Управление на запасите в ресторант: проста система, която кухнята наистина ще поддържа

Управлението на запасите в ресторант се свежда до три въпроса, на които трябва да можете да отговорите във всеки момент: какво имаме, къде се намира и какво ни трябва преди следващата доставка. Системата, която работи, е тази, която кухнята може да поддържа актуална през обикновена седмица — не перфектна електронна таблица, която остарява до сряда.

Това означава: целево ниво на запаса за всеки артикул, който поръчвате повторно, навик за съхранение, при който по-старите запаси се използват първи, и инвентаризация, която се вписва около обслужването. По-долу разглеждаме всяка от тези части, какво да търсите в система за управление на запасите за ресторант и кога един лист хартия все още е подходящият инструмент.

Каква работа трябва да върши управлението на запасите в ресторант

Запасите на един ресторант вършат четири задачи едновременно и добрата система подкрепя всички тях.

• Да поддържа обслужването непрекъснато. Нищо от менюто не бива да свърши по средата на смяна, защото никой не е забелязал, че последната каса домати е свършила във вторник.
• Да ускорява поръчването. Този, който прави поръчката, трябва да тръгва от преброени числа, а не от бележник и предположение.
• Да ограничава загубите. Бързоразвалящите се продукти, оставени в дъното на рафта до развалянето им, са просто пари в кофата за боклук.
• Да показва какво реално се е случило. Когато число изглежда нередно, искате да знаете кой го е променил и кога — не да гадаете.

Контролът на хранителните запаси е по-труден от контрола на складовите запаси: голяма част от тях са бързоразвалящи се, движат се по много пъти на ден и през тях минават много хора — от готвачите за подготовка до персонала в залата, който взима мляко от хладилника на бара.

Защо записите за запасите в кухнята изостават

Повечето записи за запасите в ресторантите не се провалят, защото хората са небрежни. Провалят се, защото записването отнема повече време от самата работа.

Хартиен лист на вратата на хладилната камера помага само на човека, който стои пред него. Електронна таблица на офис компютъра се обновява, когато някой намери време да седне — а в кухнята това се случва рядко. Числата се разминават с реалността, екипът престава да им вярва и поръчването отново тръгва по памет.

Решението не е повече дисциплина. То е да направите всяко обновяване да отнема секунди, до самия запас, на устройство, което хората вече носят със себе си. Ако записването на изразходвана каса овесено мляко отнема едно докосване, то ще се случи. Ако изисква вход в системата и попълване на формуляр, ще се отложи за след обслужването — и ще бъде забравено.

Задайте целеви нива за артикулите, които поръчвате повторно

Целевото ниво на запаса е количеството от даден артикул, което искате да имате налично след доставка — достатъчно, за да покрие потреблението до следващата, плюс малък резерв. Точката на поръчка е по-ниското ниво, което ви сигнализира, че е време артикулът да влезе в следващата поръчка.

Определянето им е просто на теория:

1. Проверете колко от артикула изразходвате между доставки в обикновена седмица.
2. Добавете резерв за натоварени дни и закъснели доставки.
3. Тази сума е вашето целево ниво. Изберете точка на поръчка под нея, която все пак оставя достатъчно време за поръчване.

Започнете с артикулите, чиято липса боли най-много или които струват най-скъпо: протеини, млечни продукти, кафе на зърна, чаши за вкъщи. Не ви трябва целево ниво за всяко бурканче подправка. Преразглеждайте целевите нива, когато менюто или сезонът се променят.

С целево ниво и точка на поръчка, поръчката почти се пише сама: за всеки артикул на или под точката на поръчка, поръчвате разликата до целевото ниво.

Съхранявайте запасите по принципа „първи влязъл, първи излязъл“

„Първи влязъл, първи излязъл“ (FIFO) означава, че най-старите запаси се използват първи. Това е най-полезният навик за намаляване на хранителните отпадъци и той живее на рафта, а не в софтуер.

• Поставяйте новите доставки зад съществуващите запаси, никога отпред.
• Етикетирайте отворените и подготвени контейнери с датата, на която са отворени или приготвени.
• Дайте на всеки артикул едно определено място, за да не се крият по-стари запаси на второ място.
• Проверявайте сроковете на годност по време на преброяването и премествайте напред всичко, което наближава изтичане.

Система за управление на запасите подпомага FIFO, като показва какво съдържа всеки склад, за да забележите, когато един и същ артикул стои на две места. Самите дати остават на етикетите, където готвачът, посягащ към кутията, може да ги види.

Рутина за инвентаризация, която се вписва около обслужването

Инвентаризацията е полезна само ако се провежда по график и отнема предвидимо време. Разделете я по честота, вместо да броите всичко наведнъж.

Какво да броите	Колко често	Защо
Скъпи и бързооборотни артикули (протеини, млечни продукти, кафе)	Всеки ден или при всяка смяна	Влияят най-силно на разходите и свършват най-бързо
Бързоразвалящи се продукти с кратък срок	Преди всяка поръчка	За да поръчвате според реалния запас, а не миналоседмичните числа
Сухи стоки и опаковъчни материали	Седмично	Движат се по-бавно и се съхраняват по-дълго
Почистващи препарати и дребен инвентар	Месечно	Нисък риск, но все пак свършват
Всичко	В края на периода	Пълна инвентаризация за нулиране на записите

Няколко правила пазят преброяването бързо и последователно:

• Броeте в един и същи ред всеки път, рафт по рафт, за да не пропускате ъгъл.
• Договорете се за мерна единица за всеки артикул (каса, торба, бутилка, порция) и я впишете в името или описанието на артикула, за да означава „2“ едно и също нещо за всеки.
• Броeте преди новата доставка да бъде прибрана, не по средата на прибирането.
• Записвайте преброеното число директно, вместо да смятате разликата на ръка.

Когато преброеното число и записът се разминават, приемете това като информация. Редовна разлика при един артикул обикновено означава незаписано потребление, загуба при подготовка или порция, чийто размер се е изместил.

Намаляването на хранителните отпадъци започва от рафта, който виждате

По-голямата част от загубите в кухнята идват или от поръчване на повече, отколкото се изразходва, или от забравени запаси, които се развалят. И двете са проблеми с видимостта.

Целевите нива спират прекомерното поръчване, защото поставят таван на всяка поръчка. FIFO и подредено съхранение спират забравените запаси. Редовните инвентаризации затварят кръга, като показват кои артикули винаги са с прекомерен запас, за да намалите целевото им ниво.

Когато изхвърляте подготвена храна, записвайте я като изразходвана и отбележете причината в кухненския си дневник. Модели се появяват в рамките на седмици: една и съща гарнитура се изхвърля всеки понеделник или сос се приготвя на партиди, твърде големи за средата на седмицата.

Какво да търсите в система за управление на запасите за ресторант

Каквато и система да изберете, преценявайте я по това дали екипът ви наистина ще я поддържа актуална. Тези критерии са по-важни от дълъг списък с функции.

• Бързи обновявания от телефон или таблет, до самия рафт, с едно-две докосвания.
• Запас по места за съхранение, така че хладилната камера, фризерът и сухият склад показват какво съдържа всеки.
• Известия за нисък запас, които стигат до човека, който поръчва, а не само до доклад, който никой не отваря.
• Споделени, актуални в реално време числа, така че сутрешната и вечерната смяна виждат едни и същи данни.
• История на промените, показваща кой е променил кое количество и кога.
• Лесно броене, в идеалния случай чрез сканиране на етикет на рафта или продукта.
• Безплатен начин да я изпробвате с реалните си запаси, преди да се ангажирате.

Ако имате нужда и от калкулация на цената на рецепти, проследяване на срок на годност по партиди, поръчки към доставчици или връзка с касов апарат, проверете конкретно за тях — много системи за запаси не ги предлагат.

Кога хартията или таблицата все още са достатъчни

Хартиен лист за преброяване или електронна таблица са напълно подходящи, когато един човек прави цялото поръчване, менюто е кратко и има само едно място за съхранение. Ако този човек винаги присъства, поддържа записите актуални и никой друг не се нуждае от числата, добавянето на софтуер може да не си заслужава.

Те престават да са достатъчни, когато няколко души използват и приемат запаси, когато имате няколко хладилника, склада или обекта, когато поръчващият не е човекът, който е преброил, или когато не можете да разберете защо дадено число се е променило.

Къде се вписва Tana

Tana е споделено приложение за управление на запаси за екипи и покрива частта от воденето на кухня, свързана със записването и споделянето на запасите.

• Настройте складове, които съответстват на вашата кухня: хладилна камера, фризер, хладилник на линията, сух склад, бар, шкаф за опаковъчни материали. Запасът се записва по склад, а общото количество на всеки артикул е сборът от тях. По избор локации пазят адреса на всеки обект, ако управлявате повече от един.
• Записвайте изразходването с − и доставките с + с едно докосване на iPhone, iPad, Mac или уеб приложението. = задава точно преброеното количество по време на инвентаризация. Премествайте запаси между складове, например от фризера до хладилника на линията.
• Задайте праг за ниска наличност за всеки артикул като точка на поръчка. Tana показва какво привършва на началната страница, по имейл и чрез push известия, и може да публикува в Slack канал. Впишете целевото си ниво и данни за доставчика в бележката как да се поръча повторно на артикула.
• Разпечатвайте QR етикети за рафтове и артикули или прикачете собствения баркод на продукта, и сканирайте с камерата, за да отворите правилния артикул.
• Всяка промяна се пази в историята: кой е променил кое количество, кога и в кой склад.
• Планирайте очаквано зареждане за ден на доставка и получете напомняне на тази дата. Експортирайте запасите в CSV за лист за инвентаризация или за вашия счетоводител.

Tana не проследява срокове на годност или партиди, не калкулира цена на рецепти, не създава поръчки към доставчици и не се свързва с касов апарат. За датите продължавайте да използвате етикети върху съдовете; ако искате напомняне в Tana, таг или ред в описанието на артикула могат да отбележат артикулите, нуждаещи се от проверка на датата. Има безплатен план без нужда от карта и платени планове за екип.

Често задавани въпроси

Колко често трябва да прави инвентаризация един ресторант?

Броете скъпите и бързооборотни артикули ежедневно или при всяка смяна, бързоразвалящите се продукти преди всяка поръчка, сухите стоки седмично, а в края на всеки отчетен период правете пълна инвентаризация.

Каква е разликата между целево ниво и точка на поръчка?

Целевото ниво е колко искате да имате на рафта след доставка. Точката на поръчка е по-ниското ниво, което ви сигнализира да поръчате. Когато запасът достигне точката на поръчка, поръчвате достатъчно, за да се върнете до целевото ниво.

Мога ли да управлявам запасите на ресторант в електронна таблица?

Да, ако един човек се грижи за целия запас и поръчване в едно място за съхранение. Щом няколко души използват запаси в няколко места, споделено приложение, което се обновява от телефон, е по-лесно да се поддържа точно.

Проследява ли Tana сроковете на годност?

Не. Tana записва количества по склад, с история и известия за нисък запас. Продължавайте да поставяте етикети с дати върху съдовете и прилагайте FIFO на рафта; таг или бележка в описанието на артикула могат да отбележат артикулите, нуждаещи се от проверка на датата.