Cách giảm chi phí tồn kho: tiền thực sự thất thoát ở đâu

Cách nhanh nhất để giảm chi phí tồn kho không phải là đi tìm một khoản tiết kiệm lớn, mà là chặn từng điểm rò rỉ nhỏ. Tiền thất thoát qua hàng tồn nằm quá lâu, những món hết đúng lúc cần nhất, đồ mua lại vì không ai biết nó đã có sẵn trên kệ, và những giờ bỏ ra để tìm chúng. Mỗi rò rỉ tự nó đều nhỏ. Nhưng cộng lại, chúng tạo thành một khoản chi phí thực sự mà hiếm khi xuất hiện trong bất kỳ báo cáo nào.

Bài viết này đi qua từng điểm rò rỉ, cách chúng xuất hiện trong một ngày làm việc bình thường, và những thói quen đơn giản để chặn chúng lại. Không cái nào đòi hỏi phải có kho lớn hay đội ngũ tài chính. Nó hoạt động như nhau cho phòng vật tư của một phòng khám, một xưởng, văn phòng trường học hay một cửa hàng online nhỏ.

Chi phí tồn kho thực sự đến từ đâu

Chi phí tồn kho là tất cả những gì bạn phải trả để giữ hàng trong kho, ngoài giá ghi trên hóa đơn. Một số khoản rõ ràng, như diện tích kệ. Phần lớn ẩn trong thời gian, sự lãng phí và những giải pháp chữa cháy vào phút chót. Dưới đây là bản đồ các điểm rò rỉ thường gặp và thói quen chặn từng điểm.

Điểm rò rỉ	Biểu hiện thực tế	Thói quen chặn nó
Tồn kho dư thừa	Những thùng cùng một món hàng không ai mở suốt nhiều tháng	Biết mình đang có gì trước khi đặt hàng
Hết hàng	Công việc dừng lại, ai đó phải chạy đi mua gấp	Đặt ngưỡng sắp hết cho các món quan trọng
Mua trùng	“Không biết là đã có sẵn ba cái rồi”	Một danh sách chung mà ai cũng kiểm tra được
Thời gian tìm kiếm	Loay hoay tìm một cục sạc hay một món phụ tùng	Vị trí lưu trữ cố định cho từng món
Thất thoát và hư hỏng	Đồ biến mất, hư hỏng hoặc hết hạn ở một góc nào đó	Ghi lại ai thay đổi gì, và kiểm kê định kỳ
Kiểm kê chậm	Một đợt kiểm kê ngốn hết cả cuối tuần	Đếm theo từng kho, theo quy trình cố định

Tồn kho dư thừa: tiền nằm im lặng trên kệ

Tồn kho dư thừa là hàng mua trước khi cần đến, và mỗi ngày nó nằm chờ là một ngày tốn thêm chi phí. Đây thường được gọi là chi phí lưu kho: diện tích nó chiếm, số vốn bị chôn trong đó, và rủi ro nó bị hư hỏng, hết hạn hoặc đơn giản là không còn dùng được.

Tồn kho dư thừa hiếm khi đến từ một quyết định sai. Nó đến từ sự không chắc chắn. Khi không ai chắc còn bao nhiêu ram giấy in, đặt thêm hàng có vẻ là lựa chọn an toàn.

Để giảm tồn kho dư thừa:

• Kiểm tra trước khi đặt hàng. Biến câu hỏi “hiện đang có bao nhiêu?” thành thứ ai cũng trả lời được trong vài giây.
• Nhìn vào mức tiêu thụ thực tế. Chỉ cần ước lượng tương đối tốc độ một món hàng hết đi cũng đủ để đặt hàng hợp lý.
• Cẩn thận với các đợt mua sỉ giảm giá. Giảm giá chỉ thực sự tiết kiệm nếu bạn dùng hết hàng trước khi nó hỏng, vỡ hoặc lỗi thời.
• Xử lý hàng tồn không luân chuyển. Những món không động đến từ lâu đang chiếm chỗ mà lẽ ra có thể dành cho thứ hữu ích hơn.

Hết hàng tốn kém hơn cả bản thân món hàng

Hết hàng là vấn đề ngược lại, và thường tốn kém hơn. Khi găng tay, băng keo đóng gói hay một phụ tùng quan trọng hết sạch, giá của món hàng chỉ là phần nhỏ nhất trong chi phí. Chi phí thực sự là công việc bị đình trệ, chuyến chạy gấp ra cửa hàng, phí giao hàng hỏa tốc, khách hàng phải chờ hoặc bỏ đi, hay một cuộc hẹn phải dời lại.

Hết hàng xảy ra khi không ai để ý mức tồn đang giảm. Người lấy thùng cuối cùng nghĩ rằng sẽ có người khác đặt thêm. Và không ai làm điều đó.

Giải pháp là đặt điểm đặt hàng lại: một mức số lượng cho mỗi món quan trọng, đến ngưỡng đó thì ai đó đặt thêm hàng. Hỏi xem việc bổ sung thường mất bao lâu để đến nơi và bạn dùng hết bao nhiêu trong khoảng thời gian đó, rồi thêm một khoảng dự phòng nhỏ. Ghi con số này lại, và đảm bảo đúng người được báo khi tồn kho chạm mức đó.

Mua trùng: mua lại thứ mình đã có

Mua trùng là một trong những điểm rò rỉ dễ chặn nhất và cũng phổ biến nhất. Ai đó cần một dây HDMI, không tìm thấy, nên mua cái mới. Hai tuần sau, ba sợi dây xuất hiện trong ngăn kéo ở một phòng khác.

Điều này xảy ra vì thông tin tồn kho chỉ nằm trong đầu mọi người, hoặc trong một bảng tính mà chỉ một người cập nhật. Khi danh sách không đáng tin, người ta mua trước rồi hỏi sau.

Để ngừng mua trùng một món:

• Duy trì một danh sách duy nhất mà cả nhóm có thể xem và cập nhật, thay vì các bản sao rải rác trên nhiều máy tính.
• Đặt một cái tên duy nhất cho mỗi món, để “dây HDMI”, “cáp HDMI” và “dây màn hình” không trở thành ba mục riêng biệt.
• Ghi lại nơi cất giữ món hàng, chứ không chỉ số lượng.
• Làm cho việc kiểm tra danh sách nhanh hơn việc đặt mua hàng mới.

Thời gian tìm kiếm cũng là một chi phí

Mỗi phút bỏ ra để tìm một thứ gì đó đều phải trả giá, dù nó không bao giờ xuất hiện trên hóa đơn. Một kỹ thuật viên loay hoay tìm phụ tùng, một giáo viên tìm máy chiếu: những chậm trễ nhỏ lặp lại mỗi ngày.

Thời gian tìm kiếm chủ yếu đến từ việc không biết đồ đang ở đâu. Con số tổng không đủ. “Chúng ta có bốn máy chiếu” chẳng giúp ích gì nếu không biết chúng ở phòng nào.

Hãy cho mỗi món hàng một chỗ cố định. Đặt tên rõ ràng cho các kho: một cái kệ, một thùng, một phòng, một chiếc xe tải. Ghi lại tồn kho theo từng kho, và dán nhãn cho chính kho đó để mọi người kiểm tra được thứ gì nên có ở đó. Khi có gì đó được chuyển đi, hãy ghi lại việc di chuyển. Mục tiêu là bất kỳ ai, kể cả một thành viên mới, đều có thể tìm ra một món hàng mà không cần hỏi ai.

Thất thoát, hư hỏng và phần tồn kho không ai giải thích được

Có những món hàng đơn giản là biến mất. Bị mượn rồi không trả lại, bị dùng mà không ghi chép, bị hỏng rồi bị vứt đi, hoặc bị bỏ quên ở góc kệ đến khi hết hạn. Khi số đếm không khớp với danh sách, và không ai biết vì sao, khoảng chênh lệch đó chính là tiền mất.

Có hai thói quen giúp ích ở đây. Thứ nhất, giữ lịch sử thay đổi: ai lấy gì, khi nào, và từ đâu. Nó cho thấy các quy luật, như một kho nào đó luôn bị thiếu hụt. Thứ hai, kiểm đếm thường xuyên. Những lần đếm ngắn, thường xuyên cho các món quan trọng nhất giúp phát hiện vấn đề khi nó còn nhỏ.

Với những món có hạn sử dụng, hãy đặt hàng cũ ra trước và dùng trước. Đó là một quy tắc đơn giản, nhưng ngăn được rất nhiều lãng phí đáng lẽ có thể tránh.

Kiểm kê nhanh hơn nghĩa là chi phí nhân công thấp hơn

Một đợt kiểm kê chiếm trọn cả ngày của nhiều người là rất tốn kém, và khi nó quá vất vả, người ta sẽ bỏ qua. Khi đó số liệu ngày càng lệch khỏi thực tế, và mọi rò rỉ khác cũng nặng thêm.

Hãy làm cho việc đếm nhỏ hơn và thường xuyên hơn:

• Đếm từng kho một, thay vì cả tòa nhà cùng lúc.
• Đếm các món giá trị cao và luân chuyển nhanh thường xuyên hơn, còn món rẻ và ít di chuyển thì thưa hơn.
• Ghi lại số đếm được ngay lập tức, thay vì tính chênh lệch trên giấy rồi nhập lại sau.
• Dùng nhãn hoặc mã vạch để món hàng đúng hiện ra ngay, không cần lục tìm trong danh sách dài.

Khi nào bảng tính hay tấm bảng kẹp vẫn đủ dùng

Không phải nhóm nào cũng cần một hệ thống quản lý kho để cắt giảm chi phí. Nếu một người quản lý một số ít món hàng, ở một nơi, và không ai khác cần đến các con số đó, thì một bảng tính hay tờ giấy dán trên kệ vẫn có thể hoạt động tốt. Những thói quen trong bài viết này quan trọng hơn công cụ sử dụng.

Cách làm cũ bắt đầu gây tốn kém khi số người lấy hàng nhiều hơn số người cập nhật danh sách, khi hàng nằm rải rác ở nhiều phòng hay nhiều địa điểm, hoặc khi người duy nhất nắm rõ các con số lại vắng mặt. Đó là lúc mua trùng, hết hàng và thời gian tìm kiếm bắt đầu tăng lên, vì danh sách không còn được tin tưởng nữa.

Tana có thể giúp gì

Tana là ứng dụng quản lý kho dùng chung cho các nhóm. Nó hỗ trợ những thói quen kể trên mà không thay đổi cách bạn làm việc:

• Mọi người đều thấy cùng một con số cập nhật theo thời gian thực. Khi ai đó ghi nhận tồn kho chỉ bằng một lần chạm vào − hoặc +, cả nhóm thấy ngay lập tức, xóa bỏ phần lớn lý do dẫn đến mua trùng.
• Tồn kho được ghi theo từng kho chứa, như kệ, thùng, phòng hay xe, và bạn có thể chuyển hàng giữa các kho. Tổng số lượng của một món là tổng của các kho, nên bạn biết cả số lượng lẫn vị trí.
• Cảnh báo sắp hết hàng kích hoạt ở ngưỡng bạn đặt cho từng món, hiển thị trên trang chủ, qua email và thông báo đẩy, và tùy chọn gửi vào một kênh Slack. Mỗi món hàng có thể kèm ghi chú “cách đặt hàng lại”.
• Tên món hàng là duy nhất trong một nhóm, nên cùng một thứ không bị đăng ký ba lần trên danh sách.
• Lịch sử cho biết ai đã thay đổi số lượng nào, khi nào, và ở kho nào.
• Kiểm kê dùng dấu = để đặt đúng số lượng đã đếm được. Nhãn QR in từ ứng dụng web, cùng các mã vạch sản phẩm thông thường, sẽ mở đúng món hàng hoặc kho khi quét bằng camera iPhone, iPad hoặc trình duyệt.
• Xuất CSV mở được trên bất kỳ phần mềm bảng tính nào nếu bạn muốn xem lại tồn kho ở nơi khác.

Tana chạy trên iPhone, iPad, Mac và trình duyệt web, và có gói miễn phí không yêu cầu thẻ.

Câu hỏi thường gặp

Chi phí lưu kho là gì?

Đó là khoản chi phí phát sinh khi giữ hàng theo thời gian, ngoài giá mua: diện tích nó chiếm, số vốn bị chôn trong đó, và rủi ro hư hỏng, thất thoát, hoặc trở nên lỗi thời hay không còn cần đến.

Giữ nhiều hàng tồn hay ít hơn thì rẻ hơn?

Không thái cực nào là rẻ nhất. Quá nhiều hàng tồn làm tăng chi phí lưu kho và lãng phí; quá ít gây hết hàng, mua gấp và đình trệ công việc. Mục tiêu là giữ đủ lượng hàng để đáp ứng thời gian chờ bổ sung, cộng thêm một khoảng dự phòng nhỏ, cho những món thực sự quan trọng.

Làm sao để ngăn nhóm mua lại những thứ đã có sẵn?

Duy trì một danh sách chung mà ai cũng kiểm tra nhanh được, đặt cho mỗi món một cái tên rõ ràng, và ghi lại nơi cất giữ. Khi việc kiểm tra nhanh hơn việc mua mới, mua trùng sẽ tự giảm.

Nên kiểm kê hàng bao lâu một lần?

Đếm các món giá trị cao và luân chuyển nhanh thường xuyên hơn, còn món rẻ và ít di chuyển thì thưa hơn. Những lần đếm ngắn, từng kho một, dễ duy trì hơn và phát hiện vấn đề sớm hơn.

Tôi có cần phần mềm quản lý kho để giảm chi phí tồn kho không?

Không phải lúc nào cũng cần. Một người quản lý vài món hàng ở một nơi có thể làm tốt với một bảng tính. Phần mềm phát huy tác dụng khi nhiều người cùng chia sẻ tồn kho, hàng nằm ở nhiều nơi, hoặc bạn cần cảnh báo cùng lịch sử ghi lại ai đã thay đổi gì.