Slik reduserer du lagerkostnader: her forsvinner pengene

Den raskeste måten å redusere lagerkostnader på er ikke å lete etter én stor besparelse, men å tette de små lekkasjene. Pengene forsvinner i varer som blir liggende for lenge, varer som tar slutt akkurat når du trenger dem, ting som kjøpes på nytt fordi ingen visste de allerede fantes, og timer brukt på å lete etter dem. Hver lekkasje er liten for seg selv. Til sammen blir det en reell kostnad som sjelden vises i noen rapport.

Denne artikkelen går gjennom hvor disse lekkasjene oppstår, hvordan de ser ut i en helt vanlig arbeidsdag, og de enkle vanene som tetter dem. Ingenting av dette krever et lager eller en økonomiavdeling. Det fungerer like godt for et forråd på en klinikk, et verksted, et skolekontor eller en liten nettbutikk.

Hvor lagerkostnadene faktisk kommer fra

Lagerkostnader er alt du betaler for å ha varer på lager, utover prisen på fakturaen. Noen er åpenbare, som hylleplassen. De fleste gjemmer seg i tid, svinn og løsninger i siste liten. Her er en oversikt over de vanligste lekkasjene og vanen som tetter hver av dem.

Lekkasje	Hvordan det ser ut	Vanen som tetter den
Overflødig lager	Esker med samme vare som ingen har åpnet på månedsvis	Vit hva du har før du bestiller
Tomt på lager	Arbeidet stopper, noen løper en akutt tur til butikken	En grense for lav beholdning på varer som betyr noe
Dobbeltbestilling	«Jeg visste ikke at vi allerede hadde tre av disse»	Én felles liste alle kan sjekke
Tid brukt på å lete	En lang leting etter en lader eller en reservedel	Et navngitt oppbevaringssted for hver vare
Svinn og skade	Varer forsvinner, blir ødelagt eller går ut på dato i et hjørne	En logg over hvem som endret hva, og jevnlige tellinger
Treg varetelling	En varetelling som tar en hel helg	Telling per lager, med en fast rutine

Overflødig lager: penger som ligger stille på hyllen

Overflødig lager er varer du kjøpte før du trengte dem, og hver dag de blir liggende koster det deg noe. Denne kostnaden kalles gjerne lagerhold: plassen det tar, kapitalen som er bundet opp, og risikoen for at det blir skadet, går ut på dato eller rett og slett slutter å være nyttig.

Overflødig lager kommer sjelden av en dårlig beslutning. Det kommer av usikkerhet. Når ingen er sikre på hvor mange pakker printerpapir som er igjen, blir det trygge valget å bestille mer.

For å redusere overflødig lager:

• Sjekk før du bestiller. Gjør «hvor mange har vi akkurat nå?» til et spørsmål hvem som helst kan svare på i løpet av sekunder.
• Se på hva du faktisk bruker. En grov følelse av hvor fort en vare går med, er nok til å bestille fornuftig.
• Vær forsiktig med mengderabatter. En rabatt sparer bare penger hvis du bruker opp varene før de blir ødelagt, går ut på dato eller går av moten.
• Rydd unna dødt lager. Varer som ikke har rørt på seg på lenge, opptar plass som kunne rommet noe nyttig.

Tomt på lager koster mer enn selve varen

Tomt på lager er det motsatte problemet, og det er ofte dyrere. Når hanskene, pakketapen eller en viktig reservedel tar slutt, er prisen på varen den minste delen av kostnaden. Den virkelige kostnaden er arbeidet som stopper, den akutte turen til butikken, ekspresslevering, en kunde som venter eller går, eller en avtale som må flyttes.

Tomt på lager skjer når ingen legger merke til at beholdningen synker. Den siste personen som tar en eske, antar at noen andre bestiller mer. Ingen gjør det.

Løsningen er et bestillingspunkt: en mengde for hver viktig vare der noen bestiller mer. Spør hvor lang tid en påfylling vanligvis tar å komme, og hvor mye du bruker i den perioden, og legg til en liten buffer. Skriv ned tallet, og sørg for at riktig person får beskjed når lageret når det.

Dobbeltbestilling: å kjøpe det du allerede eier

Dobbeltbestilling er en av de enkleste lekkasjene å stoppe, og en av de vanligste. Noen trenger en HDMI-kabel, finner ingen og kjøper en ny. To uker senere dukker tre kabler opp i en skuff i et annet rom.

Dette skjer fordi lagerinformasjon lever i folks hoder, eller i et regneark bare én person oppdaterer. Når listen ikke er til å stole på, kjøper folk først og spør etterpå.

For å slutte å kjøpe det samme to ganger:

• Ha én liste som hele teamet kan se og oppdatere, ikke kopier på ulike datamaskiner.
• Gi hver vare ett navn, slik at «HDMI-kabel», «HDMI-ledning» og «skjermkabel» ikke blir tre forskjellige oppføringer.
• Registrer hvor varen oppbevares, ikke bare hvor mange som finnes.
• Gjør det raskere å sjekke listen enn å bestille en ny.

Tid brukt på å lete koster også

Hvert minutt brukt på å lete etter noe koster penger, selv om det aldri havner på en faktura. En tekniker som leter etter en del, en lærer som leter etter en prosjektor: små forsinkelser som gjentar seg hver dag.

Tid brukt på leting kommer stort sett av at ingen vet hvor ting er. Et totaltall er ikke nok. «Vi har fire prosjektorer» hjelper ingen hvis du ikke vet hvilket rom de er i.

Gi hver vare et hjem. Gi lagrene tydelige navn: en hylle, en eske, et rom, en varebil. Registrer beholdning per lager, og merk selve lageret slik at folk kan sjekke hva som skal være der. Når noe flyttes, registrer flyttingen. Målet er at hvem som helst, også et nytt teammedlem, kan finne en vare uten å spørre noen.

Svinn, skade og lageret ingen kan forklare

Noen varer forsvinner rett og slett. De blir lånt bort og ikke levert tilbake, brukt uten å bli registrert, skadet og kastet, eller glemt bakerst på en hylle til de går ut på dato. Når tellingen ikke stemmer med listen, og ingen vet hvorfor, er gapet tapte penger.

To vaner hjelper her. Først, ha en historikk over endringer: hvem tok hva, når, og fra hvor. Den viser mønstre, som et lager som alltid går i minus. For det andre, tell jevnlig. En kort, hyppig telling av de viktigste varene fanger opp problemer mens de fortsatt er små.

For varer som kan gå ut på dato, sett det eldste lageret foran og bruk det først. Det er en enkel regel, og den forhindrer mye unødvendig svinn.

Raskere varetellinger gir lavere lønnskostnader

En varetelling som tar en hel dag for flere personer er kostbar, og når det er tungvint, blir det droppet. Da glir registreringene fra virkeligheten, og alle de andre lekkasjene blir verre.

Gjør tellingen mindre og hyppigere:

• Tell ett lager om gangen, ikke hele bygget på én gang.
• Tell varer med høy verdi og rask omsetning oftere, og trege, billige varer sjeldnere.
• Registrer det talte antallet direkte, i stedet for å regne ut differansen på papir og skrive det inn senere.
• Bruk etiketter eller strekkoder slik at riktig vare dukker opp uten å lete i en lang liste.

Når et regneark eller en klemme fortsatt holder

Ikke alle team trenger et lagersystem for å kutte kostnader. Hvis én person har ansvar for et lite antall varer, på ett sted, og ingen andre trenger tallene, kan et regneark eller et papirark på hyllen fungere fint. Vanene i denne artikkelen betyr mer enn verktøyet.

Den gamle måten begynner å koste penger når flere folk tar ut varer enn dem som oppdaterer listen, når lageret ligger på flere rom eller steder, eller når den eneste som kjenner tallene er borte. Da begynner dobbeltbestillinger, tomt lager og leting å øke, fordi listen ikke lenger blir stolt på.

Hvor Tana passer inn

Tana er en delt lagerapp for team. Den støtter vanene ovenfor uten å endre hvordan dere jobber:

• Alle ser de samme oppdaterte tallene. Når noen registrerer beholdning med ett trykk på − eller +, ser hele teamet det med en gang, noe som fjerner det meste av grunnen til å kjøpe dobbelt.
• Beholdning registreres per lager, som en hylle, eske, rom eller kjøretøy, og du kan flytte varer mellom lagre. Varens totalantall er summen, så du vet både hvor mange og hvor.
• Varsler om lav beholdning utløses ved en grense du setter per vare, på hjemmesiden, via e-post og push, og valgfritt i en Slack-kanal. Hver vare kan ha en notat om hvordan man bestiller på nytt.
• Varenavn er unike innad i et team, slik at den samme tingen ikke havner på listen tre ganger.
• Historikk viser hvem som endret hvilken mengde, når og på hvilket lager.
• Varetellinger bruker = for å sette den nøyaktige talte mengden. QR-etiketter skrevet ut fra webappen, og vanlige produktstrekkoder, åpner riktig vare eller lager når de skannes med en iPhone, iPad eller et nettleserkamera.
• CSV-eksport åpnes i ethvert regneark hvis du vil gjennomgå beholdningen et annet sted.

Tana kjører på iPhone, iPad, Mac og i en nettleser, og det finnes en gratis plan uten krav om kort.

Ofte stilte spørsmål

Hva er lagerholdskostnader?

Lagerholdskostnader er hva det koster å ha varer på lager over tid, utover innkjøpsprisen: plassen de tar, kapitalen som er bundet opp, og risikoen for skade, svinn eller at varene blir foreldet eller uønsket.

Er det billigere å ha mer eller mindre lager?

Ingen av ytterpunktene er billigst. For mye lager øker lagerholdskostnader og svinn; for lite fører til tomt lager, hastekjøp og stoppet arbeid. Målet er nok lager til å dekke tiden en påfylling tar å komme, pluss en liten buffer, for varene som betyr noe.

Hvordan stopper jeg teamet fra å kjøpe ting vi allerede har?

Ha én felles liste alle raskt kan sjekke, gi hver vare ett tydelig navn, og registrer hvor den oppbevares. Når det er raskere å sjekke enn å kjøpe, går dobbeltbestillinger ned av seg selv.

Hvor ofte bør vi ta en varetelling?

Tell varer med høy verdi og rask omsetning ofte, og trege, billige varer sjeldnere. Korte tellinger av ett lager om gangen er lettere å holde ved like og fanger opp problemer tidligere.

Trenger jeg et lagersystem for å redusere lagerkostnader?

Ikke alltid. Én person som styrer noen få varer på ett sted, klarer seg godt med et regneark. Programvare hjelper når flere personer deler beholdningen, varer ligger på mer enn ett sted, eller du trenger varsler og en logg over hvem som endret hva.