Πώς να μειώσετε το κόστος αποθέματος: πού χάνονται πραγματικά τα χρήματα

Ο πιο γρήγορος τρόπος να μειώσετε το κόστος αποθέματος δεν είναι να ψάξετε για μία μεγάλη εξοικονόμηση, αλλά να σταματήσετε τις μικρές διαρροές. Τα χρήματα χάνονται σε απόθεμα που μένει πολύ καιρό αναξιοποίητο, σε είδη που τελειώνουν την πιο ακατάλληλη στιγμή, σε πράγματα που αγοράζονται δύο φορές επειδή κανείς δεν ήξερε ότι υπήρχαν ήδη στο ράφι, και σε ώρες που ξοδεύονται ψάχνοντάς τα. Κάθε διαρροή από μόνη της είναι μικρή. Μαζί όμως συνθέτουν ένα πραγματικό κόστος που σπάνια εμφανίζεται σε κάποια αναφορά.

Αυτό το άρθρο εξηγεί πού εμφανίζονται αυτές οι διαρροές, πώς μοιάζουν σε μια συνηθισμένη εργάσιμη ημέρα, και ποιες απλές συνήθειες τις κλείνουν. Τίποτα από αυτά δεν απαιτεί αποθήκη με προσωπικό ή οικονομικό τμήμα. Λειτουργεί το ίδιο για μια αποθήκη υλικών σε ένα ιατρείο, ένα εργαστήριο, ένα σχολικό γραφείο ή ένα μικρό online κατάστημα.

Από πού προέρχεται πραγματικά το κόστος αποθέματος

Το κόστος αποθέματος είναι όλα όσα πληρώνετε για να έχετε απόθεμα, πέρα από την τιμή στο τιμολόγιο. Κάποια είναι εμφανή, όπως ο χώρος στο ράφι. Τα περισσότερα κρύβονται σε χρόνο, σπατάλη και λύσεις της τελευταίας στιγμής. Δείτε έναν χάρτη με τις συνηθισμένες διαρροές και τη συνήθεια που κλείνει καθεμία.

Διαρροή	Πώς φαίνεται στην πράξη	Η συνήθεια που τη σταματά
Πλεονάζον απόθεμα	Κουτιά του ίδιου είδους που κανείς δεν άνοιξε εδώ και μήνες	Να ξέρεις τι έχεις πριν παραγγείλεις
Έλλειψη αποθέματος	Η δουλειά σταματά, κάποιος τρέχει επειγόντως στο κατάστημα	Όριο χαμηλού αποθέματος στα σημαντικά είδη
Διπλές παραγγελίες	«Δεν ήξερα ότι είχαμε ήδη τρία από αυτά»	Μία κοινή λίστα που όλοι μπορούν να ελέγξουν
Χρόνος αναζήτησης	Μεγάλη αναζήτηση για έναν φορτιστή ή ένα ανταλλακτικό	Ένας συγκεκριμένος χώρος αποθήκευσης για κάθε είδος
Απώλεια και φθορά	Είδη εξαφανίζονται, χαλάνε ή καταστρέφονται σε μια γωνιά	Ιστορικό του ποιος άλλαξε τι, και τακτικές καταμετρήσεις
Αργή απογραφή	Απογραφή που καταναλώνει ένα ολόκληρο σαββατοκύριακο	Καταμέτρηση ανά αποθήκη, με σταθερή ρουτίνα

Πλεονάζον απόθεμα: χρήματα που κοιμούνται ήσυχα στο ράφι

Το πλεονάζον απόθεμα είναι απόθεμα που αγοράσατε πριν το χρειαστείτε, και κάθε μέρα που περιμένει σας κοστίζει κάτι. Αυτό το κόστος ονομάζεται συνήθως κόστος διατήρησης αποθέματος: ο χώρος που καταλαμβάνει, το κεφάλαιο που δεσμεύει, και ο κίνδυνος να καταστραφεί, να ξεπεραστεί ή απλώς να πάψει να είναι χρήσιμο.

Το πλεονάζον απόθεμα σπάνια προκύπτει από κακή απόφαση. Προκύπτει από αβεβαιότητα. Όταν κανείς δεν είναι σίγουρος πόσα πακέτα χαρτί εκτυπωτή απομένουν, η ασφαλής επιλογή είναι να παραγγείλεις περισσότερα.

Για να μειώσετε το πλεονάζον απόθεμα:

• Ελέγξτε πριν παραγγείλετε. Κάντε το «πόσα έχουμε αυτή τη στιγμή;» μια ερώτηση που ο καθένας μπορεί να απαντήσει σε δευτερόλεπτα.
• Δείτε τι πραγματικά χρησιμοποιείτε. Μια χοντρική εκτίμηση για το πόσο γρήγορα φεύγει ένα είδος αρκεί για να παραγγείλετε λογική ποσότητα.
• Προσέξτε τις προσφορές χονδρικής. Μια έκπτωση εξοικονομεί χρήματα μόνο αν προλάβετε να χρησιμοποιήσετε το απόθεμα πριν χαλάσει, σπάσει ή βγει από τη μόδα.
• Ξεφορτωθείτε το νεκρό απόθεμα. Τα είδη που δεν έχουν κινηθεί εδώ και καιρό καταλαμβάνουν χώρο που θα μπορούσε να φιλοξενήσει κάτι χρήσιμο.

Η έλλειψη αποθέματος κοστίζει περισσότερο από το ίδιο το είδος

Η έλλειψη αποθέματος είναι το αντίθετο πρόβλημα, και συχνά είναι πιο ακριβό. Όταν τελειώνουν τα γάντια, η κολλητική ταινία συσκευασίας ή ένα βασικό ανταλλακτικό, η τιμή του ίδιου του είδους είναι το μικρότερο κομμάτι του κόστους. Το πραγματικό κόστος είναι η δουλειά που σταματά, η επείγουσα διαδρομή στο κατάστημα, η ταχεία παράδοση, ένας πελάτης που περιμένει ή φεύγει, ή ένα ραντεβού που πρέπει να μετατεθεί.

Η έλλειψη αποθέματος συμβαίνει όταν κανείς δεν προσέχει ότι η ποσότητα μειώνεται. Το τελευταίο άτομο που παίρνει ένα κουτί υποθέτει ότι κάποιος άλλος θα παραγγείλει ξανά. Κανείς όμως δεν το κάνει.

Η λύση είναι ένα όριο επαναπαραγγελίας: μια ποσότητα για κάθε σημαντικό είδος, στην οποία κάποιος παραγγέλνει περισσότερα. Ρωτήστε πόσο συνήθως χρειάζεται μια αναπλήρωση για να φτάσει και πόσο καταναλώνετε σε αυτό το διάστημα, και προσθέστε ένα μικρό περιθώριο. Καταγράψτε τον αριθμό και βεβαιωθείτε ότι ο κατάλληλος άνθρωπος ενημερώνεται όταν το απόθεμα φτάσει σε αυτόν.

Διπλές παραγγελίες: αγοράζοντας ό,τι ήδη έχετε

Οι διπλές παραγγελίες είναι από τις πιο εύκολες διαρροές να σταματήσουν και από τις πιο συχνές. Κάποιος χρειάζεται ένα καλώδιο HDMI, δεν το βρίσκει και αγοράζει καινούργιο. Δύο εβδομάδες αργότερα εμφανίζονται τρία καλώδια σε ένα συρτάρι σε άλλο δωμάτιο.

Αυτό συμβαίνει επειδή η πληροφορία για το απόθεμα ζει στο μυαλό των ανθρώπων, ή σε ένα υπολογιστικό φύλλο που ενημερώνει μόνο ένα άτομο. Όταν η λίστα δεν είναι αξιόπιστη, ο κόσμος αγοράζει πρώτα και ρωτάει μετά.

Για να σταματήσετε τις διπλές αγορές:

• Κρατήστε μία λίστα που όλη η ομάδα μπορεί να βλέπει και να ενημερώνει, όχι αντίγραφα σε διαφορετικούς υπολογιστές.
• Δώστε σε κάθε είδος ένα όνομα, ώστε το «καλώδιο HDMI», το «HDMI cable» και το «καλώδιο οθόνης» να μην είναι τρεις ξεχωριστές καταχωρίσεις.
• Καταγράψτε πού φυλάσσεται το είδος, όχι μόνο πόσα υπάρχουν.
• Κάντε τον έλεγχο της λίστας πιο γρήγορο από την παραγγελία καινούργιου.

Ο χρόνος αναζήτησης είναι κι αυτός κόστος

Κάθε λεπτό που ξοδεύεται ψάχνοντας κάτι πληρώνεται, ακόμα κι αν δεν εμφανιστεί ποτέ σε κάποιο τιμολόγιο. Ένας τεχνικός που ψάχνει ένα ανταλλακτικό ή ένας εκπαιδευτικός που ψάχνει έναν προβολέα: μικρές καθυστερήσεις που επαναλαμβάνονται κάθε μέρα.

Ο χρόνος αναζήτησης προέρχεται κυρίως από το να μη γνωρίζετε πού βρίσκονται τα πράγματα. Ένας συνολικός αριθμός δεν αρκεί. Το «έχουμε τέσσερις προβολείς» δεν βοηθά κανέναν αν δεν ξέρετε σε ποιο δωμάτιο βρίσκονται.

Δώστε σε κάθε είδος ένα σπίτι. Ονομάστε τις αποθήκες σας με σαφήνεια: ένα ράφι, ένα κουτί, ένα δωμάτιο, ένα βανάκι. Καταγράψτε το απόθεμα ανά αποθήκη, και σημαδέψτε την ίδια την αποθήκη ώστε ο κόσμος να μπορεί να ελέγχει τι ανήκει εκεί. Όταν κάτι μετακινείται, καταγράψτε τη μετακίνηση. Ο στόχος είναι ο καθένας, ακόμα και ένα νέο μέλος της ομάδας, να μπορεί να βρει ένα είδος χωρίς να ρωτήσει.

Απώλεια, φθορά και απόθεμα που κανείς δεν μπορεί να εξηγήσει

Κάποιο απόθεμα απλώς εξαφανίζεται. Δανείζεται και δεν επιστρέφεται, χρησιμοποιείται χωρίς να καταγραφεί, καταστρέφεται και πετιέται, ή μένει στο βάθος ενός ραφιού μέχρι να λήξει. Όταν η καταμέτρηση δεν ταιριάζει με τη λίστα και κανείς δεν ξέρει γιατί, η διαφορά είναι χαμένα χρήματα.

Δύο συνήθειες βοηθούν εδώ. Πρώτον, κρατήστε ιστορικό των αλλαγών: ποιος πήρε τι, πότε και από πού. Αυτό αποκαλύπτει μοτίβα, όπως μια αποθήκη στην οποία πάντα λείπει κάτι. Δεύτερον, μετρήστε τακτικά. Σύντομες, συχνές καταμετρήσεις των πιο σημαντικών ειδών εντοπίζουν προβλήματα όσο είναι ακόμα μικρά.

Για είδη με ημερομηνία λήξης, βάλτε το παλαιότερο απόθεμα μπροστά και χρησιμοποιήστε το πρώτο. Είναι απλός κανόνας, αλλά αποτρέπει πολλή περιττή σπατάλη.

Πιο γρήγορες απογραφές σημαίνουν χαμηλότερο κόστος εργασίας

Μια απογραφή που παίρνει μια ολόκληρη μέρα για αρκετά άτομα κοστίζει, και όταν είναι επίπονη, παραλείπεται. Τότε τα αρχεία αποκλίνουν, και κάθε άλλη διαρροή χειροτερεύει.

Κάντε την καταμέτρηση μικρότερη και πιο συχνή:

• Μετρήστε μία αποθήκη κάθε φορά, όχι ολόκληρο το κτίριο μονομιάς.
• Μετρήστε πιο συχνά τα ακριβά και τα είδη που κινούνται γρήγορα, και πιο σπάνια τα αργά, φθηνά είδη.
• Καταγράψτε τον μετρημένο αριθμό απευθείας, αντί να υπολογίζετε τη διαφορά στο χαρτί και να την πληκτρολογείτε αργότερα.
• Χρησιμοποιήστε ετικέτες ή barcode, ώστε να εμφανίζεται το σωστό είδος χωρίς αναζήτηση σε μια μεγάλη λίστα.

Πότε ένα υπολογιστικό φύλλο ή ένα πινακίδιο εξακολουθεί να αρκεί

Δεν χρειάζεται κάθε ομάδα σύστημα διαχείρισης αποθέματος για να μειώσει το κόστος. Αν ένα άτομο διαχειρίζεται μικρό αριθμό ειδών, σε ένα μέρος, και κανείς άλλος δεν χρειάζεται τους αριθμούς, ένα υπολογιστικό φύλλο ή ένα χαρτί κολλημένο στο ράφι μπορεί να λειτουργήσει καλά. Οι συνήθειες αυτού του άρθρου έχουν μεγαλύτερη σημασία από το εργαλείο.

Ο παλιός τρόπος αρχίζει να κοστίζει όταν περισσότεροι άνθρωποι παίρνουν απόθεμα από όσους ενημερώνουν τη λίστα, όταν το απόθεμα βρίσκεται σε πολλά δωμάτια ή χώρους, ή όταν το μοναδικό άτομο που γνωρίζει τους αριθμούς λείπει. Τότε οι διπλές παραγγελίες, η έλλειψη αποθέματος και ο χρόνος αναζήτησης αρχίζουν να μεγαλώνουν, επειδή η λίστα δεν είναι πια αξιόπιστη.

Πού ταιριάζει το Tana

Το Tana είναι μια κοινόχρηστη εφαρμογή αποθέματος για ομάδες. Υποστηρίζει τις παραπάνω συνήθειες χωρίς να αλλάζει τον τρόπο που δουλεύετε:

• Όλοι βλέπουν τους ίδιους ζωντανούς αριθμούς. Όταν κάποιος καταγράφει το απόθεμα με ένα άγγιγμα στο − ή στο +, όλη η ομάδα το βλέπει αμέσως, κάτι που εξαλείφει τον περισσότερο λόγο για διπλή αγορά.
• Το απόθεμα καταγράφεται ανά αποθήκη, όπως ράφι, κουτί, δωμάτιο ή όχημα, και μπορείτε να μετακινείτε απόθεμα ανάμεσα σε αποθήκες. Το σύνολο του είδους είναι το άθροισμα, οπότε ξέρετε και πόσα και πού.
• Οι ειδοποιήσεις χαμηλού αποθέματος ενεργοποιούνται σε ένα όριο που ορίζετε ανά είδος, στην αρχική σελίδα, με email και push, και προαιρετικά σε ένα κανάλι Slack. Κάθε είδος μπορεί να έχει μια σημείωση «πώς να παραγγείλετε ξανά».
• Τα ονόματα των ειδών είναι μοναδικά μέσα σε μια ομάδα, οπότε το ίδιο πράγμα δεν καταλήγει τρεις φορές στη λίστα.
• Το ιστορικό δείχνει ποιος άλλαξε ποια ποσότητα, πότε και σε ποια αποθήκη.
• Οι απογραφές χρησιμοποιούν το = για να ορίσουν την ακριβή μετρημένη ποσότητα. Ετικέτες QR τυπωμένες από την εφαρμογή web, και συνηθισμένα barcode προϊόντων, ανοίγουν το σωστό είδος ή αποθήκη όταν σαρώνονται με iPhone, iPad ή την κάμερα του browser.
• Η εξαγωγή CSV ανοίγει σε οποιοδήποτε υπολογιστικό φύλλο, αν θέλετε να δείτε το απόθεμα αλλού.

Το Tana λειτουργεί σε iPhone, iPad, Mac και σε browser, και υπάρχει δωρεάν πλάνο χωρίς κάρτα.

Συχνές ερωτήσεις

Τι είναι το κόστος διατήρησης αποθέματος;

Το κόστος διατήρησης είναι όσα σας κοστίζει η κατοχή αποθέματος με τον χρόνο, πέρα από την τιμή αγοράς: ο χώρος που καταλαμβάνει, το κεφάλαιο που δεσμεύει, και ο κίνδυνος φθοράς, απώλειας ή να καταστεί ξεπερασμένο ή ανεπιθύμητο.

Είναι φθηνότερο να κρατάτε περισσότερο ή λιγότερο απόθεμα;

Καμία ακρότητα δεν είναι η φθηνότερη. Πολύ απόθεμα αυξάνει το κόστος διατήρησης και τη σπατάλη· πολύ λίγο προκαλεί ελλείψεις, επείγουσες αγορές και σταματημένη δουλειά. Ο στόχος είναι αρκετό απόθεμα ώστε να καλύπτει τον χρόνο που χρειάζεται μια αναπλήρωση, συν ένα μικρό περιθώριο, για τα σημαντικά είδη.

Πώς εμποδίζω την ομάδα μου να αγοράζει πράγματα που ήδη έχουμε;

Κρατήστε μία κοινή λίστα που όλοι μπορούν να ελέγξουν γρήγορα, δώστε σε κάθε είδος ένα σαφές όνομα, και καταγράψτε πού φυλάσσεται. Όταν ο έλεγχος είναι πιο γρήγορος από την αγορά, οι διπλές παραγγελίες μειώνονται από μόνες τους.

Πόσο συχνά πρέπει να κάνουμε απογραφή;

Μετρήστε συχνά τα ακριβά και τα είδη που κινούνται γρήγορα, και πιο σπάνια τα αργά, φθηνά είδη. Σύντομες καταμετρήσεις μιας αποθήκης τη φορά είναι πιο εύκολο να διατηρηθούν και εντοπίζουν προβλήματα νωρίτερα.

Χρειάζομαι λογισμικό διαχείρισης αποθέματος για να μειώσω το κόστος;

Όχι πάντα. Ένα άτομο που διαχειρίζεται λίγα είδη σε ένα μέρος μπορεί να τα πάει καλά με ένα υπολογιστικό φύλλο. Το λογισμικό βοηθά όταν πολλά άτομα μοιράζονται το απόθεμα, τα είδη βρίσκονται σε περισσότερα από ένα μέρη, ή χρειάζεστε ειδοποιήσεις και ιστορικό του ποιος άλλαξε τι.