Kako smanjiti troškove zaliha: gde novac zaista curi

Najbrži način da smanjite troškove zaliha nije da tražite jednu veliku uštedu, već da zatvorite male curenja. Novac nestaje kroz zalihe koje stoje predugo, artikle koji ponestanu u najgorem trenutku, stvari kupljene ponovo jer niko nije znao da već postoje na polici, i sate provedene u traženju. Svako curenje je samo po sebi malo. Zajedno, ona čine stvaran trošak koji se retko pojavljuje u bilo kom izveštaju.

Ovaj tekst prolazi kroz to gde nastaju ta curenja, kako izgledaju u jednom običnom radnom danu, i jednostavne navike koje ih zaustavljaju. Ništa od toga ne zahteva magacin ili finansijski tim. Isto funkcioniše za magacin zaliha u ambulanti, radionicu, sekretarijat škole ili malu onlajn prodavnicu.

Odakle troškovi zaliha zaista dolaze

Troškovi zaliha su sve što plaćate zbog držanja robe, izvan cene na fakturi. Neki su očigledni, kao prostor na polici. Većina je skrivena u vremenu, gubicima i rešenjima u poslednji čas. Evo mape uobičajenih curenja i navike koja zatvara svako od njih.

Curenje	Kako izgleda u praksi	Navika koja ga zaustavlja
Višak zaliha	Kutije istog artikla koje niko nije otvorio mesecima	Znati šta imate pre nego što naručite
Nestašica	Posao staje, neko žurno odlazi da kupi	Prag niskih zaliha za artikle koji su bitni
Duple kupovine	“Nisam znao da već imamo tri ovoga”	Jedna zajednička lista koju svako može da proveri
Vreme provedeno u traženju	Dugo traganje za punjačem ili rezervnim delom	Određeno mesto čuvanja za svaki artikal
Gubitak i oštećenje	Stvari nestaju, kvare se ili se oštete u nekom ćošku	Istorija promena – ko je šta promenio – i redovno prebrojavanje
Sporo popisivanje	Popis koji odnese ceo vikend	Prebrojavanje po skladištu, po utvrđenom postupku

Višak zaliha: novac koji tiho leži na polici

Višak zaliha je roba kupljena pre nego što je bila potrebna, i svaki dan dok čeka nešto košta. To se obično naziva trošak držanja zaliha: prostor koji zauzima, novac koji je u njemu vezan, i rizik da se ošteti, istekne ili jednostavno prestane da bude koristan.

Višak zaliha retko nastaje iz loše odluke. Nastaje iz neizvesnosti. Kada niko nije siguran koliko paketa papira za štampač je ostalo, bezbedan izbor izgleda kao naručivanje veće količine.

Da biste smanjili višak zaliha:

• Proverite pre nego što naručite. Neka “koliko trenutno imamo?” bude pitanje na koje svako može da odgovori za nekoliko sekundi.
• Pogledajte šta zaista trošite. Približna procena koliko brzo artikal nestaje dovoljna je za razumno naručivanje.
• Budite oprezni sa količinskim popustima. Popust štedi novac samo ako stignete da iskoristite zalihe pre nego što se oštete, pokvare ili izađu iz mode.
• Rasprodajte mrtve zalihe. Artikli koji se dugo nisu pomerili zauzimaju prostor koji bi mogao da drži nešto korisno.

Nestašica košta više od same robe

Nestašica je suprotan problem, i često je skuplja. Kada ponestane rukavica, trake za pakovanje ili ključnog rezervnog dela, cena same robe je najmanji deo troška. Pravi trošak je zaustavljen posao, žuran odlazak u prodavnicu, ekspresna dostava, mušterija koja čeka ili odustane, ili termin koji mora da se pomeri.

Nestašica nastaje kada niko ne primeti da nivo zaliha opada. Poslednja osoba koja uzme kutiju pretpostavlja da će neko drugi naručiti više. Niko to ne uradi.

Rešenje je tačka ponovne narudžbine: količina za svaki važan artikal pri kojoj neko naruči više. Pitajte koliko obično traje da stigne dopuna i koliko trošite u tom periodu, pa dodajte malu rezervu. Zapišite taj broj i pobrinite se da prava osoba bude obaveštena kada zalihe dostignu taj nivo.

Duple kupovine: kupovanje onoga što već imate

Duple kupovine su jedno od najlakših curenja za zaustavljanje i jedno od najčešćih. Nekome treba HDMI kabl, ne može da ga nađe, i kupi novi. Dve nedelje kasnije, tri kabla se pojave u fioci u drugoj prostoriji.

Ovo se dešava jer informacija o zalihama živi u glavama ljudi, ili u tabeli koju ažurira samo jedna osoba. Kada se listi ne veruje, ljudi prvo kupuju, a pitaju kasnije.

Da prestanete da kupujete istu stvar dvaput:

• Vodite jednu listu koju ceo tim može da vidi i ažurira, a ne kopije na različitim računarima.
• Dajte svakom artiklu jedno ime, tako da “HDMI kabl”, “HDMI vod” i “video kabl” ne postanu tri odvojena unosa.
• Beležite gde se artikal čuva, ne samo koliko ga ima.
• Učinite da je provera liste brža od naručivanja novog.

Vreme provedeno u traženju je takođe trošak

Svaki minut proveden u traženju nečega se plaća, čak i ako se nikada ne pojavi na fakturi. Tehničar koji traži deo, ili nastavnik koji traži projektor: mali zastoji koji se ponavljaju svakog dana.

Vreme traženja uglavnom potiče od toga što niko ne zna gde se stvari nalaze. Ukupan broj nije dovoljan. “Imamo četiri projektora” nikome ne pomaže ako se ne zna u kojoj su prostoriji.

Dajte svakom artiklu njegovo mesto. Jasno imenujte skladišta: polica, kutija, prostorija, vozilo. Beležite zalihe po skladištu, i obeležite samo skladište kako bi ljudi mogli da provere šta bi trebalo da bude tamo. Kada se nešto premesti, zabeležite premeštaj. Cilj je da bilo ko, uključujući novog člana tima, može da pronađe artikal ne pitajući nikoga.

Gubitak, oštećenje i zalihe koje niko ne ume da objasni

Deo zaliha jednostavno nestane. Pozajmljen je i nije vraćen, iskorišćen bez evidentiranja, oštećen i bačen, ili zaboravljen pozadi na polici dok mu ne istekne rok. Kada se prebrojano ne poklapa sa listom, a niko ne zna zašto, ta razlika je izgubljen novac.

Ovde pomažu dve navike. Prvo, vodite istoriju promena: ko je šta uzeo, kada, i odakle. Ona pokazuje obrasce, poput skladišta kome uvek nešto nedostaje. Drugo, prebrojavajte redovno. Kratko, često prebrojavanje najvažnijih artikala uhvati probleme dok su još mali.

Za artikle koji mogu da isteknu, stavite najstarije zalihe napred i koristite ih prve. To je jednostavno pravilo, ali sprečava dosta nepotrebnog otpada.

Brži popisi znače niže troškove rada

Popis koji odnese ceo dan za nekoliko ljudi je skup, a kada je mučan, počne da se preskače. Onda se evidencija udaljava od stvarnosti, i sva ostala curenja se pogoršavaju.

Učinite prebrojavanje manjim i češćim:

• Prebrojavajte jedno skladište odjednom, a ne celu zgradu odjednom.
• Vredne i brzo obrtne artikle prebrojavajte češće, a spore i jeftine ređe.
• Odmah zabeležite prebrojanu količinu, umesto da razliku računate na papiru i kasnije je unosite.
• Koristite nalepnice ili barkodove kako bi se pravi artikal pojavio odmah, bez pretraživanja duge liste.

Kada je tabela ili papir na klipbordu i dalje dovoljan

Ne treba svakom timu sistem za upravljanje zalihama da bi smanjio troškove. Ako jedna osoba upravlja malim brojem artikala, na jednom mestu, i niko drugi ne treba te brojke, tabela ili papir na polici mogu dobro da posluže. Navike iz ovog teksta su važnije od samog alata.

Stari način počinje da košta kada više ljudi uzima zalihe nego što ih ažurira listu, kada su zalihe raspoređene po više prostorija ili lokacija, ili kada je jedina osoba koja zna brojke odsutna. Tada duple kupovine, nestašice i vreme provedeno u traženju počinju da rastu, jer se listi više ne veruje.

Gde se Tana uklapa

Tana je zajednička aplikacija za zalihe namenjena timovima. Podržava gore navedene navike bez menjanja načina na koji radite:

• Svi vide iste, ažurne brojke. Kada neko zabeleži zalihe jednim dodirom na − ili +, ceo tim to vidi odmah, što uklanja većinu razloga za duplu kupovinu.
• Zalihe se beleže po skladištu, kao što je polica, kutija, prostorija ili vozilo, a zalihe možete premeštati između skladišta. Ukupna količina artikla je zbir svih skladišta, tako da znate i koliko ga ima i gde se nalazi.
• Upozorenja o niskim zalihama se aktiviraju na pragu koji podesite za svaki artikal – na početnoj stranici, putem imejla i push obaveštenja, a opciono i u Slack kanalu. Svaki artikal može da ima belešku “kako ponovo naručiti”.
• Imena artikala su jedinstvena unutar tima, tako da ista stvar ne završi na listi tri puta.
• Istorija pokazuje ko je promenio koju količinu, kada, i u kom skladištu.
• Popisi koriste znak = za postavljanje tačno prebrojane količine. QR nalepnice odštampane iz veb aplikacije, kao i uobičajeni barkodovi proizvoda, otvaraju pravi artikal ili skladište kada se skeniraju kamerom iPhone-a, iPad-a ili pregledača.
• CSV izvoz se otvara u bilo kom tabelarnom programu ako želite da pregledate zalihe negde drugde.

Tana radi na iPhone-u, iPad-u, Mac-u i u veb pregledaču, a postoji besplatan plan bez potrebe za karticom.

Često postavljana pitanja

Šta su troškovi držanja zaliha?

To je koliko košta držanje zaliha tokom vremena, izvan nabavne cene: prostor koji zauzimaju, novac koji je u njima vezan, i rizik od oštećenja, gubitka ili toga da postanu zastarele ili neželjene.

Da li je jeftinije držati više zaliha ili manje?

Nijedna krajnost nije najjeftinija. Previše zaliha povećava troškove držanja i otpad; premalo izaziva nestašice, hitne kupovine i zastoj u poslu. Cilj je imati dovoljno zaliha da pokriju vreme koje je potrebno da stigne dopuna, plus malu rezervu, za artikle koji su bitni.

Kako da sprečim tim da kupuje stvari koje već imamo?

Vodite jednu zajedničku listu koju svako brzo može da proveri, dajte svakom artiklu jedno jasno ime, i beležite gde se čuva. Kada je provera brža od kupovine, duple kupovine same opadaju.

Koliko često treba da radimo popis zaliha?

Vredne i brzo obrtne artikle prebrojavajte često, a jeftine i spore ređe. Kratka prebrojavanja jednog skladišta odjednom lakše je održavati i ranije uočavaju probleme.

Da li mi je potreban softver za zalihe da bih smanjio troškove?

Ne uvek. Jedna osoba koja upravlja sa nekoliko artikala na jednom mestu može dobro da se snađe sa tabelom. Softver pomaže kada nekoliko ljudi deli zalihe, artikli se nalaze na više od jednog mesta, ili su vam potrebna upozorenja i istorija promena.