Näin vähennät varastokustannuksia: mihin raha oikeasti valuu

Nopein tapa vähentää varastokustannuksia ei ole etsiä yhtä isoa säästöä, vaan tukkia pienet vuodot. Rahaa valuu tavaraan, joka makaa liian pitkään, tuotteisiin, jotka loppuvat pahimpaan mahdolliseen aikaan, asioihin, jotka ostetaan kahteen kertaan koska kukaan ei tiennyt niitä jo olevan hyllyssä, ja tunteihin, jotka kuluvat niiden etsimiseen. Jokainen vuoto on yksinään pieni. Yhdessä ne muodostavat todellisen kulun, joka näkyy harvoin missään raportissa.

Tämä artikkeli käy läpi, mistä nämä vuodot syntyvät, miltä ne näyttävät tavallisessa työpäivässä, ja mitkä yksinkertaiset tavat tukkivat ne. Mikään näistä ei vaadi varastohenkilökuntaa tai talousosastoa. Sama toimii yhtä hyvin klinikan tarvikevarastossa, verstaalla, koulun toimistossa tai pienessä verkkokaupassa.

Mistä varastokustannukset oikeasti syntyvät

Varastokustannukset ovat kaikki, mitä varaston pitäminen maksaa laskun hinnan lisäksi. Osa on ilmeisiä, kuten hyllytila. Suurin osa piilee ajassa, hukassa ja viime hetken ratkaisuissa. Tässä kartta yleisistä vuodoista ja tavasta, joka tukkii kunkin.

Vuoto	Miltä se näyttää käytännössä	Tapa, joka tukkii sen
Ylivarastointi	Laatikoita samaa tavaraa, joita kukaan ei ole avannut kuukausiin	Tiedä mitä sinulla on ennen tilaamista
Loppuunmyynti	Työ pysähtyy, joku juoksee kaupassa kiireesti	Hälytysraja tärkeille tavaroille
Päällekkäiset tilaukset	“En tiennyt, että meillä oli jo kolme näitä”	Yksi jaettu lista, jonka kaikki voivat tarkistaa
Etsimiseen kuluva aika	Pitkä etsintä laturin tai varaosan perässä	Kiinteä säilytyspaikka jokaiselle tavaralle
Häviäminen ja hukka	Tavarat katoavat, pilaantuvat tai vaurioituvat nurkassa	Kirjaus siitä kuka muutti mitä, ja säännölliset laskennat
Hidas inventaario	Inventaario, joka vie koko viikonlopun	Laskenta varastopaikoittain, vakiorutiinilla

Ylivarastointi: rahaa, joka lepää hiljaa hyllyssä

Ylivarastointi on tavaraa, jonka ostit ennen kuin sitä tarvitsit, ja jokainen odotuspäivä maksaa jotain. Tätä kutsutaan yleensä varaston ylläpitokustannukseksi: tilaan, joka tavara vie, käteiseen, joka on siihen sidottu, ja riskiin, että se vaurioituu, vanhenee tai lakkaa yksinkertaisesti olemasta tarpeellinen.

Ylivarastointi syntyy harvoin huonosta päätöksestä. Se syntyy epävarmuudesta. Kun kukaan ei ole varma, montako pakettia tulostuspaperia on jäljellä, turvallinen valinta on tilata lisää.

Ylivarastoinnin vähentämiseksi:

• Tarkista ennen tilaamista. Tee kysymyksestä “kuinka monta meillä on juuri nyt?” sellainen, johon kuka tahansa voi vastata sekunneissa.
• Katso todellista kulutusta. Karkea käsitys siitä, kuinka nopeasti tavara kuluu, riittää järkevän tilausmäärän arviointiin.
• Ole varovainen suuroston kanssa. Alennus säästää rahaa vain, jos ehdit käyttää varaston ennen kuin se pilaantuu, rikkoutuu tai käy epäkuranttiin.
• Siivoa kuollut varasto. Tavarat, jotka eivät ole liikkuneet pitkään aikaan, vievät tilaa, johon voisi mahtua jotain hyödyllistä.

Loppuunmyynti maksaa enemmän kuin itse tuote

Loppuunmyynti on päinvastainen ongelma, ja usein kalliimpi. Kun käsineet, pakkausteippi tai tärkeä varaosa loppuu, itse tuotteen hinta on kustannuksesta pienin osa. Todellinen kustannus on pysähtynyt työ, kiireellinen kauppareissu, pikatoimitus, asiakas joka odottaa tai lähtee, tai tapaaminen joka on siirrettävä.

Loppuunmyynti tapahtuu, kun kukaan ei huomaa määrän vähenevän. Viimeinen henkilö, joka ottaa laatikon, olettaa jonkun muun tilaavan lisää. Kukaan ei tee niin.

Ratkaisu on tilauspiste: määrä jokaiselle tärkeälle tavaralle, jossa joku tilaa lisää. Kysy, kuinka kauan täydennys yleensä kestää saapua ja kuinka paljon kulutatte sinä aikana, ja lisää sitten pieni puskuri. Kirjoita luku muistiin ja varmista, että oikea henkilö saa tiedon, kun varasto saavuttaa sen.

Päällekkäiset tilaukset: ostetaan sitä, mitä jo omistetaan

Päällekkäiset tilaukset ovat yksi helpoimmin tukittavista vuodoista ja yksi yleisimmistä. Joku tarvitsee HDMI-kaapelin, ei löydä sitä ja ostaa uuden. Kaksi viikkoa myöhemmin kolme kaapelia ilmestyy toisen huoneen laatikosta.

Tämä johtuu siitä, että varastotieto asuu ihmisten päässä tai laskentataulukossa, jota vain yksi henkilö päivittää. Kun listaan ei luoteta, ihmiset ostavat ensin ja kysyvät vasta sitten.

Kaksinkertaisen ostamisen lopettamiseksi:

• Pidä yksi lista, jota koko tiimi voi katsoa ja päivittää, ei kopioita eri koneilla.
• Anna jokaiselle tavaralle yksi nimi, jotta “HDMI-kaapeli”, “HDMI-johto” ja “näyttökaapeli” eivät ole kolme erillistä merkintää.
• Kirjaa missä tavara säilytetään, ei vain kuinka monta niitä on.
• Tee listan tarkistamisesta nopeampaa kuin uuden tilaamisesta.

Etsimiseen kuluva aika on myös kustannus

Jokainen minuutti, joka kuluu jonkin etsimiseen, maksaa, vaikka se ei koskaan näy laskulla. Osaa etsivä tekninkko tai projektoria etsivä opettaja: pieniä viivästyksiä, jotka toistuvat joka päivä.

Etsimiseen kuluva aika johtuu enimmäkseen siitä, ettei tiedetä, missä tavarat ovat. Kokonaismäärä ei riitä. “Meillä on neljä projektoria” ei auta ketään, jos et tiedä, missä huoneessa ne ovat.

Anna jokaiselle tavaralle koti. Nimeä varastopaikkasi selkeästi: hylly, laatikko, huone, pakettiauto. Kirjaa varasto varastopaikoittain, ja merkitse itse varastopaikka, jotta ihmiset voivat tarkistaa, mitä sinne kuuluu. Kun jotain siirretään, kirjaa siirto. Tavoite on, että kuka tahansa, myös uusi tiimin jäsen, löytää tavaran kysymättä.

Häviäminen, vauriot ja varasto, jota kukaan ei osaa selittää

Osa varastosta yksinkertaisesti katoaa. Se lainataan eikä palauteta, käytetään kirjaamatta, vaurioituu ja heitetään pois, tai unohtuu vanhenemaan hyllyn perälle. Kun laskettu määrä ei täsmää listan kanssa eikä kukaan tiedä miksi, ero on menetettyä rahaa.

Kaksi tapaa auttaa tässä. Ensinnäkin, pidä historiaa muutoksista: kuka otti mitä, milloin ja mistä. Se paljastaa kaavoja, kuten varastopaikan, josta puuttuu aina jotain. Toiseksi, laske säännöllisesti. Lyhyt, usein toistuva tärkeimpien tavaroiden laskenta paljastaa ongelmat, kun ne ovat vielä pieniä.

Vanhenevien tavaroiden kohdalla laita vanhin varasto eteen ja käytä se ensin. Yksinkertainen sääntö, mutta estää paljon vältettävää hukkaa.

Nopeammat inventaariot tarkoittavat pienempiä työvoimakustannuksia

Inventaario, joka vie usealta ihmiseltä koko päivän, on kallis, ja kun se on raskas, se jätetään väliin. Silloin kirjaukset alkavat poiketa todellisuudesta, ja kaikki muut vuodot pahenevat.

Tee laskennasta pienempää ja useammin toistuvaa:

• Laske yksi varastopaikka kerrallaan, älä koko rakennusta yhdellä kertaa.
• Laske arvokkaat ja nopeasti liikkuvat tavarat useammin, hitaat ja halvat harvemmin.
• Kirjaa laskettu määrä suoraan, sen sijaan että laskisit eron paperille ja kirjoittaisit sen myöhemmin.
• Käytä tarroja tai viivakoodeja, jotta oikea tavara löytyy ilman pitkän listan selaamista.

Milloin laskentataulukko tai paperi riittää yhä

Kaikki tiimit eivät tarvitse varastonhallintajärjestelmää kustannusten leikkaamiseen. Jos yksi henkilö hoitaa pientä määrää tavaroita yhdessä paikassa, eikä kukaan muu tarvitse lukuja, laskentataulukko tai hyllyyn kiinnitetty paperi voi toimia hyvin. Tämän artikkelin tavat merkitsevät enemmän kuin itse työkalu.

Vanha tapa alkaa maksaa rahaa, kun useampi ihminen ottaa varastosta kuin päivittää listaa, kun varasto on hajallaan useassa huoneessa tai toimipisteessä, tai kun ainoa luvut tunteva henkilö on poissa. Silloin päällekkäiset tilaukset, loppuunmyynti ja etsimiseen kuluva aika alkavat kasvaa, koska listaan ei enää luoteta.

Mihin Tana sopii

Tana on jaettu varastosovellus tiimeille. Se tukee yllä mainittuja tapoja muuttamatta tapaasi työskennellä:

• Kaikki näkevät samat reaaliaikaiset luvut. Kun joku kirjaa varaston yhdellä napautuksella − tai +, koko tiimi näkee sen heti, mikä poistaa useimmat syyt kaksinkertaiselle ostamiselle.
• Varasto kirjataan varastopaikoittain, kuten hyllyllä, laatikossa, huoneessa tai ajoneuvossa, ja varastoa voi siirtää varastopaikkojen välillä. Tavaran kokonaismäärä on niiden summa, joten tiedät sekä paljonko että missä.
• Vähissä-hälytykset laukeavat rajassa, jonka asetat kullekin tavaralle, etusivulla, sähköpostilla ja push-ilmoituksena, halutessasi myös Slack-kanavassa. Jokaisella tavaralla voi olla “miten tilata lisää” -muistiinpano.
• Tavaroiden nimet ovat uniikkeja tiimin sisällä, joten sama asia ei päädy listalle kolmesti.
• Historia näyttää, kuka muutti mitäkin määrää, milloin ja missä varastopaikassa.
• Inventaariossa käytetään =-merkkiä asettamaan tarkka laskettu määrä. Verkkosovelluksesta tulostetut QR-tarrat ja tavalliset tuotteiden viivakoodit avaavat oikean tavaran tai varastopaikan, kun ne skannataan iPhonella, iPadilla tai selaimen kameralla.
• CSV-vienti avautuu missä tahansa laskentataulukko-ohjelmassa, jos haluat tarkastella varastoa muualla.

Tana toimii iPhonessa, iPadissa, Macissa ja verkkoselaimessa, ja tarjolla on ilmainen paketti ilman korttia.

Usein kysytyt kysymykset

Mitä ovat varaston ylläpitokustannukset?

Ylläpitokustannukset ovat sitä, mitä varaston pitäminen maksaa ajan mittaan ostohinnan lisäksi: tila, jonka se vie, käteinen, joka on siihen sidottu, ja riski vaurioitumisesta, häviämisestä, vanhenemisesta tai tarpeettomuudesta.

Onko halvempaa pitää enemmän vai vähemmän varastoa?

Kumpikaan ääripää ei ole halvin. Liika varasto nostaa ylläpitokustannuksia ja hukkaa; liian vähäinen aiheuttaa loppuunmyyntejä, kiireellisiä ostoja ja pysähtynyttä työtä. Tavoite on riittävä varasto kattamaan täydennykseen kuluva aika, plus pieni puskuri, tärkeille tavaroille.

Miten estän tiimiäni ostamasta asioita, joita meillä jo on?

Pidä yksi jaettu lista, jonka kaikki voivat tarkistaa nopeasti, anna jokaiselle tavaralle yksi selkeä nimi, ja kirjaa missä se säilytetään. Kun tarkistaminen on nopeampaa kuin ostaminen, päällekkäiset tilaukset vähenevät itsestään.

Kuinka usein meidän pitäisi tehdä varastolaskenta?

Laske arvokkaat ja nopeasti liikkuvat tavarat usein, hitaat ja halvat harvemmin. Lyhyet, yhden varastopaikan kerrallaan tehtävät laskennat on helpompi pitää yllä ja ne paljastavat ongelmat aikaisemmin.

Tarvitsenko varastonhallintaohjelmiston vähentääkseni varastokustannuksia?

Ei aina. Yksi henkilö, joka hoitaa muutamaa tavaraa yhdessä paikassa, voi pärjätä hyvin laskentataulukolla. Ohjelmisto auttaa, kun useampi henkilö jakaa varaston, tavarat ovat useammassa kuin yhdessä paikassa, tai tarvitset hälytyksiä ja kirjauksen siitä, kuka muutti mitä.