Hogyan kövesd a készletet ingyen: 5 módszer és egy beállítás, ami mindegyikhez illik

A készletedet ingyen is nyomon követheted papírral és ceruzával, egy fehértáblával, egy táblázattal, egy megosztott táblázattal vagy egy ingyenes készletkezelő alkalmazással. Kevésbé számít a módszer, mint a mögötte álló beállítás: világos lista arról, mit számolsz, egy mértékegység tételenként, elnevezett hely mindenre, rendszeres leltározási rutin és rendelési szint azokra a dolgokra, amikből nem fogyhatsz ki.

Ez az útmutató végigveszi mind az öt ingyenes módszert, őszintén elmondja, mikor elég bármelyik, majd ad egy beállítást, amelyet bármelyikkel használhatsz. Ha később módszert váltasz, a beállítás veled tart.

Öt ingyenes módszer a készlet nyomon követésére

Minden ingyenes módszer egy hely, ahol két dolgot rögzítesz: mid van, és hol van. Abban különböznek, ki láthatja a számokat, mennyire könnyű változtatni rajtuk, és mi történik, ha valami elromlik.

Módszer	Jól működik, ha	Kezd nehézkessé válni, ha
Papír és ceruza	Egy ember, egy helyiség, rövid lista	Többen frissítik, vagy előzményekre van szükséged
Fehértábla	Közös raktár, ami mellett mindenki elmegy	A számoknak ki kell kerülniük a helyiségből, vagy letörlődnek
Táblázat	Egy felelős, hosszabb lista, rendezés és összesítés	Többen szerkesztik ugyanannak a fájlnak a másolatait
Megosztott táblázat	Kis csapat frissít különböző helyekről	A szerkesztések ütköznek, vagy senki sem tudja, ki mit változtatott
Ingyenes készletkezelő alkalmazás	Csapat frissíti a készletet útközben	Készleten kívüli funkciókra van szükséged, például könyvelésre

Egyik sem rossz választás. Válaszd a legegyszerűbbet, amely illik ahhoz, hányan érnek hozzá a készlethez, és hányszor változik.

Papír és ceruza: rövid listához még mindig megfelel

Egy füzet vagy egy csipeszes írótáblára nyomtatott számlálólap a leggyorsabb módja a kezdésnek. Nincs mit telepíteni, bárki tudja használni, és egy szám felírása egy tétel neve mellé arra kényszerít, hogy tényleg megnézd a polcot.

Legjobban egy embernek válik be, aki egy helyiségért felel: egy stúdió művészeti kellékei, egy kis iroda papírja és festékkazettái, egy otthoni műhely. Vezess egy oszlopot minden leltározás dátumával, hogy lásd, milyen gyorsan fogynak a dolgok.

A korlátok gyakorlatiak. A papírban nem lehet keresni, nincs biztonsági mentése, és nem figyelmeztet. Ha a füzet a raktárban van, senki sem tudja megnézni az asztalától, és ha elvész, vele vész az előzmény is.

Fehértábla: mindenki látja, aki elmegy mellette

A raktár falán lévő fehértábla olyanná teszi a készletet, amit az egész csapat lát. Írd fel a tételt, az aktuális mennyiséget és a rendelési szintet három oszlopba. Amikor valaki elviszi az utolsó doboz kesztyűt, kifelé menet frissíti a táblát.

Ez azért működik, mert szem előtt van. Nem kell senkinek emlékeznie, hogy megnyisson valamit. Illik egy közös raktárhoz, konyhához vagy műhelyhez, ahol ugyanazok az emberek foglalkoznak nap mint nap ugyanazzal a készlettel.

A fehértábla azonban csak egy helyiségben létezik. Nem tudod ellenőrizni a beszállító üzletéből, és egy figyelmetlen ruhaujj letörölhet egy egész oszlopot. Minden leltározás után fényképezd le, hogy megőrizd a feljegyzést.

Táblázat: rendezés, összesítés és hosszabb lista

A táblázat a természetes következő lépés, amikor a lista túlnő egy oldalon. Rendezést, szűrést, összesítő képleteket kapsz, és helyet a beszállítói és rendelési megjegyzéseknek. Az Excel, a Google Sheets és bármely más táblázatkezelő alkalmazás egyformán jól működik.

Elég egy egyszerű elrendezés: egy sor tételenként és tárolónként, oszlopokkal a tétel nevének, a mértékegységnek, a tárolónak, a mennyiségnek, a rendelési szintnek és az utolsó leltározás dátumának. Adj hozzá egy oszlopot, amely megjelöli azokat a sorokat, ahol a mennyiség eléri vagy alulmúlja a rendelési szintet.

A táblázat egy felelőssel a legerősebb. A gondok akkor kezdődnek, amikor a másolatok elszaporodnak: egy a laptopon, egy az e-mailben, egy kinyomtatva a leltározáshoz. Minden másolat kicsit elcsúszik, és hamarosan senki sem tudja, melyik szám a helyes.

Megosztott táblázat: egy fájl egy kis csapatnak

Ha a táblázatot egy megosztott online fájlba teszed, az megoldja a másolatok problémáját. Mindenki ugyanazt a fájlt nyitja meg, és a változtatások mindenkinél megjelennek.

Ez egy kis csapatnak felel meg, amely különböző helyekről frissíti a készletet. Egyezzetek meg néhány szabályban: csak a mennyiség oszlopot változtassátok, soha ne töröljetek sorokat, és adjatok hozzá megjegyzést, amikor készletet mozgattok tárolók között.

A gyenge pontok a csapat növekedésével jelennek meg. Két ember felülírhatja egymás számait. Egy rendezett oszlop összekeverheti a sorokat. Verzióelőzmény létezik, de kideríteni, ki változtatott meg egy cellát múlt kedden, lassú. És egy táblázatot telefonon frissíteni, miközben egy dobozt tartasz, kényelmetlen.

Ingyenes készletkezelő alkalmazás: útközbeni frissítésre tervezve

Egy ingyenes készletkezelő alkalmazás pontosan erre a feladatra készült. Rács helyett tételeket, helyeket és mennyiségeket kapsz, gombokkal a készlet hozzáadásához vagy levonásához, és minden változtatás feljegyzésével.

Az alkalmazások akkor segítenek a legtöbbet, amikor több ember visz el és tölt fel tételeket, amikor a készlet egynél több helyen van, vagy amikor azt szeretnéd, hogy értesítsenek, ha valami fogyóban van, ahelyett hogy egy üres polcot vennél észre. Egy címke beolvasása a telefon kamerájával gyorsabb, mint egy táblázatban görgetni.

Mielőtt elköteleződnél, ellenőrizd, mit tartalmaz valójában az ingyenes csomag: hányan csatlakozhatnak, meddig őrzik meg az előzményeket, és exportálhatod-e az adataidat egy táblázatba, ha távozol.

Egy beállítás, ami bármelyik módszerhez illik

A módszer csak egy tartály. A nyomon követést az teszi megbízhatóvá, amit beleteszel. Ez a hat lépés ugyanúgy működik papíron, fehértáblán, táblázatban vagy alkalmazásban.

1. Döntsd el, mit számolsz. Csak azt sorold fel, amiből tényleg kifogysz, amiért fizetsz, vagy aminek elveszíted a nyomát. A fogyóeszközök (kesztyű, csomagolószalag, kávéfilter) és az értékes felszerelés (projektor, lézeres vízmérték) általában számítanak. A gemkapcsok általában nem.
2. Válassz egy mértékegységet tételenként. Döntsd el, hogy dobozban, csomagban vagy darabban számolsz-e, és írd a mértékegységet a név mellé. A „Kesztyű, 100 darabos doboz” megakadályozza, hogy valaki egyesével számolja a kesztyűket, míg valaki más dobozokban.
3. Nevezz el minden helyet. Adj minden polcnak, szekrénynek, helyiségnek vagy járműnek egy rövid nevet, például „A2 polc” vagy „1. kisteherautó”. Rögzítsd a készletet helyenként. Egy tétel összesítése a helyeinek összege.
4. A tételeket mindig ugyanúgy nevezd el. Használj egy mintát, mint mi, majd változat: „Ragasztószalag, csomagoló, átlátszó” és „Ragasztószalag, festő, 24 mm”. Egy tétel, egy név. A duplikátumok miatt romlanak el a számok.
5. Alakíts ki egy leltározási rutint. Frissítsd a mennyiséget minden alkalommal, amikor készlet érkezik vagy távozik, és végezz teljes leltározást fix ütemterv szerint. A gyorsan fogyó és értékes tételeket számold gyakrabban, a lassúakat és olcsókat ritkábban.
6. Állíts be egy rendelési szintet. Minden tételhez, amiből nem fogyhatsz ki, írd fel azt a mennyiséget, amelynél újra rendelsz. Alapozd arra, mennyi ideig tart egy utánpótlás megérkezése, és mennyit használsz el eközben, plusz egy kis tartalék.

Írd fel ezeket a szabályokat a lap tetejére, a tábla szélére, vagy az alkalmazás jegyzeteibe, hogy egy új csapattag az első naptól kövesse őket.

Jelek arra, hogy kinőtted a jelenlegi módszeredet

Egy ingyenes módszer addig elég, amíg a számok helyesek maradnak. Figyeld ezeket a jeleket:

• Csak akkor veszed észre, hogy valamiből kifogytál, amikor szükséged lenne rá.
• Két ember eltérő választ ad arra, hogy „mennyink van?“.
• Senki sem tudja megmondani, ki vitte el az utolsót, vagy mikor.
• A leltározás minden alkalommal tovább tart, mert a dolgok nincsenek a helyükön.
• A készlet több helyiségben vagy telephelyen van, a lista pedig csak egyet fed le.

Egy jel is elég ok arra, hogy szigorítsd a beállításodat. Több egyszerre általában azt jelenti, hogy itt az idő a táblázat következő módszerére váltani.

Hol illeszkedik a Tana

A Tana egy készletkezelő alkalmazás ingyenes csomaggal. Nincs kártyaadat-megadás és nincs próbaidőszak visszaszámláló. Pontosan a fent leírt beállítást követi.

Tételeket (amit számolsz) és tárolókat (polc, doboz, helyiség vagy jármű) hozol létre, a készletet tárolónként rögzíted, a tétel összesítése pedig ezek összege. Opcionális helyszínek csoportosítják a tárolókat épület vagy telephely szerint. Egyszerre akár 200 tételnevet is beilleszthetsz, soronként egyet, hogy átvidd a listát papírról vagy táblázatból. A tételnevek egyediek a csapaton belül, így nem csúszik be duplikátum.

A számolás egy koppintással megy: − vagy +, amikor a készlet mozog, és = a pontos mennyiség beállításához leltározás közben. Minden tételhez beállítható alacsony készletküszöb, és a Tana értesít a kezdőlapon, e-mailben és push üzenetben, opcionálisan pedig egy Slack-csatornán. A webalkalmazásból nyomtatott QR-címkék megnyitnak egy tételt vagy tárolót, amikor beolvasod őket iPhone vagy iPad kamerával, vagy a böngésző kamerájával.

Az egész csapat ugyanazokat az élő számokat látja, az előzmény pedig megmutatja, ki melyik mennyiséget változtatta, mikor és hol. Az ingyenes csomag 30 napig őrzi meg a tevékenységi előzményt. A készletet bármikor exportálhatod CSV-be, és megnyithatod bármely táblázatkezelőben. A Tana fut iPhone-on, iPaden és Macen, valamint böngészőben bármely számítógépen, beleértve az Android eszközöket is.

Gyakran ismételt kérdések

Mi a legegyszerűbb ingyenes módja a készlet nyomon követésének?

Egy embernek és rövid listának a füzet vagy egy kinyomtatott számlálólap a legegyszerűbb. Egy csapatnak egy megosztott táblázat vagy egy ingyenes készletkezelő alkalmazás egyszerűbb, mert mindenki ugyanazokat a számokat látja.

Nyomon követhetem a készletet szoftver nélkül?

Igen. A papír és ceruza vagy egy fehértábla jól működik kis készlethez egy helyiségben. Használd ugyanazt a beállítást: egy mértékegységet tételenként, elnevezett helyeket, leltározási rutint és rendelési szinteket.

Milyen gyakran számoljam a készletemet?

Frissítsd a mennyiséget minden alkalommal, amikor készlet érkezik vagy távozik, és végezz teljes leltározást rendszeres ütemterv szerint. A gyorsan fogyó és értékes tételeket számold gyakrabban, mint a lassúakat és olcsókat.

Hogyan állítsak be egy rendelési szintet?

Becsüld meg, mennyit használsz fel, amíg egy utánpótlásra vársz, majd adj hozzá egy kis tartalékot. Amikor a mennyiség eléri ezt a számot, rendelj újra.

Elég egy táblázat a készletkezeléshez?

Egy felelősnek és egy stabil listának gyakran igen. Nehezebbé válik, amikor többen szerkesztik, amikor a készlet több helyen van, vagy amikor tudnod kell, ki mit változtatott.