Jak prowadzić ewidencję magazynu za darmo: 5 sposobów i jeden układ, który pasuje do każdego

Magazyn możesz prowadzić za darmo na kartce papieru, na tablicy suchościeralnej, w arkuszu kalkulacyjnym, we wspólnym arkuszu online albo w darmowej aplikacji magazynowej. Sam sposób ma mniejsze znaczenie niż układ, który za nim stoi: jasna lista tego, co liczysz, jedna jednostka na przedmiot, nazwane miejsce dla każdej rzeczy, stała rutyna liczenia i stan minimalny dla tego, czego nie możesz zabraknąć.

Ten przewodnik omawia po kolei pięć darmowych sposobów, uczciwie mówi, kiedy każdy z nich wystarcza, a na koniec podaje układ, który zadziała przy dowolnym z nich. Jeśli później zmienisz metodę, ten układ przeniesiesz razem z nią.

Pięć darmowych sposobów na ewidencję magazynu

Każdy darmowy sposób sprowadza się do zapisania dwóch rzeczy: co masz i gdzie to jest. Różnią się tym, kto widzi liczby, jak łatwo je zmienić i co się dzieje, gdy coś pójdzie nie tak.

Sposób	Sprawdza się, gdy	Zaczyna zawodzić, gdy
Kartka papieru	Jedna osoba, jedno pomieszczenie, krótka lista	Aktualizuje ją kilka osób lub potrzebna jest historia
Tablica	Wspólny magazynek, obok którego wszyscy przechodzą	Liczby trzeba sprawdzić spoza pomieszczenia albo ktoś je zetrze
Arkusz kalkulacyjny	Jeden właściciel, dłuższa lista, sortowanie i sumy	Kilka osób edytuje kopie tego samego pliku
Wspólny arkusz online	Mały zespół aktualizujący dane z różnych miejsc	Zmiany się nakładają albo nie wiadomo, kto co zmienił
Darmowa aplikacja magazynowa	Zespół aktualizujący stan w ruchu	Potrzebne są funkcje spoza magazynu, np. księgowość

Żaden z tych sposobów nie jest błędny. Wybierz najprostszy, który pasuje do liczby osób mających kontakt z magazynem i tego, jak często się on zmienia.

Kartka papieru: nadal wystarcza przy krótkiej liście

Zeszyt albo wydrukowany arkusz spisowy na podkładce to najszybszy sposób, by zacząć. Nie trzeba niczego instalować, każdy potrafi z tego korzystać, a wpisanie liczby obok nazwy przedmiotu wymusza faktyczne spojrzenie na półkę.

Najlepiej sprawdza się przy jednej osobie pilnującej jednego miejsca: materiały plastyczne w pracowni, papier i toner w małym biurze, warsztat w garażu. Dodaj kolumnę na datę każdego spisu, żeby widzieć, jak szybko coś schodzi.

Ograniczenia są praktyczne. Papieru nie da się przeszukać, nie ma kopii zapasowej ani powiadomień. Jeśli zeszyt leży w magazynie, nikt przy biurku go nie sprawdzi, a jeśli się zgubi, razem z nim znika cała historia.

Tablica: widoczna dla każdego, kto przechodzi obok

Tablica suchościeralna na ścianie magazynu sprawia, że stan magazynowy widzi cały zespół. Zapisz przedmiot, aktualną liczbę i stan minimalny w trzech kolumnach. Gdy ktoś bierze ostatnie pudełko rękawiczek, poprawia tablicę po drodze do wyjścia.

Ten sposób działa, bo jest po prostu przed oczami. Nikt nie musi pamiętać, żeby cokolwiek otwierać. Sprawdza się we wspólnym magazynku, kuchni czy warsztacie, gdzie ci sami ludzie codziennie zajmują się tym samym towarem.

Tablica istnieje jednak tylko w jednym pomieszczeniu. Nie sprawdzisz jej ze sklepu dostawcy, a jeden nieostrożny rękaw może wytrzeć całą kolumnę. Rób zdjęcie po każdym spisie, żeby zachować jakiś ślad.

Arkusz kalkulacyjny: sortowanie, sumy i dłuższa lista

Arkusz kalkulacyjny to naturalny kolejny krok, gdy lista przerasta to, co mieści się na jednej kartce. Dostajesz sortowanie, filtrowanie, formuły liczące sumy oraz miejsce na notatki o dostawcach i zamówieniach. Excel, Arkusze Google i każdy inny program tego typu działają tak samo dobrze.

Wystarczy prosty układ: jeden wiersz na przedmiot i miejsce, z kolumnami na nazwę przedmiotu, jednostkę, magazyn, ilość, stan minimalny i datę ostatniego spisu. Dodaj kolumnę oznaczającą wiersze, w których ilość spadła do stanu minimalnego lub poniżej.

Arkusz działa najlepiej przy jednym właścicielu. Kłopoty zaczynają się, gdy pojawiają się kopie: jedna na laptopie, jedna w mailu, jedna wydrukowana na spis. Każda z nich powoli się rozjeżdża i wkrótce nikt nie wie, która liczba jest prawdziwa.

Wspólny arkusz online: jeden plik dla małego zespołu

Umieszczenie arkusza we wspólnym pliku online rozwiązuje problem kopii. Wszyscy otwierają ten sam plik, a zmiany są widoczne od razu dla każdego.

Sprawdza się w małym zespole aktualizującym stan z różnych miejsc. Ustalcie kilka zasad: zmieniać tylko kolumnę z ilością, nigdy nie usuwać wierszy i dopisywać notatkę przy przenoszeniu towaru między magazynami.

Słabe punkty pojawiają się wraz ze wzrostem zespołu. Dwie osoby mogą nadpisać sobie nawzajem liczby. Posortowana kolumna potrafi wymieszać wiersze. Historia zmian owszem istnieje, ale znalezienie, kto zmienił jedną komórkę w zeszły wtorek, zajmuje czas. A aktualizowanie arkusza w telefonie z pudełkiem w rękach to niewygodne zadanie.

Darmowa aplikacja magazynowa: stworzona do aktualizacji w ruchu

Darmowa aplikacja magazynowa powstała dokładnie do tego zadania. Zamiast siatki komórek masz przedmioty, miejsca i ilości, przyciski do dodawania lub odejmowania stanu oraz zapis każdej zmiany.

Aplikacje pomagają najbardziej, gdy kilka osób pobiera i uzupełnia towar, gdy stan jest rozrzucony po kilku miejscach albo gdy chcesz dostać powiadomienie, że czegoś zaczyna brakować, zamiast zauważyć pustą półkę. Zeskanowanie etykiety telefonem jest szybsze niż przewijanie arkusza.

Zanim się zdecydujesz, sprawdź, co naprawdę oferuje darmowy plan: ile osób może dołączyć, jak długo przechowywana jest historia i czy w razie rezygnacji da się wyeksportować dane do arkusza.

Układ, który działa przy każdej metodzie

Sam sposób to tylko pojemnik. To, co czyni ewidencję niezawodną, to układ, który w niego wkładasz. Poniższe sześć kroków działa tak samo na papierze, na tablicy, w arkuszu i w aplikacji.

1. Ustal, co liczyć. Wpisuj tylko to, czego faktycznie brakuje, za co płacisz albo co łatwo zgubić z oczu. Materiały eksploatacyjne (rękawiczki, taśma pakowa, filtry do kawy) i cenny sprzęt (projektor, poziomica laserowa) zwykle się liczą. Spinacze zwykle nie.
2. Wybierz jedną jednostkę na przedmiot. Zdecyduj, czy liczysz w kartonach, paczkach czy sztukach, i zapisz jednostkę obok nazwy. „Rękawiczki, karton po 100 szt.” zapobiega sytuacji, gdy jedna osoba liczy sztuki, a druga kartony.
3. Nadaj nazwę każdemu miejscu. Każdej półce, szafce, pomieszczeniu czy pojazdowi nadaj krótką nazwę, np. „Regał A2” albo „Bus 1”. Zapisuj stan według miejsca. Suma dla przedmiotu to suma jego lokalizacji.
4. Nazywaj przedmioty zawsze tak samo. Przyjmij schemat co, potem wariant: „Taśma, pakowa, przezroczysta” i „Taśma, malarska, 24 mm”. Jeden przedmiot, jedna nazwa. To duplikaty najczęściej psują liczenie.
5. Ustal rutynę liczenia. Aktualizuj stan przy każdym przyjęciu i wydaniu towaru, a pełny spis rób według stałego harmonogramu. Rzeczy szybko rotujące i cenne licz częściej, wolno schodzące i tanie – rzadziej.
6. Ustal stan minimalny. Dla każdego przedmiotu, którego nie możesz zabraknąć, zapisz ilość, przy której zamawiasz kolejną dostawę. Oprzyj ją na czasie dostawy i zużyciu w tym okresie, dodając niewielki zapas bezpieczeństwa.

Zapisz te zasady na górze arkusza, na brzegu tablicy albo w notatkach aplikacji, żeby nowy członek zespołu stosował je od pierwszego dnia.

Sygnały, że wyrosłeś z obecnej metody

Darmowy sposób wystarcza, dopóki liczby się zgadzają. Zwróć uwagę na te sygnały:

• Dowiadujesz się, że czegoś zabrakło, dopiero gdy tego potrzebujesz.
• Dwie osoby udzielają różnych odpowiedzi na pytanie „ile tego mamy?“.
• Nikt nie potrafi powiedzieć, kto wziął ostatnią sztukę ani kiedy.
• Spis trwa coraz dłużej, bo rzeczy nie są tam, gdzie powinny.
• Towar leży w kilku pomieszczeniach lub lokalizacjach, a lista obejmuje tylko jedno.

Jeden sygnał to powód, by dopracować swój układ. Kilka naraz zwykle oznacza, że czas przejść do kolejnej metody z tabeli.

Co oferuje Tana

Tana to aplikacja magazynowa z darmowym planem. Nie trzeba podawać karty ani liczyć dni okresu próbnego. Działa dokładnie według układu opisanego powyżej.

Tworzysz przedmioty (to, co liczysz) i magazyny (regał, karton, pomieszczenie, pojazd), a stan zapisywany jest dla każdego magazynu osobno, natomiast suma dla przedmiotu to suma tych wartości. Opcjonalne lokalizacje grupują magazyny według budynku lub adresu. Możesz wkleić na raz do 200 nazw przedmiotów, po jednej w wierszu, żeby przenieść listę z papieru albo arkusza. Nazwy przedmiotów są unikalne w obrębie zespołu, więc duplikaty się nie wkradają.

Liczenie to jedno dotknięcie: − lub +, gdy stan się zmienia, oraz =, gdy podczas spisu wpisujesz dokładną liczbę. Każdy przedmiot może mieć próg niskiego stanu, a Tana powiadamia o tym na stronie głównej, e-mailem, push oraz opcjonalnie na kanale Slack. Etykiety QR wydrukowane z aplikacji webowej otwierają przedmiot lub magazyn po zeskanowaniu aparatem iPhone’a albo iPada, albo kamerą przeglądarki.

Cały zespół widzi te same, aktualne liczby, a historia pokazuje, kto zmienił jaką ilość, kiedy i w którym magazynie. Darmowy plan przechowuje 30 dni historii aktywności. Stan magazynu możesz w każdej chwili wyeksportować do CSV i otworzyć w dowolnym arkuszu kalkulacyjnym. Tana działa na iPhonie, iPadzie i Macu oraz w przeglądarce na dowolnym komputerze, w tym na urządzeniach z Androidem.

Najczęściej zadawane pytania

Jaki jest najprostszy darmowy sposób na ewidencję magazynu?

Dla jednej osoby i krótkiej listy najprostszy jest zeszyt albo wydrukowany arkusz spisowy. Dla zespołu łatwiejszy będzie wspólny arkusz online albo darmowa aplikacja magazynowa, bo wszyscy widzą te same liczby.

Czy mogę prowadzić magazyn bez żadnego programu?

Tak. Kartka papieru albo tablica sprawdzają się dobrze przy niewielkim zapasie w jednym pomieszczeniu. Zastosuj ten sam układ: jedna jednostka na przedmiot, nazwane miejsca, rutyna liczenia i stany minimalne.

Jak często robić spis magazynu?

Aktualizuj stan przy każdym przyjęciu i wydaniu towaru, a pełny spis rób według stałego harmonogramu. Rzeczy szybko rotujące i cenne licz częściej niż te wolno schodzące i tanie.

Jak ustalić stan minimalny?

Oszacuj, ile zużyjesz, czekając na kolejną dostawę, i dodaj niewielki zapas bezpieczeństwa. Gdy ilość spadnie do tego poziomu, składasz zamówienie.

Czy arkusz kalkulacyjny wystarczy do prowadzenia magazynu?

Przy jednym właścicielu i stabilnej liście – zwykle tak. Robi się trudniej, gdy edytuje go kilka osób, gdy towar leży w kilku miejscach albo gdy trzeba wiedzieć, kto co zmienił.