Pripremite svaki čas.

U ormanu u učionici može biti koristan materijal iz mnogo godina, ali da li ćete ga pronaći često zavisi od toga da li se zna koji ga je nastavnik poslednji koristio. Likovni pribor putuje između soba, kompleti se vraćaju na druge police, a rezervna oprema može biti u drugoj zgradi. Kad je vremena za pripremu malo, ta nesigurnost postaje još jedan zadatak pre nastave. Tana pomaže zbornici da zajednički materijal beleži na mestu u koje kolege mogu da pogledaju i približava školsku zalihu onim sobama i ormanima u kojima se stvarno nalazi.

Počnite jednim aktivom, učionicom ili zajedničkim kabinetom. Otvorite stavke za boje, papir, materijal za ručni rad, nastavna sredstva i opremu za višekratnu upotrebu, pa zabeležite količine u imenovana mesta čuvanja. Fotografije pomažu kolegi da razlikuje slične kutije ili prepozna komplet koji nikad nije koristio. Lokacije grupišu mesta čuvanja po zgradi ili spratu. Koristite nazive koje razume i neko nov u školi, a ne neformalne oznake koje nešto znače samo onome ko je orman nekad složio.

Držite zapis ažurnim kad materijal stigne, kad se potroši ili kad se oprema vrati u ostavu. Dogovorite da li količina znači paket, jedan predmet ili ceo komplet. Postavite pragove za redovno korišćeno potrošno, kako bi zabeleženi zbirovi mogli da pokrenu reviziju dopune. Kod nastavnih sredstava za višekratnu upotrebu korisno je pitanje često samo gde su i koliko ih ima — a zapis odgovara pre nego što iko mora da pita.

Praktičan početak može biti brojanje pre sledećeg polugodišta. Stavite QR nalepnice na zajedničke ormane, pripremite filtrirani CSV za brojanje i pozovite kolege da provere da li mogu da pronađu sredstvo iz njegovog zapisa. Širite tek kad navika imenovanja i ažuriranja postane bliska. Tana nastavniku koji odlazi daje način da ostavi korisnu informaciju, a novom mesto od kog počinje, pa vrednost zajedničkih sredstava nadživi onoga ko ih je nekad doneo u razred.