Quản lý kho nhà hàng: một hệ thống đơn giản mà bếp thực sự duy trì được

Quản lý kho nhà hàng nói cho cùng chỉ xoay quanh ba câu hỏi mà bạn cần trả lời được vào bất kỳ lúc nào: chúng ta có gì, nó đang ở đâu, và chúng ta cần gì trước lần giao hàng tới. Một hệ thống hiệu quả là hệ thống mà bếp có thể duy trì cập nhật trong một tuần bình thường, không phải một bảng tính hoàn hảo nhưng đến thứ Tư đã lỗi thời.

Điều đó có nghĩa là có một mức tồn kho mục tiêu cho mỗi mặt hàng bạn đặt lại, một thói quen bảo quản dùng hàng cũ trước, và một cách kiểm kê vừa vặn với ca làm việc. Dưới đây là từng phần, những gì cần tìm ở một hệ thống quản lý kho cho nhà hàng, và khi nào một tấm bảng kẹp giấy vẫn là công cụ phù hợp.

Quản lý kho nhà hàng cần làm được gì

Kho hàng của một nhà hàng đảm nhận bốn nhiệm vụ cùng lúc, và một hệ thống tốt hỗ trợ tất cả bốn.

• Duy trì hoạt động phục vụ. Không món nào trong thực đơn nên hết giữa ca vì không ai để ý rằng thùng cà chua cuối cùng đã dùng hết từ thứ Ba.
• Giúp đặt hàng nhanh hơn. Người viết đơn đặt hàng nên bắt đầu từ số liệu đã đếm được, không phải từ một cuốn sổ và một phỏng đoán.
• Hạn chế lãng phí. Thực phẩm dễ hỏng nằm khuất phía sau kệ đến khi hư hỏng chính là tiền bị bỏ vào thùng rác.
• Cho thấy điều gì thực sự đã xảy ra. Khi một con số có vẻ sai, bạn muốn biết ai đã thay đổi nó và khi nào, không phải đoán mò.

Kiểm soát tồn kho thực phẩm khó hơn kiểm soát tồn kho kho hàng thông thường: phần lớn dễ hỏng, di chuyển nhiều lần trong ngày, và có rất nhiều người chạm vào, từ đầu bếp sơ chế đến nhân viên phục vụ lấy sữa từ tủ lạnh ở quầy bar.

Vì sao sổ ghi tồn kho ở bếp bị tụt lại phía sau

Hầu hết các bản ghi tồn kho ở nhà hàng không thất bại vì nhân viên bất cẩn. Chúng thất bại vì việc ghi chép chậm hơn công việc thực tế.

Một tờ giấy dán trên cửa buồng lạnh chỉ giúp được người đang đứng trước nó. Một bảng tính trên máy tính văn phòng chỉ được cập nhật khi ai đó có thời gian ngồi xuống, mà trong bếp điều đó hiếm khi xảy ra. Số liệu dần trôi khỏi thực tế, cả nhóm không còn tin vào chúng nữa, và việc đặt hàng lại quay về dựa vào trí nhớ.

Giải pháp không phải là kỷ luật hơn. Giải pháp là làm cho mỗi lần cập nhật chỉ mất vài giây, ngay bên cạnh hàng hóa, trên một thiết bị mà mọi người đã mang theo sẵn. Nếu ghi lại một thùng sữa yến mạch đã dùng chỉ cần một lần chạm, việc đó sẽ được làm. Nếu cần đăng nhập và điền một biểu mẫu, nó sẽ bị dồn lại đến sau ca và rồi bị quên.

Đặt mức tồn kho mục tiêu cho các mặt hàng bạn đặt lại

Mức tồn kho mục tiêu là lượng hàng bạn muốn có sẵn ngay sau một lần giao hàng — đủ để đáp ứng nhu cầu sử dụng đến lần giao tiếp theo, cộng thêm một khoảng dự phòng nhỏ. Điểm đặt hàng lại là mức thấp hơn, báo cho bạn biết đã đến lúc đưa mặt hàng đó vào đơn đặt hàng tiếp theo.

Việc thiết lập chúng về nguyên tắc khá đơn giản:

1. Xem bạn dùng bao nhiêu mặt hàng đó giữa các lần giao hàng trong một tuần bình thường.
2. Thêm một khoảng dự phòng cho những ngày bận rộn và giao hàng chậm.
3. Tổng đó chính là mức tồn kho mục tiêu của bạn. Chọn một điểm đặt hàng lại thấp hơn mức đó nhưng vẫn còn thời gian để đặt hàng.

Bắt đầu với những mặt hàng gây khó khăn nhất khi hết hoặc có chi phí cao nhất: thịt, sữa, hạt cà phê, cốc mang đi. Bạn không cần mức tồn kho mục tiêu cho từng lọ gia vị nhỏ. Xem lại các mức này khi thực đơn hoặc mùa thay đổi.

Có mức tồn kho mục tiêu và điểm đặt hàng lại, đơn đặt hàng gần như tự viết ra: với mỗi mặt hàng ở mức điểm đặt hàng lại hoặc thấp hơn, hãy đặt phần chênh lệch để đạt đến mức mục tiêu.

Bảo quản theo nguyên tắc nhập trước, xuất trước

Nhập trước, xuất trước (FIFO) nghĩa là hàng cũ hơn được dùng trước. Đây là thói quen đơn lẻ hữu ích nhất để giảm lãng phí thực phẩm, và nó tồn tại trên kệ hàng, không phải trong phần mềm.

• Đặt hàng giao mới phía sau hàng hiện có, không bao giờ đặt phía trước.
• Ghi nhãn cho các hộp đã mở hoặc đã sơ chế với ngày mở hoặc ngày làm.
• Cho mỗi mặt hàng một vị trí cố định duy nhất, để hàng cũ không bị giấu ở nơi khác.
• Kiểm tra hạn sử dụng trong lúc kiểm kê và chuyển những gì gần hết hạn ra phía trước.

Một hệ thống quản lý kho hỗ trợ FIFO bằng cách hiển thị mỗi nơi lưu trữ đang chứa gì, để bạn nhận ra khi cùng một mặt hàng nằm ở hai nơi. Ngày tháng vẫn được giữ trên nhãn, nơi người bếp lấy hộp có thể nhìn thấy.

Một quy trình kiểm kê vừa vặn với ca làm việc

Kiểm kê chỉ có ích nếu diễn ra theo lịch cố định và mất một khoảng thời gian có thể dự đoán được. Chia theo tần suất thay vì đếm mọi thứ cùng một lúc.

Đếm gì	Tần suất	Vì sao
Mặt hàng giá trị cao, quay vòng nhanh (thịt, sữa, cà phê)	Hằng ngày hoặc mỗi lần đổi ca	Ảnh hưởng nhiều nhất đến chi phí và hết nhanh nhất
Thực phẩm dễ hỏng, thời hạn sử dụng ngắn	Trước mỗi lần đặt hàng	Đặt hàng theo tồn kho thực tế, không theo số liệu tuần trước
Hàng khô và bao bì	Hằng tuần	Quay vòng chậm hơn và giữ được lâu hơn
Đồ vệ sinh và dụng cụ nhỏ	Hằng tháng	Rủi ro thấp nhưng vẫn sẽ hết
Toàn bộ	Cuối kỳ kế toán	Kiểm kê toàn bộ để đặt lại sổ sách

Một vài quy tắc giúp việc kiểm kê nhanh và nhất quán:

• Luôn đếm theo cùng một thứ tự, kệ theo kệ, để không ai bỏ sót một góc nào.
• Thống nhất đơn vị tính cho mỗi mặt hàng (thùng, túi, chai, phần ăn) và ghi vào tên hoặc mô tả mặt hàng, để số “2” của người này có cùng ý nghĩa với người khác.
• Đếm trước khi cất hàng giao vào chỗ, không phải trong lúc cất.
• Ghi trực tiếp số đếm được, thay vì tự tính chênh lệch bằng tay.

Khi số đếm được và số ghi sổ không khớp, hãy xem đó là thông tin. Một chênh lệch thường xuyên ở một mặt hàng thường có nghĩa là sử dụng chưa được ghi nhận, hao hụt trong sơ chế, hoặc phần ăn đã âm thầm tăng dần theo thời gian.

Giảm lãng phí thực phẩm bắt đầu từ chiếc kệ bạn nhìn thấy

Phần lớn lãng phí trong bếp bắt nguồn từ việc đặt hàng nhiều hơn mức dùng, hoặc từ hàng bị quên đến khi hỏng. Cả hai đều là vấn đề về khả năng nhìn thấy.

Mức tồn kho mục tiêu ngăn việc đặt hàng quá tay vì nó đặt một giới hạn trần cho mỗi đơn hàng. FIFO và cách bảo quản rõ ràng ngăn hàng bị bỏ quên. Việc kiểm kê định kỳ khép lại vòng lặp bằng cách cho thấy mặt hàng nào luôn dư thừa, để bạn có thể hạ mức mục tiêu của mặt hàng đó.

Khi món đã sơ chế bị bỏ đi, hãy ghi nó là đã dùng và ghi chú lý do trong nhật ký bếp. Các mô hình sẽ xuất hiện trong vài tuần: cùng một loại rau trang trí bị bỏ mỗi thứ Hai, hoặc một loại nước sốt được làm theo lô quá lớn cho các ngày giữa tuần.

Những gì cần tìm ở một hệ thống quản lý kho cho nhà hàng

Dù bạn chọn công cụ nào, hãy đánh giá dựa trên việc nhóm của bạn có thực sự duy trì nó cập nhật hay không. Những tiêu chí này quan trọng hơn một danh sách tính năng dài.

• Cập nhật nhanh từ điện thoại hoặc máy tính bảng, ngay bên cạnh kệ hàng, chỉ với một hoặc hai lần chạm.
• Tồn kho theo từng nơi lưu trữ, để buồng lạnh, tủ đông và kho hàng khô mỗi nơi đều hiển thị những gì mình đang có.
• Cảnh báo tồn kho thấp đến được với người đặt hàng, không chỉ nằm trong một báo cáo không ai mở.
• Số liệu chung, cập nhật theo thời gian thực, để ca sáng và ca tối nhìn thấy cùng những con số.
• Lịch sử thay đổi cho thấy ai đã thay đổi số lượng nào và khi nào.
• Dễ đếm, tốt nhất là bằng cách quét nhãn trên kệ hoặc trên sản phẩm.
• Có cách dùng thử miễn phí với tồn kho thực tế của bạn trước khi quyết định.

Nếu bạn cũng cần tính giá thành công thức, theo dõi hạn sử dụng theo lô, đặt hàng nhà cung cấp hoặc kết nối với máy POS, hãy kiểm tra riêng những tính năng đó; nhiều công cụ quản lý kho không có.

Khi nào một tấm bảng kẹp giấy hoặc bảng tính vẫn đủ dùng

Một tờ giấy kiểm kê hoặc bảng tính là đủ khi một người đảm nhận toàn bộ việc đặt hàng, thực đơn ngắn, và chỉ có một nơi lưu trữ duy nhất. Nếu người đó luôn có mặt, giữ số liệu cập nhật và không ai khác cần đến những con số đó, việc dùng phần mềm có thể không đáng.

Nó không còn đủ dùng khi nhiều người sử dụng và nhận hàng, khi bạn có nhiều tủ lạnh, kho hoặc địa điểm, khi người đặt hàng không phải là người đã đếm, hoặc khi bạn không thể biết vì sao một con số thay đổi.

Tana phù hợp ở đâu

Tana là ứng dụng quản lý kho dùng chung cho nhóm, và nó đảm nhận phần lưu giữ tồn kho trong việc vận hành một nhà bếp.

• Thiết lập kho phù hợp với bếp của bạn: buồng lạnh, tủ đông, tủ lạnh đứng bếp, kho hàng khô, quầy bar, tủ đựng bao bì. Tồn kho được ghi theo từng kho, và tổng số lượng của mỗi mặt hàng là tổng của các kho đó. Địa điểm tùy chọn giữ địa chỉ của mỗi cơ sở khi bạn vận hành nhiều hơn một nơi.
• Ghi lại việc sử dụng bằng − và hàng giao đến bằng + chỉ với một lần chạm trên iPhone, iPad, Mac hoặc ứng dụng web. Dấu = đặt số lượng đếm được chính xác trong một lần kiểm kê. Di chuyển tồn kho giữa các kho, ví dụ từ tủ đông sang tủ lạnh đứng bếp.
• Đặt ngưỡng tồn kho thấp cho mỗi mặt hàng như điểm đặt hàng lại của bạn. Tana hiển thị những mặt hàng sắp hết trên trang chủ, qua email và thông báo đẩy, và có thể đăng lên một kênh Slack. Ghi mức tồn kho mục tiêu và thông tin nhà cung cấp vào ghi chú cách đặt hàng lại của mặt hàng đó.
• In nhãn QR cho kệ hàng và mặt hàng, hoặc gắn mã vạch riêng của sản phẩm, và quét bằng camera để mở đúng mặt hàng.
• Mọi thay đổi được lưu trong lịch sử: ai đã thay đổi số lượng nào, khi nào, và ở kho nào.
• Lên lịch hàng bổ sung dự kiến cho một ngày giao hàng và nhận nhắc nhở vào ngày đó. Xuất tồn kho ra CSV cho một tờ kiểm kê hoặc cho kế toán của bạn.

Tana không theo dõi hạn sử dụng hay lô hàng, không tính giá thành công thức, không tạo đơn mua hàng và không kết nối với máy POS. Với ngày tháng, hãy tiếp tục dùng nhãn trên hộp; nếu muốn có nhắc nhở trong Tana, một thẻ (tag) hoặc một dòng trong mô tả mặt hàng có thể đánh dấu những mặt hàng cần kiểm tra ngày. Có một gói miễn phí không cần thẻ và các gói trả phí tính theo nhóm.

Câu hỏi thường gặp

Nhà hàng nên kiểm kê bao lâu một lần?

Đếm các mặt hàng giá trị cao, quay vòng nhanh hằng ngày hoặc mỗi lần đổi ca, thực phẩm dễ hỏng trước mỗi lần đặt hàng, hàng khô hằng tuần, và làm một lần kiểm kê toàn bộ vào cuối mỗi kỳ kế toán.

Sự khác biệt giữa mức tồn kho mục tiêu và điểm đặt hàng lại là gì?

Mức tồn kho mục tiêu là lượng bạn muốn có trên kệ ngay sau một lần giao hàng. Điểm đặt hàng lại là mức thấp hơn báo cho bạn biết đã đến lúc đặt hàng. Khi tồn kho chạm đến điểm đặt hàng lại, bạn đặt đủ để trở lại mức tồn kho mục tiêu.

Tôi có thể quản lý tồn kho nhà hàng bằng bảng tính không?

Được, nếu một người xử lý toàn bộ tồn kho và việc đặt hàng ở một nơi lưu trữ duy nhất. Khi nhiều người sử dụng tồn kho ở nhiều nơi, một ứng dụng dùng chung có thể cập nhật từ điện thoại sẽ dễ giữ chính xác hơn.

Tana có theo dõi hạn sử dụng không?

Không. Tana ghi lại số lượng theo từng nơi lưu trữ, cùng với lịch sử và cảnh báo tồn kho thấp. Hãy tiếp tục giữ nhãn ngày trên hộp và áp dụng FIFO trên kệ; một thẻ hoặc ghi chú trong mô tả mặt hàng có thể đánh dấu những mặt hàng cần kiểm tra ngày.