Как вести учёт склада бесплатно: 5 способов и система, которая подходит к любому из них

Вести складской учёт бесплатно можно на бумаге, на маркерной доске, в таблице, в общей онлайн-таблице или в бесплатном приложении для склада. Сам способ значит меньше, чем система, которая за ним стоит: понятный список того, что вы считаете, одна единица измерения на товар, названное место для каждой вещи, привычный порядок пересчёта и точка заказа для того, чего нельзя допустить в ноль.

В этой статье мы честно разберём пять бесплатных способов — где каждого хватает, а где уже нет, — а затем покажем систему, которая работает при любом из них. Если позже вы смените способ, эта система переедет вместе с вами.

Пять бесплатных способов вести учёт склада

Любой бесплатный способ сводится к тому, чтобы записать две вещи: что у вас есть и где это лежит. Различие — в том, кто видит цифры, насколько легко их менять и что происходит, если что-то пошло не так.

Способ	Хорошо работает, когда	Начинает давать сбои, когда
Бумага	Один человек, одно помещение, короткий список	Обновляют несколько человек или нужна история изменений
Маркерная доска	Общая кладовая, мимо которой все ходят	Цифры нужно смотреть не из комнаты, или доску стирают
Таблица	Один ответственный, длинный список, сортировка и суммы	Несколько человек редактируют копии одного файла
Общая онлайн-таблица	Небольшая команда, обновляющая данные из разных мест	Правки перекрывают друг друга, непонятно, кто что менял
Бесплатное приложение для склада	Команда, обновляющая остатки на ходу	Нужны функции за пределами склада, например бухгалтерия

Ни один из способов не является ошибкой. Выбирайте самый простой из тех, что подходит по числу людей, работающих со складом, и по тому, как часто он меняется.

Бумага: всё ещё нормальный вариант для короткого списка

Блокнот или распечатанный бланк пересчёта на планшете — самый быстрый способ начать. Устанавливать ничего не нужно, пользоваться может кто угодно, а чтобы написать цифру рядом с названием товара, приходится реально посмотреть на полку.

Лучше всего этот способ работает, когда один человек следит за одним помещением: расходники в мастерской, бумага и картриджи в небольшом офисе, домашняя мастерская. Держите отдельную колонку с датой каждого пересчёта — так вы увидите, с какой скоростью что-то расходуется.

Ограничения чисто практические. По бумаге нельзя искать, у неё нет резервной копии и она не предупреждает заранее. Если блокнот лежит на складе, никто за столом не сможет его проверить, а если он потеряется — вместе с ним пропадёт вся история.

Маркерная доска: видна всем, кто проходит мимо

Маркерная доска на стене кладовой превращает складской учёт в то, что видит вся команда. Запишите товар, текущее количество и точку заказа в три колонки. Когда кто-то забирает последнюю коробку перчаток, он поправляет доску по пути к выходу.

Это работает именно потому, что доска постоянно на виду. Никому не нужно вспоминать, что что-то нужно открыть. Такой способ подходит общей кладовой, кухне или мастерской, где одни и те же люди каждый день работают с одним и тем же складом.

Однако доска существует только в одной комнате. Проверить её из магазина поставщика нельзя, а один случайно задетый рукавом угол может стереть целую колонку. Фотографируйте доску после каждого пересчёта, чтобы сохранить запись.

Таблица: сортировка, суммы и более длинный список

Таблица — естественный следующий шаг, когда список перестаёт помещаться на одну страницу. Появляются сортировка, фильтры, формулы для сумм и место, куда можно записать поставщиков и заметки о заказах. Excel, Google Таблицы или любое другое табличное приложение работают одинаково хорошо.

Достаточно простой структуры: одна строка на товар и место хранения, с колонками для названия товара, единицы измерения, места хранения, количества, точки заказа и даты последнего пересчёта. Добавьте колонку, которая отмечает строки, где количество опустилось до точки заказа или ниже.

Таблица сильнее всего работает с одним ответственным. Проблемы начинаются, когда появляются копии: одна на ноутбуке, одна в почте, одна распечатанная для пересчёта. Каждая копия постепенно расходится с остальными, и вскоре никто не знает, какая цифра верна.

Общая онлайн-таблица: один файл для небольшой команды

Если перенести таблицу в общий онлайн-файл, проблема копий решается. Все открывают один и тот же файл, и изменения видны сразу всем.

Такой вариант подходит небольшой команде, которая обновляет остатки из разных мест. Договоритесь о нескольких правилах: менять только колонку с количеством, никогда не удалять строки и оставлять заметку при перемещении товара между местами хранения.

Слабые места проявляются по мере роста команды. Два человека могут переписать цифры друг друга. Сортировка колонки может перепутать строки местами. История версий есть, но найти, кто изменил одну ячейку в прошлый вторник, — дело небыстрое. А обновлять таблицу с телефона, держа в руках коробку, попросту неудобно.

Бесплатное приложение для склада: создано для обновления остатков на ходу

Бесплатное приложение для склада сделано именно для этой задачи. Вместо таблицы с ячейками вы получаете товары, места и количества, кнопки для прибавления и списания остатка и запись каждого изменения.

Приложения больше всего помогают, когда несколько человек забирают и пополняют товар, когда остатки разбросаны по нескольким местам, или когда вы хотите узнавать о том, что запас заканчивается, а не замечать пустую полку постфактум. Отсканировать этикетку камерой телефона быстрее, чем листать таблицу.

Прежде чем выбрать приложение, проверьте, что именно входит в бесплатный тариф: сколько человек могут присоединиться, как долго хранится история и можно ли выгрузить данные в таблицу, если вы решите уйти.

Система, которая работает при любом способе

Способ — это просто контейнер. Надёжным учёт делает система, которую вы в него закладываете. Эти шесть шагов работают одинаково — хоть на бумаге, хоть на доске, хоть в таблице, хоть в приложении.

1. Решите, что считать. Вносите в список только то, что реально заканчивается, стоит денег или легко потерять из виду. Расходники (перчатки, упаковочный скотч, кофейные фильтры) и ценное оборудование (проектор, лазерный уровень) обычно важны. Канцелярские скрепки — обычно нет.
2. Выберите одну единицу измерения на товар. Решите, считаете вы коробками, упаковками или поштучно, и напишите единицу измерения рядом с названием. «Перчатки, коробка по 100 шт.» не даст ситуации, когда один человек считает штуками, а другой — коробками.
3. Назовите каждое место. Дайте каждой полке, шкафу, комнате или машине короткое название, например «Стеллаж A2» или «Машина 1». Записывайте остатки по местам хранения. Итог по товару — это сумма по всем его местам.
4. Называйте товары всегда одинаково. Используйте шаблон вида что, затем вариант: «Скотч, упаковочный, прозрачный» и «Скотч, малярный, 24 мм». Один товар — одно название. Именно дубли чаще всего портят учёт.
5. Заведите порядок пересчёта. Обновляйте количество при каждом приходе или расходе товара и проводите полную инвентаризацию по постоянному графику. Быстро расходуемые и ценные товары пересчитывайте чаще, медленные и недорогие — реже.
6. Установите точку заказа. Для каждого товара, который нельзя допустить до нуля, запишите количество, при котором нужно заказать пополнение. Отталкивайтесь от того, сколько времени идёт поставка и сколько товара вы расходуете за это время, плюс небольшой запас на всякий случай.

Запишите эти правила вверху таблицы, на краю доски или в заметках приложения, чтобы новый сотрудник придерживался их с первого дня.

Признаки того, что текущий способ пора менять

Бесплатного способа достаточно, пока цифры остаются верными. Обращайте внимание на такие признаки:

• Вы узнаёте, что что-то закончилось, только когда это понадобилось.
• На вопрос «сколько у нас есть?» два человека отвечают по-разному.
• Никто не может сказать, кто и когда забрал последнюю единицу.
• Пересчёт занимает всё больше времени, потому что вещи лежат не на своих местах.
• Товар хранится в нескольких комнатах или на разных площадках, а список охватывает только одну.

Один такой признак — повод подтянуть систему. Несколько сразу обычно означают, что пора переходить к следующему способу из таблицы.

Чем здесь полезна Tana

Tana — это приложение для складского учёта с бесплатным тарифом. Не нужно вводить карту, нет обратного отсчёта пробного периода. Оно построено на той же системе, что описана выше.

Вы создаёте товары (то, что считаете) и хранилища (полку, коробку, комнату, машину), остатки записываются по каждому хранилищу отдельно, а итог по товару — это их сумма. Необязательные локации объединяют хранилища по зданию или площадке. Можно вставить сразу до 200 названий товаров, по одному в строке, чтобы перенести список с бумаги или из таблицы. Названия товаров уникальны в пределах команды, поэтому дубли не появляются.

Учёт ведётся одним касанием: − или +, когда остаток меняется, и =, чтобы задать точное количество во время инвентаризации. У каждого товара можно задать порог низкого запаса, и Tana предупредит об этом на главной странице, по email и push-уведомлением, а при желании — и в канале Slack. QR-метки, распечатанные из веб-приложения, открывают товар или хранилище при сканировании камерой iPhone, iPad или камерой браузера.

Вся команда видит одни и те же актуальные цифры, а история показывает, кто, когда и в каком хранилище изменил количество. Бесплатный тариф хранит 30 дней истории активности. Остатки можно в любой момент выгрузить в CSV и открыть в любой таблице. Tana работает на iPhone, iPad и Mac, а также в браузере на любом компьютере, включая устройства на Android.

Часто задаваемые вопросы

Какой самый простой бесплатный способ вести складской учёт?

Для одного человека и короткого списка проще всего блокнот или распечатанный бланк пересчёта. Для команды удобнее общая онлайн-таблица или бесплатное приложение для склада, потому что все видят одни и те же цифры.

Можно ли вести складской учёт без программы?

Да. Бумага или маркерная доска хорошо работают для небольшого склада в одном помещении. Используйте ту же систему: одна единица измерения на товар, названные места, порядок пересчёта и точки заказа.

Как часто нужно проводить инвентаризацию?

Обновляйте количество при каждом приходе или расходе товара и проводите полную инвентаризацию по постоянному графику. Быстро расходуемые и ценные товары пересчитывайте чаще, чем медленные и недорогие.

Как установить точку заказа?

Оцените, сколько вы расходуете, пока ждёте пополнение, и добавьте небольшой запас на всякий случай. Когда количество достигнет этого значения, оформляйте новый заказ.

Достаточно ли таблицы для складского учёта?

Для одного ответственного и стабильного списка — часто да. Сложнее становится, когда таблицу редактируют несколько человек, когда товар хранится в нескольких местах или когда важно знать, кто и что изменил.