Cuida cada pieza única.

Una antigüedad rara vez es intercambiable con el objeto de al lado. Dos lámparas parecidas pueden diferir en el detalle, y una pequeña cerámica puede reconocerse por una marca que nunca llegó a la lista de stock. A medida que una colección crece entre vitrinas, sala de venta y almacén, recordar cada objeto se vuelve más difícil. Tana te da un sitio donde registrar las piezas que tienes, manteniendo fotografías e información de almacenaje cerca de los nombres con los que hablas de ellas.

Crea un artículo distinto para cada pieza característica y dale un nombre que siga siendo útil cuando ya no la tengas delante. Añade una fotografía y describe los detalles identificativos que hayas verificado, como medidas o una marca de autor visible. Registra el almacén donde se guarda, sea una vitrina, una balda en la trastienda o una caja embalada. El registro te ayuda a encontrar el objeto de nuevo sin abrir cada paquete cuidadosamente envuelto.

Cuando una pieza pasa a la sala o vuelve al almacén, actualiza su sitio registrado. Cuando sale de tu stock, ajusta la cantidad para que el inventario siga reflejando lo que tienes. Pequeñas convenciones compartidas lo facilitan: usar los mismos nombres de vitrina y distinguir piezas individuales en vez de tratar un grupo de objetos parecidos como idénticos. Busca por nombres y descripciones cuando alguien pregunte por un objeto. La foto te ayuda a reconocer la pieza correcta, y el registro de almacén te lleva hasta ella.

Empieza por una vitrina o un grupo de objetos ya fotografiados. Una etiqueta QR en el almacén abre su detalle sin pegar nada a una pieza delicada. Exporta un CSV filtrado cuando necesites una lista para un recuento o una reorganización. Tana conserva el registro práctico que introduces: el nombre por el que conoces una pieza, los detalles que anotaste y la vitrina donde se guarda. Eso deja un rastro más claro hasta el objeto, para que el tiempo dedicado a cuidar y conocer cada pieza siga siendo útil a medida que la colección cambia.