Kako izraditi barkod za mali posao: interne naljepnice i maloprodajni barkodovi

Ako želite izraditi barkod za mali posao, prvo odlučite čemu barkod služi. Barkod koji se stavlja na proizvod koji prodajete u tuđoj trgovini mora biti registriran. Barkod koji skenira samo vaš tim, na polici, kutiji ili rezervnom dijelu, može biti bilo što što sami ispišete, već danas.

Većini malih timova treba samo druga vrsta. Žele brže pronaći zalihe, brojati ih uz manje pogrešaka i prestati upisivati nazive artikala u tablicu. Ovaj vodič objašnjava razliku, pomaže vam odabrati i vodi vas kroz postavljanje naljepnica koje će vaš tim doista skenirati.

Dvije vrste barkoda, dva sasvim različita zadatka

Barkod je samo način zapisivanja koda koji kamera ili čitač mogu brzo pročitati. Bitno je tko treba razumjeti taj kod.

• Maloprodajni barkodovi identificiraju proizvod pred cijelim svijetom. Blagajna u trgovini, skladište tržnice ili distributer ga skenira i traži kod u vlastitom sustavu. Da bi to funkcioniralo, svaki kod mora biti jedinstven u cijelom svijetu, pa se izdaje, a ne izmišlja.
• Interne naljepnice identificiraju nešto samo za vaš tim. Kod znači “ova kutija ljepljive trake za pakiranje” ili “projektor u sobi za sastanke B”, i to treba znati samo vaš vlastiti sustav za praćenje zaliha.

Miješanje ovih dvaju najčešća je pogreška. Timovi kupuju maloprodajne kodove koji im nikad nisu trebali, ili ispisuju vlastite brojeve na proizvode koje trgovac odbije na vratima.

Kada vam treba maloprodajni barkod

Registrirani maloprodajni barkod treba vam kada se proizvod koji izrađujete ili pakirate prodaje na tuđoj blagajni, ili kada ga trgovac ili tržnica traži prije uvrštenja u ponudu.

Ti se kodovi nazivaju GTIN. Ovisno o regiji i namjeni, vidjet ćete ih kao EAN ili UPC. Ne generiraju se alatom na vašem računalu. Dobivate ih učlanjenjem u nacionalnu GS1 organizaciju u vašoj zemlji, standardizacijsko tijelo koje izdaje prefikse tvrtki, a zatim dodjeljivanjem koda svakoj varijanti proizvoda koju prodajete. Druga veličina ili boja obično znači drugi kod.

Kad imate svoje kodove, možete ih ispisati na ambalažu ili naljepnice bilo kojim dizajnerskim ili softverom za naljepnice koji podržava taj format. Bitna je registracija, ne ispis.

Ako ne prodajete fizičke proizvode putem maloprodajnih kanala, možete potpuno preskočiti ovaj odjeljak. Registrirani barkodovi ne pomažu ništa u praćenju vlastitih zaliha.

Kada je interna naljepnica sasvim dovoljna

Za gotovo sve što se događa unutar vašeg poslovanja, vlastite naljepnice su dovoljne. Uobičajeni primjeri:

• Potrošni materijal koji se troši: rukavice, sredstva za čišćenje, papir za pisač, traka za pakiranje
• Materijali na polici radionice ili ateljea: tube boje, role tkanine, vijci
• Oprema koju posuđujete ili premještate: prijenosna računala, projektori, alati
• Sama mjesta skladištenja: polica, kutija, prostorija, kombi

Nitko izvan vašeg tima neće skenirati te kodove, pa nema ničega za registrirati niti naknade po kodu. Naljepnica samo treba upućivati na ispravan zapis u sustavu koji koristite za praćenje zaliha.

QR kodovi ili klasični barkodovi za interne naljepnice?

Za naljepnice koje sami izrađujete, možete birati između klasičnog jednodimenzionalnog barkoda (poznate okomite linije) i dvodimenzionalnog koda poput QR koda. Evo kako se uspoređuju za internu upotrebu.

	Klasični 1D barkod	QR kod
Skeniranje kamerom telefona	Da, ali voli dobro svjetlo i ravan kut	Da, lako, iz većine kutova
Podnosi ogrebotinu ili mrlju	Manje otporan	Otporniji, zahvaljujući ugrađenoj korekciji pogrešaka
Veličina naljepnice	Široka i niska	Mala i kvadratna, stane na kutije i rubove polica
Može sadržavati web poveznicu	U praksi ne	Da, pa skeniranje može izravno otvoriti zapis
Potreban na maloprodajnoj blagajni	Često da (EAN, UPC)	Ne koristi se za to

Za interne naljepnice QR kod je obično jednostavniji izbor. Ispisuje se malen, skenira se telefonom bez pažljivog namještanja i može odmah otvoriti stranicu artikla.

Kako izraditi barkod za svoj mali posao, korak po korak

Odabrali vi QR kodove ili klasične barkodove, postavljanje slijedi isti redoslijed. Ako to napravite ovim redoslijedom, izbjegavate dvostruko ispisivanje naljepnica.

1. Popišite što želite pratiti. Počnite s onim što najčešće brojite ili što vam najčešće ponestane, a ne sa svime što posjedujete.
2. Odlučite što dobiva naljepnicu. Neki timovi označavaju svaki artikl. Drugi označavaju svaku policu ili kutiju i skeniraju je da vide što je unutra. Mnogi rade oboje.
3. Provjerite postojeće barkodove. Proizvodi koje kupujete često već imaju barkod proizvođača. Možete ih koristiti takve kakvi jesu (pogledajte sljedeći odjeljak).
4. Prvo postavite zapise. Kreirajte svaki artikl i mjesto skladištenja u svom sustavu za praćenje zaliha prije ispisa, tako da svaka naljepnica upućuje na nešto stvarno.
5. Ispišite malu seriju i testirajte je. Skenirajte nekoliko naljepnica telefonima koje vaš tim doista koristi, uz svjetlo u kojem će naljepnice živjeti.
6. Lijepite naljepnice tamo gdje ljudi gledaju. Rubovi polica i prednja strana kutija djeluju bolje od stražnje strane kutije.
7. Dogovorite naviku. Odlučite kada se skenira: kad netko nešto uzima, kad se dopunjava zaliha i tijekom popisa inventara.

Posljednji korak je najvažniji. Naljepnica koju nitko ne skenira samo je ukras.

Iskoristite barkodove koji su već na vašoj zalihi

Mnogo toga što kupujete stiže s barkodom koji je otisnuo proizvođač. Ne morate ga prekrivati vlastitom naljepnicom. Ako vaš sustav za praćenje zaliha može pročitati taj barkod i povezati ga s jednim od vaših artikala, skeniranje kutije otvara ispravan zapis.

To dobro funkcionira za potrošni materijal koji često ponovno naručujete, poput sredstava za čišćenje ili tinte za pisač. Slabije funkcionira za artikle koji stižu rasuti, bez ambalaže, ili gdje nekoliko različitih stvari dijeli jednu kutiju. Za njih umjesto toga označite policu ili kutiju.

Jedno upozorenje: barkod proizvođača identificira proizvod, a ne pojedinačnu jedinicu. Ako trebate razlikovati dva identična prijenosna računala, dajte svakome vlastitu internu naljepnicu.

Ispis naljepnica koje traju

Za početak vam ne treba posebna oprema. Uredski pisač i listovi samoljepljivih naljepnica dovoljni su većini timova. Namjenski pisač naljepnica isplati se kad ispisujete često ili trebate neobične veličine.

Nekoliko praktičnih savjeta:

• Prilagodite naljepnicu mjestu. Papirnate naljepnice dobro funkcioniraju na suhoj uredskoj polici. Hladnjače, radionice i kombiji zahtijevaju izdržljiviji, vodootporni materijal naljepnica ili prozirnu zaštitu.
• Ostavite bijeli prostor oko koda. Čitačima i kamerama treba miran rub da pronađu granice.
• Držite čitljiv naziv pored koda. Ljudi trebaju znati čemu naljepnica služi, a da je ne skeniraju.
• Zamijenite oštećene naljepnice na vrijeme. Naljepnicu koja jednom ne uspije kasnije ljudi zanemaruju.

Kada je sustav barkodova više nego što vam treba

Barkodovi se ne isplate uvijek. Ako pratite šačicu artikala, njima upravlja jedna osoba, a brojanje rijetko griješi, jednostavan popis može vam savršeno poslužiti.

Naljepnice se počinju isplatiti kada nekoliko ljudi uzima iz iste zalihe, kada artikli izgledaju slično, kada stvari držite na više od jednog mjesta, ili kada se brojanje redovito ne slaže. Tada “skeniraj to” pobjeđuje “pronađi to na popisu i utipkaj broj”.

Gdje se Tana uklapa

Tana je zajednička aplikacija za popis inventara namijenjena timovima, i pokriva stranu internih naljepnica iz ovog vodiča.

• QR naljepnice iz web aplikacije. Ispišite list QR naljepnica za svoje artikle ili mjesta skladištenja (police, kutije, prostorije, vozila). List prati vaše trenutno pretraživanje ili filtar, pa ispisujete samo ono što vam treba.
• Skeniraj za otvaranje. Skeniranje naljepnice kamerom iPhonea ili iPada, ili kamerom preglednika u web aplikaciji, otvara taj artikl ili mjesto skladištenja kako biste odmah zabilježili zalihu. Ako netko izvan vašeg tima skenira naljepnicu, vidi naziv, ali ne i vaše količine zaliha.
• Barkodovi proizvođača. Povežite postojeći barkod proizvoda s artiklom, i skeniranje proizvoda ga otvara. Tana čita uobičajene formate poput EAN-13, EAN-8, UPC, Code 128, Code 39 i QR kodova; aplikacija za iPhone i iPad čita i formate poput Data Matrix, ITF-14 i PDF417.
• Ažuriranja jednim dodirom. Koristite − i + kako zaliha izlazi i ulazi, ili tijekom popisa inventara postavite točno izbrojanu količinu. Cijeli tim vidi iste brojeve uživo, a povijest prikazuje tko je što promijenio i kada.
• Upozorenja o niskoj zalihi. Postavite prag za svaki artikl i primite obavijest kada padne nisko.

Tana ne izdaje niti registrira maloprodajne barkodove. Ako prodajete putem trgovaca, te kodove i dalje dobivate od svoje nacionalne GS1 organizacije. Tana ima besplatni plan bez potrebe za karticom, a radi na iPhoneu, iPadu, Macu i u pregledniku na bilo kojem računalu.

Često postavljana pitanja

Mogu li sam besplatno izraditi barkodove?

Da, za internu upotrebu. Naljepnice koje skenira samo vaš tim možete sami generirati i ispisati bez ikakvog troška po kodu. Barkodovi za proizvode koji se prodaju u trgovinama su druga stvar: moraju biti registrirani putem vaše nacionalne GS1 organizacije.

Treba li mi GS1 barkod za praćenje vlastite zalihe?

Ne. Registrirani barkodovi služe za identificiranje proizvoda među trgovcima i distributerima. Za praćenje vlastitih zaliha, opreme ili materijala dovoljne su interne naljepnice poput QR kodova.

Trebam li čitač barkodova ili mi je dovoljan telefon?

Kamera telefona ili tableta dovoljna je većini malih timova, posebno uz QR kodove. Namjenski čitač pomaže kada jedna osoba cijeli dan skenira velike količine.

Trebam li označiti svaki artikl ili svaku policu?

Ovisi o načinu rada. Označite artikle kada je svaki poseban ili se često premješta. Označite police ili kutije kada mnogo sitnih stvari živi zajedno, a vi uglavnom želite vidjeti i ažurirati što se nalazi na jednom mjestu.

Mogu li koristiti barkod koji već postoji na proizvodu?

Da, ako vaš sustav za praćenje zaliha može ga pročitati i povezati s artiklom. Štedi ispis i najbolje funkcionira za pakiranu robu koju kupujete iznova i iznova.