Ravintolan varastonhallinta: yksinkertainen järjestelmä, jota keittiö oikeasti pitää ajan tasalla

Ravintolan varastonhallinta tiivistyy kolmeen kysymykseen, joihin sinun pitäisi pystyä vastaamaan milloin tahansa: mitä meillä on, missä se on, ja mitä tarvitsemme ennen seuraavaa toimitusta. Toimiva järjestelmä on sellainen, jonka keittiö pystyy pitämään ajan tasalla tavallisen viikon aikana - ei täydellinen taulukkolaskenta, joka on vanhentunut jo keskiviikkoon mennessä.

Se tarkoittaa tavoitevarastoa jokaiselle tavaralle, jota tilaat lisää, varastointitapaa, jossa vanhempi tavara käytetään ensin, ja inventaariota, joka mahtuu palvelun lomaan. Alla käydään läpi jokainen osa erikseen, mitä kannattaa etsiä ravintolan varastonhallintajärjestelmästä, ja milloin paperilappu on edelleen oikea työkalu.

Mitä ravintolan varastonhallinnan pitää hoitaa

Ravintolan varasto hoitaa neljä tehtävää yhtä aikaa, ja hyvä järjestelmä tukee niitä kaikkia.

• Pitää palvelun käynnissä. Minkään menun ruoan ei pitäisi loppua kesken vuoron, koska kukaan ei huomannut, että viimeinen laatikko tomaatteja käytettiin loppuun jo tiistaina.
• Nopeuttaa tilaamista. Tilausta kirjoittavan pitäisi lähteä liikkeelle lasketuista luvuista, ei muistilapusta ja arvauksesta.
• Rajoittaa hävikkiä. Pilaantuvat tuotteet, jotka jäävät hyllyn perälle pilaantumaan asti, ovat suoraan rahaa roskiksessa.
• Näyttää, mitä oikeasti tapahtui. Kun luku näyttää väärältä, haluat tietää, kuka sen muutti ja milloin - et arvata.

Elintarvikkeiden varastonvalvonta on vaikeampaa kuin varaston valvonta: suuri osa siitä on pilaantuvaa, se liikkuu monta kertaa päivässä, ja monet eri ihmiset koskevat siihen, esivalmistelukokista salin henkilökuntaan, joka hakee maitoa baarin jääkaapista.

Miksi keittiön varastokirjanpito laahaa jäljessä

Suurin osa ravintoloiden varastokirjanpidosta ei epäonnistu siksi, että ihmiset olisivat huolimattomia. Se epäonnistuu, koska kirjaaminen on hitaampaa kuin itse työ.

Kylmiön ovessa oleva paperilappu auttaa vain sitä, joka seisoo sen edessä. Toimiston tietokoneella oleva taulukkolaskenta päivittyy, kun jollain on aikaa istahtaa alas, ja keittiössä sitä aikaa harvoin on. Luvut alkavat elää eri elämää kuin todellisuus, tiimi lakkaa luottamasta niihin, ja tilaaminen palaa muistin varaan.

Ratkaisu ei ole lisää kuria. Se on saada jokainen päivitys kestämään sekunteja, aivan varaston vieressä, laitteella, joka on ihmisillä jo mukana. Jos käytetyn kauralaatikollisen kirjaaminen vie yhden napautuksen, se tehdään. Jos siihen tarvitaan kirjautuminen ja lomakkeen täyttäminen, se jää palvelun jälkeen - ja unohtuu.

Aseta tavoitevarastot tavaroille, joita tilaat lisää

Tavoitevarasto on määrä, jonka haluat tavarasta olevan hyllyssä toimituksen jälkeen - tarpeeksi kattamaan kulutuksen seuraavaan toimitukseen asti, plus pieni puskuri. Tilauspiste on alempi taso, joka kertoo, että on aika ottaa tavara mukaan seuraavaan tilaukseen.

Niiden asettaminen on periaatteessa yksinkertaista:

1. Katso, kuinka paljon tavaraa kuluu toimitusten välillä tavallisella viikolla.
2. Lisää puskuri kiireisille päiville ja myöhästyneille toimituksille.
3. Tuo summa on tavoitevarastosi. Valitse sen alle tilauspiste, joka silti jättää aikaa tilata.

Aloita tavaroista, joiden loppuminen sattuu eniten tai jotka maksavat eniten: proteiinit, maitotuotteet, kahvipavut, mukaan otettavat mukit. Et tarvitse tavoitevarastoa jokaiselle maustepurkille. Tarkista tavoitevarastot, kun menu tai sesonki vaihtuu.

Kun tavoitevarasto ja tilauspiste ovat kunnossa, tilaus kirjoittaa itse itsensä lähes kokonaan: jokaisesta tavarasta, joka on tilauspisteessä tai sen alla, tilaat erotuksen tavoitevarastoon asti.

Varastoi ensin sisään, ensin ulos -periaatteella

Ensin sisään, ensin ulos (FIFO) tarkoittaa, että vanhin varasto käytetään ensin. Se on kaikkein hyödyllisin tapa vähentää ruokahävikkiä, ja se elää hyllyllä, ei ohjelmistossa.

• Laita uudet toimitukset olemassa olevan varaston taakse, ei koskaan eteen.
• Merkitse avatut ja esivalmistellut astiat päivämäärällä, jolloin ne avattiin tai tehtiin.
• Anna jokaiselle tavaralle yksi vakiopaikka, jotta vanhempi varasto ei piilottele toisessa paikassa.
• Tarkista viimeiset käyttöpäivät inventaarion aikana ja siirrä eteen kaikki, mikä on lähellä umpeutumista.

Varastonhallintajärjestelmä tukee FIFO-periaatetta näyttämällä, mitä kukin varasto sisältää, jolloin huomaat, kun sama tavara on kahdessa paikassa. Päivämäärät itsessään pysyvät etiketeissä, joista kokki näkee ne astiaa hakiessaan.

Inventaariorutiini, joka mahtuu palvelun lomaan

Inventaario on hyödyllinen vain, jos se tehdään aikataulun mukaan ja vie ennustettavan ajan. Jaa se tiheyden mukaan sen sijaan, että laskisit kaiken kerralla.

Mitä lasketaan	Kuinka usein	Miksi
Kalliit ja nopeasti kiertävät tavarat (proteiinit, maitotuotteet, kahvi)	Päivittäin tai jokaisen vuoronvaihdon yhteydessä	Ne vaikuttavat kustannuksiin eniten ja loppuvat nopeimmin
Nopeasti pilaantuvat tuotteet	Ennen jokaista tilausta	Tilataan todellisen varaston, ei viime viikon lukujen mukaan
Kuivatavarat ja pakkausmateriaalit	Viikoittain	Ne liikkuvat hitaammin ja säilyvät pidempään
Puhdistusaineet ja pientarvikkeet	Kuukausittain	Riski on pieni, mutta ne loppuvat silti
Kaikki	Jakson lopussa	Täysi laskenta, joka nollaa kirjanpidon

Muutama sääntö pitää laskennan nopeana ja johdonmukaisena:

• Laske aina samassa järjestyksessä, hylly hyllyltä, jotta kukaan ei ohita nurkkaa.
• Sopikaa yksikkö jokaiselle tavaralle (laatikko, pussi, pullo, annos) ja kirjatkaa se tavaran nimeen tai kuvaukseen, jotta yhden ihmisen “2” tarkoittaa samaa kuin toisen.
• Laske ennen kuin toimitus laitetaan paikoilleen, ei kesken sen.
• Kirjaa laskettu luku suoraan, älä laske erotusta käsin.

Kun laskettu luku ja kirjanpito eroavat toisistaan, käsittele se tietona. Toistuva ero yhdessä tavarassa tarkoittaa yleensä kirjaamatonta käyttöä, esivalmisteluhävikkiä tai annoskokoa, joka on livennyt.

Ruokahävikin vähentäminen alkaa hyllystä, jonka näet

Suurin osa keittiön hävikistä syntyy joko siitä, että tilataan enemmän kuin käytetään, tai varastosta, joka unohtuu, kunnes se pilaantuu. Molemmat ovat näkyvyysongelmia.

Tavoitevarastot estävät ylitilaamisen, koska ne asettavat katon jokaiselle tilaukselle. FIFO ja selkeä varastointi estävät unohdetun varaston. Säännölliset laskennat sulkevat kehän näyttämällä, mitkä tavarat ovat aina liikaa varastossa, jolloin voit laskea niiden tavoitevarastoa.

Kun esivalmisteltu ruoka heitetään pois, kirjaa se käytettynä ja merkitse syy keittiön päiväkirjaan. Kaavat näkyvät muutamassa viikossa: sama koriste, joka heitetään pois joka maanantai, tai kastike, jota tehdään erissä, jotka ovat liian suuria viikon puoliväliin.

Mitä kannattaa etsiä ravintolan varastonhallintajärjestelmästä

Valitsitpa minkä tahansa työkalun, arvioi sitä sen mukaan, pitääkö tiimisi sen oikeasti ajan tasalla. Nämä kriteerit merkitsevät enemmän kuin pitkä listä ominaisuuksia.

• Nopeat päivitykset puhelimesta tai tabletista, aivan hyllyn vierestä, yhdellä tai kahdella napautuksella.
• Varasto varastopaikkakohtaisesti, jolloin kylmiö, pakastin ja kuivavarasto näyttävät kukin, mitä sisältävät.
• Vähäisen varaston hälytykset, jotka tavoittavat tilaajan, eivät vain raportin, jota kukaan ei avaa.
• Jaetut, reaaliaikaiset luvut, jolloin aamu- ja iltavuoro näkevät samat luvut.
• Muutoshistoria, joka näyttää, kuka muutti mitäkin määrää ja milloin.
• Helppo laskenta, mieluiten skannaamalla etiketti hyllyltä tai tuotteesta.
• Ilmainen tapa kokeilla sitä omalla todellisella varastolla ennen sitoutumista.

Jos tarvitset myös reseptien kustannuslaskentaa, erän mukaista viimeisen käyttöpäivän seurantaa, toimittajatilauksia tai kassajärjestelmän liitäntää, tarkista ne erikseen; monet varastotyökalut eivät tarjoa niitä.

Milloin paperilappu tai taulukkolaskenta riittää edelleen

Paperinen laskentalomake tai taulukkolaskenta toimii hyvin, kun yksi ihminen hoitaa kaiken tilaamisen, menu on lyhyt ja varastopaikkoja on vain yksi. Jos se ihminen on aina paikalla, pitää kirjanpidon ajan tasalla eikä kukaan muu tarvitse lukuja, ohjelmiston lisääminen ei ehkä ole vaivan arvoista.

Se lakkaa riittämästä, kun useampi ihminen käyttää ja vastaanottaa varastoa, kun jääkaappeja, varastoja tai toimipisteitä on useita, kun tilaaja ei ole sama henkilö kuin laskija, tai kun et pysty selvittämään, miksi luku muuttui.

Mihin Tana sopii

Tana on tiimeille tarkoitettu jaettu varastosovellus, ja se kattaa keittiön pyörittämisestä sen osan, joka liittyy varaston kirjaamiseen.

• Perusta varastot keittiösi mukaan: kylmiö, pakastin, linjan jääkaappi, kuivavarasto, baari, pakkauskaappi. Varasto kirjataan varastopaikkakohtaisesti, ja tavaran kokonaismäärä on niiden summa. Valinnaiset sijainnit säilyttävät kunkin toimipisteen osoitteen, jos pyörität useampaa kuin yhtä.
• Kirjaa käyttö −-merkillä ja toimitukset +-merkillä yhdellä napautuksella iPhonessa, iPadissa, Macissa tai verkkosovelluksessa. = asettaa tarkalleen lasketun määrän inventaarion aikana. Siirrä varastoa varastojen välillä, esimerkiksi pakastimesta linjan jääkaappiin.
• Aseta vähäisen varaston raja tavaralle tilauspisteeksesi. Tana näyttää, mikä on loppumassa etusivulla, sähköpostitse ja push-ilmoituksella, ja voi julkaista Slack-kanavalle. Kirjoita tavoitevarastosi ja toimittajatiedot tavaran miten tilata lisää -muistiinpanoon.
• Tulosta QR-etiketit hyllyille ja tavaroille, tai liitä tuotteen oma viivakoodi, ja skannaa kameralla avataksesi oikean tavaran.
• Jokainen muutos säilyy historiassa: kuka muutti mitäkin määrää, milloin ja missä varastossa.
• Ajoita odotettu täydennys toimituspäivälle ja saa muistutus siltä päivältä. Vie varasto CSV-muodossa laskentalomaketta tai kirjanpitäjääsi varten.

Tana ei seuraa viimeisiä käyttöpäiviä eikä eriä, ei laske reseptien kustannuksia, ei luo ostotilauksia eikä yhdisty kassajärjestelmään. Käytä päivämääriin edelleen etikettejä astioissa; jos haluat muistutuksen Tanassa, tagi tai rivi tavaran kuvauksessa voi merkitä tavarat, jotka tarvitsevat päivämäärän tarkistuksen. Tarjolla on ilmainen taso ilman korttia ja maksullisia tasoja tiimiä kohden.

Usein kysytyt kysymykset

Kuinka usein ravintolan pitäisi tehdä inventaario?

Laske kalliit ja nopeasti kiertävät tavarat päivittäin tai jokaisen vuoronvaihdon yhteydessä, pilaantuvat tuotteet ennen jokaista tilausta, kuivatavarat viikoittain, ja tee täysi laskenta jokaisen tilikauden lopussa.

Mikä on tavoitevaraston ja tilauspisteen ero?

Tavoitevarasto on määrä, jonka haluat hyllyssä toimituksen jälkeen. Tilauspiste on alempi taso, joka kertoo, että pitää tilata. Kun varasto laskee tilauspisteeseen, tilaat tarpeeksi päästäksesi takaisin tavoitevarastoon.

Voinko hallita ravintolan varastoa taulukkolaskennassa?

Kyllä, jos yksi ihminen hoitaa kaiken varaston ja tilaamisen yhdessä varastopaikassa. Kun useampi ihminen käyttää varastoa useissa paikoissa, jaettu sovellus, jota päivitetään puhelimesta, on helpompi pitää tarkkana.

Seuraako Tana viimeisiä käyttöpäiviä?

Ei. Tana kirjaa määrät varastopaikkakohtaisesti historian ja vähäisen varaston hälytysten kanssa. Käytä edelleen päivämääräetikettejä astioissa ja FIFO-periaatetta hyllyllä; tagi tai muistiinpano tavaran kuvauksessa voi merkitä tavarat, jotka tarvitsevat päivämäärän tarkistuksen.