco, viene fatto. Se richiede un login e la compilazione di un modulo, viene rimandato a dopo il servizio - e dimenticato.

Imposta scorte minime di riferimento per gli articoli che riordini

Una scorta minima di riferimento è la quantità di un articolo che vuoi avere disponibile dopo una consegna - abbastanza da coprire il consumo fino alla successiva, più un piccolo margine. Il punto di riordino è il livello più basso che ti segnala che è il momento di includere l’articolo nel prossimo ordine.

Definirli è semplice in linea di principio:

1. Guarda quanto di quell’articolo usi tra una consegna e l’altra in una settimana normale.
2. Aggiungi un margine per i giorni intensi e le consegne in ritardo.
3. Quel totale è la tua scorta di riferimento. Scegli un punto di riordino più basso, che lasci comunque tempo per ordinare.

Inizia dagli articoli la cui mancanza pesa di più o che costano di più: proteine, latticini, chicchi di caffè, bicchieri da asporto. Non ti serve una scorta di riferimento per ogni singolo barattolo di spezie. Rivedi le scorte di riferimento quando cambia il menu o la stagione.

Con una scorta di riferimento e un punto di riordino, l’ordine quasi si scrive da solo: per ogni articolo al punto di riordino o sotto, ordini la differenza fino alla scorta di riferimento.

Conserva le scorte secondo il principio primo ad entrare, primo ad uscire

Primo ad entrare, primo ad uscire (FIFO) significa che le scorte più vecchie vengono usate per prime. È di gran lunga l’abitudine più utile per ridurre gli sprechi alimentari, e vive sullo scaffale, non in un software.

• Metti le nuove consegne dietro alle scorte esistenti, mai davanti.
• Etichetta i contenitori aperti o preparati con la data in cui sono stati aperti o preparati.
• Dai a ogni articolo un solo posto fisso, così le scorte più vecchie non si nascondono altrove.
• Controlla le scadenze durante l’inventario e sposta in avanti tutto ciò che si avvicina alla scadenza.

Un sistema di magazzino supporta il FIFO mostrando cosa contiene ogni scaffale, così noti quando lo stesso articolo si trova in due posti. Le date stesse restano sulle etichette, dove il cuoco che allunga la mano verso un contenitore può vederle.

Un inventario che si incastra intorno al servizio

Un inventario è utile solo se avviene secondo un calendario e richiede un tempo prevedibile. Dividilo per frequenza invece di contare tutto insieme.

Cosa contare	Con che frequenza	Perché
Articoli costosi e a rotazione rapida (proteine, latticini, caffè)	Ogni giorno o a ogni cambio turno	Incidono di più sul costo e finiscono più in fretta
Deperibili a breve conservazione	Prima di ogni ordine	Ordina in base alla scorta reale, non ai numeri della settimana scorsa
Prodotti secchi e imballaggi	Settimanalmente	Si muovono più lentamente e si conservano più a lungo
Detergenti e piccola attrezzatura	Mensilmente	Rischio basso, ma finiscono comunque
Tutto	A fine periodo	Un conteggio completo per azzerare il registro

Alcune regole mantengono il conteggio veloce e coerente:

• Conta sempre nello stesso ordine, scaffale per scaffale, così nessuno salta un angolo.
• Concordate un’unità per ogni articolo (cassa, sacco, bottiglia, porzione) e scrivetela nel nome o nella descrizione dell’articolo, così il “2” di una persona significa la stessa cosa di quello di un’altra.
• Conta prima che una consegna venga riposta, non a metà del riordino.
• Registra il numero contato direttamente, invece di calcolare la differenza a mano.

Quando il numero contato e il registro non coincidono, trattalo come informazione. Uno scarto ricorrente su un articolo di solito significa consumo non registrato, spreco in preparazione, o una porzione che si è spostata dalla misura giusta.

Ridurre gli sprechi alimentari inizia dallo scaffale che riesci a vedere

Gran parte dello spreco in cucina deriva o dall’ordinare più di quanto si consuma, o da scorte dimenticate finché non si rovinano. Entrambi sono problemi di visibilità.

Le scorte di riferimento fermano gli ordini eccessivi perché mettono un tetto a ogni ordine. Il FIFO e una conservazione chiara fermano le scorte dimenticate. I conteggi regolari chiudono il cerchio mostrando quali articoli sono sempre in eccesso, così puoi abbassarne la scorta di riferimento.

Quando del cibo preparato viene buttato via, registralo come usato e annota il motivo nel tuo diario di cucina. Gli schemi emergono nel giro di poche settimane: la stessa guarnizione buttata ogni lunedì, o una salsa preparata in lotti troppo grandi per metà settimana.

Cosa cercare in un sistema di magazzino per ristoranti

Qualunque strumento tu scelga, giudicalo in base al fatto che il tuo team lo terrà davvero aggiornato. Questi criteri contano più di un lungo elenco di funzioni.

• Aggiornamenti rapidi da telefono o tablet, proprio accanto allo scaffale, con uno o due tocchi.
• Scorte per scaffale, così cella frigo, congelatore e magazzino secco mostrano ciascuno cosa contengono.
• Avvisi di scorte basse che arrivano a chi fa gli ordini, non solo a un report che nessuno apre.
• Numeri condivisi e aggiornati in tempo reale, così il turno del mattino e quello della sera vedono gli stessi numeri.
• Uno storico delle modifiche che mostra chi ha cambiato quale quantità e quando.
• Conteggio facile, idealmente scansionando un’etichetta sullo scaffale o sul prodotto.
• Un modo gratuito per provarlo con le tue scorte reali prima di impegnarti.

Se ti servono anche il costo delle ricette, il tracciamento delle scadenze per lotto, gli ordini ai fornitori o un collegamento alla cassa, verificalo specificamente; molti strumenti di magazzino non lo offrono.

Quando un foglio di carta o un foglio di calcolo bastano ancora

Un foglio di conteggio cartaceo o un foglio di calcolo vanno benissimo quando una sola persona si occupa di tutti gli ordini, il menu è breve, e c’è un solo posto di conservazione. Se quella persona è sempre presente, tiene il registro aggiornato e nessun altro ha bisogno dei numeri, aggiungere un software potrebbe non valerne la pena.

Smette di bastare quando più persone usano e ricevono scorte, quando hai più frigoriferi, magazzini o sedi, quando chi ordina non è la stessa persona che ha contato, o quando non riesci a capire perché un numero è cambiato.

Dove si inserisce Tana

Tana è un’app di magazzino condivisa per i team, e copre la parte di gestione delle scorte nella conduzione di una cucina.

• Configura gli scaffali in base alla tua cucina: cella frigo, congelatore, frigo della linea, magazzino secco, bar, armadio degli imballaggi. Le scorte vengono registrate per scaffale, e il totale di ogni articolo è la loro somma. I luoghi opzionali conservano l’indirizzo di ogni sede se ne gestisci più di una.
• Registra il consumo con − e le consegne con + con un tocco su iPhone, iPad, Mac o l’app web. = imposta la quantità esattamente contata durante un inventario. Sposta le scorte tra scaffali, ad esempio dal congelatore al frigo della linea.
• Imposta una scorta minima per articolo come tuo punto di riordino. Tana mostra cosa sta per esaurirsi nella home page, via email e push, e può pubblicare su un canale Slack. Scrivi la tua scorta di riferimento e i dati del fornitore nella nota come riordinare dell’articolo.
• Stampa etichette QR per scaffali e articoli, oppure allega il codice a barre proprio di un prodotto, e scansiona con la fotocamera per aprire l’articolo giusto.
• Ogni modifica resta nella cronologia: chi ha cambiato quale quantità, quando, e su quale scaffale.
• Pianifica un rifornimento previsto per un giorno di consegna e ricevi un promemoria in quella data. Esporta le scorte in CSV per un foglio di inventario o per il tuo commercialista.

Tana non traccia scadenze o lotti, non calcola il costo delle ricette, non crea ordini d’acquisto e non si collega a una cassa. Per le date, continua a usare le etichette sui contenitori; se vuoi un promemoria in Tana, un tag o una riga nella descrizione dell’articolo può segnalare gli articoli da controllare. C’è un piano gratuito senza carta richiesta, e piani a pagamento per team.

Domande frequenti

Con che frequenza un ristorante dovrebbe fare l’inventario?

Conta gli articoli costosi e a rotazione rapida ogni giorno o a ogni cambio turno, i deperibili prima di ogni ordine, i prodotti secchi settimanalmente, e fai un conteggio completo alla fine di ogni periodo contabile.

Qual è la differenza tra scorta di riferimento e punto di riordino?

La scorta di riferimento è quanto vuoi avere sullo scaffale dopo una consegna. Il punto di riordino è il livello più basso che ti dice di ordinare. Quando le scorte raggiungono il punto di riordino, ordini abbastanza per tornare alla scorta di riferimento.

Posso gestire il magazzino di un ristorante con un foglio di calcolo?

Sì, se una sola persona gestisce tutte le scorte e gli ordini in un solo posto di conservazione. Quando più persone usano scorte in più posti, un’app condivisa che si aggiorna dal telefono è più facile da mantenere accurata.

Tana traccia le scadenze?

No. Tana registra le quantità per scaffale, con cronologia e avvisi di scorte basse. Continua a mettere etichette con le date sui contenitori e applica il FIFO sullo scaffale; un tag o una nota nella descrizione dell’articolo può segnalare gli articoli da controllare.