Brinite o svakom jedinstvenom komadu.

Antikvitet je retko zamenljiv predmetom pored njega. Dve slične lampe mogu da se razlikuju u detalju, a mala keramika može da se prepozna po oznaci koja nikad nije ušla u popis zalihe. Kako zbirka raste između vitrina, prodajnog prostora i magacina, pamtiti svaki predmet postaje teže. Tana vam daje mesto za beleženje komada koje imate i drži fotografije i podatke o čuvanju blizu imena kojima o njima govorite.

Otvorite zasebnu stavku za svaki osoben komad i dajte mu naziv koji ostaje koristan i kad ne stojite pred njim. Dodajte fotografiju i opišite prepoznatljive pojedinosti koje ste proverili, na primer dimenzije ili vidljivu oznaku majstora. Zabeležite mesto čuvanja, bila to vitrina, polica u zadnjoj prostoriji ili zapakovana kutija. Zapis vam pomaže da ponovo pronađete predmet bez otvaranja svakog pažljivo umotanog paketa.

Kad komad pređe u prodajni prostor ili se vrati u magacin, ažurirajte njegovo zabeleženo mesto. Kad napusti vašu zalihu, prilagodite količinu kako bi evidencija i dalje odražavala ono što imate. Mali zajednički dogovori to olakšavaju: koristite iste nazive vitrina i razlikujte pojedinačne komade umesto da grupu sličnih predmeta tretirate kao istu. Tražite po nazivima i opisima kad neko pita za predmet. Fotografija vam pomaže da prepoznate pravi, a zapis o čuvanju vodi vas do njega.

Počnite jednom vitrinom ili grupom već fotografisanih predmeta. QR nalepnica na mestu čuvanja otvara detalje bez lepljenja bilo čega na osetljiv komad. Izvezite filtrirani CSV kad vam treba spisak za brojanje ili preslaganje. Tana čuva praktičan zapis koji unesete: ime pod kojim komad znate, pojedinosti koje ste zabeležili i vitrinu u kojoj stoji. To ostavlja jasniji trag do samog predmeta, pa vreme uloženo u brigu i upoznavanje svakog komada ostaje korisno kako se zbirka menja.