Brinite o svakom jedinstvenom komadu.

Antikvitet je rijetko zamjenjiv predmetom pored njega. Dvije slične svjetiljke mogu se razlikovati u detalju, a mala keramika može se prepoznati po oznaci koja nikad nije ušla u popis zalihe. Kako zbirka raste između vitrina, prodajnog prostora i skladišta, pamtiti svaki predmet postaje teže. Tana vam daje mjesto za bilježenje komada koje imate i drži fotografije i podatke o pohrani blizu imena kojima o njima govorite.

Otvorite zasebnu stavku za svaki osobit komad i dajte mu naziv koji ostaje koristan i kad ne stojite pred njim. Dodajte fotografiju i opišite prepoznatljive pojedinosti koje ste provjerili, primjerice dimenzije ili vidljivu oznaku majstora. Zabilježite mjesto pohrane, bila to vitrina, polica u stražnjoj prostoriji ili zapakirana kutija. Zapis vam pomaže ponovno pronaći predmet bez otvaranja svakog pažljivo zamotanog paketa.

Kad komad prijeđe na prodajni prostor ili se vrati u skladište, ažurirajte njegovo zabilježeno mjesto. Kad napusti vašu zalihu, prilagodite količinu kako bi evidencija i dalje odražavala ono što imate. Mali zajednički dogovori to olakšavaju: koristite iste nazive vitrina i razlikujte pojedinačne komade umjesto da skupinu sličnih predmeta tretirate kao istu. Tražite po nazivima i opisima kad netko pita za predmet. Fotografija vam pomaže prepoznati pravi, a zapis o pohrani vodi vas do njega.

Počnite s jednom vitrinom ili skupinom već fotografiranih predmeta. QR naljepnica na mjestu pohrane otvara detalje bez lijepljenja bilo čega na osjetljiv komad. Izvezite filtrirani CSV kad trebate popis za brojanje ili preslagivanje. Tana čuva praktičan zapis koji unesete: ime pod kojim komad znate, pojedinosti koje ste zabilježili i vitrinu u kojoj stoji. To ostavlja jasniji trag do samog predmeta, pa vrijeme uloženo u brigu i upoznavanje svakog komada ostaje korisno kako se zbirka mijenja.