Διαχείριση αποθεμάτων εστιατορίου: ένα απλό σύστημα που η κουζίνα σας θα ακολουθεί πραγματικά

Η διαχείριση αποθεμάτων ενός εστιατορίου καταλήγει σε τρία ερωτήματα που πρέπει να μπορείτε να απαντήσετε ανά πάσα στιγμή: τι έχουμε, πού βρίσκεται, και τι χρειαζόμαστε πριν από την επόμενη παράδοση. Ένα σύστημα που λειτουργεί είναι αυτό που η κουζίνα μπορεί να κρατά ενημερωμένο σε μια συνηθισμένη εβδομάδα, όχι ένα τέλειο υπολογιστικό φύλλο που έχει ξεπεραστεί ήδη από την Τετάρτη.

Αυτό σημαίνει ένα στοχευμένο επίπεδο για κάθε είδος που παραγγέλνετε εκ νέου, μια συνήθεια αποθήκευσης που χρησιμοποιεί πρώτα το παλαιότερο απόθεμα, και μια απογραφή που χωράει γύρω από την εξυπηρέτηση. Παρακάτω εξετάζουμε κάθε κομμάτι ξεχωριστά, τι να προσέξετε σε ένα σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων για εστιατόρια, και πότε ένα απλό χαρτί εξακολουθεί να είναι το κατάλληλο εργαλείο.

Τι πρέπει να πετυχαίνει η διαχείριση αποθεμάτων ενός εστιατορίου

Το απόθεμα ενός εστιατορίου επιτελεί τέσσερις λειτουργίες ταυτόχρονα, και ένα καλό σύστημα τις υποστηρίζει όλες.

• Να κρατά την εξυπηρέτηση αδιάκοπη. Κανένα πιάτο του μενού δεν πρέπει να τελειώνει στη μέση μιας βάρδιας επειδή κανείς δεν πρόσεξε ότι το τελευταίο κιβώτιο ντομάτες τελείωσε την Τρίτη.
• Να κάνει την παραγγελία γρήγορη. Όποιος γράφει την παραγγελία πρέπει να ξεκινά από μετρημένους αριθμούς, όχι από ένα σημειωματάριο και μια εκτίμηση.
• Να περιορίζει τη σπατάλη. Τα ευπαθή προϊόντα που μένουν στο πίσω μέρος ενός ραφιού μέχρι να χαλάσουν είναι απλώς χρήματα στα σκουπίδια.
• Να δείχνει τι πραγματικά συνέβη. Όταν ένας αριθμός φαίνεται λάθος, θέλετε να ξέρετε ποιος τον άλλαξε και πότε, όχι να μαντεύετε.

Ο έλεγχος αποθεμάτων τροφίμων είναι πιο δύσκολος από τον έλεγχο αποθεμάτων αποθήκης: μεγάλο μέρος τους είναι ευπαθές, κινείται πολλές φορές την ημέρα, και πολλά διαφορετικά άτομα το αγγίζουν, από τους μάγειρες προετοιμασίας μέχρι το προσωπικό σάλας που παίρνει γάλα από το ψυγείο του μπαρ.

Γιατί τα αρχεία αποθέματος στην κουζίνα μένουν πίσω

Τα περισσότερα αρχεία αποθέματος στα εστιατόρια δεν αποτυγχάνουν επειδή οι άνθρωποι είναι απρόσεκτοι. Αποτυγχάνουν επειδή η καταγραφή είναι πιο αργή από την ίδια τη δουλειά.

Ένα χάρτινο φύλλο στην πόρτα του ψυγείου βοηθά μόνο το άτομο που στέκεται μπροστά του. Ένα υπολογιστικό φύλλο στον υπολογιστή του γραφείου ενημερώνεται όταν κάποιος βρει χρόνο να καθίσει, κάτι που σε μια κουζίνα σπανίζει. Οι αριθμοί αποκλίνουν σταδιακά από την πραγματικότητα, η ομάδα σταματά να τους εμπιστεύεται, και η παραγγελία γυρίζει πάλι στη μνήμη.

Η λύση δεν είναι περισσότερη πειθαρχία. Είναι να κάνετε κάθε ενημέρωση να διαρκεί δευτερόλεπτα, δίπλα στο ίδιο το απόθεμα, σε μια συσκευή που οι άνθρωποι ήδη κουβαλούν. Αν η καταγραφή ενός κιβωτίου βρώμης-γάλακτος που χρησιμοποιήθηκε παίρνει ένα άγγιγμα, θα γίνει. Αν χρειάζεται σύνδεση και συμπλήρωση φόρμας, θα περιμένει μέχρι μετά την εξυπηρέτηση - και θα ξεχαστεί.

Ορίστε επιθυμητά επίπεδα για τα είδη που παραγγέλνετε εκ νέου

Το επιθυμητό επίπεδο αποθέματος είναι η ποσότητα ενός είδους που θέλετε να έχετε διαθέσιμη μετά από μια παράδοση, αρκετή για να καλύψει την κατανάλωση μέχρι την επόμενη, συν ένα μικρό περιθώριο. Το σημείο αναπαραγγελίας είναι το χαμηλότερο επίπεδο που σας λέει ότι είναι ώρα να συμπεριλάβετε το είδος στην επόμενη παραγγελία.

Ο καθορισμός τους είναι απλός σε αρχή:

1. Δείτε πόσο από το είδος καταναλώνετε ανάμεσα σε παραδόσεις σε μια συνηθισμένη εβδομάδα.
2. Προσθέστε ένα περιθώριο για πολυάσχολες ημέρες και καθυστερημένες παραδόσεις.
3. Αυτό το σύνολο είναι το επιθυμητό σας επίπεδο. Επιλέξτε ένα σημείο αναπαραγγελίας χαμηλότερα, που αφήνει ακόμη χρόνο για παραγγελία.

Ξεκινήστε με τα είδη που πονάνε όταν τελειώνουν ή που κοστίζουν περισσότερο: πρωτεΐνες, γαλακτοκομικά, κόκκοι καφέ, ποτήρια για πακέτο. Δεν χρειάζεστε επιθυμητό επίπεδο για κάθε βαζάκι μπαχαρικού. Επανεξετάστε τα επιθυμητά επίπεδα όταν αλλάζει το μενού ή η εποχή.

Με ένα επιθυμητό επίπεδο και ένα σημείο αναπαραγγελίας, η παραγγελία σχεδόν γράφεται μόνη της: για κάθε είδος στο σημείο αναπαραγγελίας ή χαμηλότερα, παραγγέλνετε τη διαφορά μέχρι το επιθυμητό επίπεδο.

Αποθηκεύστε το απόθεμα με τη σειρά πρώτο μέσα, πρώτο έξω

Πρώτο μέσα, πρώτο έξω (FIFO) σημαίνει ότι το παλαιότερο απόθεμα χρησιμοποιείται πρώτο. Είναι η πιο χρήσιμη συνήθεια για τη μείωση της σπατάλης τροφίμων, και ζει στο ράφι και όχι σε λογισμικό.

• Τοποθετείτε τις νέες παραδόσεις πίσω από το υπάρχον απόθεμα, ποτέ μπροστά.
• Επισημαίνετε τα ανοιγμένα και προετοιμασμένα δοχεία με την ημερομηνία που ανοίχτηκαν ή φτιάχτηκαν.
• Δώστε σε κάθε είδος μία σταθερή θέση, ώστε το παλαιότερο απόθεμα να μην κρύβεται σε δεύτερο σημείο.
• Ελέγχετε τις ημερομηνίες λήξης κατά την απογραφή και μετακινείτε ό,τι πλησιάζει μπροστά.

Ένα σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων υποστηρίζει το FIFO δείχνοντας τι περιέχει κάθε αποθήκη, ώστε να προσέχετε όταν το ίδιο είδος βρίσκεται σε δύο σημεία. Οι ίδιες οι ημερομηνίες παραμένουν στις ετικέτες, όπου ο μάγειρας που απλώνει το χέρι σε ένα δοχείο μπορεί να τις δει.

Μια ρουτίνα απογραφής που χωράει γύρω από την εξυπηρέτηση

Μια απογραφή είναι χρήσιμη μόνο αν γίνεται με πρόγραμμα και διαρκεί προβλέψιμο χρόνο. Χωρίστε την ανά συχνότητα αντί να μετράτε τα πάντα μαζί.

Τι να μετρήσετε	Πόσο συχνά	Γιατί
Ακριβά και ταχείας κίνησης είδη (πρωτεΐνες, γαλακτοκομικά, καφές)	Καθημερινά ή σε κάθε αλλαγή βάρδιας	Επηρεάζουν περισσότερο το κόστος και τελειώνουν γρηγορότερα
Ευπαθή προϊόντα με μικρή διάρκεια ζωής	Πριν από κάθε παραγγελία	Παραγγελία με βάση το πραγματικό απόθεμα, όχι τους αριθμούς της περασμένης εβδομάδας
Ξηρά είδη και συσκευασίες	Εβδομαδιαία	Κινούνται πιο αργά και διατηρούνται περισσότερο
Καθαριστικά και μικροεξοπλισμός	Μηνιαία	Χαμηλός κίνδυνος, αλλά και πάλι τελειώνουν
Όλα	Στο τέλος της περιόδου	Πλήρης καταμέτρηση για επαναφορά του αρχείου

Μερικοί κανόνες κρατούν τις καταμετρήσεις γρήγορες και συνεπείς:

• Μετράτε με την ίδια σειρά κάθε φορά, ράφι-ράφι, ώστε κανείς να μην παραλείπει μια γωνιά.
• Συμφωνήστε σε μια μονάδα για κάθε είδος (κιβώτιο, σακούλα, μπουκάλι, μερίδα) και γράψτε τη στο όνομα ή στην περιγραφή του είδους, ώστε το “2” ενός ατόμου να σημαίνει το ίδιο με του άλλου.
• Μετράτε πριν αποθηκευτεί μια παράδοση, όχι στη μέση της διαδικασίας.
• Καταγράφετε τον μετρημένο αριθμό απευθείας, αντί να υπολογίζετε τη διαφορά με το χέρι.

Όταν ο μετρημένος αριθμός και η καταγραφή διαφέρουν, αντιμετωπίστε το ως πληροφορία. Μια τακτική διαφορά σε ένα είδος συνήθως σημαίνει μη καταγεγραμμένη χρήση, σπατάλη κατά την προετοιμασία, ή ένα μέγεθος μερίδας που έχει μετατοπιστεί.

Η μείωση της σπατάλης τροφίμων ξεκινά από το ράφι που βλέπετε

Το μεγαλύτερο μέρος της σπατάλης στην κουζίνα προέρχεται είτε από παραγγελία περισσότερου από όσο καταναλώνεται, είτε από απόθεμα που ξεχνιέται μέχρι να χαλάσει. Και τα δύο είναι προβλήματα ορατότητας.

Τα επιθυμητά επίπεδα σταματούν την υπερβολική παραγγελία γιατί βάζουν ένα ανώτατο όριο σε κάθε παραγγελία. Το FIFO και η σαφής αποθήκευση σταματούν το ξεχασμένο απόθεμα. Οι τακτικές καταμετρήσεις κλείνουν τον κύκλο δείχνοντας ποια είδη είναι πάντα υπερβολικά αποθεματοποιημένα, ώστε να μπορείτε να μειώσετε το επιθυμητό τους επίπεδο.

Όταν πετιέται προετοιμασμένο φαγητό, καταγράψτε το ως χρησιμοποιημένο και σημειώστε τον λόγο στο ημερολόγιο της κουζίνας σας. Μοτίβα εμφανίζονται μέσα σε λίγες εβδομάδες: το ίδιο γαρνίρισμα που πετιέται κάθε Δευτέρα, ή μια σάλτσα που φτιάχνεται σε ποσότητες πολύ μεγάλες για τη μέση της εβδομάδας.

Τι να προσέξετε σε ένα σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων για εστιατόρια

Όποιο εργαλείο κι αν επιλέξετε, κρίνετέ το με βάση το αν η ομάδα σας θα το κρατά πραγματικά ενημερωμένο. Αυτά τα κριτήρια μετράνε περισσότερο από μια μακριά λίστα λειτουργιών.

• Γρήγορες ενημερώσεις από κινητό ή tablet, δίπλα στο ράφι, με ένα ή δύο αγγίγματα.
• Απόθεμα ανά αποθηκευτικό χώρο, ώστε το ψυγείο, ο καταψύκτης και η αποθήκη ξηρών ειδών να δείχνουν το καθένα τι περιέχει.
• Ειδοποιήσεις χαμηλού αποθέματος που φτάνουν στο άτομο που παραγγέλνει, όχι μόνο σε μια αναφορά που κανείς δεν ανοίγει.
• Κοινόχρηστους, ενημερωμένους σε πραγματικό χρόνο αριθμούς, ώστε η πρωινή και η βραδινή βάρδια να βλέπουν τα ίδια νούμερα.
• Ιστορικό αλλαγών που δείχνει ποιος άλλαξε ποια ποσότητα και πότε.
• Εύκολη καταμέτρηση, ιδανικά με σάρωση μιας ετικέτας στο ράφι ή στο προϊόν.
• Έναν δωρεάν τρόπο δοκιμής με το πραγματικό σας απόθεμα πριν δεσμευτείτε.

Αν χρειάζεστε επίσης κοστολόγηση συνταγών, παρακολούθηση λήξης ανά παρτίδα, παραγγελίες σε προμηθευτές ή σύνδεση με ταμειακή μηχανή, ελέγξτε τα συγκεκριμένα - πολλά εργαλεία αποθέματος δεν τα προσφέρουν.

Πότε ένα χαρτί ή ένα υπολογιστικό φύλλο εξακολουθεί να αρκεί

Ένα χάρτινο φύλλο καταμέτρησης ή ένα υπολογιστικό φύλλο είναι μια χαρά όταν ένα άτομο κάνει όλη την παραγγελία, το μενού είναι μικρό, και υπάρχει ένας μόνο αποθηκευτικός χώρος. Αν αυτό το άτομο είναι πάντα εκεί, κρατά τα δεδομένα ενημερωμένα και κανείς άλλος δεν χρειάζεται τους αριθμούς, η προσθήκη λογισμικού μπορεί να μην αξίζει τον κόπο.

Παύει να αρκεί όταν πολλά άτομα χρησιμοποιούν και παραλαμβάνουν απόθεμα, όταν έχετε πολλά ψυγεία, αποθήκες ή καταστήματα, όταν αυτός που παραγγέλνει δεν είναι το ίδιο άτομο που μέτρησε, ή όταν δεν μπορείτε να πείτε γιατί άλλαξε ένας αριθμός.

Πού ταιριάζει το Tana

Το Tana είναι μια κοινόχρηστη εφαρμογή αποθεμάτων για ομάδες, και καλύπτει το κομμάτι της τήρησης αποθέματος στη λειτουργία μιας κουζίνας.

• Δημιουργήστε αποθήκες που ταιριάζουν στην κουζίνα σας: ψυγείο, καταψύκτης, ψυγείο γραμμής, αποθήκη ξηρών ειδών, μπαρ, ντουλάπι συσκευασιών. Το απόθεμα καταγράφεται ανά αποθήκη, και το σύνολο κάθε είδους είναι το άθροισμά τους. Προαιρετικές τοποθεσίες κρατούν τη διεύθυνση κάθε καταστήματος, αν διαχειρίζεστε περισσότερα από ένα.
• Καταγράψτε τη χρήση με − και τις παραδόσεις με + με ένα άγγιγμα σε iPhone, iPad, Mac ή στην εφαρμογή web. Το = ορίζει την ακριβή μετρημένη ποσότητα κατά την απογραφή. Μετακινήστε απόθεμα ανάμεσα σε αποθήκες, όπως από τον καταψύκτη στο ψυγείο γραμμής.
• Ορίστε ένα όριο χαμηλού αποθέματος ανά είδος ως το σημείο αναπαραγγελίας σας. Το Tana δείχνει τι εξαντλείται στην αρχική σελίδα, μέσω email και push, και μπορεί να δημοσιεύει σε ένα κανάλι Slack. Γράψτε το επιθυμητό σας επίπεδο και τα στοιχεία του προμηθευτή στη σημείωση πώς να παραγγελθεί εκ νέου του είδους.
• Εκτυπώστε ετικέτες QR για ράφια και είδη, ή προσαρτήστε το δικό του barcode ενός προϊόντος, και σαρώστε με την κάμερα για να ανοίξει το σωστό είδος.
• Κάθε αλλαγή διατηρείται στο ιστορικό: ποιος άλλαξε ποια ποσότητα, πότε, και σε ποια αποθήκη.
• Προγραμματίστε μια αναμενόμενη αναπλήρωση για μια ημέρα παράδοσης και λάβετε υπενθύμιση εκείνη την ημερομηνία. Εξάγετε το απόθεμα σε CSV για ένα φύλλο απογραφής ή για τον λογιστή σας.

Το Tana δεν παρακολουθεί ημερομηνίες λήξης ή παρτίδες, δεν υπολογίζει κόστος συνταγών, δεν δημιουργεί παραγγελίες αγοράς και δεν συνδέεται με ταμειακή μηχανή. Για τις ημερομηνίες, συνεχίστε να χρησιμοποιείτε ετικέτες στα δοχεία· αν θέλετε μια υπενθύμιση στο Tana, μια ετικέτα ή μια γραμμή στην περιγραφή του είδους μπορεί να επισημάνει είδη που χρειάζονται έλεγχο ημερομηνίας. Υπάρχει ένα δωρεάν πλάνο χωρίς κάρτα και επί πληρωμή πλάνα ανά ομάδα.

Συχνές ερωτήσεις

Πόσο συχνά πρέπει ένα εστιατόριο να κάνει απογραφή;

Μετρήστε τα ακριβά και ταχείας κίνησης είδη καθημερινά ή σε κάθε αλλαγή βάρδιας, τα ευπαθή προϊόντα πριν από κάθε παραγγελία, τα ξηρά είδη εβδομαδιαία, και κάντε πλήρη καταμέτρηση στο τέλος κάθε λογιστικής περιόδου.

Ποια είναι η διαφορά ανάμεσα στο επιθυμητό επίπεδο και το σημείο αναπαραγγελίας;

Το επιθυμητό επίπεδο είναι πόσο θέλετε να έχετε στο ράφι μετά από μια παράδοση. Το σημείο αναπαραγγελίας είναι το χαμηλότερο επίπεδο που σας λέει να παραγγείλετε. Όταν το απόθεμα φτάσει στο σημείο αναπαραγγελίας, παραγγέλνετε αρκετό για να επιστρέψετε στο επιθυμητό επίπεδο.

Μπορώ να διαχειριστώ το απόθεμα ενός εστιατορίου σε ένα υπολογιστικό φύλλο;

Ναι, αν ένα άτομο χειρίζεται όλο το απόθεμα και την παραγγελία σε έναν αποθηκευτικό χώρο. Μόλις πολλά άτομα χρησιμοποιούν απόθεμα σε πολλούς χώρους, μια κοινόχρηστη εφαρμογή που ενημερώνεται από κινητό είναι πιο εύκολο να παραμείνει ακριβής.

Παρακολουθεί το Tana τις ημερομηνίες λήξης;

Όχι. Το Tana καταγράφει ποσότητες ανά αποθήκη, με ιστορικό και ειδοποιήσεις χαμηλού αποθέματος. Συνεχίστε να έχετε ετικέτες ημερομηνίας στα δοχεία και εφαρμόζετε FIFO στο ράφι· μια ετικέτα ή μια σημείωση στην περιγραφή του είδους μπορεί να επισημάνει είδη που χρειάζονται έλεγχο ημερομηνίας.