Étterem készletkezelés: egyszerű rendszer, amit a konyha valóban naprakészen tart

Az étterem készletkezelése három kérdésre vezethető vissza, amelyekre bármikor válaszolni kell tudnod: mid van, hol van, és mire lesz szükséged a következő szállításig. A működő rendszer az, amit a konyha egy hétköznapi hét alatt is naprakészen tud tartani - nem egy tökéletes táblázat, ami szerdára már elavul.

Ez azt jelenti: célkészlet minden olyan tételre, amit újrarendelsz, tárolási szokás, amely előbb a régebbi készletet használja fel, és leltár, amely beleillik a kiszolgálás ritmusába. Az alábbiakban végigvesszük mindegyik elemet, hogy mit érdemes keresni egy étteremi készletkezelő rendszerben, és mikor elég még mindig egy egyszerű papír is.

Mit kell tudnia az étterem készletkezelésének

Egy étterem készlete négy feladatot lát el egyszerre, és egy jó rendszer mindegyiket támogatja.

• Fenntartani a kiszolgálást. Egyetlen étlapi tétel se fogyjon el egy műszak közepén csak azért, mert senki sem vette észre, hogy az utolsó doboz paradicsom már kedden elfogyott.
• Meggyorsítani a rendelést. Aki megírja a rendelést, számolt számokból induljon ki, ne egy jegyzettömbből és egy becslésből.
• Korlátozni a pazarlást. A romlandó áru, ami a polc hátsó részén rothad meg, egyszerűen kidobott pénz.
• Megmutatni, mi történt valójában. Ha egy szám gyanúsnak tűnik, azt akarod tudni, ki és mikor változtatta meg - nem találgatni.

Az élelmiszer-készletnyilvántartás nehezebb, mint egy raktár készletnyilvántartása: nagy része romlandó, naponta többször mozgásban van, és sokan hozzányúlnak, a konyhai előkészítőktől a felszolgálókig, akik tejet vesznek ki a bárhűtőből.

Miért marad le a konyhai készletnyilvántartás

A legtöbb étteremi készletnyilvántartás nem azért omlik össze, mert az emberek hanyagok. Azért, mert a rögzítés lassabb magánál a munkánál.

Egy papírlap a hűtőkamra ajtaján csak annak segít, aki éppen előtte áll. Az irodai számítógépen lévő táblázat akkor frissül, amikor valakinek van ideje leülni - a konyhán ez ritkán fordul elő. A számok fokozatosan eltávolodnak a valóságtól, a csapat elveszíti bennük a bizalmát, és a rendelés visszatér a fejből való emlékezéshez.

A megoldás nem a nagyobb fegyelem. Az a megoldás, hogy minden frissítés csak néhány másodpercig tartson, közvetlenül a készlet mellett, egy olyan eszközön, amit az emberek amúgy is maguknál hordanak. Ha egy elhasznált doboz zabtej rögzítése egyetlen koppintás, akkor megtörténik. Ha bejelentkezést és űrlap kitöltését igényli, a kiszolgálás utánra marad - és elfelejtődik.

Állíts be célkészleteket az újrarendelt tételekhez

A célkészlet az a mennyiség, amit egy adott tételből egy szállítás után szeretnél a polcon tartani - elég a következő szállításig tartó fogyasztás fedezésére, plusz egy kis tartalék. A rendelési pont az az alacsonyabb szint, amely jelzi, hogy ideje felvenni a tételt a következő rendelésbe.

Beállításuk elvben egyszerű:

1. Nézd meg, mennyit használsz fel az adott tételből két szállítás között egy szokásos héten.
2. Adj hozzá egy tartalékot a forgalmas napokra és a késő szállításokra.
3. Ez az összeg a célkészleted. Válassz egy ez alatti rendelési pontot, ami még hagy időt a rendelésre.

Kezdd azokkal a tételekkel, amelyek hiánya a legjobban fáj, vagy amelyek a legdrágábbak: fehérjeforrások, tejtermékek, kávébab, elviteles poharak. Nem kell célkészlet minden egyes fűszeres üveghez. Vizsgáld felül a célkészleteket, amikor az étlap vagy a szezon változik.

Célkészlettel és rendelési ponttal a rendelés szinte magától megíródik: minden olyan tételnél, amely elérte vagy alá csökkent a rendelési pontnak, a célkészletig hiányzó különbséget rendeled meg.

Tárold a készletet a first in, first out elv szerint

A first in, first out (FIFO) elve azt jelenti, hogy a legrégebbi készletet használod fel elsőként - előbb be, előbb ki. Ez messze a leghasznosabb szokás az élelmiszer-pazarlás csökkentésére, és a polcon él, nem egy szoftverben.

• Az új szállítmányokat a meglévő készlet mögé tedd, sosem elé.
• A megbontott és előkészített tárolóedényeket lásd el a bontás vagy elkészítés dátumával.
• Minden tételnek adj egy állandó helyet, hogy a régebbi készlet ne rejtőzzön egy második helyen.
• Leltározás közben ellenőrizd a lejárati dátumokat, és tolj előre mindent, ami közeledik a lejárathoz.

Egy készletkezelő rendszer úgy támogatja a FIFO-t, hogy megmutatja, mi van az egyes tárolókban, így észreveszed, ha ugyanaz a tétel két helyen van. Maguk a dátumok a címkéken maradnak, ahol a szakács, aki egy dobozért nyúl, láthatja őket.

Leltározási rutin, ami beleillik a kiszolgálás ritmusába

A leltár csak akkor hasznos, ha ütemezetten történik, és kiszámítható ideig tart. Osszuk fel gyakoriság szerint, ahelyett hogy mindent egyszerre számolnánk.

Mit kell számolni	Milyen gyakran	Miért
Drága és gyorsan forgó tételek (fehérjeforrások, tejtermékek, kávé)	Naponta vagy minden műszakváltáskor	Ezek befolyásolják legjobban a költséget, és ezek fogynak el leggyorsabban
Rövid eltarthatóságú romlandó áru	Minden rendelés előtt	A valós készlet alapján rendelj, ne a múlt heti számok alapján
Száraz áru és csomagolóanyag	Hetente	Lassabban mozognak és tovább eltarthatók
Tisztítószerek és kisebb eszközök	Havonta	Kockázatuk alacsony, de ezek is elfogynak
Minden	Az időszak végén	Teljes körű számlálás, amely visszaállítja a nyilvántartást

Néhány szabály gyorssá és következetessé teszi a számlálást:

• Mindig ugyanabban a sorrendben számolj, polcról polcra, hogy senki ne hagyjon ki egy sarkot.
• Egyezzetek meg egy egységben minden tételhez (rekesz, zsák, üveg, adag), és írjátok bele a tétel nevébe vagy leírásába, hogy az egyik ember “2”-je ugyanazt jelentse, mint a másiké.
• Számolj, mielőtt egy szállítmányt elpakolnátok, ne a pakolás közben.
• A leszámolt számot közvetlenül rögzítsd, ahelyett hogy kézzel számolnád ki a különbséget.

Ha a leszámolt szám és a nyilvántartás nem egyezik, kezeld információként. Egy tételen rendszeresen jelentkező eltérés általában nem rögzített felhasználást, előkészítési veszteséget, vagy elcsúszott adagméretet jelent.

Az élelmiszer-pazarlás csökkentése azzal a polccal kezdődik, amit látsz

A konyhai pazarlás nagy része vagy abból ered, hogy többet rendelnek, mint amennyit felhasználnak, vagy abból, hogy a készletet elfelejtik, amíg megromlik. Mindkettő láthatósági probléma.

A célkészletek megállítják a túlrendelést, mert plafont adnak minden rendelésnek. A FIFO és az áttekinthető tárolás megállítja az elfelejtett készletet. A rendszeres számlálások zárják be a kört azzal, hogy megmutatják, mely tételekből van mindig túl sok készlet, így csökkentheted a célkészletüket.

Amikor előkészített ételt dobsz ki, rögzítsd felhasználtként, és jegyezd fel az okát a konyhai naplódban. A minták néhány héten belül kirajzolódnak: ugyanaz a köret kerül a kukába minden hétfőn, vagy egy szósz, amit hét közepére túl nagy adagokban készítenek.

Mit érdemes keresni egy étteremi készletkezelő rendszerben

Bármelyik eszközt is választod, azt vizsgáld, hogy a csapatod valóban naprakészen fogja-e tartani. Ezek a szempontok fontosabbak, mint egy hosszú funkciólista.

• Gyors frissítés telefonról vagy tabletről, közvetlenül a polc mellett, egy-két koppintással.
• Készlet tárolónként, hogy a hűtőkamra, a fagyasztó és a szárazáru-raktár mindegyike megmutassa, mit tartalmaz.
• Alacsony készlet riasztások, amelyek eljutnak ahhoz, aki rendel, nem csak egy jelentésbe, amit senki sem nyit meg.
• Megosztott, valós idejű számok, hogy a reggeli és az esti műszak ugyanazokat a számokat lássa.
• Változási előzmények, amelyek megmutatják, ki melyik mennyiséget változtatta meg, és mikor.
• Egyszerű számlálás, ideálisan a polcon vagy a terméken lévő címke beolvasásával.
• Ingyenes kipróbálási lehetőség a valódi készleteddel, mielőtt elköteleződnél.

Ha receptköltség-számításra, tételenkénti lejárat-nyomon követésre, beszállítói rendelésre vagy pénztárgép-összekapcsolásra is szükséged van, ezt kifejezetten ellenőrizd - sok készletkezelő eszköz nem kínálja ezeket.

Mikor elég még mindig egy papír vagy egy táblázat

Egy papíralapú számlálólap vagy egy táblázat teljesen megfelel, ha egy ember végzi az összes rendelést, az étlap rövid, és csak egyetlen tárolóhely van. Ha ez az ember mindig ott van, naprakészen tartja a nyilvántartást, és senki másnak nincs szüksége a számokra, egy szoftver hozzáadása talán nem éri meg.

Akkor szűnik meg elegendő lenni, amikor több ember használ és vesz át készletet, amikor több hűtőd, raktárad vagy telephelyed van, amikor a rendelő nem ugyanaz a személy, aki számolt, vagy amikor nem tudod megmondani, miért változott egy szám.

Hol illeszkedik ide a Tana

A Tana egy csapatoknak szóló, megosztott készletkezelő alkalmazás, és a konyha üzemeltetésének azt a részét fedi le, amely a készlet nyilvántartásáról szól.

• Állíts be tárolókat a konyhádnak megfelelően: hűtőkamra, fagyasztó, vonali hűtő, szárazáru-raktár, bár, csomagolóanyag-szekrény. A készlet tárolónként kerül rögzítésre, és egy tétel teljes mennyisége ezek összege. Az opcionális helyszínek minden telephely címét megőrzik, ha egynél többet üzemeltetsz.
• Rögzítsd a felhasználást −-szal, a szállításokat +-szal, egyetlen koppintással iPhone-on, iPaden, Macen vagy a webalkalmazásban. A = a leltár során a pontosan leszámolt mennyiséget állítja be. Mozgasd a készletet tárolók között, például a fagyasztóból a vonali hűtőbe.
• Állíts be alacsonykészlet-küszöböt tételenként a rendelési pontodként. A Tana megmutatja a kezdőlapon, e-mailben és push üzenetben, hogy mi fogy, és Slack-csatornába is tud posztolni. Írd le a célkészletedet és a beszállítói adatokat a tétel hogyan rendeld újra jegyzetébe.
• Nyomtass QR-címkéket polcokhoz és tételekhez, vagy csatold a termék saját vonalkódját, és a kamerával beolvasva nyisd meg a megfelelő tételt.
• Minden változás megmarad az előzményekben: ki melyik mennyiséget változtatta meg, mikor és melyik tárolóban.
• Ütemezz várható utántöltést egy szállítási napra, és kapj emlékeztetőt azon a napon. Exportáld a készletet CSV formátumba egy számlálólaphoz vagy a könyvelődnek.

A Tana nem követi a lejárati dátumokat vagy tételszámokat, nem számol receptköltséget, nem hoz létre megrendeléseket, és nem kapcsolódik pénztárgéphez. A dátumokhoz továbbra is használj címkéket a tárolóedényeken; ha emlékeztetőt szeretnél a Tanában, egy címke vagy egy sor a tétel leírásában megjelölheti a dátumellenőrzést igénylő tételeket. Van ingyenes csomag kártya nélkül, és fizetős csomagok csapatonként.

Gyakran ismételt kérdések

Milyen gyakran kell egy étteremnek leltároznia?

A drága és gyorsan forgó tételeket naponta vagy minden műszakváltáskor számold, a romlandó árukat minden rendelés előtt, a száraz árukat hetente, és minden elszámolási időszak végén végezz teljes körű számlálást.

Mi a különbség a célkészlet és a rendelési pont között?

A célkészlet az, amennyit a polcon szeretnél tartani egy szállítás után. A rendelési pont az az alacsonyabb szint, amely jelzi, hogy rendelned kell. Amikor a készlet eléri a rendelési pontot, annyit rendelsz, hogy visszaérj a célkészlethez.

Kezelhetem egy étterem készletét táblázatban?

Igen, ha egy ember kezeli az összes készletet és rendelést egy tárolóhelyen. Amint több ember használ készletet több helyen, egy telefonról frissíthető, megosztott alkalmazás könnyebben tartható pontosan.

A Tana nyomon követi a lejárati dátumokat?

Nem. A Tana tárolónkénti mennyiségeket rögzít, előzményekkel és alacsonykészlet-riasztásokkal. Továbbra is használj dátumcímkéket a tárolóedényeken, és alkalmazz FIFO-t a polcon; egy címke vagy egy jegyzet a tétel leírásában megjelölheti a dátumellenőrzést igénylő tételeket.