Cara mengurangi biaya inventaris: ke mana sebenarnya uang itu bocor

Cara tercepat untuk mengurangi biaya inventaris bukan mencari satu penghematan besar, melainkan menutup kebocoran-kebocoran kecil. Uang menguap lewat stok yang mengendap terlalu lama, barang yang habis di saat yang paling tidak tepat, barang yang dibeli dua kali karena tidak ada yang tahu barang itu sudah ada di rak, dan jam-jam yang dihabiskan untuk mencarinya. Setiap kebocoran itu kecil sendiri-sendiri. Digabungkan, semuanya menjadi biaya nyata yang jarang muncul di laporan mana pun.

Artikel ini membahas dari mana kebocoran-kebocoran itu berasal, seperti apa bentuknya dalam hari kerja biasa, dan kebiasaan sederhana yang bisa menutupnya. Semua ini tidak memerlukan gudang atau tim keuangan. Caranya sama saja, baik untuk ruang persediaan klinik, bengkel, kantor sekolah, maupun toko online kecil.

Dari mana sebenarnya biaya inventaris berasal

Biaya inventaris adalah semua yang kamu bayar untuk menyimpan stok, di luar harga di faktur. Sebagian jelas terlihat, seperti ruang di rak. Sebagian besar tersembunyi dalam waktu, pemborosan, dan solusi dadakan di menit-menit terakhir. Berikut peta kebocoran yang umum terjadi dan kebiasaan yang menutup masing-masing.

Kebocoran	Seperti apa bentuknya	Kebiasaan yang menutupnya
Stok berlebih	Kotak-kotak barang yang sama, tidak dibuka selama berbulan-bulan	Tahu apa yang kamu punya sebelum memesan
Kehabisan stok	Pekerjaan terhenti, seseorang buru-buru pergi ke toko	Batas stok menipis untuk barang yang penting
Pembelian ganda	“Saya tidak tahu kita sudah punya tiga barang ini”	Satu daftar bersama yang bisa dicek semua orang
Waktu terbuang mencari	Pencarian panjang untuk charger atau suku cadang	Tempat penyimpanan tetap untuk setiap barang
Kehilangan dan pemborosan	Barang hilang, rusak, atau membusuk di suatu sudut	Catatan siapa mengubah apa, dan penghitungan rutin
Penghitungan yang lambat	Stock opname yang menghabiskan satu akhir pekan penuh	Menghitung per penyimpanan, dengan rutinitas tetap

Stok berlebih: uang yang diam-diam tertidur di rak

Stok berlebih adalah stok yang kamu beli sebelum kamu benar-benar membutuhkannya, dan setiap hari ia menunggu, ia membebani biaya. Biaya ini biasanya disebut biaya penyimpanan stok: ruang yang ditempatinya, uang tunai yang tertahan di dalamnya, dan risiko rusak, kedaluwarsa, atau sekadar berhenti berguna.

Stok berlebih jarang muncul dari keputusan yang buruk. Ia muncul dari ketidakpastian. Ketika tidak ada yang yakin berapa rim kertas printer yang tersisa, pilihan yang terasa aman adalah memesan lebih banyak lagi.

Untuk mengurangi stok berlebih:

• Cek dulu sebelum memesan. Jadikan “berapa banyak yang kita punya sekarang?” pertanyaan yang bisa dijawab siapa saja dalam hitungan detik.
• Perhatikan pemakaian sebenarnya. Perkiraan kasar seberapa cepat suatu barang habis sudah cukup untuk memesan jumlah yang wajar.
• Hati-hati dengan penawaran grosir. Diskon hanya menghemat uang jika kamu sempat memakai stok itu sebelum rusak, patah, atau ketinggalan zaman.
• Bersihkan stok mati. Barang yang lama tidak bergerak menempati ruang yang bisa dipakai untuk sesuatu yang berguna.

Kehabisan stok merugikan lebih dari sekadar harga barangnya

Kehabisan stok adalah masalah sebaliknya, dan seringkali lebih mahal. Ketika sarung tangan, selotip pengemas, atau suku cadang penting habis, harga barangnya sendiri adalah bagian terkecil dari kerugian. Kerugian sebenarnya adalah pekerjaan yang terhenti, perjalanan mendadak ke toko, pengiriman ekspres, pelanggan yang menunggu atau pergi, atau janji temu yang harus diundur.

Kehabisan stok terjadi ketika tidak ada yang memperhatikan jumlahnya menurun. Orang terakhir yang mengambil kotak berasumsi orang lain akan memesan ulang. Tidak ada yang melakukannya.

Solusinya adalah titik pemesanan ulang: jumlah untuk setiap barang penting yang, jika tercapai, memicu seseorang untuk memesan lagi. Tanyakan berapa lama biasanya pengisian ulang tiba dan berapa banyak yang terpakai selama waktu itu, lalu tambahkan sedikit cadangan. Catat angkanya, dan pastikan orang yang tepat diberitahu ketika stok mencapai titik itu.

Pembelian ganda: membeli barang yang sudah kamu miliki

Pembelian ganda adalah salah satu kebocoran yang paling mudah dihentikan dan paling sering terjadi. Seseorang butuh kabel HDMI, tidak menemukannya, lalu membeli yang baru. Dua minggu kemudian, tiga kabel muncul di laci ruangan lain.

Ini terjadi karena informasi stok hidup di kepala orang-orang, atau di spreadsheet yang hanya diperbarui satu orang. Ketika daftarnya tidak dipercaya, orang membeli dulu baru bertanya belakangan.

Untuk berhenti membeli dua kali:

• Simpan satu daftar yang bisa dilihat dan diperbarui seluruh tim, bukan salinan-salinan di komputer yang berbeda.
• Beri setiap barang satu nama, sehingga “kabel HDMI”, “kabel HDMI video”, dan “kabel display” tidak menjadi tiga entri terpisah.
• Catat di mana barang itu disimpan, bukan hanya berapa jumlahnya.
• Buat pengecekan daftar lebih cepat daripada memesan barang baru.

Waktu yang dihabiskan mencari juga sebuah biaya

Setiap menit yang dihabiskan mencari sesuatu tetap dibayar, meskipun tidak pernah muncul di faktur mana pun. Teknisi yang mencari suku cadang, atau guru yang mencari proyektor: keterlambatan kecil yang berulang setiap hari.

Waktu mencari sebagian besar berasal dari tidak tahunya di mana barang berada. Total jumlah saja tidak cukup. “Kita punya empat proyektor” tidak membantu siapa pun jika kamu tidak tahu di ruangan mana proyektor itu berada.

Berikan setiap barang tempat tetapnya. Beri nama yang jelas untuk setiap penyimpanan: rak, kotak, ruangan, mobil van. Catat stok per penyimpanan, dan beri label pada penyimpanan itu sendiri supaya orang bisa memastikan apa yang seharusnya ada di sana. Saat sesuatu dipindahkan, catat perpindahan itu. Tujuannya agar siapa pun, termasuk anggota tim baru, bisa menemukan barang tanpa perlu bertanya.

Kehilangan, kerusakan, dan stok yang tidak bisa dijelaskan siapa pun

Sebagian stok begitu saja hilang. Dipinjam dan tidak dikembalikan, dipakai tanpa dicatat, rusak lalu dibuang, atau dibiarkan kedaluwarsa di sudut rak paling belakang. Ketika hasil hitungan tidak cocok dengan daftar, dan tidak ada yang tahu alasannya, selisih itu adalah uang yang hilang.

Ada dua kebiasaan yang membantu di sini. Pertama, simpan riwayat perubahan: siapa mengambil apa, kapan, dan dari mana. Ini menunjukkan pola, misalnya satu penyimpanan yang selalu kurang jumlahnya. Kedua, hitung secara teratur. Penghitungan singkat dan sering untuk barang-barang terpenting menangkap masalah selagi masih kecil.

Untuk barang yang punya tanggal kedaluwarsa, letakkan stok terlama di depan dan pakai lebih dulu. Aturan sederhana ini mencegah banyak pemborosan yang sebenarnya bisa dihindari.

Stock opname yang lebih cepat berarti biaya tenaga kerja lebih rendah

Stock opname yang menghabiskan satu hari penuh untuk beberapa orang itu mahal, dan ketika terasa menyiksa, ia akan dilewatkan. Setelah itu catatan mulai melenceng, dan semua kebocoran lain semakin parah.

Buat penghitungan lebih kecil dan lebih sering:

• Hitung satu penyimpanan dalam satu waktu, bukan seluruh gedung sekaligus.
• Hitung barang bernilai tinggi dan cepat bergerak lebih sering, dan barang yang lambat serta murah lebih jarang.
• Catat langsung angka hasil hitungan, alih-alih menghitung selisihnya di kertas dulu baru mengetiknya belakangan.
• Gunakan label atau barcode, supaya barang yang tepat muncul tanpa harus mencari di daftar yang panjang.

Kapan spreadsheet atau papan catatan masih cukup

Tidak semua tim butuh sistem inventaris untuk memangkas biaya. Jika satu orang mengelola sedikit barang, di satu tempat, dan tidak ada orang lain yang butuh angkanya, spreadsheet atau selembar kertas di rak bisa bekerja dengan baik. Kebiasaan-kebiasaan dalam artikel ini lebih penting daripada alatnya.

Cara lama mulai memakan biaya ketika lebih banyak orang mengambil stok daripada yang memperbarui daftar, ketika stok tersebar di beberapa ruangan atau lokasi, atau ketika satu-satunya orang yang tahu angkanya sedang tidak ada. Saat itulah pembelian ganda, kehabisan stok, dan waktu mencari mulai bertambah, karena daftarnya sudah tidak lagi dipercaya.

Di mana Tana berperan

Tana adalah aplikasi inventaris bersama untuk tim. Aplikasi ini mendukung kebiasaan-kebiasaan di atas tanpa mengubah cara kerjamu:

• Semua orang melihat angka yang sama secara langsung. Ketika seseorang mencatat stok dengan satu ketukan pada − atau +, seluruh tim langsung melihatnya, yang menghilangkan sebagian besar alasan untuk membeli dua kali.
• Stok dicatat per penyimpanan, seperti rak, kotak, ruangan, atau kendaraan, dan kamu bisa memindahkan stok antar penyimpanan. Total barang adalah jumlah dari semuanya, jadi kamu tahu baik berapa banyak maupun di mana.
• Peringatan stok menipis aktif pada ambang batas yang kamu tetapkan per barang, di halaman utama, lewat email dan push notification, dan opsional di channel Slack. Setiap barang bisa punya catatan “cara memesan ulang”.
• Nama barang bersifat unik dalam satu tim, sehingga barang yang sama tidak berakhir tercatat tiga kali di daftar.
• Riwayat menunjukkan siapa mengubah jumlah apa, kapan, dan di penyimpanan mana.
• Stock opname menggunakan = untuk menetapkan jumlah persis hasil hitungan. Label QR yang dicetak dari aplikasi web, dan barcode produk umum, membuka barang atau penyimpanan yang tepat saat dipindai dengan kamera iPhone, iPad, atau browser.
• Ekspor CSV bisa dibuka di aplikasi spreadsheet mana pun jika kamu ingin meninjau stok di tempat lain.

Tana berjalan di iPhone, iPad, Mac, dan di browser web, dan ada paket gratis tanpa perlu kartu.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apa itu biaya penyimpanan stok?

Biaya penyimpanan adalah biaya yang kamu keluarkan untuk menyimpan stok dari waktu ke waktu, di luar harga belinya: ruang yang ditempatinya, uang tunai yang tertahan di dalamnya, dan risiko kerusakan, kehilangan, kedaluwarsa, atau menjadi tidak dibutuhkan lagi.

Lebih murah mana, menyimpan lebih banyak atau lebih sedikit stok?

Tidak ada satu pun ekstrem yang paling murah. Stok terlalu banyak menaikkan biaya penyimpanan dan pemborosan; stok terlalu sedikit menyebabkan kehabisan stok, pembelian mendadak, dan pekerjaan terhenti. Tujuannya adalah stok yang cukup untuk menutupi waktu pengisian ulang, ditambah sedikit cadangan, untuk barang-barang yang penting.

Bagaimana cara mencegah tim saya membeli barang yang sudah kami punya?

Simpan satu daftar bersama yang bisa dicek cepat oleh semua orang, beri setiap barang satu nama yang jelas, dan catat di mana barang itu disimpan. Ketika mengecek lebih cepat daripada membeli, pembelian ganda akan berkurang dengan sendirinya.

Seberapa sering kita harus melakukan stock opname?

Hitung barang bernilai tinggi dan cepat bergerak lebih sering, dan barang yang lambat serta murah lebih jarang. Penghitungan singkat untuk satu penyimpanan dalam satu waktu lebih mudah dipertahankan dan menangkap masalah lebih awal.

Apakah saya perlu software inventaris untuk mengurangi biaya inventaris?

Tidak selalu. Satu orang yang mengelola sedikit barang di satu tempat bisa bekerja dengan baik menggunakan spreadsheet. Software menjadi berguna ketika beberapa orang berbagi stok, barang berada di lebih dari satu tempat, atau kamu butuh peringatan dan catatan siapa mengubah apa.