Hogyan csökkentsd a készletköltségeket: hol szivárog el valójában a pénz

A leggyorsabb út a készletköltségek csökkentéséhez nem egyetlen nagy megtakarítás keresése, hanem az apró szivárgások megállítása. A pénz elszivárog a túl sokáig veszteglő készleten, a legrosszabb pillanatban elfogyó tételeken, a kétszer megvásárolt dolgokon – mert senki sem tudta, hogy már ott vannak a polcon –, és a keresésükkel eltöltött órákon keresztül. Minden egyes szivárgás önmagában apró. Együtt viszont valódi költséget adnak ki, amely szinte soha nem jelenik meg egyetlen jelentésben sem.

Ez a cikk sorra veszi, hol keletkeznek ezek a szivárgások, hogyan néznek ki egy hétköznapi munkanapon, és milyen egyszerű szokások zárják el őket. Ehhez nincs szükség sem raktárra személyzettel, sem pénzügyi csapatra. Ugyanúgy működik egy rendelő anyagraktárában, egy műhelyben, egy iskolai irodában vagy egy kis webáruházban.

Honnan erednek valójában a készletköltségek

A készletköltségek mindaz, amit a készlet tartásáért fizetsz, a számlán szereplő áron felül. Néhány nyilvánvaló, például a polchely. A legtöbb azonban időben, pazarlásban és utolsó pillanatban hozott megoldásokban rejtőzik. Íme egy térkép a gyakori szivárgásokról és a szokásról, amely mindegyiket elzárja.

Szivárgás	Hogyan néz ki a gyakorlatban	A szokás, amely elzárja
Túlzott készlet	Ugyanabból a tételből álló dobozok, amiket hónapok óta senki sem bontott ki	Tudd, mid van, mielőtt rendelsz
Készlethiány	A munka leáll, valaki sürgősen elszalad a boltba	Riasztási küszöb a fontos tételeken
Duplán megrendelt áru	„Nem tudtam, hogy már van belőle három”	Egy közös lista, amit mindenki ellenőrizhet
Keresésre fordított idő	Hosszas keresgélés egy töltő vagy egy pótalkatrész után	Rögzített tárolóhely minden tételnek
Veszteség és selejt	Tételek tűnnek el, romlanak meg vagy sérülnek meg egy sarokban	Nyilvántartás arról, ki mit változtatott, és rendszeres számolás
Lassú leltár	Egy leltár, ami egy egész hétvégét elvisz	Számolás tárolónként, rögzített rutinnal

Túlzott készlet: pénz, ami csendben hever a polcon

A túlzott készlet olyan áru, amit még azelőtt vettél meg, hogy szükséged lett volna rá, és minden nap, amíg várakozik, kerül valamibe. Ezt a költséget általában készlettartási költségnek nevezik: a helyet, amit elfoglal, a benne rekedt tőkét, és a kockázatot, hogy megsérül, elavul, vagy egyszerűen megszűnik hasznosnak lenni.

A túlzott készlet ritkán rossz döntésből fakad. Bizonytalanságból ered. Ha senki sem biztos benne, hány csomag nyomtatópapír maradt, a biztonságos választás az, hogy többet rendelnek.

A túlzott készlet csökkentéséhez:

• Ellenőrizz, mielőtt rendelsz. Tedd olyan kérdéssé, hogy „mennyi van most pontosan?”, amire bárki másodpercek alatt válaszolni tud.
• Nézd meg a tényleges felhasználást. Egy hozzávetőleges kép arról, milyen gyorsan fogy egy tétel, elég ahhoz, hogy ésszerű mennyiséget rendelj.
• Légy óvatos a nagytételes ajánlatokkal. A kedvezmény csak akkor takarít meg pénzt, ha felhasználod a készletet, mielőtt megromlik, eltörik vagy kimegy a divatból.
• Számold fel a holt készletet. A régóta nem mozduló tételek olyan helyet foglalnak, ahol valami hasznos lehetne.

A készlethiány többe kerül, mint maga a tétel

A készlethiány a fordított probléma, és gyakran drágább. Amikor elfogy a kesztyű, a csomagolószalag vagy egy kulcsfontosságú pótalkatrész, magának a tételnek az ára a költség legkisebb része. Az igazi költség a leállt munka, a sürgős boltba szaladás, az expressz szállítás, a várakozó vagy elmenő ügyfél, vagy az áthelyezendő időpont.

Készlethiány akkor keletkezik, amikor senki sem veszi észre, hogy a mennyiség csökken. Az utolsó ember, aki elvesz egy dobozt, feltételezi, hogy majd valaki más újrarendel. Senki sem teszi.

A megoldás egy újrarendelési szint: egy mennyiség minden fontos tételhez, amelynél valaki többet rendel. Kérdezd meg, mennyi ideig tart általában, amíg egy utánpótlás megérkezik, és mennyit használtok fel eközben, majd adj hozzá egy kis tartalékot. Írd le a számot, és győződj meg róla, hogy a megfelelő embert értesítik, amikor a készlet eléri azt.

Duplán megrendelt áru: annak megvásárlása, amit már birtokolsz

A duplán megrendelt áru az egyik legkönnyebben megállítható szivárgás, és az egyik leggyakoribb. Valakinek HDMI kábelre van szüksége, nem talál egyet, ezért újat vesz. Két héttel később három kábel bukkan fel egy fiókban, egy másik szobában.

Ez azért történik, mert a készletinformáció az emberek fejében él, vagy egy táblázatban, amit csak egy ember frissít. Ha a listában nem bíznak, az emberek előbb vásárolnak, és csak utána kérdeznek.

A kétszeri vásárlás megállításához:

• Tarts fenn egyetlen listát, amelyet a teljes csapat lát és frissíthet, ne különböző számítógépeken tárolt másolatokat.
• Adj minden tételnek egyetlen nevet, hogy a „HDMI kábel”, a „HDMI vezeték” és a „kijelzőkábel” ne legyen három külön bejegyzés.
• Rögzítsd, hol tárolják a tételt, ne csak azt, hogy mennyi van belőle.
• Tedd gyorsabbá a lista ellenőrzését, mint egy új rendelést.

A keresgéléssel töltött idő is költség

Minden perc, amit valami keresésével töltesz, kerül valamibe, még akkor is, ha soha nem jelenik meg egyetlen számlán sem. Egy technikus, aki alkatrészt keres, vagy egy tanár, aki kivetítőt keres: apró késések, amelyek minden nap megismétlődnek.

A keresgélésre fordított idő leginkább abból ered, hogy nem tudjuk, hol vannak a dolgok. Egy összesített szám nem elég. Az, hogy „négy kivetítőnk van”, senkinek sem segít, ha nem tudod, melyik szobában találhatók.

Adj minden tételnek egy otthont. Nevezd el a tárolóidat egyértelműen: egy polc, egy doboz, egy helyiség, egy furgon. Rögzítsd a készletet tárolónként, és címkézd fel magát a tárolót is, hogy az emberek ellenőrizhessék, mi tartozik oda. Amikor valamit átmozgatnak, rögzítsd a mozgatást. A cél, hogy bárki, akár egy új csapattag is, megkeresés nélkül megtalálja a tételt.

Veszteség, sérülés és készlet, amit senki sem tud megmagyarázni

Néhány készlet egyszerűen eltűnik. Kikölcsönzik és nem hozzák vissza, rögzítés nélkül használják fel, megsérül és kidobják, vagy egy polc hátuljában felejtve lejár. Amikor a számolt mennyiség nem egyezik a listával, és senki sem tudja, miért, az eltérés elveszett pénz.

Két szokás segít itt. Először is, vezess előzményt a változtatásokról: ki mit vitt el, mikor és honnan. Ez mintázatokat mutat meg, például egy olyan tárolót, ahonnan mindig hiányzik valami. Másodszor, számolj rendszeresen. A legfontosabb tételek rövid, gyakori számolása elkapja a problémákat, amíg még kicsik.

A lejáró tételeknél a legrégebbi készletet tedd előre, és azt használd fel először. Egyszerű szabály, de rengeteg elkerülhető selejtet megelőz.

A gyorsabb leltár alacsonyabb munkaerőköltséget jelent

Egy leltár, amely több embernek egy egész napjába kerül, drága, és amikor fárasztó, kihagyják. Ekkor a nyilvántartás elkezd eltérni a valóságtól, és minden más szivárgás rosszabbá válik.

Tedd kisebbé és gyakoribbá a számolást:

• Egyszerre egy tárolót számolj, ne az egész épületet egyben.
• A magas értékű és gyorsan mozgó tételeket számold gyakrabban, a lassú, olcsó tételeket ritkábban.
• A megszámolt mennyiséget rögzítsd közvetlenül, ahelyett hogy papíron kiszámolnád a különbséget, és később begépelnéd.
• Használj címkéket vagy vonalkódot, hogy a megfelelő tétel keresés nélkül, egy hosszú listából is előjöjjön.

Amikor egy táblázat vagy egy papírlap még mindig elég

Nem minden csapatnak van szüksége készletkezelő rendszerre a költségek csökkentéséhez. Ha egyetlen ember kezel kevés tételt egyetlen helyen, és senki másnak nincs szüksége a számokra, egy táblázat vagy egy polcra ragasztott papír jól működhet. Az ebben a cikkben leírt szokások fontosabbak, mint az eszköz maga.

A régi módszer akkor kezd pénzbe kerülni, amikor több ember vesz el készletet, mint ahányan frissítik a listát, amikor a készlet több helyiségre vagy telephelyre oszlik el, vagy amikor az egyetlen ember, aki ismeri a számokat, éppen távol van. Ekkor kezd nőni a duplán megrendelt áru, a készlethiány és a keresgéléssel töltött idő, mert a listában már nem bíznak.

Hol illeszkedik ide a Tana

A Tana egy megosztott készletkezelő alkalmazás csapatoknak. A fenti szokásokat úgy támogatja, hogy közben nem kell megváltoztatni a munkamódszert:

• Mindenki ugyanazokat az élő számokat látja. Amikor valaki egy koppintással a − vagy + gombra rögzíti a készletet, az egész csapat azonnal látja, ami megszünteti a duplán vásárlás legtöbb okát.
• A készletet tárolónként rögzítik, például polc, doboz, helyiség vagy jármű szerint, és a készletet át lehet helyezni a tárolók között. A tétel összesen mennyisége ezek összege, így egyszerre tudod, mennyi és hol van.
• Az alacsony készlet riasztások a tételenként beállított küszöbnél lépnek működésbe, a kezdőlapon, e-mailben és push üzenetben, opcionálisan egy Slack csatornán is. Minden tételhez fűzhető egy „hogyan rendeljünk újra” megjegyzés.
• A tételnevek egyediek egy csapaton belül, így ugyanaz a dolog nem kerül háromszor is a listára.
• Az előzmény megmutatja, ki melyik mennyiséget változtatta meg, mikor és melyik tárolóban.
• A leltárak a =-t használják a pontosan megszámolt mennyiség beállítására. A webalkalmazásból nyomtatott QR-címkék és a szokásos termékvonalkódok a helyes tételt vagy tárolót nyitják meg, ha iPhone-nal, iPaddel vagy a böngésző kamerájával beolvassák őket.
• A CSV-exportot bármelyik táblázatkezelő megnyitja, ha máshol szeretnéd átnézni a készletet.

A Tana iPhone-on, iPaden, Macen és webböngészőben fut, és van ingyenes csomag, kártya megadása nélkül.

Gyakran ismételt kérdések

Mi az a készlettartási költség?

A készlettartási költség az, amibe a készlet idővel történő tartása kerül, a vételáron felül: a hely, amit elfoglal, a benne rekedt tőke, és a sérülés, elvesztés, elavulás vagy szükségtelenné válás kockázata.

Olcsóbb-e több vagy kevesebb készletet tartani?

Egyik szélsőség sem a legolcsóbb. A túl sok készlet növeli a készlettartási költséget és a selejtet; a túl kevés készlethiányt, sürgős vásárlásokat és leállt munkát okoz. A cél az, hogy elegendő készlet legyen a fontos tételekhez, ami fedezi az utánpótlás idejét, plusz egy kis tartalékot.

Hogyan akadályozzam meg, hogy a csapatom olyat vegyen, amink már van?

Tarts fenn egyetlen közös listát, amit mindenki gyorsan ellenőrizhet, adj minden tételnek egy egyértelmű nevet, és rögzítsd, hol tárolják. Amikor az ellenőrzés gyorsabb, mint a vásárlás, a duplán megrendelt áru magától csökken.

Milyen gyakran érdemes leltározni?

A magas értékű és gyorsan mozgó tételeket gyakran, a lassú és olcsó tételeket ritkábban számold. A rövid, egyszerre egy tárolóra vonatkozó számolásokat könnyebb tartani, és korábban felfedik a problémákat.

Kell-e készletkezelő szoftver a készletköltségek csökkentéséhez?

Nem mindig. Egy ember, aki kevés tételt kezel egyetlen helyen, jól elboldogul egy táblázattal. A szoftver akkor válik hasznossá, ha több ember osztozik a készleten, a tételek egynél több helyen találhatók, vagy riasztásokra és arra van szükséged, hogy nyilvántartsd, ki mit változtatott.